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[摘要]在會計信息化條件下,數(shù)據(jù)處理的集中性使會計工作組織、會計信息化控制手段、方式和內(nèi)部控制的范圍都發(fā)生了變化,加大了內(nèi)部會計控制的難度。應進一步深化產(chǎn)權(quán)制度改革,加強會計信息化系統(tǒng)的組織控制和對會計軟件研制工作的檢查指導,采用更好的控制方式以重新構(gòu)建一套較完善的內(nèi)部控制體系,搞好內(nèi)部會計控制。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部會計控制;會計電算化;信息技術(shù);內(nèi)部審計

在財政部《關(guān)于研究制定單位內(nèi)部會計控制制度的總體思路》、《內(nèi)部會計控制基本規(guī)范》、《關(guān)于加強貨幣資金會計控制的暫行規(guī)定》等規(guī)范之后,已在理論界和實務界掀起了研討企業(yè)內(nèi)部會計控制制度的高潮。筆者從會計信息化系統(tǒng)的角度,研究內(nèi)部會計控制制度的有關(guān)問題及對策。

一、信息化條件下內(nèi)部會計控制的特點

在會計信息化系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的目標仍然是確保法規(guī)的貫徹,保護單位資產(chǎn)的安全和完整,提高單位經(jīng)營管理水平,促進會計信息質(zhì)量的提高。因此,許多手工會計核算系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求在會計信息化系統(tǒng)中仍然有效,但建立在會計信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)上的內(nèi)部會計控制確實有其不同于手工會計系統(tǒng)的特點和要求。

(一)數(shù)據(jù)處理的集中性使會計工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化

在手工會計的組織方式下,企業(yè)的會計部門按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)分為不同的職能中心或不同的工作崗位,構(gòu)成一個內(nèi)部牽制網(wǎng),很少出現(xiàn)錯漏或舞弊的行為。而一旦出現(xiàn)問題,也可通過核查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內(nèi)部組織控制。會計信息化系統(tǒng)是按照計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的,記賬、算賬、報賬全部由電子計算機自動完成,主要處理過程不須人工干預,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使傳統(tǒng)的組織控制功能減弱。與此相適應,會計部門常常劃分成數(shù)據(jù)(信息)收集組、憑證編審組、數(shù)據(jù)處理組(包括數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出)、財務管理組、系統(tǒng)維護組等。

(二)會計信息化系統(tǒng)使內(nèi)部會計擴大了控制范圍

傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制主要局限于企業(yè)內(nèi)部的查錯防弊,而會計信息化條件下的范圍相應擴大,其中包括對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)與外部的信息傳遞更加頻繁,過去邊界明確現(xiàn)象逐漸消失,內(nèi)部會計控制的范圍不再局限于企業(yè)內(nèi)部,因而加大了內(nèi)部會計控制的難度。

(三)會計信息化控制手段和方式發(fā)生了變化

在會計信息化條件下,控制方式和手段由手工控制轉(zhuǎn)為手工控制和程序化控制相結(jié)合。原有的手工控制手段有些保留,但需要增設(shè)一些包含于計算機程序中的程序控制。一般來講,會計信息化程度越高,采用的程序化控制也越多,不法分子有可能利用搭截偵聽、口令字試探或解密文件等手段,使內(nèi)部會計控制措施失效。正是由于會計信息化控制技術(shù)的復雜性,加大了系統(tǒng)的控制風險。

二、會計信息化系統(tǒng)內(nèi)部會計控制體系的構(gòu)建設(shè)想

筆者認為,會計信息化系統(tǒng)內(nèi)部會計控制體系的構(gòu)建可從宏觀和微觀兩個方面入手:

(一)宏觀方面

1營造一個完善的內(nèi)部會計控制環(huán)境。具體來講,就是要盡快建立現(xiàn)代企業(yè)制度,實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責清楚、管理科學、政企分開,從產(chǎn)權(quán)制度上保證內(nèi)部控制制度的有效實施,使所有者能有效行使職權(quán),加強對全體管理者所實施的監(jiān)控。同時,要使管理者明確自己的職責權(quán)限,進一步強化對生產(chǎn)經(jīng)營管理過程的監(jiān)督與控制。所以只有通過產(chǎn)權(quán)制度改革,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,企業(yè)才會有動力去實施內(nèi)部會計控制,才能發(fā)揮內(nèi)部會計控制應有的作用。

2加強對會計信息化系統(tǒng)研制開發(fā)的控制。會計信息化系統(tǒng)的研制開發(fā),不僅涉及到諸多學科,而且還涉及到其系統(tǒng)是否遵循會計法規(guī)和財經(jīng)制度的有關(guān)規(guī)定。盡管財政部規(guī)定了只有省以上(包括省級)財政部門才可以組織商品化會計軟件的評審,然而大多數(shù)商品化會計軟件僅僅是手工會計的功能模擬,而在內(nèi)部會計控制方面卻先天不足,所以,財政部門在依據(jù)《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等法規(guī)對商品化會計軟件進行評審時,尤要重視對軟件內(nèi)部會計控制的檢查,使會計軟件公司明確自己的責任,以嚴格規(guī)范會計軟件產(chǎn)品的程序系統(tǒng)在數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出、傳輸和安全保護的控制功能。

3建立和完善會計信息化的管理制度。這一管理制度一般包括下列幾方面的內(nèi)容:(1)各種人員的崗位責任制。確定各種人員的職責范圍及其考核辦法。(2)安全保密制度。制定口令密碼的使用和管理辦法,機房、保衛(wèi)、數(shù)據(jù)資料安全等方面應遵循的制度。(3)機器操作管理制度。規(guī)定應遵守的機器操作過程和應注意事項。(4)數(shù)據(jù)管理制度。規(guī)定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數(shù)據(jù)應遵守的制度。(5)會計檔案管理制度。重新規(guī)定會計檔案的范圍、保管辦法以及領(lǐng)用手續(xù)。(6)系統(tǒng)維護管理制度。規(guī)定系統(tǒng)維護的申請、審批和應完成的任務。

(二)微觀方面

1加強會計信息化系統(tǒng)的組織控制。要建立有效的內(nèi)部會計控制,使系統(tǒng)中的有關(guān)人員正確、有效地履行自己的職責,并能有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)問題。必須貫徹五分離原則:(1)授權(quán)批準職務與執(zhí)行業(yè)務職務相分離;(2)業(yè)務經(jīng)辦職務與審核監(jiān)督職務相分離;(3)業(yè)務經(jīng)辦職務與會計記錄職務相分離;(4)財產(chǎn)保管職務與會計記錄職務相分離;(5)業(yè)務經(jīng)辦職務與財產(chǎn)保管職務相分離。

2制定會計基礎(chǔ)工作規(guī)范,明確各部門的控制責任。計算機能否輸出正確的會計信息,不僅取決于處理程序的正確與否,還取決于計算機錄入的數(shù)據(jù)是否正確。為此,企業(yè)必須做好各項基礎(chǔ)工作,科學地設(shè)定企業(yè)各個環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計控制的要點,明確各個控制主體和責任人,規(guī)范切實可行的控制措施。

3加強企業(yè)會計信息化系統(tǒng)的內(nèi)部審計。電算化內(nèi)部審計是內(nèi)部會計控制的一種特殊形式,是對其他內(nèi)部控制的再控制,是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制最有效的手段之一。通過電算化內(nèi)部審計,可以發(fā)現(xiàn)各種控制手段的弊端,找出進一步改進的措施。在系統(tǒng)運行的各個環(huán)節(jié),都應有內(nèi)審人員參與,定期檢查和測試會計信息化系統(tǒng)的工作情況,參與制定和監(jiān)督執(zhí)行相關(guān)管理制度。

三、強化會計信息化環(huán)境下內(nèi)部會計控制的建議

(一)政府推動與企業(yè)配合相結(jié)合

我國從20世紀90年代起政府加大了對企業(yè)內(nèi)部會計控制的管理,并相繼出臺了一系列法規(guī),客觀上起到了一定的推動作用,然而效果并不十分顯著。原因之一是內(nèi)部會計控制尚未真正成為企業(yè)管理的內(nèi)在需求。許多單位特別是國有企業(yè)負責人對內(nèi)部會計控制制度的建立與實施不主動配合,對會計信息化及實施的有關(guān)內(nèi)部會計控制措施存有戒意,誤認為內(nèi)部會計控制制度特別是會計信息化條件下的內(nèi)部會計控制制度削弱了自己的經(jīng)營決策權(quán),于是構(gòu)造內(nèi)部會計控制體系,似乎成了政府一廂情愿的事情。筆者認為,只有通過進一步深化產(chǎn)權(quán)制度改革,才能激發(fā)企業(yè)加強內(nèi)部會計控制的積極性。

(二)加強對會計軟件研制工作的檢查和指導

20世紀90年代以來,我國在會計軟件方面雖然得到了長足的發(fā)展,但仍與國外有很大的差距。軟件研制單位應認真研究新《會計法》及內(nèi)部會計控制法規(guī),將有關(guān)條文融匯到軟件程序中去,并結(jié)合形勢的變化,使會計軟件產(chǎn)品不斷升級。

(三)加強對企業(yè)“甩賬”的審批工作

實現(xiàn)會計信息化的目的就是用現(xiàn)代化的工作手段代替手工作業(yè)。但是,“甩賬工作”并不是由各單位自行做出決定的,還需要有關(guān)部門作全面系統(tǒng)地評測,以保障單位會計電算化安全、順利地實施。然而,在具體運作上,卻存在不少問題。由于國家沒有統(tǒng)一的審批“甩賬”的標準,加之各地根據(jù)財政部門比較注重核算結(jié)果的正確性,而對內(nèi)部會計控制的審查拘泥形式,這給企業(yè)帶來了很大隱患。因此,財政部門應認真把好這一關(guān),真正地為企業(yè)著想,而不是馬馬虎虎走過場。

總之,實現(xiàn)會計信息化后,要圍繞內(nèi)部會計控制目標,提出更高的控制要求,選擇新的更多的控制對象,采取更好的控制方式,重新構(gòu)建一套較為完善的內(nèi)部會計控制體系。