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會計電算化內部控制體系不完善目前,會計電算化內部控制存在以下問題
數據管理的安全性差。一些未經授權的計算機專業人員可隨意瀏覽會計數據文件,造成會計信息的泄漏。會計數據大量地保存在磁性材料中,如果發生意外事件,數據很有可能全部丟失、損壞。
由于計算機運行的高速性和程序運行的反復性,一旦操作失誤或軟件出現錯誤,錯誤信息可在短時間內迅速蔓延,可能使整個系統中的會計數據失真,并導致系統出現重復性的錯誤。
財務軟件性能的不完善,影響了電算化工作的開展
會計電算化軟件的數據安全保密性弱。軟件本身缺少對操作的記錄功能,不能對操作時間和內容進行詳細的記錄,一旦出現問題,在會計軟件中無任何線索可查,數據也不能恢復。尤其是隨著網絡經濟時代的到來,計算機聯網后可能會遭受到泄密和來自網上黑客的攻擊等,病毒就會不斷侵入,輕則使計算機速度變慢,重則使其系統癱瘓或數據泄漏。雖然,近幾年在軟件安全性上,開發商也都進行了完善與改進,但既符合行業需求又能保證財務數據保密與安全的會計軟件寥寥無幾。
多數會計電算化軟件偏核算輕管理,性能不完善。即使會計軟件中具備一些管理型功能,但在成本核算、預算、分析等模塊,內容及功能等方面設計過于簡單,大大地限制了電算化的管理功能的發揮。第三,因為會計軟件的開發無統一的標準,即使是同一行業所使用的財務軟件也不盡相同,使電算化自動生成的有關分析數據對比性較差。另外,財務軟件的數據接口各不相同,使用方法上也各不相同,在進行報表匯總、數據傳輸與查詢工作時出現許多操作上的不方便。
提高會計人員綜合素質,培養既懂會計又能熟練掌握電子計算技術的“復合型”人才
會計人員一方面要認真學習掌握財務軟件的應用技能,另一方面還要學習計算機的相關知識,熟練掌握系統維護、軟件安裝、病毒防治和資料備份等技能,使工作能夠順利開展。第二,由于地勘單位的會計電算化工作起步較晚,對于許多已經步入中年的會計人員來說,現在學習計算機知識的確有些困難。因此,應該配備軟硬件技術都過硬的專職或兼職的計算機維護人員,起到及時維護設備和指導其他人員學習計算機知識的作用。完善電算化培訓教材、加強并深化電算化專業人員的再培訓工作首先,根據計算機技術發展與財務核算、管理的需要,對電算化培訓教材及時更新完善。對會計電算化工作中不同崗位的人員,如會計人員、系統維護人員、系統管理人員,按不同要求與不同的培訓內容進行不同層次的培訓,逐漸培養一批既懂會計業務及財務管理,又懂計算機技術及軟硬件知識的復合型人才。其次,加強并深化電算化專業人員的再培訓力度。要及時更新知識結構,不能滿足于普及型的速成培訓形式。對高校剛畢業的新人,可選出有較好計算機基礎知識的會計業務骨干到高校學習計算機業務。這樣,逐步培養出一支新老結合、高中低結合的會計電算化人才隊伍。
加強會計基礎工作滿足電算化的要求
采取多種措施提高會計人員業務能力,使之更好地履行會計核算、會計監督、參與單位管理的職責。
建立健全單位內部財務管理規章制度,使單位財務會計工作的程序、方法等制度化、規范化,保證單位財務管理與會計工作有序進行。
規范會計核算,確保每一筆業務處理的合理性、正確性;建立健全監督檢查制度,這是持續做好會計基礎工作規范化管理的重要保證,只有定期或不定期地檢查監督,才能找出存在的問題,才有利于糾正錯誤、鞏固成果。
更新對會計電算化的觀念,順應社會發展潮流第一,“會計電算化”工作是指一個過程,而不是目標。會計電算化的運用和發展將會計人員從繁重的核算工作中解脫出來的目的,是為了使其有更多的精力投入到加強財務管理方面。要充分認識到會計電算化不僅是改變會計核算方式、財務數據處理方法及儲存形式,而且改變了對會計信息的分析、預測、決策的過程,對改革會計管理制度、變革會計理論與會計實務研究起著決定性的作用。因此,不能只局限于財務會計范疇,要密切與企業管理信息系統結合,充分發揮“管理會計”的職能。第二,要更新認識,轉變觀念。會計電算化已有二十多年的發展歷史,與原始的手工會計系統相比,有著會計檔案儲存快捷、方便,易于查找的特點,同時,對會計數據的自動處理的及時性也大大提高。單位領導要重視會計電算化工作,在現有的基礎上更深層次地推動會計電算化工作,隨時在物與人上進行更新。
建立健全會計電算化內部控制體系
明確會計人員職責。對會計人員的崗位設置要以嚴格遵守相互稽核、相互牽制制約為前題,建立用戶權限分級授權崗位責任制。對數據錄入崗位與電算審計崗位、軟件操作與審核記賬崗位等不相容崗位實行職權分離,確保會計信息的安全性。
加強系統環境的安全控制。首先要對電算化軟硬件設備經常進行維護與保養,防止意外的發生;其次,在工作中財會人員要嚴格按備份制度辦事,養成對重要會計信息資料要實行多級備份的習慣;再次,當要升級會計軟件或更新電算化硬件時,要進行嚴格的審批程序,做到監管與監控到位,實行提前防范,確保計算機與相關程序的安全性。
完善財務軟件性能,提高使用性能與安全性
單位可根據自身行業的特點與需求出發,與軟件開發單位共同研究,引入安全牽制和稽查功能,并對重要的操作日志進行記錄,設置權限中進行必要的身份證識別和內容的檢查,以防止非法打開數據庫,建立起一套系統內部監控的會計軟件服務體系。
改變會計軟件開發模式,實現我國會計電算化由“核算型”向“管理型”的轉變。財務軟件在開發研制當中要把財務原理、成本與管理會計方法應用到軟件功能中。
制訂會計軟件開發的具體規定或對行業財務軟件制定統一的標準。此外,在購買財務軟件時,可結合地勘行業特點,根據單位的具體情況與需求選擇性購買。這樣,可最大限度地利用會計軟件功能,做到節約資源,同時,避免因財務軟件的原因,影響會計電算化工作的質量。
會計電算化是適應社會經濟發展、市場經濟改革和經濟全球化趨勢的產物,對單位的財務管理所起的積極作用是不容置疑的。雖然,會計電算化已有二十多年的發展歷史,但我國在這一領域還處于探索階段,實際工作中存在的許多問題亟待解決。地勘單位應提高會計人員綜合素質,培養既懂會計又能熟練掌握電子計算機技術的“復合型”人才。加強并深化電算化專業人員的再培訓工作。做好滿足電算化要求的會計基礎工作。要更新認識、轉變觀念,發揮好“管理會計”的職能。加強會計電算化內部控制體系與系統環境的建設,并不斷地提高會計電算化財務軟件的使用性與適用性。
作者:許紅霞作者單位:中國地質調查局成都地質調查中心