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作為高校后勤總公司的重要組成部分，配送中心既要做好經營與發展，又要搞好服務。如何在新形勢下，做好物資采購配送工作，盡一切可能降低進價，降低配送成本，是擺在每個配送中心員工面前的問題。一年多來，我校后勤總公司配送中心在后勤物資采購的全程管理方面，進行了一些探索，供大家探討。

一、目的與意義

集中配送的目的是把原來分散在各個部門、各自采購的人和事，集中到一個部門來辦，便于集中管理這方面的工作，同時使配送的量增大，以求降低進價，降低經營成本，增加規模效益。另一方面也是為了增加工作的透明度，便于監督。

二、物資采購全程管理的內容

高校后勤物資采購的全程管理，我們歸納采購之前、采購過程、采購之后的管理。

1、采購之前的管理

（1）采購之前的主要工作是做好市場調查，了解價格信息，包括品牌、規格、質量、型號、價格、貨源及供應商的情況，必要時還要對供應商進行考察，了解生產流程、生產規模、廠方實力、管理水平、經營狀況等，這些都是做好采購工作要掌握的信息。為掌握市場信息，我校后勤總公司配送中心專門設人負責此項工作，定期進行市場調查，中心負責人和總公司分管副總經理也參與調查或抽查，做到心中有數。配送中心還定期或不定期地對所需物資進行市場調查，如蔬菜類、水產類、蛋類每周一次，維修材料、文印紙張、耗材、清衛用品、干貨等其他食品原料不定期進行市場調查，還與兄弟院校進行溝通，互通信息，為采購工作提供依據。

（2）供應商的選擇

綜合供應商的實力、信譽、服務能力，所提供商品的質量、價格等各方面的情況來確定供應商，對于招投標所采購的商品，還要對廠家進行實地考察，以確保質量。為保持其相對的穩定性，采用簽合同、收取質量押金的辦法，合同一年一簽，定期考查，實行優勝劣汰。在供應商的選擇中，還引進競爭機制，在確保質量的前提下，誰能提供更優惠的價格和服務，就讓誰做；引進約束機制，只看價格和質量，不看生人和熟人，堵住關系生意，以確保商品的質量和進貨渠道。我們在主要貨物如糧、油、燃料、肉、豆制品等物資采購方面，在招投標采購的物資方面，供應商基本上是廠家或主渠道商家，各類物資的進價在高校中保持在較低價位。

2、采購過程的實施

物資采購分成兩部份，一是委托采購，就是和供應商簽定合同后，由供應商送貨上門，配送中心主要起到監督、管理作用，定期了解商品的質量和商家的服務狀況；一是自行采購，象蔬菜、干貨、零星設備、低值易耗物資等。在采購過程中，配送中心根據各部門的定單，分門別類來整理，統計好所采購的數量，到市場兩人一組進行采購，根據物品質量、價格，通過貨比三家來確定。在采購過程中，還要查驗商品生產期、保質期、廠名、廠址等，以確保不購入“三無”產品。

物品采購后，嚴格按物資驗收手續，進行質量檢驗、數量核對，收取相關證明等。

3、采購之后的管理

保管員要嚴格進出庫手續，做到物資先進先出，防止過期變質。庫存物資做到分類有序，擺放整齊，做好日常衛生工作，做到庫房潔凈無雜物，杜絕鼠患。管理人員要經常到物品使用部門了解情況，征求意見，了解物資供應情況，包括：計劃驗收、物資到位時間、物資數量與質量、包裝回收、服務態度等方面的情況，若出現差錯，要求及時補償，并追究責任，限時整改。

對采購員實行限額領用支票制度和限時報帳制度。采購員當天領用的支票需當天交回；核算員要每天檢查支票領用和報銷情況；要嚴禁公款私用。為杜絕公款私用，配送中心未領用備用金，由采購員墊付，辦妥所有手續后再報帳。

三、集中配送所帶來的效益

由于把所有的物資集中在一個部門操辦，采購量相對較大，所帶來的效益也比較明顯，許多物品的價格都呈下降趨勢，如肉類，光我校本部的餐廳，與去年相比，全精肉下降0.20元/斤,夾心精肉下降0.30元/斤,肉末下降0.40元/斤,大排下降0.70元/斤,雜排下降0.40元/斤膘油下降0.45元/斤,椐統計，光肉類一年就降低進價四萬多元。

還有清衛用品，常用的掃帚、紙籮、簸箕、拖把、水桶、橡膠手套、垃圾袋等,在去年的基礎上，又全部降了價。后勤總公司住宿公司在今年九月開學時進的一批清衛用品統計，比原先降低成本近二千元。

味精，集中配送前，每箱100元，現在每箱82元，后勤總公司飲服公司每年要用1500箱，一年能降低成本27000元。

還有招投標采購的新生床上用品，每樣用品都有不同程度的下降，每套下降27元。今年我校的新生床上用品(不含錢江學院)比去年降低八萬多元。分體式空調，在去年的基礎上，今年又每臺降低100元，今年購買的空調比去年省下近三萬元。而空調的價格與市場價相比，每臺要差1000元左右，這類物資的采購更能體現集中采購的優勢。

集中配送的優勢還體現在，許多客戶愿意和我們做生意，因為和一個校區做，很有可能和7—8個校區做，不用再化精力去談生意。進貨量大后，雖然價格有所下降，但薄利多銷，商家還是有利可圖。而從我們的角度來說，談生意的客商多了，選擇的余地就大，也能迫使商家讓利，降低進價。

幾點思考：

1、要做好配送工作，必須有一套規范的、完整的制度。一項好的制度，可以約束人的行為,可以避免金錢和物質的誘惑,可以抵御拜金主義、享樂主義等腐朽思想的腐蝕。采購工作中，不能單獨談業務，不能單獨采購。現在社會上比較流行的做法是：當客戶談定價格，買好物品后，開發票時會問你，發票怎么開?這是相當大的一個誘惑,發票開高的余額就用現金返還給你，就可以作為個人的不當得利。而單獨談業務，尤其是大宗物品，貓膩更大,也更易出問題。我校也好，其他學校也好，都有過這方面的教訓。因而在制度中要明確規定，不能單獨談業務，不能單獨采購。各級領導和各個部門要對此進行監督，發現苗頭，要及時予以制止，也可列入后勤總公司監控范圍。在采購發票中也可簽上二個人的名字，注名是采購員或經辦人。

2、與經濟工作打交道，不但要有一套好的制度，更要有一支思想健康、作風過硬的隊伍。制度和人是事物的二個方面，相輔相成。好的制度如沒有人去執行也是一句空話。黨和國家在選拔干部時，歷來強調德才兼備，把德放在第一位是很有道理的。有一套好的制度，而管理者不執行，我行我素，自行一套，結果犯了不該犯的錯誤。在有一套完整的制度的前提下，人就是最重要的因素。優秀員工要優先選派到該部門，以優化該隊伍的素質。

3、集中配送是后勤總公司領導的一個重大決策，要集中配送也是由多種因素促成的。在經過一年多時間的操作后，配送中心感到成本過大，主要原因在于我校校區小而散，形不成規模效益。集中配送除其他因素外，經濟效益也是應該考慮的一個因素。但目前在實際操作中，許多零散的、少量的物品都由配送中心操作，而且要分送各個校區，有時物品的成本還不如運費高，如不送去，又要考慮到及時率，尤其是維修及時率。有時一點點東西送過去，可能使用部門也有想法，這么點東西用車送一趟一點都不講成本核算，真浪費。有時，配送工作處于兩難之中。一個較好的做法是抓大放小，統一核算。即大的、數量多的物品由配送中心集中購買，其他小的、零散的物品由各部門自行操作，到配送做帳。餐飲、住宿的所有物品，物業的紙張、清衛用品、燈泡、日光燈管納入可以配送范圍，其他納入自購范圍，由各個部門自行操作，到配送做帳，配送起到監督作用。