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一、戶籍管理信息化的探索實踐

1.戶籍管理信息化的目的

面對每年巨大的工作量,提高辦公效率是戶籍管理者不得不采取的措施。信息化是戶籍管理工作的革命性變革。戶籍管理信息化極大地提高了工作效率,簡化了戶籍業務辦理流程’減少了學生辦理戶籍業務的時間。一方面,從師生角度來看,縮短了業務辦理等待時間;另一方面’對于戶籍管理者而言,按照每天接待200名學生來計算,一天可以節省4小時,減少了冗余動作。

2.戶籍管理信息化的數據流

戶籍管理信息化的數據流從新生入學起,即開始建立,直至學生畢業離校戶口遷出。新生入學前,進行基本數據準備。學生開學報到前,在戶籍管理信息系統中選擇遷移戶口或者放棄遷移戶口。遷移戶口的新生自助填寫一些內容信息,包括戶口遷移證上的“出生地”“籍貫”“原住址”等。新生自助填寫的信息經過保衛處核定后,生成正式的在校生數據庫。在校生能夠辦理借用常住人口登記卡、補辦身份證、開具無犯罪記錄證明等業務。畢業生能夠在戶籍管理系統中辦理戶口暫存和戶口遷出。教職工數據流與學生完全相同’使用相同的數據結構。

3.戶籍管理信息化的功能模塊

戶籍管理信息系統分為PC端和移動端兩大平臺。經過調研,學校99%的學生使用微信。因此,微信平臺作為戶籍管理信息化的重中之重進行開發推廣微信平臺分為新生、在校生、畢業生三個基本模塊。第一’新生模塊。新生在報到前,戶籍管理系統中已經存在學生的基本信息,如姓名、身份證號、學號等。新生只要有微信,通過身份證號和學號即可實現微信號與戶籍管理系統的綁定。新生在綁定微信號后,如果學生自動放棄遷移戶口,簽訂放棄協議。如果遷入戶口,學生自助輸入“戶口遷移證”上的相關信息,包括“出生地”“籍貫”“原住址”等內容。第二,在校生模塊。保衛處在核準新生自助上傳的信息后,生成在校生數據庫。在校生可以通過微信平臺,預約借用常住人口登記卡、補辦身份證、開具無犯罪記錄證明等業務,預約成功后,會返回微信通知。此外,微信平臺還具有提醒功能、黑名單功能。例如:學生借用常住人口登記卡的時間默認為8天,還有1天到期時,平臺會自動發送微信通知。學生超期歸還常住卡,則自動拉入黑名單,同時也會發送微信通知。拉入黑名單后,學生用戶則不能在微信平臺預約辦理任何業務,直至管理員在后臺解鎖。未將戶口遷入的非京籍學生也可以在微信平臺預約辦理暫住證等業務。第三,畢業生模塊。由于北京市留京指標的特殊性,北京市教委制作留京報到證、北京市人社局下達留京接收函的時間節點在畢業當年的12月31日。因此,并不是所有學生都能在畢業時將戶口遷出,大部分學生是要申請戶口暫存學校,等待單位下達留京指標或者再尋找能夠解決北京戶口的工作機會。學校為畢業生就業提供方便,允許戶口暫存學校半年。申請暫存戶口的學生要在微信平臺申請,但如果畢業前確定戶口遷移方向,那么,畢業生就可以在微信平臺直接申請將戶口遷出。

二、戶籍管理信息化的啟示

從學校戶籍管理信息化的工作實踐來看,從提出信息化構想和設計方案,到信息化落實歷經三年多時間,有以下幾點啟示:

1.資金保降是戶籍管理信息化的關鍵戶籍管理信息化的最大難點不是技術問題,而是資金問題。資金不到位,再好的構想和設計都是一紙空談。因此,沒有領導層對信息化的大力支持,戶籍管理信息化是不能實現的。

2.信息化創新思維是戶籍管理信息化的原動力戶籍管理者的信息化創新思維,是戶籍管理信息化的原動力。如果戶籍管理者本身沒有信息化創新思維,那么,戶籍管理信息化便失去了原始動力。只有戶籍管理者本身不斷用信息化創新思維來考慮工作實際問題,戶籍管理信息化才能取得進展。

3.流程再造是戶籍管理信息化的基礎信息化不是靈丹妙藥,必須依托網下工作流程再造。一是要工作任務分解,面向全校的戶籍管理工作要分解到學院,尤其批量辦理新生和畢業生戶籍業務時,如果不這樣,即便是信息化也不能產生高效率。二是要簡化工作流程,信息化在使用流程上必須簡單、簡潔,減少設計層級,否則,信息化反倒是使用起來效率很低。

4.用戶體驗是戶藉管理信息化的核心信息化絕不可圖新鮮、趕時髦,為了信息化而信息化。一定要站在師生用戶角度去考慮戶籍信息化系統方便不方便,實用不實用。此外,還要從戶籍管理者角度設計簡單易用的管理后臺。

5.周期短是戶籍管理信息化的特點戶籍管理信息化和所有的通用信息化一樣,具有發展迅速的特點。從工作實際來看,還未等PC端信息系統成型,就已然進入了移動終端時代,PC端顯然已經"OUT"To由于微信的迅猛發展和廣泛應用,當前開發重點宜放在微信平臺。綜上可見,高校戶籍管理信息化的探索實踐是一個動態的過程,是不斷創新發展的過程,且隨著戶籍政策和信息化手段的不斷變化而變化。戶籍管理者只有緊緊把握時展潮流,才能更智慧高效地為師生服務。

作者：張旭東單位：對外經濟貿易大學保衛處