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【摘要】電算化會計將手工條件下的會計核算工作集中在電子計算機中由會計軟件來完成。會計信息處理方式的改變從多方面影響會計內部控制，為了保證電算化會計的安全可行，必須采取相應措施完善會計內部控制。

【關鍵詞】電算化會計內部控制信息系統

內部控制包括內部管理控制和內部會計控制。電算化會計的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。2001年財政部頒布了《內部會計控制規范－基本規范（試行）》，并指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。”隨著信息技術特別是以Internet為代表的網絡技術的發展和運用，電算化會計進一步向深層次發展，由此引發會計信息系統內部控制體系也出現了一些新的特點和變化。探討和研究這些特點的演變，有助于我們建立科學嚴密的電算化會計內部控制體系。

一、電算化會計對內部控制的挑戰

1.數據處理的集中性使傳統的內部控制制度削減。手工會計系統中，所有會計業務如憑證、日記賬、明細賬、總賬等均由不同的責任人分別記錄并保管，即按經濟業務的性質分為不同的工作職責，各司其職，彼此構成一個內部牽制網，不易出現舞弊行為。且未經授權，任何人都難以瀏覽到全部的會計資料。而一旦出現問題，也可通過檢查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內部組織控制。而在電算化會計信息系統中，是按照計算機數據處理系統組織起來的，所有的會計信息均由同一套電算化軟件執行多項業務處理。這種數據處理的集中性使得傳統的組織控制功能削減，會使人非法瀏覽、修改、拷貝甚至損壞系統資料和會計信息資料。

2.操作身份難以識別使內部控制失效。手工會計系統中，業務人員之間的聯系是直接的，這就很自然地形成了相互制約、相互監督，如筆跡識別、崗位分工等。而在電算化會計信息系統中，原來人與人的聯系部分地轉變為人與計算機的聯系，由此帶來了難以防范的高科技經濟犯罪活動，使企業蒙受損失，也導致了內部控制失效的風險。

3.內部稽核的削減導致了會計業務處理程序中內部控制的削減。由于手工會計的明確分工職責，使得每一筆經濟業務的處理都需要經過多道手續，自然形成了層層復核，道道把關，具有嚴格的審核復審機制，如賬賬核對、賬證核對、賬表核對、賬實核對，以及各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施，保證了會計資料的正確性和一致性。而使用計算機后，會計人員只需輸入憑證，登記各類賬簿和編制報表工作則由計算機自動完成，使之造成審查、復核等控制被削弱，甚至消失了。

4.電算化后會計資料存儲介質的變化導致了會計數據管理方面的內部控制的變化。會計信息處理方式的電算化，使過去手工會計處理中，由原來手工條件下會計信息被記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上，轉變為會計檔案包括打印輸出的各種賬簿、報表、憑證和存貯在計算機軟硬盤和其他存貯介質中的會計資料、程序，以及軟件開發運行中編制的各種文件以及其他會計資料。這些存放在磁性介質的會計檔案，更容易被損壞、修改、仿造、復制，特別是資料涂改不留痕跡，不易實現簽字、蓋章等具有法律效用的手段。磁性介質在受熱、受潮、彎曲、強磁場等因素的影響下會損壞、易造成會計資料的丟失。

5.電算化軟件設計中存在的資料保密性、安全性差異導致內部控制失效。財務上的資料，是企業的絕對秘密，關系著企業的發展。但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度上大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認真研究過資料的保密問題。所謂的加密，也無非是對本身的加密，防止盜版。另外在進入系統時加上一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到資料的保密作用，安全性上，更是難如人意，系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的資料。

二、電算化會計內部控制體系的構建

由于電算化會計的實施，其結果的正確性在很大程度上依賴內部控制，因此，管理者應充分重視企業的內部控制。與電算化會計相應的內部控制可分為程序控制和制度控制兩類。

（一）程序控制的形式

程序控制是指靠計算機程序對會計核算進行內部控制，以實現系統的自我保護，這種自我保護的內部控制往往比通過各種管理制度實現的控制更為有效。程序控制由輸入控制、數據處理過程控制、輸出控制、維護安全控制組成。

1.會計數據輸入控制。輸入控制設計目的是為了保證輸入的數據確已經過審批手續，并且能夠正確地輸入計算機。輸入控制由以下三部分組成：（1）經濟業務在由計算機處理之前經過適當的批準，即適當授權和審批。電算化會計人員作為數據處理人員，沒有權力審批經濟業務，所以處理數據憑證都應有該項業務審批人員簽字，應對使用計算機的數據輸入人員加以控制，如采用程序密碼或運行口令，只有通過授權的人員才能接觸使用計算機，口令密碼不得告訴未授權者。（2）設置責任控制，會計信息系統通過登記日記文件，以防止經濟業務被遺漏、添加、重復或不正當的更改，并對不正確的經濟業務進行刪除或更正。（3）經濟業務準確地轉變為機器可讀的形式記錄在數據文件中。

2.數據處理過程的控制。會計數據正確輸入后，數據將要由程序進行具體的處理，遵循輸入、復核、更改、匯兌、分類、登賬、對賬、轉賬、結賬等流程進行。這一控制過程是為了確保計算機運行時發現、糾正和報告某些有錯誤的輸入，從而保證數據處理的可行性和正確性。數據處理控制主要有處理的流程控制、數據修改控制、數據備份和恢復控制、結賬控制等。由于不同子系統所處理的業務不同，所以處理過程中的控制內容和方法也不盡相同。因此，財務軟件應根據各子系統建立相應的數據處理控制機制。3.會計數據輸出控制。會計信息的輸出包括查詢、打印和軟盤輸出等形式。內容涉及各種明細賬、日記賬、會計報表、總賬等。輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性、保證輸出的接觸人員僅限于經過授權的人員。這就要求對電腦打印的資料嚴格控制，并建立輸出資料控制制度，由指定人員負責分發，保管并登記輸出資料的使用者，分發日期，打印份數等。同時對發生的差錯進行記錄，仔細檢查，分析形成錯誤的原因是由于偶然性過錯還是人為差錯，并采取相應的避免措施或改進措施。

4.系統初始化控制。會計軟件必須有控制系統初始化功能。因為初始化包括設置系統參數、設置會計科目、建立各種賬簿文件、錄入各種余額數據等，因此在系統運行前應進行初始化控制。

5.系統安全的控制。對用戶和計算機設備授權是目前比較普遍使用的系統安全保護措施，也是較為簡便易行而又有效的方法。這種方法是對用戶、設備、文件分別進行授予不同級別的特權，以防止未經授權的人員有意進入或無意進入系統。因此，系統必須具有授權登記，檢查用戶身份和核對操作權限的機制。此外，軟件還應用以下控制措施來保護數據的安全。（1）數據文件整體的保護，即數據文件不能用一般的方法以打開作修改。數據存貯最好與處理相隔離；（2）將數據加密存儲，當然會計數據很多，只能對其中的重要數據加密；（3）建立存取與操作的日志；（4）設置丟失數據的恢復、重建功能；（5）定期對數據進行雙備份。

（二）制度控制的形式

制度控制一般是以管理制度的形式實行的，即由主管部門制定一系列規章制度強制或監督會計部門執行，從而保證會計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾破壞，向企業提供準確無誤的會計信息。制度控制的形式包括以下幾點：

1.電算化會計組織控制。會計核算軟件投入正式使用時，必須對原始結構作相應的調整，并對各類人員指定崗位責任制，以幫助各個系統順利運行，以完成預定目標。會計電算化后，會計崗位將重新劃分，其崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查與數據分析等。由于電算化會計實施，會計人員與開發人員關系非常密切，因此需要用組織控制進行職權分離。如：規定系統開發人員不得兼任系統操作人員和管理人員；規定未經授權的職員不得接觸計算機設備、程序和有關文件；規定程序員不得參與操作；操作員不得接觸參與程序設計；不得更改軟件和打開數據庫修改數據；不得隨意更改計算機內所配置的系統參數及所安裝的軟件，不得在計算機上做任何與會計核算業務無關的工作；須嚴格分清程序員、操作員、管理員的職責，加強各級代碼、口令的管理，并注意定期修改口令。

2.加強人事管理，提高財務人員素質。電算化會計系統是一門邊緣學科，它涉及財會理論及實務知識、計算機知識、管理科學、信息系統開發技術等多方面的知識，對財務人員的綜合素質要求很高。加強財務人員管理，不斷提高他們的綜合素質，是有效防范電算化會計系統內部質量控制風險的重要措施。要經常對他們開展電算化會計系統內部質量控制風險的防范教育，增強風險防范意識，經常開展政治和業務培訓，不斷提高財務人員的思想素質、職業道德素質和業務素質，對違規人員一定要從嚴處理，直至調離工作崗位。

3.綜合采用多種科學的審計方法，積極開展電算化會計系統的審計工作。采用科學的審計方法對電算化會計系統進行有效審計可以大大減少電算化會計系統存在的內部質量控制風險，保證電算化會計系統的正常運行。它主要包括以下幾個方面的內容：

（1）在審計工作中可以綜合采用多種科學的審計方法，以最大程度地減少內部質量控制風險。目前針對電算化會計系統審計的特點，審計人員在審計工作中采用的審計方法主要有：調查問卷法、模擬測試法、程序分析法、審計控制法、審計軟件法等。

（2）積極開展電算化會計系統的事前審計，對系統內部質量控制制度的嚴密性、完善性、系統的合規合法性、系統的可審性等進行評價，保證系統合法地、正確地運行。

（3）積極開展電算化會計系統的事中審計，定期對被審計單位電算化會計系統的內部質量控制制度進行審計，調查了解系統的實際運行情況，找出系統內部控制的薄弱環節，提出改進內部控制的意見，督促被審計單位進一步完善內部控制系統。

（4）重視電算化會計系統的事后審計。通過事后審計，對電算化會計系統的電子賬以及打印輸出資料的真實性、合法性進行評價，對事前事中審計中提出的改進意見、執行情況進行監督，尤其要監督檢查被審計單位電算化會計系統內部質量控制薄弱環節的改進情況。

綜上所述，內部控制制度在整個電算化會計過程中起著極為重要的作用，因此必須加以重視，以保證會計數據的安全、完整和準確。