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[摘要]隨著時代的進步和發展，科技化、數字化技術深入到人們工作、生活的每一個角落，給我們的工作和生活帶來了極大的便利。數字化在各個領域的高度應用，促使國民經濟的發展水平得以極大的提升。國有企業作為國民經濟的支柱，其人事檔案數字化管理是基于社會生產效率提出的最基本的需求。傳統的人事檔案管理繁瑣且效率低下，錯誤率也較高。因此，運用數字化技術可以實現檔案信息的快速查找分類，在國有企業中推行人事檔案數字化管理有助于提升企業內部人事管理工作的水平。本文針對國有企業人事檔案數字化管理亟待解決的問題進行分析探討，以期為國有企業實施人事檔案數字化管理提供一些借鑒。人事檔案是每一個企業、單位的核心信息資源與重要資產。人事檔案包含著員工的私人信息，而員工是企業、單位的重要組成部分，對于企業的發展具有重要的意義。在國有企業改革中，企業重組、集團化等情況的出現以及企業對“三化一型”(即市場化、法治化、專業化、開放型)人才管理的需要，實施企業人事檔案數字化管理勢在必行。企業人事檔案數字化管理和傳統人事檔案管理相比，不僅可以補足傳統管理方法的缺失點；同時大數據分析、人工智能等新技術的運用，可以實現資源的高效運作，對未來國有企業的發展以及特需人才的引進和篩選都能夠發揮真正的參考價值。

一、傳統國有企業人事檔案管理的缺點

我們在生活中時常會發現存放很久的電影票根、購物小票等都會出現字跡模糊的現象，就算是妥善保管了多年的紙張，也會出現泛黃、破損的情況。雖然紙質檔案材料確是個人經歷等的有效憑據，但是傳統的國有企業人事檔案管理一直依賴紙質化存放，大量的檔案材料長期堆積會導致字跡模糊的現象，而且占用空間大、查找不便利等問題會日益突出，勢必增加檔案管理人員的工作量。由此更加突顯了實施國有企業人事檔案數字化管理的必要性。

二、國有企業人事檔案數字化管理的重要性

(一)提高企業人事檔案管理工作效率，簡化人事管理工作程序

在企業人事檔案管理過程中，應用數字化的信息技術可以有效地提高人事檔案管理工作效率。人事檔案管理是一項復雜的工作，實行人工管理極易出現差錯，因此簡化人事管理工作程序，實施人事檔案管理數字化是時展的必然趨勢。過去國有企業人事管理工作中，相關的人事檔案材料信息只能在紙質檔案中查找；而實施人事檔案數字化管理，通過查找檔案關鍵詞，可以及時、準確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統的人事檔案管理只能通過不斷查找、翻閱紙質檔案，人事檔案數字化管理可以實現人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節省檔案材料的查找時間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復的人事檔案管理工作中，利用數字化技術可以實現自動獲取檔案信息、自動進行檔案數量的統計等功能。

(二)提高國有企業人員利用率，提供有針對性的人力資源信息

首先，根據國有企業每個崗位的不同工作內容和職責，以及每個崗位建立起來的優秀人才模式，優先選擇那些具備工作能力強、個性特征良好、團隊意識高等素質的與工作要求匹配程度高的在崗員工，實現精準匹配，充分發揮員工的個人潛力。其次，針對每一個員工的人事檔案都采取與之相對應的算法，通過收集各個崗位優秀員工的各種信息，針對他們的優點，給不同的崗位都建立一個優秀的人才模型。為了避免職位信息不對稱及面試官招聘的影響，可以利用職位的優秀人才模型和應聘者的匹配度來篩選和達成職位的精確匹配。運用數字化技術還可以通過對每個員工的人事檔案進行大數據分析，幫助其找到最適合自己的崗位，提高國有企業人員的利用效率，在一定程度上減少員工不能勝任工作崗位的問題。實施國有企業人事檔案數字化管理后，可以篩選出剩余的人力資源，企業可以對這些資源進行重新調配，可以使企業人事檔案的基本信息更加完備。針對來應聘的人員，可以進行有效的信息咨詢，更加高效地、有針對性地利用企業人力資源，在一定程度上切實提高人才選拔的效率，對人力資源的配置也有一定的裨益。

(三)加強人事檔案存儲的安全性，提升人事檔案管理的可信度

利用數字技術對企業人事檔案進行管理，可以在一定程度上避免任意篡改檔案信息的現象。教育和年齡是當今就業狀況的重要因素，有些人員在個人檔案中填寫虛假信息，利用數字技術能夠在互聯網上共享信息，可以自動識別人事檔案信息的真假，為人事檔案管理工作者服務。數字化人事管理相對于傳統的人事管理方法來說更具準確性和安全性，能夠及時方便地篩選出不實的信息。而傳統的人事檔案管理，紙質檔案材料如果保存得不好，極易造成檔案受損害，保管紙質檔案材料需要占據大量的空間，尋找檔案材料需要花費很多的時間和人力，并且容易出現錯誤。這種人事檔案管理方式不僅自身存在很大的缺陷，在一定程度上還阻礙了國有企業及下屬部門的發展。因此對人事檔案實行數字化，將檔案信息轉換成計算機識別的專用碼，可以實現檔案數據信息的方便查找和快捷利用，不僅可以快速查找到所需的檔案信息，而且還可以根據用戶的需要進行管理；同時在搜索關鍵詞時，還可以將相關的所有信息內容呈現出來，準確全面，最大限度地提高人事檔案的利用效率。

三、國有企業實施人事檔案數字化管理的具體措施

實施國有企業人事檔案數字化管理必定是任重而道遠的，如何有效地實行人事檔案數字化管理，筆者提出以下兩方面的具體措施。

(一)組建良好的管理團隊

一個好的管理團隊會讓數字化管理事半功倍。首先，要做好團隊培訓。為切實提高人事檔案管理隊伍的科學管理能力和專業化水平，應明確從業人員的資質，制定培訓計劃，分層、分類別開展專業學習和專業輪流制培訓。另外，要加強梯隊建設，建立傳導機制。應建立實時知識寶庫，補充管理內容，編制國有企業專項人事檔案培訓教材，精確提高人事檔案管理人員和相關專業人員的專業素養和能力要求，建設一支高質量的管理人員隊伍。這個管理團隊要加強人員數字化知識的系統學習和相關工作培訓，使人員熟悉各項數字化操作和大數據的管控技術等。

(二)制定相關的制度規范

做好企業人事檔案管理工作是非常重要的，而數字化所涉及的互聯網技術也具有一定的風險。國有企業人事檔案數字化管理是國有企業信息安全構建的重要構成部分，是確保人事檔案安全的前提。人事檔案管理工作流程比較復雜，檔案材料內容多樣。人事檔案利用得不好會導致相關工作的疏漏和隱患，不利于國有企業人事檔案管理工作未來的發展，使檔案信息的安全受到更為嚴峻的挑戰。另外，建設團隊也要加強相關系統的防御措施，從源頭上避免外部入侵的可能性，確保人事檔案信息的安全。因此，要制定檔案信息保管、利用的相關規章制度，提出防止檔案信息泄露和流失的策略。企業內各部門應建立完善的網絡防御和安全體系，要求相關網絡安全人員嚴格執行制度規定，定期檢查檔案信息安全情況，防止外來入侵。只有如此才能保證人事檔案信息始終處在一個安全的環境中，保證企業各部門工作的正常開展以及企業的正常運行。綜上所述，對國有企業人事檔案實行數字化管理對于企業人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現在可以簡化人事管理工作程序，精準的數字化管理可以更好地分配社會工作崗位，為我們的工作帶來便利；同時對國有企業引進特需人才提供幫助，可以極大地推動國有企業的整體發展，助力國民經濟的發展，為企業未來人事管理工作的持續發展奠定基礎。

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作者：徐桂梅   單位：膠州市發展和改革局