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總賬系統期初余額試算不平衡的原因

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總賬系統期初余額試算不平衡的原因

摘要:隨著我國經濟和科技的發展,財務軟件的應用已成為會計工作中不可或缺的部分。在軟件應用的過程中,存在著各種各樣可能出現的問題。總賬系統主要進行日常財務的核算,在整個系統中處于核心地位,而總賬系統期初余額不平衡則會直接影響后面的結果,因此本文結合暢捷通T3財務軟件,分析期初余額不平的原因,并提供與之相對應的解決方法。

關鍵詞:總賬系統;期初余額;不平衡;原因

在暢捷通T3財務軟件使用過程中,每個系統在第一次使用時,都需要根據本單位業務性質和管理要求進行設置,這個過程就稱之為系統初始化。總賬系統初始化過程中,不可或缺的一個內容就是期初余額錄入,期初余額試算不平衡會對后續的處理產生直接影響,比如記賬、結賬無法進行,財務報表數據錯誤等等。因此,財務軟件用戶在出現期初余額試算不平衡時,應及時找到原因并更正錯誤的數據,以保證財務工作順利進行。

一、試算平衡的概念

在暢捷通T3財務軟件總賬系統中,在期初余額錄入的界面,提供了一個“試算”功能,點擊之后會出現兩種結果:試算平衡與試算不平衡。試算平衡,是指在借貸記賬法下,利用借貸發生額和期末余額(期初余額)的平衡原理,檢查賬戶記錄是否正確的一種方法。試算平衡的理論基礎就是會計基本恒等式,即“資產=負債+所有者權益”。試算平衡包括發生額試算平衡和余額試算平衡兩種。

二、總賬系統期初余額試算結果不平衡的原因

1.金額錄入錯誤。在錄入期初余額的過程中,由于操作員的疏忽,錄入的金額有誤,或是將金額多錄漏錄都會導致期初余額試算不平。2.不當修改引起的錯誤。基礎設置中的操作不完善,錄入期初余額后發現錯誤的不當修改會導致期初余額錯誤。3.科目屬性設置錯誤。在對科目進行增添時,若科目性質設置錯誤也會導致期初余額試算不平。

三、解決總賬系統期初余額不平衡的方法

1.金額錄入錯誤的修改。(1)末級科目金額錯誤。例1:期初余額試算不平衡后,發現短期借款科目的期初余額為10000元,實際應為100000元。修改方法:進入“總賬”——“設置”——“期初余額”窗口,找到末級科目“短期借款”。雙擊其對應的期初余額一欄數據,刪除原數據“10000”,錄入“100000”,按回車鍵即可。(2)非末級科目金額錯誤銀行存款是非末級科目,其期初余額是由系統根據其下級科目自動匯總而來,因此需檢查其末級科目的期初余額并加以修改。例2:期初余額試算不平衡后,發現銀行存款科目的期初余額為211075元,實際應為211057元。修改方法:進入“期初余額”窗口,發現其下設科目只有銀行存款——人民幣,但其金額錄入錯誤。雙擊其對應的期初余額一欄數據,刪除原數據“211075”,錄入“211057”,按回車鍵后,系統自動將銀行存款科目的期初余額修改為“211057”。(3)有輔助核算的科目金額錯誤。有輔助核算的科目期初余額錯誤需雙擊進入輔助核算窗口,修改其金額。例3:期初余額試算不平衡后,發現應收賬款科目輔助核算為客戶往來,期初余額為17750元,實際應為17550元。修改方法:進入“期初余額”窗口,找到應收賬款科目,雙擊對應的期初余額欄,刪除金額欄原數據“17750”,修改為“17550”,按回車鍵,點擊退出即可。

2.不當修改引起的錯誤。期初余額試算不平衡后,操作員發現是由于前期的基礎設置錯誤,在未對期初余額進行修改的情況下,直接去修改基礎設置中的問題,導致數據錯誤更多。例4:期初余額試算不平衡后,發現應付賬款科目輔助核算供應商往來未選,直接錄入了期初余額3510元。隨后直接進入“基礎設置”——“財務”——“會計科目”中修改其輔助核算,并在期初余額中增加了應付賬款的期初輔助資料。修改方法:第一步,進入“期初余額”窗口,雙擊應付賬款期初余額欄,刪除金額欄原數據;第二步,進入“會計科目”,取消應付賬款科目輔助核算“供應商往來”;第三步,進入“期初余額”窗口,找到應付賬款科目,刪除之前錯誤錄入的期初余額;第四步,進入“會計科目”,勾選應付賬款科目輔助核算“供應商往來”;第五步,進入“期初余額”窗口,雙擊應付賬款期初余額欄,錄入輔助核算數據資料,按回車鍵,點擊退出即可。

3.科目屬性設置錯誤。例5:期初余額試算不平衡后,發現壞賬準備科目方向為借方,而正確的應為貸方。修改方法:第一步,進入“期初余額”窗口,找到壞賬準備期初余額,雙擊金額欄,刪除已錄入的數據“2000”;第二步,進入“會計科目”,修改壞賬準備科目的性質為貸方;第三步,進入“期初余額”窗口,錄入壞賬準備期初余額“2000”,按回車鍵即可。在總賬系統中,期初余額的錄入工作非常重要。數據之間的關系是環環相扣的,前有基礎設置,后有憑證、賬簿、報表。當一個環節出現錯誤就會引起一系列的問題,因此操作員在錄入期初余額時,應謹慎細致,盡量不要出現差錯。當然,如果出現試算不平衡時,要仔細分析原因,用正確的方法解決錄入時出現的各種問題,以保證財務工作的順利進行。

參考文獻:

[1]李伯興,周建龍.會計學基礎.北京:中國財政經濟出版社,2012.

[2]汪剛,付奎亮.會計信息化實用教程.清華大學出版社,2014.

作者:殷鳴 單位:泰州機電高等職業技術學校

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