談會計信息處理方式在電子商務環境下的變革
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一、電子商務環境下的時代特性
進入20世紀九十年代以來,隨著計算機網絡、通信技術的迅速發展和日益融會,互聯網的應用得到了空前的發展。基于互聯網的電子數據交換開始出現,利用互聯網進行商務活動已逐漸成為世界潮流。現在人們所說的電子商務,一般是指基于互聯網的商務活動,它是運用現代通信技術、計算機和網絡技術進行的一種社會經濟形態,用信息化推動社會發展的經濟形態。由于互聯網是一個全球性的開放網絡,因此電子商務是不受時空限制的,給企業間合作也營造了全新的商業環境。傳統商業模式不再適應這種新的商業環境,促成了新的組織形式——虛擬企業的產生。虛擬企業的實質是借助電子商務手段,突破企業間的界限,在全球范圍內對企業資源進行動態配置和優化組合,創造企業本身的競爭優勢,進而帶動世界經濟朝著更加開放、競爭的方向發展。
回顧人類會計發展史,尤其是企業會計的發展史,似乎可以看出一條前后存在必然聯系的線索:社會經濟形態——生產方式——管理模式——會計方法。也就是說,不同的社會經濟形態具有不同的生產方式,不同的生產方式也具有不同的管理模式。會計是企業管理方法體系中的有機組成部分。因此,在電子商務環境情況下會計信息處理方式必然發生變革,傳統會計面臨著新挑戰。
(一)無紙化會計。電子商務環境是以社會信息化和電子商務法律環境為背景的,這也是會計無紙化的客觀環境。信息載體磁介質化和交易的無紙化把傳統會計帶入了無紙化的電子數據時代。無紙化會計的本質不是指表面上的無紙化環境,而是指無紙介質原件資料的會計處理。電子商務時代會計信息的處理全部通過現代化網絡手段來完成。計算機信息載體技術是帶動無紙化會計出現的重要條件。
(二)會計數據處理和傳遞模式變化。傳統的會計數據處理模式是一種視圖(報表)驅動式會計處理模式,即以報表編制為目的,對每一項經濟業務都按照“憑證——賬簿——報表”這種順序化處理程序進行會計數據加工,所以會計信息的時效性差。而在電子商務時代,通過商務流程的再造,把企業各個部分的分支系統通過計算機網絡而集成為一個有機系統,從而變分力為合力。通過這種系統整合以后,一個相對獨立的、封閉的會計電算化系統也就融合于企業的整個自動化管理系統的無形之中,徹底實現會計工作由核算型向管理型轉變。而就廣域化環境而言,通過互聯網會計報告將逐漸成為主要渠道,國際互聯網使企業在全球范圍內實現信息交流和信息共享;由靜態模式轉變為動態模式。
(三)會計信息的使用更具針對性。傳統的會計提供的只是統一的財務信息,它無法考慮不同信息使用者的不同需求。進入到電子商務時代,隨著社會經濟的日益復雜,企業組織形式及其在社會和市場競爭中的地位不斷發生變換,企業內外出現大量不同的會計信息使用者,不同使用者的信息需求存在較大差異,為了滿足他們特殊的信息需求,不得不求助于其他信息來源,或對已有信息進行重復加工,會計信息由單一的數據類型發展到多維的數據立方體。
三、電子商務環境下會計信息處理方式變革的優勢及其存在的問題
(一)電子商務環境下會計信息處理方式變革的優勢。電子商務環境下的會計信息處理方式是利用采用現代信息技術,對傳統的會計模式進行重整,并在重整的基礎上,建立信息技術與會計學科高度融合的、充分開放的現代信息系統。
1、會計信息處理效率提高。替代手工記賬、算賬、報賬,完成日常的會計事務處理,減輕了會計人員手工記賬的工作量,大大提高了工作效率,同時也提高了會計信息質量,減少了人為誤差,為會計工作帶來了令人矚目的變化。更重要的是利用計算機數據的存取、分類靈活、高速處理等功能,對會計數據進行深加工,生成一系列重要的經濟信息,滿足主管機關、財政、銀行、稅務、審計、投資者等單位和個人對會計信息的需要。
2、會計信息共享化。傳統會計是一個封閉的系統,與經營組織其他部門的信息交流閉塞。信息化會計可以做到信息共享,在企業內部,經營組織其他部門的信息可以順利地流向會計部門,會計部門的信息也可以通暢地傳向其他部門;在企業外部,利用網絡環境,可以將單位與其在異地的分支機構實現及時的資源、數據信息的傳遞,從而實現及時從單位內部與外部廣泛地搜集、傳遞有關信息,以達到計劃、預測、決策的及時性、準確性,實現單位的經營管理目標。
3、會計信息更加準確可靠。手工條件下,會計信息由憑證傳遞給賬簿,再根據賬簿編制報表,難免出現漏算、錯算甚至篡改賬目的現象。但在電子商務時代,由于網絡的運用,編制會計報表的會計信息直接來源于會計憑證,只要把住數據入口關,對憑證嚴加審核,保證輸入無誤,即可確保報表的準確可靠,在程序上抑制做假賬假報表現象,從而有效防范會計信息的失真。
4、會計信息處理實時化。在網絡環境下,會計信息系統一改傳統會計事后的靜態核算。企業的生產、銷售、人事、倉儲等各個業務部門,借助于網絡將各種信息實時傳輸到會計部門,形成了企業各部門的無縫鏈接。企業發生交易的數據通過網絡傳遞直接下載到會計應用程序中去,會計部門及時處理后并將相關信息反饋回去,從而使各個部門信息處于隨時溝通之中,所需的會計信息隨時都可獲得,會計信息的搜集、輸入、處理和提供實現了實時化。
5、會計信息針對性提高。滿足了會計信息需求多樣性的要求,反映了使用者在會計法規、會計政策、會計制度許可的范圍內對會計確認與計量規則的多種選擇性的應用,以滿足他們個性化的決策有用性的信息需求。這種應用帶有很強的職業判斷能力,傳統的數據庫技術和結構化程序設計技術已不能滿足這類信息處理的要求,而人工智能技術提供了有效的解決途徑。不同的決策者在使用系統時,輸入不同的資料(如信息、個人偏好、價值取向等),將會產生不同的方案。
6、會計信息處理趨向智能化。在電子商務時期,隨著對會計信息進行處理方式的變革,對會計核算的要求更高,使會計的具體任務和工作重點發生了明顯的轉變:由原來的主要編報財務會計報表,轉向同時對內加強管理;由原來的主要進行事后核算,轉向事前預測、事中控制和事后核算并行;由原來主要反映情況、提供信息,轉向綜合反映情況,并運用信息干預生產、參與決策,徹底實現會計工作由核算型向管理型的轉變。而利用會計信息系統的網絡互聯系統,將大量企業內外部的相關會計信息傳入到智能決策支持系統的數據庫中并進行相關決策,通過運行就會產生大量的模型和決策知識。
(二)電子商務環境下會計信息處理方式變革中的不足。電子商務環境下新的會計信息處理方式與傳統會計信息處理方式相比,也存在著不足之處。
1、信息在傳遞過程中的完整性和真實性。在完全實現無紙化辦公的將來,會計人員面臨的將是大量的無書面記載的經濟記錄,這種信息載體的無形化給會計信息的管理帶來了新問題,因為存貯在磁性介質上的會計信息,在遭到非法修改時往往是不留痕跡的,所以很難保證信息的完整與真實。財務信息被截取、篡改、泄露財務機密等成為亟待解決的問題。
2、網絡系統的安全性。由于網絡上任意一臺計算機都可獲得其他計算機的信息資源,所以企業在網上進行貿易時,也易處于風險之中。主要是一些非法操作,如網上黑客的惡意攻擊、網絡病毒等,要采取適當的防病毒措施。
3、會計信息的決策支持功能不強。會計需要解決許多復雜的經營、管理和決策問題,但由于財務會計職能的復雜性,其中一部分可以依據會計的歷史和現實數據,經過數學模型計算得以解決,而更多的問題是要依賴財務專家和財會工作人員豐富的實踐經驗、寶貴的智慧和思維才能圓滿地解決。其主觀因素就會加大,因此人工智能技術的發展為管理會計和決策會計提供會計信息變得尤為重要。但我國將計算機運用于會計領域較晚,會計信息的決策支持作用十分薄弱,決策僅依靠決策者個人的經驗和判斷,沒有充分發揮現代信息技術的優勢,為企業管理決策者提供數據支持。
四、電子商務環境下對會計信息處理方式前瞻性的考慮
隨著社會經濟的高速發展,會計信息使用者對會計信息的廣度、深度、相關性、可靠性和及時性等方面提出了更高的要求。而當前會計信息處理方式仍然存在很多不足,這就要求我們一方面去改善這種方式,把不足縮小在最小的范圍內;另一方面又要求我們面向未來。這必然要求重新審視會計信息系統的功能和作用,探索建立適應網絡和信息技術的新的會計信息處理模式。
(一)實時控制。跨地域的實時會計信息處理將成為網絡時代會計信息生產的最基本要求,也將使得會計真正成為一項管理活動,其中頗具生命力的是網上ASP的發展。將自己的業務數據直接在網上交由ASP處理即可。在ASP模式下,由ASP服務商負責對運行平臺進行日常維護和升級,并根據客戶所需提供各種應用增值服務。若全社會通過ASP生產會計信息,企業的會計信息自然而然就會解決“虛假”這一長期以來困擾各界的弊病,其業務數據必然是真實的。
(二)加強對數據輸入的管理,提高網絡系統的真實性、安全性和保密性。網絡環境下,大量不相同的會計業務交叉在一起,再加上多用戶共享數據庫的出現,如果內部控制制度不嚴密,一旦有缺乏嚴格控制檢驗的憑證錄入到整個網絡系統中,就很難查明原因,會直接影響到會計信息的準確。因而把好數據錄入關,在輸入系統前數據都要經過檢驗,并且輸入工作應由多人多組分擔;對輸入的數據、代碼等進行必要的校檢,以保證其合法性和真實性。在采取以上措施后,企業計算機網絡系統實現物理意義開放的同時,挺高了安全防范能力,增強網絡的“免疫”能力。
(三)國家立法。有關計算機舞弊的法制建設,主要應從兩方面進行。一是建立針對與利用計算機舞弊活動有關的法律,明確哪些行為屬于舞弊和違法行為,以及對這些行為的處置辦法;二是建立計算機系統本身的保護法律,明確計算機系統中哪些方面受到法律保護。只有建立相應的法律,才能保護計算機系統,懲治違法者。
