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作者：曹友民上海申通地鐵集團有限公司

一、本市軌道交通建設的基本情況

上海地鐵建設，始于1990年開始建設的軌道交通1號線工程。經過十幾年建設發展.現已建成8條軌道交通運營線路，分別為1、2、3、4、5、6、8、9軌道交通線路，運營線路總長度達到234公里，共計有地鐵車站161個。上海申通地鐵集團有限公司是承擔上海軌道交通投資、建設和運營的大型企業集團，其前身是由上海申通集團有限公司與上海地鐵建設有限公司于2《X抖年8月合并而成。為了配合上海軌道交通建設，申通地鐵集團公司非常重視檔案工作，將工程檔案管理納人工程建設的全過程，加強項目文件材料的形成積累和收集歸檔。目前保存工程檔案19525卷，為軌道交通建設、運營、管理和改擴建等工作提供了重要依據。

二、軌道交通工程檔案管理的方式

軌道交通工程是一項技術性強、專業面廣的綜合工程，為了確保工程檔案的完整、準確和有效利用，我們根據工程建設特點，形成一套切實可行的建設項目檔案管理體系。我們的做法是:1、制定檔案規章制度，明確檔案管理要求為了進一步規范軌道交通工程檔案的管理，申通地鐵集團公司除了嚴格執行國家和本市有關檔案法律法規和檔案業務規范標準之外，結合公司管理的實際情況，制定了《軌道交通建設工程竣工資料歸檔范圍》、《軌道交通建設工程竣工資料整理統一要求》、《軌道交通建設工程竣工圖的編制要求》和《軌道交通工程竣工檔案驗收及移交辦法》等一系列管理規章制度，對竣工文件的歸檔要求，檔案的分類、組卷、編目、裝訂，以及竣工檔案的驗收移交等方面作了明確規定，使軌道交通工程檔案管理有法可依、有章可循，確保了軌道交通工程檔案的完整、準確和系統，為軌道交通建設和管理提供了有效服務。2、建立檔案管理流程，納入工程管理程序為了確保在建工程項目檔案的完整性、系統性、準確性，申通地鐵集團公司制定并頒發了《建設項目檔案管理工作流程》，主要內容是:(l)建立建設項目檔案管理體系和網絡，明確建設項目檔案管理責任人，落實各階段、各單位工程檔案管理責任人。(2)嚴格貫徹并執行國家、地方和本公司有關檔案管理的法律、法規、規章制度和標準亡(3)檔案管理責任人負責對建設項目立項階段有關歸檔文件和資料的收集、整理等工作(4)在建設項目設計階段檔案管理責任人負責在設計委托合同中明確設計技術文件的歸檔要求，并督促設計單位及時提供需歸檔的設計技術文件和資料。(5)在建設項目施工階段檔案管理責任人負責組織對施工單位、監理單位檔案管理工作交底;在工程實施階段對施工單位、監理單位檔案編制工作進行檢查，對檢查發現的問題在原因分析的基礎上，采取相對應的措施如培訓等，并通過中間檢查或驗收驗證實施措施的有效性〕(6)在建設項目竣工階段檔案管理責任人負責組織工程預驗收前竣工檔案的預驗收工作，對竣工檔案預驗收中存在的問題，整改銷項的落實情況進行檢查;負責組織工程竣工驗收前的竣工檔案的驗收工作，并取得檔案管理部門的認可證明;對已竣工的各單位王程的竣下資料進行排列組卷;收集、整理并匯總竣工驗收文件(7)對建設項目檔案統一整理和匯總，并負責交付至集團公司檔案室、城建檔案館及運營接管單位r從上可以看到，申通地鐵集團公司的《建設項目檔案管理工作流程》，大致是由“人、制度、責任、交底、檢查、培訓、驗收、歸檔”八個環節組成，每個環節環環相扣貫穿整個項目工程，確保了檔案與工程同步二工程竣工，檔案完成收集、編制、組卷，L程與檔案一并進行竣工驗收，決不留下隱患與尾巴。這樣，就從根本上保證了建設項目檔案的完整、準確、優質3、加強過程監督指導，提高文件歸檔質t軌道交通工程具有投資規模大、建設周期長、專業構成復雜、參建單位和管理部門多的特點。因此，在工程建設過程中，我們始終將“完整、準確、系統、安全”作為對軌道交通建設工程竣工檔案質量的基本要求“完整”是要求軌道交通建設的竣工文件、圖紙內容齊全，真實地反映軌道建設工程全過程;“準確”是要求文件及竣工圖應與工程實際及竣工實貌相一致;“系統”是要求文件及竣工圖的分類、排列、組合具有邏輯性和整體性，并保持相互間的有機聯系;“安全”是要求檔案的制成材料要有利于相對延長檔案的使用壽命。為保證上述要求的貫徹和執行，我們采取以下幾方面的具體措施:(l)制度保證措施。通過加強與技術、質監部門的聯系，以取得他們的支持。由于技術人員精通專業，我們在制定歸檔范圍及評分標準時，廣泛聽取他們的意見，使制定的文件、標準更符合軌道交通建設的專業特點:準確、合理、操作性強。(2)培訓措施。創造條件，使各級檔案人員(兼職)能有機會參加各種形式的業務培訓。這些業務培訓，除了有市檔案局、城建檔案館、市政工程局舉辦的檔案業務知識培訓外，還有市政質檢站舉辦的‘•質量保證資料培訓班”、上海及本集團公司舉辦的各種檔案知識講座。通過這些業務培訓，擴大了各級檔案人員的視野，對于保證工程檔案的編制質量，很有益處(3)常效檢查措施。將施工文件材料的指導、檢查貫穿于工程全過程。工程開工時，我們即下工地進行檔案管理交底。在建設過程中，我們又不定期地下去做好檢查、指導、督促工作。我們還與質監部門一起參加工程的中間交工檢查和質量大檢查。通過經常性地指導、檢查，我們就能及時解決施工單位在編制竣工材料過程中遇到的問題，糾正錯誤做法，使編制質量在施工過程中即達到有關文件的要求，避免有些問題因得不到及時發現而導致最終無法整改的后果。(4)層層把關的控制措施。保證竣工檔案的質量，需要層層把關。地鐵工程檔案的專業性強，單靠檔案人員的檢查，經常有許多問題不可能被及時發現。我們就充分發揮監理、現場項目組的作用，在施工單位材料編制完成后，先要通過監理、現場項目組的檢查，方可進行檔案預驗收。(5)驗收評定措施。成立竣工檔案聯合驗收小組，對每一個已竣工的單位工程，共同做好竣工檔案的驗收工作。聯合驗收小組由市檔案局、城建檔案館、監理單位、現場項目組、質監站及檔案人員組成。進行共同檢查但又各有側重點，以此來確保整套竣工檔案，從專業技術到文件材料整理、竣工圖繪制的標準化、規范化、科學化等各方面都檢查到位。再匯總檢查意見，統一評分及評定竣工檔案等級。(6)經濟制約措施。所謂經濟制約，就是施工單位在辦理工程合同銷號手續，提取工程尾款時，必須有檔案部門簽證。對相關材料不符合要求，未通過檔案驗收的工程，檔案部門有權拒絕簽字，并督促施工單位抓緊整改，以期確保檔案的質量。4、強化中間交工檔案的驗收.提高項目檔案管理水平由于軌道交通工程建設周期長，項目大多分期完成。為了把好各個單位工程(單項工程、標段工程)的質量關，工程建設項目一般采取中間交工驗收的方式。為此，我們將單位工程(單項工程、標段工程)檔案驗收也納人到中間交工驗收范圍。通過成立竣工檔案驗收小組，采取初驗和終驗等形式，對每一個單位工程(單項工程、標段工程)檔案進行評分驗收。凡驗收不合格的，不能與工程同步竣工，不具備建設工程竣工備案條件。以此，來督促施工單位及時做好竣工檔案的整改工作，從而提高竣工檔案的質量，為整個建設項目檔案的驗收，奠定扎實的基礎。

三、軌道交通工程檔案管理的體會

回顧這幾年上海軌道交通工程檔案的管理，我們感到，作為一項重大建設項目，檔案管理是項目管理的重要基礎。只有按照國家和本市有關重大項目檔案管理規范標準，結合本項目檔案管理的實際，制定切實可行的規章制度，并納人工程管理的程序，建立工程項目檔案管理的機制，才能確保工程檔案規范、有序地管理，提高工程管理的水平。具體而言，我們主要從抓規范、抓過程、抓效果著手，來提高檔案的管理水平。我們的體會是:第一，建設項目檔案產生于工程建設的全過程，是工程建設的真實記錄，也是全面鑒定工程質量的重要依據。要建立一套完整、準確、系統的建設項目檔案，首先，檔案部門應明確建設單位和各項目參建單位檔案管理的責任，加強竣工文件形成積累、整理歸檔的指導;其次，檔案部門應與工程建設同步，做好竣工檔案的審查和驗收。只有這樣，才能確保項目檔案的完整、準確和系統，為工程建設和管理提供有效服務。第二，建設項目檔案的管理是建設項目管理的重要內容，檔案工作者不僅要懂得檔案管理的知識，也要了解一些工程管理的基本知識。因此，要做好重大工程項目檔案管理，首先要建立以建設單位檔案人員為主，各參建單位資料員參加的檔案管理網絡;其次要加強建設項目檔案管理人員的培訓，以明確竣工文件的歸檔要求和檔案整理方法。只有這樣，才能確保竣工檔案的規范管理。綜上，做好軌道交通工程檔案管理，是一項功在當代，利在千秋的重要工作，也是我們檔案工作者的職責所在。