企業會計電算化管理
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內容摘要:我國中小企業的信息意識差,信息管理技術落后,信息利用率低,在競爭中處于極為不利的地位。面對新的經濟形勢,中小企業應統籌規劃,將會計電算化工作的軟硬件合理配置,提高信息處理能力。
關鍵詞:會計電算化;系統工程;實施計算機會計信息系統(ComputerAccountinginformationsystem,)是利用信息技術,現代化會計技術,以先進的計算機為工具,對各種會計信息收集、處理、存儲、分析和傳送的人機系統,又稱會計電算化信息系統,簡稱會計電算化。會計電算化是現代企業信息管理系統的一個重要的組成部分,包括了現代信息管理技術在會計領域的開發、使用、培訓、服務、制訂和執行法規制度以及實施微觀與宏觀管理會計業務和會計管理現代化的全部。隨著現代經濟的飛速發展,傳統的會計信息處理已經遠遠不能滿足企業管理、決策的需要。特別是我國加入WTO后,國內企業將面臨更加激烈的國內外市場競爭。企業的信息意識差,信息管理技術落后,信息利用率低,企業在國際競爭中處于極為不利的地位。因此,面對新的經濟形勢,如何在企業中更為有效的實施會計電算化,加速會計信息處理,為企業決策提供準確、及時、完整的會計信息,更好為企業服務,是我們當前亟待解決的問題。
一、我國會計電算化發展存在的問題狀況
(一)會計電算化廣泛普及,但發展不平衡
隨著計算機在各個領域中廣泛應用,使其在會計方面的應用也逐步顯示出其優越性,從而得到了眾多會計工作者的青睞,并廣泛應用于會計工作的各個環節。總的來說,會計電算化在我國已基本普及,但由于各地區、各企業的實際情況有較大的差異,導致了我國會計電算化發展的不平衡,通常是經濟越發達的地區,效益越好的企業,會計電算化程度越高,對會計工作的幫助也越大。
(二)會計電算化網絡系統發展迅速,但其安全機制有待加強
我國會計電算化應用、推廣、發展迅速,從單項業務處理到建立較為完整的會計信息系統,從“各自為戰”的單機操作到會計軟件網絡化的實施,取得了較為顯著的成效。但隨網絡系統更進一步的發展,會計電算化在信息安全方面有較大隱患:在外部有計算機病毒和網絡黑客的攻擊等;在內部有軟件本身的缺陷,計算機內部控制制度的不完善,將導致會計數據的不完整性、會計工作內部控制失效,這些是會計電算化繼續發展要解決的問題。
(三)會計軟件已商品化,但與企業的其它信息系統孤立
會計信息系統是屬于企業信息系統的其中一個子系統。從管理的角度點來認識,會計信息系統本身就是“管理型”的。但是現在財務軟件還是只注重“核算”職能,而忽視了會計的“管理”職能。因此,軟件光有先進的技術而未與管理目標及管理思想相融合是不能給企業帶來大的價值增值的。由此可見,軟件行業需要從客觀需要出發,與企業管理目標和管理思想融合,才能得到更快的發展。
(四)軟件功能單一,數據共享程度不高
我國基層單位使用的財務軟件有自己開發和商業購買兩類,其中又以商業購買的財務軟件為主,但是目前財務軟件之間的不統一,不兼容性。導致了一系列的問題存在,特別在同一行業內部,由于未從行業的整體角度出發,各下屬單位使用的財務軟件品種多,各種財務軟件的數據接口,使用方法不一致,就導致了報表匯總、數據查詢、數據轉輸的不方便。還有在同一部門內部中,由于財務軟件的購買時,往往只考慮財務部門工作的需要,沒有從整個單位信息管理的高度出發,結果導致財務部門和其他部門信息的中斷,其他部門也不能通過網絡有效地共享財務部門的信息,這樣不能真正滿足企業管理信息系統對信息傳輸和處理的要求。
(五)硬件的布局不合理
我國大部分的基層單位都在開展會計電算化工作,但有些單位為盲目的追求會計電算化的實施程度,而“重硬輕軟”盲目的從追求硬件的超前性著手,導致該單位的硬件購置,布局嚴重的不符合企業規模,不從成本效益原則出發,不從業務性質及管理目標出發,形成了資金的嚴重浪費。這種現象在中小型企業中尤為普遍。
(一)建立領導小組和系統組
開展會計電算化是一項系統工程,涉及單位內部的各個方面,需要協調各方面的關系,需要單位的人力、物力、財力等多項資源配合。因此,應當建立領導小組和系統組,精心組織,周密部署,統籌規劃。
(二)制定會計電算化發展規劃
1、制定單位的管理信息系統規劃與進程。會計電算化是單位管理信息系統的一個重要組成部分,所以應首先結合單位的實際情況和需要,制定管理信息系統的總體規劃和發展進程,在此基礎上制定出會計電算化發展規劃,確定在某些業務范圍、一定階段實現會計電算化,逐步積累經驗,培養骨干人員后再逐漸擴大范圍,全面實現電算化。考慮整個發展進程劃分分幾個階段,明確各階段的工作目標、要求和進度等。
2、資源的配備計劃。應根據本單位計算機會計與管理信息系統的總體規劃和要求,考慮各階段需要資金和人力資源的數量,安排資金使用計劃和人力的配置,作出各階段的預算及人力、物力的總體安排。
3、會計電算化的組織建立、工作分工及考核辦法。實現會計電算化,會計組織要發生較大變化,應對會計崗位劃分、相應組織的建立作出具體安排。如電算主管、審核記賬、軟件開發、計算機軟硬件維護、檔案管理等,分工明確,建立組織,制定相應的責任目標和績效考核辦法。
(三)組織會計電算化的實施步驟
會計電算化系統是一人一機管理系統,因此,會計電算化的組織與實施必須緊緊圍繞計算機硬件、會計軟件、人員組織及管理等幾個方面展開。
1、計算機硬件配備與布局
計算機硬件與布局是指計算機及其外部設備的聯結方式,計算機設備的多種不同的聯結組合方式,構成了不同的信息系統體系結構,也決定了計算機的工作方式和總體功能。由于會計主體的差異,決定了會計電算化系統硬件結構的不同,如何有效地配置適用本單位的計算機的硬件結構呢?這應根據單位的發展規劃及具體情況決定。目前,常見的硬件結構有以下幾種:(1)單機結構。整個系統只配備一臺微型計算機和相應的外部設備,數據集中輸入輸出,同一時刻只能供一個用戶使用,適用于在會計業務少,規模小的事企業單位。(2)多機松散結構。整個系統由多臺微機,其各自配備相應的輸入輸出設備,各微機之間不發生數據結構。這種布局提高了工作效率,但數據共享性差。(3)多用戶結構。整個系統配備一臺計算機主機和多個終端構成,財務信息可由終端分散輸入,主機對數據集中處理。適用會計業務量大的大、中型企業。(4)客戶機/服務器網絡結構。該結構體系性能/價格較高,可擴充性強,開發周期短。每個用戶都可提出自己部門的網絡結構方案,適用于企業集團和大型企事業單位。(5)Internet/intranet(企業內聯網結構)。它基于WEB技術和互聯網通訊標準,提供連接數據庫服務和信息服務,可自成獨立體系。可接入國際互聯網上成為其中的一部分,也可以與關聯企業連接形成更大的信息系統,適用于特大型企事業單位和跨國集團。
2、會計電算化系統軟件的配備
會計電算化系統軟件可包括數據管理系統和會計核算軟件。數據庫管理系統主要提供對數據的處理功能,包括:數據的存儲、篩選、查詢等功能,(如Oracle、Vfp等);會計核算軟件是本系統的應用軟件(如用友財務與企管軟件、金蝶財務軟件);目前會計軟件可分為專門開發的專用軟件(如管家婆財務軟件)和商品化的通過軟件(如金碟財務軟件)。前者有利于滿足本行業、本單位的特殊要求,但往往開發費用大,開發周期長,軟件質量參差不齊。而后者的優勢在于上馬快,投資省,售后服務容易得到保證。因此購買商品化通用會計核算軟件不失為普通中小企事業單位的首選方案。
會計核算軟件一般是由若干個專用模塊組成,通常包括:賬務處理、工資核算、報表編制、固定資產、存貨、購銷、往來、成本核算等。其中財務、報表是核心模塊。通常每個模塊都由安裝文件、幫助文件、數據庫文件和運行文件幾部分組成。這些模塊通常稱為會計電算化系統的子系統。這些子系統相互獨立,又相互聯系,財務處理子系統通常作為中心子系統,完成與其他各子系統的信息交換與聯結。會計報表子系統最主要的數據輸出口,其主要功能是從財務子系統中提取數據生成對外報表(如資產負債表、損益表、現金流量表等)和對內會計報表(如成本表、部門核算表、產品核算表等)。
在上述各子系統中,財務、報表、工資等子系統的通用程度最高。因此,最適于選購商品化軟件,而成本核算等子系統和其他一些與本單位業務特殊性聯系緊密的管理核算軟件,則需考慮進行專項開發或在商品軟件的基礎上進行二次開發,以滿足本單位的需要。
隨著會計電算化的發展,提供商品化會計核算軟件的經銷單位越來越多。在購買商品化會計核算軟件時,應遵循以下原則:
(1)會計軟件的特點是否與單位業務相符,例如工業企業有關生產成本核算的要求,商品流通企業中批發企業的按進價核算,零售企業按售價核算等。
(2)會計軟件信息處理流程是否符合本單位的會計核算要求。在選擇會計核算軟件時,僅僅考慮軟件的行業特點是遠遠不夠的。在同一行業的各個企業中,會計核算也有不同的要求。例如,企業的規模有大中小的不同。大型企業往往需要設置較多的部門,進行較詳細的核算,有的需要分級核算;而小型企業則機構相對簡單,核算也比較集中。除此之外,每一個具體單位,都有自己長期形成的工作傳統,都有其自己特定的人員構成以及相應的素質。這些本身無好壞之分,有時還是本單位業務特點造成的。所以不能企望割斷歷史,應本著尊重傳統的原則認真選擇軟件。
(3)會計軟件能否保證企業發展的需要。隨著改革的深入,會計工作也必須適應和滿足這些不斷提高的要求。一個軟件是否能夠適應發展的需要,應該從兩方面來考慮:一是軟件是否有可擴充的余地,二是軟件開發公司是否具有繼續升級軟件的實力和愿望。
(4)會計軟件性能方面的要求。軟件性能方面的要求包括會計核算軟件與計算機硬件、操作系統以及漢字系統的適應能力;軟件本身操作的簡便性、系統運行的速度。
(5)商品化會計核算軟件必須具備中華人民共和國財務部頒布的《商品化會計核算軟件評審規則》上對申請評審的商品化會計核算軟件的基本要求。
3、搞好會計電算化人員的培訓
會計電算化是一項系統工程,不僅涉及財會部門和財會人員,還涉及到單位內部各個部門和相關人員,需要具體有新知識結構的人才來完成會計電算化的組織、實施、開發和應用等工作。因此,必須首先搞好會計電算化管理體制員、操作人員、技術人員的培訓工作。財會人員作為會計電算化的主力,擔任著操作使用、內部管理、分析決策等職責。財會人員素質的高低直接關系著會計電算化工作的成敗。加強財會人員的培訓,提高會計電算化人員的素質,是一項極其重要的工作。
4、制定會計電算化管理制度
會計電算化管理制度,是保證單位會計工作有序進行的重要措施,也是會計電算化工作成功的基礎。實行會計電算化后,會計核算工具與程序、會計數據與信息的表現形式、會計檔案的保管方式都發生了很大的變化。制定會計電算化管理制度時,除了要遵守手工會計管理制度的基本原則外,還要考慮會計電算化系統的特點。
會計電算化管理制度的基本內容是:(1)會計電算化崗位責任制。要根據本單位會計工作的實際情況,結構計算機系統操作、維護、開發的特點,劃分電算化會計崗位,明確系統內各類人員的職責與權限。(2)會計電算化操作管理制度。通過對系統操作的管理,保證系統正常進行,完成會計核算工作。(3)計算機硬件、軟件和數據管理制度。該項管理制度內容是做好計算機硬件、軟件和數據的維護,以保證電算化系統的正常運行。(4)電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案是以磁性介質或光盤存儲會計數據與信息的,具有磁性化和不可見的特點。應根據這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求,制定本單位會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,做到科學管理、安全保密、查找方便、嚴防損失。
(四)會計電算化系統運行
1、會計電算化系統的試運行階段。
經過上述的工作,已經基本完成了會計電算化系統的建設,在開始使用或改變使用新的會計核算軟件時,應認真學習《會計核算軟件操作說明》,充分理解并掌握軟件提供的每一個功能的含義及操作使用方法。
特別是當直接去市場上購買標準軟件時,為確保系統運行的準確性和可靠性,應預先準備好一個會計期間的數據,在系統內模擬運行,并將其運行結果與人工系統處理結果對比,以便及時發現問題并進行調整。同時通過系統的試運行可以達到兩個目的:
(1)使操作熟悉軟件的使用細節,我們將之稱為人和軟件之間的磨合;
(2)檢驗會計核算軟件是否適應本企業的核算特點,能否完成本企業會計核算中的具體要求,即完成軟件與本企業業務的適配。
2、會計電算化甩賬過程
這是會計電算化工作開展的一個必經階段,在經過一段時間的試運行,核算單位可以考慮甩賬工作。現行規定中:“用電子計算機進行會計核算與手工核算同時運行三個月以上,取得相一致的結果。”才能通過驗收甩掉手工賬。至于系統何時徹底甩掉手工賬,要根據財政部《會計電算化管理辦法》中的有關規定。
(五)會計電算化系統維護
系統投入使用后,系統維護人員要對系統不斷進行個性和日常保養,保證系統長期穩定并不斷完善。其主要有以下幾方面的內容:
1、程序維護。2、數據文件維護。3、代碼維護。4、硬件維護。
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