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推行全面預算管理是一些發(fā)達國家成功企業(yè)多年積累的經(jīng)驗之一。其功能是能夠有效地加強內部控制,協(xié)調和優(yōu)化企業(yè)資源配置,改善物流和資金流,從而最終全面提升經(jīng)營管理水平。

一、以推動全面預算管理為目標,作好預算管理基礎工作

(一)要強化領導,建立預算管理組織體系。開展全面預算管理是強化企業(yè)經(jīng)營管理與控制的一項基礎管理工作。因此必須成立相應的預算管理組織機構,主要負責貫徹落實和研究全面預算管理相關政策,組織開展預算管理工作,協(xié)調各預算管理部門的關系,明確職責和工作任務。同時需要明確單位的主要負責人為開展預算管理工作的負責人,以切實加強領導。

(二)積極做好思想動員,提高全員參與的意識。全面預算的編制,涉及到企業(yè)經(jīng)營管理的各個部門,具有全員參與的重要特征。因此要動員全體員工堅決摒棄將全面預算管理看成是某個部門工作的錯誤認識,強化全員參與意識,使其充分發(fā)揮主觀能動性,積極參與到全面預算管理的全過程中去,使預算成為他們自愿努力完成的目標,而不是外界強加于他們的枷鎖。

(三)建立和完善各項內控制度,為預算管理工作提供制度保證。為保證預算管理的正常運行,首先需要建立比較完整的預算管理辦法。要對預算管理組織機構及工作職責、預算編制基本規(guī)程與實施細則、預算執(zhí)行與控制、預算分析與調整制度、預算考評與激勵制度以及內部協(xié)調制度等方面做詳細規(guī)定。其次確定各項預算管理指標的定額標準,是做好預算管理工作的重要前提和基礎。要參照國內或國際同行業(yè)的預算管理控制標準,結合本單位的實際情況以及預算管理發(fā)展的需要,建立一套由基本指標、輔助指標、修正指標以及否決指標構成的科學合理的指標體系。此外要重新修訂和完善包括內部財會制度在內的各項內部控制制度。這樣可以促使預算管理與企業(yè)經(jīng)營管理從不同的角度加強內部控制與管理,企業(yè)管理工作會更加規(guī)范,也便于預算管理的操作和執(zhí)行。

二、以提高企業(yè)經(jīng)營管理水平為目的,作好預算管理工作

全面預算管理是企業(yè)對未來整體經(jīng)營規(guī)劃的總體安排,是能幫助管理者進行計劃、協(xié)調、控制和業(yè)績評價的一項重要的管理工具。全面預算管理的過程就是預算目標分解、實施、控制和實現(xiàn)的過程。

(一)認真作好全面預算的編制工作,是開展預算管理的關鍵

全面預算的編制,是企業(yè)實施預算管理的起點,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動確定了具體的目標,勾畫出了企業(yè)未來生產(chǎn)經(jīng)營活動的藍圖,成為企業(yè)開展經(jīng)濟活動和實施管理控制的依據(jù)和手段。

1、做好預算編制前的基礎準備工作。為了保證預算編制的工作質量,需要事先明確職責分工,確定編制流程,設計并下發(fā)預算報表工作底稿和相應的編制說明,確保編制工作按照程序有步驟地進行。根據(jù)不同的預算項目,確定選用固定預算、增(減)量預算、零基預算、概率預算以及彈性預算等預算方法。

2.嚴格按照全面預算管理的編制程序編制。在全面預算編制過程中,要按照“自上而下、自下而上、再自上而下”的總程序反復修訂、平衡,完成編制工作。其具體編制程序如下:(1)提出目標。基層預算管理組織根據(jù)上級預算管理組織下達的下一年預算目標,結合自己的下一年度經(jīng)營計劃,制定預算目標并分解到各基本預算項目,下達給各職能部門。(2)編制上報。各預算職能部門在職責分工范圍內,負責本部門的預算明細項目編制,經(jīng)過匯總、審核、會審后,上報基層預算管理組織。(3)審查平衡。由基層預算管理組織對各職能部門預算編制情況進行分析和常規(guī)性審查,進行討論、溝通和綜合平衡,在多次反饋給各職能部門修正后,歸集、匯總編制成預算總方案,上報上級預算管理組織審批。(4)下達執(zhí)行。基層預算管理組織根據(jù)經(jīng)過上級預算管理組織審核批準的總預算分解為明細預算指標,正式下達到各職能部門執(zhí)行。

(二)以強化企業(yè)內部控制為目標,強化預算的執(zhí)行與分析工作

全面預算不同于計劃,剛性是它最重要的特征。預算方案一旦獲得批準,就成為“硬約束”,不出現(xiàn)重大變故或不可抗力因素,一般不能調整預算。控制是預算執(zhí)行過程中最重要的職能。因此,一定要嚴格控制預算的執(zhí)行,用預算管理嚴格約束企業(yè)的財務管理和經(jīng)營管理行為。

1、嚴格執(zhí)行預算首先要建立和認真登記預算管理臺帳。各部門在執(zhí)行預算項目時,要求必須到各項目的控制部門登記臺帳并簽章后,才能到財務部門報銷,否則予以堅決拒絕。只有嚴格按照控制程序辦事,才能確保預算管理工作有條不紊地進行。其次要按期執(zhí)行預算。在當期執(zhí)行預算內項目時,由本部門或部門主管領導批準目口可執(zhí)行,提前或延期執(zhí)行預算內項目,則必須經(jīng)預算管理組織審批后執(zhí)行。

2.加強預算控制,建立定期預算分析制度各職能部門定期對預算項目執(zhí)行情況相互核對后寫出預算差異分析報告上報預算管理組織討論審定。在預算差異分析報告中主要總結實際發(fā)生額與預算額的對比情況,分析產(chǎn)生超支的原因、責任歸屬以及改進措施或分析形成節(jié)省的原因,以便今后進行鞏固和推廣。在報告中還要對下個預算期的預算執(zhí)行情況進行預測,為領導經(jīng)營決策提供參考依據(jù)。

(三)認真做好預算調整工作

預算期內下達的預算指標一般不作調整。預算在執(zhí)行的過程中,當實際的變化與預算差距很大時,仍堅持按照原預算去執(zhí)行,顯然不符合預算作為管理控制系統(tǒng)的初衷,就需要調整預算。對于屬于全面預算管理制度中規(guī)定確實需要調整的事項,各職能部門要在規(guī)定的時間按照調整程序上報基層預算管理組織討論后決定是否予以調整。對于重大的調整事項需要上報上級預算管理組織審批。

(四)努力做好預算管理的考核監(jiān)控工作。全面預算管理是一項全員參與、全程跟蹤與控制的系統(tǒng)工程。對各預算控制部門的預算項目進行認真分解,實行目標控制責任制,并實施績效考核。即依據(jù)各職能部門對預算的實際執(zhí)行結果與預算目標進行對比,把預算執(zhí)行情況與經(jīng)營者、職工的經(jīng)濟利益掛鉤,實行定期考核和年度考核相結合,堅決做到獎懲分明,最大限度地調動經(jīng)營者、職工的積極性和創(chuàng)造性,以更好地為加強預算管理工作服務。

三、開展全面預算管理工作需要關注的幾個問題

首先,各級領導的正確理解與大力支持是做好全面預算工作的關鍵。由于全面預算管理涉及到財務管理和經(jīng)營管理的方方面面,是統(tǒng)攬企業(yè)經(jīng)營管理全局的靈魂。只有領導高度重視和大力支持,才,能充分調動全員參與的積極性,協(xié)調好各職能部門的關系,指導預算定額標準的確定和制度建設,才能有條不紊的將此項工作開展好。

其次,科學合理的計劃指標是做好預算管理工作的重要前提。預算編制過程的第一步就是要提出預算目標,而預算目標是與上級下達的各類計劃指標緊密聯(lián)系的。計劃指標是否科學合理、是否及時準確直接影響著預算目標的準確程度和預算的執(zhí)行效果,從而影響著預算管理的預測和導向作用。

第三,充分利用現(xiàn)代技術手段,為預算管理提供技術支持

要充分利用預算管理軟件與現(xiàn)行財務軟件的接口,進一步細化預算內容、強化控制與考評,實現(xiàn)預算管理網(wǎng)上編制、審批以及上報工作,為實現(xiàn)預算執(zhí)行和考核情況的實時監(jiān)控、及時準確地選出最佳的預算方案以及促使決策科學化提供技術保證。從而把預算管理與企業(yè)經(jīng)營管理有機結合,實現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化配置,最終促使企業(yè)的經(jīng)營管理水平不斷提高。