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[摘要]目前,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制仍是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),會(huì)計(jì)工作中利用計(jì)算機(jī)舞弊的犯罪行為依然存在,而且防范困難。因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,是當(dāng)前推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展應(yīng)當(dāng)重視的一個(gè)問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制;會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

一、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制意義

由于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不同的一些特點(diǎn),又由于該系統(tǒng)存在著特有的潛在風(fēng)險(xiǎn),必須在系統(tǒng)中設(shè)置有針對(duì)性的行之有效的控制手段。為了有效地保護(hù)會(huì)計(jì)信息的正確可靠,電算化系統(tǒng)必須建立在科學(xué)的控制體系之中。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理必須要有明確的規(guī)程和制度,確保只允許經(jīng)過(guò)核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才能進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行處理,保證系統(tǒng)程序和數(shù)據(jù)不被泄密和篡改,保證系統(tǒng)及其處理的數(shù)據(jù)安全可靠。因此,有效的控制體系是系統(tǒng)自身的免疫能力得以提高的保證。相反,沒(méi)有強(qiáng)有力的控制體系,就象一個(gè)毫無(wú)抵抗力的人生活在充滿病毒和細(xì)菌的環(huán)境中一樣,生命隨時(shí)受到威脅,無(wú)法生存下去。另一方面,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有高密度儲(chǔ)存、方便使用、自動(dòng)高速運(yùn)行的特點(diǎn),又可使所設(shè)置的控制手段更好地發(fā)揮作用。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制環(huán)境不僅應(yīng)該,而且能夠代替并超過(guò)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制能力。

內(nèi)部控制是指在企事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中,為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和財(cái)產(chǎn)的完整性而制定的各種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)以及其他為防止可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)而采取的一切措施的總稱。

在會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化以后,內(nèi)部控制按其實(shí)施方式的不同,分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過(guò)建立規(guī)章制度、工作人員的合理分工而建立起來(lái)的內(nèi)部控制。功能控制是指在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中設(shè)計(jì)一定的功能而實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其實(shí)施環(huán)境的不同,分為應(yīng)用控制和一般控制。應(yīng)用控制是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中所實(shí)施的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其本身的性質(zhì)和實(shí)施的目的又可分為管理控制和會(huì)計(jì)控制。管理控制是指為了保證計(jì)劃、預(yù)算和定額任務(wù)的完成,提高經(jīng)濟(jì)效益而實(shí)施的內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)控制是指為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠和保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)完整而實(shí)施的內(nèi)部控制。

二、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的手段

(一)建立、健全有關(guān)的管理制度

這是通過(guò)組織形式加強(qiáng)內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要措施。內(nèi)容包括建立機(jī)房管理、操作管理、系統(tǒng)文檔管理和數(shù)據(jù)管理等項(xiàng)制度,以保證計(jì)算機(jī)有一個(gè)正常的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、軟件、文檔資料和數(shù)據(jù)不受侵害和損失。這些制度的建立要作為系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容并在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中完成。系統(tǒng)投入運(yùn)行以后,要嚴(yán)格按照制度規(guī)定貫徹執(zhí)行。

建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),必須選擇一批政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)上能勝任,并且具有會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)復(fù)合知識(shí)的人才,組成承擔(dān)系統(tǒng)運(yùn)行的組織機(jī)構(gòu)。其中包括程序設(shè)計(jì)、維護(hù)和管理人員,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集整理、審核和保管人員,以及運(yùn)行操作人員。在他們之間要按照內(nèi)部牽制原則合理分工,在日常工作中能夠互相制約,互相監(jiān)督,防止無(wú)意差錯(cuò)和有意舞弊事件的發(fā)生。為了防止重復(fù)、遺漏和誤操作,要建立時(shí)序控制。要求上機(jī)操作人員,嚴(yán)格按照有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的規(guī)定和處理流程進(jìn)行操作,做完一步下一步該做什么,要有提示。違反規(guī)定的操作流程,要予以控制,以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理能夠有條不紊地正確進(jìn)行。

(二)利用計(jì)算機(jī)運(yùn)行控制

為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性,防止無(wú)意差錯(cuò)和有意舞弊,必須加強(qiáng)防錯(cuò)糾錯(cuò)措施。特別是輸入環(huán)節(jié),應(yīng)嚴(yán)加控制。輸入以前,要對(duì)原始憑證進(jìn)行合理合法的審查,防止非法數(shù)據(jù)輸入。輸入過(guò)程,特別是采用鍵盤鍵入,出錯(cuò)率比較高,可以采用雙重輸入或輸入一遍再?gòu)?fù)核一遍的方法,防止誤操作。輸入以后,再通過(guò)程序化步驟進(jìn)行校驗(yàn)。例如,可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行平衡校驗(yàn),總額與明細(xì)的校驗(yàn)、編碼校驗(yàn)位的校驗(yàn)、數(shù)據(jù)完整性校驗(yàn),利用某些數(shù)據(jù)值域的特點(diǎn)進(jìn)行邏輯校驗(yàn)等。模塊之間交換數(shù)據(jù)要進(jìn)行校驗(yàn),會(huì)計(jì)賬表輸出以前,要利用會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系進(jìn)行校驗(yàn)。不僅數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)要進(jìn)行校驗(yàn),文字?jǐn)?shù)據(jù)也要校驗(yàn),特別是對(duì)應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目的輸入必須核對(duì),防止串戶。一般可以根據(jù)自然語(yǔ)言理解原理,對(duì)摘要進(jìn)行分解,自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄,與輸入的應(yīng)借、應(yīng)貸科目核對(duì),如有差錯(cuò),及時(shí)更正。在采用機(jī)制記賬憑證的情況下,則可根據(jù)輸出的記賬憑證手工核對(duì),防止串戶。

文件是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的主要形式。為了保證數(shù)據(jù)安全,防止非法篡改,一些重要的數(shù)據(jù)文件,可定義為專用文件、只讀文件。或采用專門技術(shù),定義為隱形文件,未經(jīng)授權(quán),難以動(dòng)用,以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。

應(yīng)建立和健全各項(xiàng)管理制度,保證計(jì)算機(jī)有良好的運(yùn)行環(huán)境,避免非常事件引起系統(tǒng)的侵害。加強(qiáng)電源保護(hù),防止由于電源失常而使系統(tǒng)遭到破壞。最重要的是建立備份制度。數(shù)據(jù)文件要采用強(qiáng)制軟盤備份,并以適當(dāng)形式妥善保管,一旦系統(tǒng)遭到破壞,能夠通過(guò)恢復(fù)機(jī)制完全恢復(fù)到原有狀態(tài)。硬件也要備份,一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或遭到破壞,用備用的計(jì)算機(jī)及時(shí)頂替上去,不影響會(huì)計(jì)工作的正常開(kāi)展。能夠消除一切病毒的蔓延和感染。

(三)其它控制

在手工操作下,是由會(huì)計(jì)人員在核算過(guò)程中通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比判別、認(rèn)定、干預(yù)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理控制功能。會(huì)計(jì)工作電算化以來(lái),核算過(guò)程擺脫了會(huì)計(jì)直接干預(yù),在程序指揮下由計(jì)算機(jī)自動(dòng)來(lái)完成。這就需要在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)好此項(xiàng)控制功能,通過(guò)程序化步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施中,可以根據(jù)生產(chǎn)過(guò)程自動(dòng)控制原理,先把計(jì)劃、預(yù)算、定額等有關(guān)數(shù)據(jù)作為標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)存入計(jì)算機(jī),實(shí)際收支業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生后,通過(guò)采集輸入計(jì)算機(jī),與標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)對(duì)比,如果出現(xiàn)偏離計(jì)劃、預(yù)算、定額的情況,及時(shí)輸出調(diào)節(jié)信息,并采取措施予以糾正,以保證計(jì)劃、預(yù)算和定額的貫徹執(zhí)行。

保證社會(huì)主義國(guó)家財(cái)產(chǎn)安全完整、不受損失,是會(huì)計(jì)的重要任務(wù)之一。在手工操作下,主要靠建立和健全收發(fā)保管制度,做好定期財(cái)產(chǎn)清查,保證國(guó)家財(cái)產(chǎn)完整無(wú)缺,不受損失。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后,這一點(diǎn)并不改變,仍靠上述組織來(lái)完成保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)的任務(wù)。但計(jì)算機(jī)能及時(shí)準(zhǔn)確地提供可靠的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),作為收發(fā)保管和財(cái)產(chǎn)清查的依據(jù),對(duì)于保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)也具有重要意義。另外,還應(yīng)在系統(tǒng)中某些關(guān)鍵性環(huán)節(jié)設(shè)置財(cái)產(chǎn)完整性控制功能來(lái)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)的安全。

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,要建立和健全內(nèi)部控制,盡量防止和減少計(jì)算機(jī)犯罪事件的發(fā)生。同時(shí),還要注意保留審計(jì)線索,一旦發(fā)生犯罪事件,能夠便于審核、查清犯罪事實(shí)和責(zé)任者。例如,有些涉及數(shù)據(jù)處理流程的工作文件必須保留,不能刪除和覆蓋。又如,各個(gè)子系統(tǒng)向賬務(wù)處理子系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入的記賬憑證要打印輸出,并和輸出子系統(tǒng)的原始憑證裝訂在一起,保留賬證之間的聯(lián)系線索。再如,修改賬簿文件中的數(shù)據(jù),必須按照傳統(tǒng)做法,填制沖正或補(bǔ)充登記記賬憑證,并注明修改的對(duì)象、理由和內(nèi)容,以便事后查證。

對(duì)每個(gè)上機(jī)人員的姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容等,作出詳細(xì)記錄,以備必要時(shí)核查。一般商品化會(huì)計(jì)軟件都具有此項(xiàng)功能。操作記錄通常不讓一般工作人員了解,只有財(cái)務(wù)主管才能查詢?cè)L問(wèn)。

以上列舉了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制手段。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)犯罪和破壞計(jì)算機(jī)的手法也不斷翻新。我們應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)和提高內(nèi)部控制技術(shù),保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全,不受侵害。