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摘　要：干部人事檔案是干部個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是干部思想品德業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，是黨管干部的具體要求，其準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性關(guān)系到干部隊(duì)伍建設(shè)的嚴(yán)肅性、公平性。干部檔案中的早期材料因關(guān)系到出生時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、干部身份等關(guān)鍵信息而顯得格外重要。這部分材料很多形成于求學(xué)時(shí)期，因此學(xué)生檔案管理便顯得尤為重要，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理對(duì)干部人事檔案管理有重要意義。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；學(xué)生檔案管理；檔案意識(shí)；檔案工作

干部人事檔案作為反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源。然而，在歷年的干部人事檔案審核、檢查中，仍然發(fā)現(xiàn)很多重要材料丟失、部分材料涂改、組織認(rèn)定存疑等諸多問(wèn)題，其中以最基本的“三齡兩歷一身份”認(rèn)定為例，出生時(shí)間認(rèn)定、入學(xué)歷認(rèn)定、干部身份認(rèn)定都離不開(kāi)干部人事檔案的早期材料，包括入團(tuán)志愿書(shū)、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)歷學(xué)位的材料、派遣證等，并且隨著干部隊(duì)伍學(xué)歷的逐年提高，很大一部分干部的入黨材料都形成于在校期間，這就逐漸凸顯了學(xué)生檔案準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性的重要意義。

一、學(xué)生時(shí)期形成的檔案材料現(xiàn)狀

干部人事檔案的10類(lèi)材料中，形成于在校期間的主要包括：入團(tuán)（黨）志愿書(shū)、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)歷學(xué)位的材料、派遣證等，這些材料作為出生時(shí)間認(rèn)定、入黨時(shí)間認(rèn)定、學(xué)歷認(rèn)定、干部身份認(rèn)定的重要依據(jù)，是干部人事檔案中最早期、基礎(chǔ)的檔案材料，卻也是出現(xiàn)問(wèn)題最多的部分。入團(tuán)志愿書(shū)作為最早記載出生時(shí)間的檔案材料，存在著因不符合入團(tuán)條件而故意填大年齡、審核不嚴(yán)造成的學(xué)生隨意填寫(xiě)出生時(shí)間、團(tuán)檔案丟失造成的檔案造假等問(wèn)題，從而在干部出生時(shí)間的認(rèn)定上給組織工作帶來(lái)困難，或者給干部本人帶來(lái)不必要的麻煩。學(xué)歷學(xué)位檔案材料中，畢業(yè)生登記表、學(xué)生登記表、學(xué)歷學(xué)位材料等，存在填寫(xiě)信息不完整、代填代簽現(xiàn)象，普遍存在學(xué)籍材料零散不完整、利用率不高等問(wèn)題。派遣證（報(bào)到證）作為干部身份認(rèn)定的重要材料，卻沒(méi)有得到足夠的重視，部分學(xué)生在自己保管過(guò)程中發(fā)生丟失，部分學(xué)校派遣證（報(bào)到證）花名冊(cè)保存不善，導(dǎo)致干部身份認(rèn)定困難。

二、高校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀及原因

1.學(xué)生檔案管理工作受重視程度不夠

干部人事檔案管理作為組織人事部門(mén)的重要工作內(nèi)容，其制度體系、程序環(huán)節(jié)、檢查督導(dǎo)都日漸規(guī)范和嚴(yán)格，相比之下，學(xué)生檔案管理工作則顯得受重視程度不夠，缺乏指導(dǎo)性、約束性的制度，各地區(qū)、各高校執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一、審核把關(guān)尺度不一、接收轉(zhuǎn)遞程序不一、管理部門(mén)歸屬也有所不同。造成這一問(wèn)題的原因主要是重視程度不夠，對(duì)于學(xué)生檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，學(xué)生檔案管理部門(mén)隨意性很大，檔案接受、審核、整理、清查基本處于被動(dòng)狀態(tài)，沒(méi)能從學(xué)生的縱向發(fā)展考慮去規(guī)范檔案管理工作，也沒(méi)能將學(xué)生檔案管理工作真正融入學(xué)校的教學(xué)建設(shè)過(guò)程中，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.專(zhuān)業(yè)檔案管理人員缺乏

一是學(xué)生檔案管理人員數(shù)量嚴(yán)重不足，二是現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平參差不齊。很多學(xué)校做不到學(xué)生檔案管理專(zhuān)崗專(zhuān)人，學(xué)生檔案往往由其他崗位人員兼職管理，流動(dòng)性也相對(duì)較大，由于高校學(xué)生數(shù)量龐大，2019年我國(guó)在校普通本專(zhuān)科（不含研究生、成人本專(zhuān)科生、網(wǎng)絡(luò)本專(zhuān)科生）大學(xué)生共30315262名，根據(jù)辦學(xué)規(guī)模，學(xué)生檔案數(shù)量從幾千到幾萬(wàn)不等。一人要管理成千上萬(wàn)份學(xué)生檔案，在很多高校往往由學(xué)生代為審核整理。現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，尤其是中高職院校，大多數(shù)檔案管理員都不是專(zhuān)業(yè)出身，缺乏應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職能。產(chǎn)生這一問(wèn)題的原因是多種多樣的，既有高校編制限制的原因，也有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)配套不夠完善的原因，還有因兼職管理學(xué)生檔案產(chǎn)生的時(shí)間精力分配不合理導(dǎo)致的管理投入不足等原因。

3.學(xué)生檔案意識(shí)淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部門(mén)或由人才市場(chǎng)過(guò)程中學(xué)生檔案意識(shí)不強(qiáng)，往往會(huì)造成重要材料，如受表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料未歸檔、重要材料如派遣證（報(bào)到證）丟失、整卷檔案丟失、人事不及時(shí)或不規(guī)范問(wèn)題，很大一部分是由于學(xué)生檔案意識(shí)淡薄造成的。而學(xué)生的檔案意識(shí)淡薄，很大程度上是因?yàn)楦咝５臋n案宣傳開(kāi)放程度不夠。什么材料應(yīng)該入檔、什么材料必須入檔、檔案對(duì)自己有什么影響，大多數(shù)學(xué)生不是十分清楚，也很少能看到與之相關(guān)的宣傳等。

4.檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，機(jī)要交換的使用率特別低，大部分采用快遞或者由學(xué)生本人帶來(lái)（走），這就為學(xué)生檔案管理工作留下了很大的隱患。分析原因，主要包含以下幾個(gè)方面：一是機(jī)要意識(shí)不強(qiáng)，歸根結(jié)底還是對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足；二是機(jī)要程序復(fù)雜煩瑣，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞往往數(shù)量大、時(shí)間集中，傳統(tǒng)的機(jī)要交換效率難以滿足轉(zhuǎn)遞需求；三是高校、檔案接受單位、機(jī)要管理部門(mén)缺乏有效的協(xié)同機(jī)制。干部人事檔案都是在學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上建立形成的，以上問(wèn)題的發(fā)生很容易導(dǎo)致學(xué)生檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性缺失，檔案的利用率不高，在干部人事檔案的建檔過(guò)程中，會(huì)無(wú)形中增加組織人事部門(mén)的工作量。

三、進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理水平

為進(jìn)一步提高干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，把好檔案材料的入口關(guān)、轉(zhuǎn)遞關(guān)、真實(shí)關(guān)、準(zhǔn)確關(guān)，提高學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性勢(shì)在必行。

 1.加大宣傳投入，提高宣傳力度，普及檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)

將檔案意識(shí)提升納入學(xué)校日常建設(shè)管理范疇，將檔案宣傳列入財(cái)政預(yù)算，增加宣傳投入；豐富宣傳形式，將檔案意識(shí)提升貫穿學(xué)生在校期間各階段，可以通過(guò)在入學(xué)通知書(shū)、報(bào)到須知、新生公開(kāi)信中增加檔案管理內(nèi)容，從進(jìn)入高校之前就開(kāi)始強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)；可以通過(guò)新生班會(huì)、專(zhuān)題公開(kāi)課、專(zhuān)題宣傳展板，融入典型的檔案利用案例等多種形式，普及檔案知識(shí)，可以進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)學(xué)生檔案的重要性；可以通過(guò)畢業(yè)指導(dǎo)中增加檔案管理內(nèi)容、對(duì)畢業(yè)生增設(shè)選修課程等形式進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)。

2.提高責(zé)任意識(shí)，壓實(shí)管理責(zé)任，從嚴(yán)從實(shí)做好學(xué)生檔案管理工作

深刻學(xué)習(xí)、嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《高校檔案管理辦法》，壓實(shí)學(xué)校和第一責(zé)任人的管理責(zé)任，高等學(xué)校校長(zhǎng)作為學(xué)生檔案管理工作的主要責(zé)任人，應(yīng)從意識(shí)到舉措，抓實(shí)、抓細(xì)、抓嚴(yán)學(xué)生檔案工作。提高學(xué)生檔案管理工作的人力投入，設(shè)置專(zhuān)崗、配置專(zhuān)人，根據(jù)辦學(xué)規(guī)模、在校學(xué)生數(shù)量，合理配置學(xué)生檔案專(zhuān)職管理人員；提高學(xué)生檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，整合現(xiàn)有資源，完善辦公場(chǎng)所、配齊辦公設(shè)備。保證學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展有領(lǐng)導(dǎo)、有經(jīng)費(fèi)、有場(chǎng)地、有人員，為學(xué)生檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

3.提升專(zhuān)業(yè)技能，打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，提升學(xué)生檔案管理工作水平

對(duì)學(xué)生檔案管理工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升其收集、鑒別、審核、整理等專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，通過(guò)招聘專(zhuān)業(yè)人才提升檔案管理隊(duì)伍整體水平，對(duì)配置確有困難的可探索以引進(jìn)第三方的形式，做好學(xué)生檔案管理工作；對(duì)學(xué)生檔案工作開(kāi)展定期清理檢查，以檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題為導(dǎo)向，倒查原因，倒逼機(jī)制，在檢查及整改中不斷提升業(yè)務(wù)能力水平，使學(xué)生檔案管理工作逐漸科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

4.利用科學(xué)技術(shù)手段，探索學(xué)生檔案管理新模式

目前，干部人事檔案已開(kāi)始數(shù)字化探索并取得階段性成果，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、存儲(chǔ)技術(shù)、索引技術(shù)，既有利于原件保存，又最大程度地防止了檔案材料的涂改，同時(shí)還提高了保存時(shí)限，壓縮了檔案保存成本。目前，技術(shù)及程序均已十分成熟，可將該模式探索運(yùn)用于學(xué)生檔案管理工作，再逐步推廣至人事單位，從而形成檔案轉(zhuǎn)遞流轉(zhuǎn)的無(wú)縫銜接，保障檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，提高檔案利用效率。

5.設(shè)置檔案審核環(huán)節(jié)，做好檔案質(zhì)量管理工作

學(xué)生檔案管理可以借鑒干部人事檔案工作方面的相關(guān)規(guī)定條款和要求，在檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出時(shí)，都必須對(duì)檔案進(jìn)行審核。學(xué)生檔案的審核工作貫穿了學(xué)生在校期間的所有環(huán)節(jié)，在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行審核時(shí)，一般需要經(jīng)過(guò)三個(gè)步驟：首先，在學(xué)生入學(xué)后，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)整理和審核所有新生的高中期間的所有檔案，包括高考材料等，以便及時(shí)確定學(xué)生檔案中是否存在檔案缺失、錯(cuò)裝、漏裝，是否滿足要求等問(wèn)題，一旦發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)告知學(xué)生，讓其盡快補(bǔ)齊所缺材料。另外，有些省份已經(jīng)實(shí)行了高考電子檔案，對(duì)于這些省份的學(xué)生檔案工作，應(yīng)按要求打印相關(guān)高考電子檔案替代存檔。其次，學(xué)生入學(xué)后，會(huì)產(chǎn)生新的檔案材料，如黨團(tuán)方面的材料、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍情況等，對(duì)于增加的檔案材料，學(xué)生檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行及時(shí)接收和整理，并對(duì)其檔案材料質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)審核，主要審查材料的完整性、填寫(xiě)的準(zhǔn)確性、簽字蓋章是否完整清晰，是否存在涂改等。最后，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，應(yīng)對(duì)學(xué)生在校就讀期間的檔案材料進(jìn)行審核，主要查看檔案材料裝入是否完整，有無(wú)重名學(xué)生檔案材料錯(cuò)裝的問(wèn)題，以及檔案材料的密封是否嚴(yán)密等。上述三個(gè)檔案審核環(huán)節(jié)，是為了避免過(guò)去學(xué)生檔案粗放式管理方面存在的放而不管的問(wèn)題，通過(guò)建立一套全過(guò)程、精細(xì)化的檔案管理體系，從而可以記錄和掌握學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容，提高學(xué)生檔案管理工作效率和水平。

6.關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案安全

2015年之前，學(xué)生檔案和干部檔案一樣，都是通過(guò)機(jī)要交通的方式進(jìn)行傳遞。2015年之后，學(xué)生檔案可以通過(guò)中國(guó)郵政EMS方式進(jìn)行傳遞，對(duì)于EMS方式傳遞學(xué)生檔案，學(xué)生檔案管理部門(mén)需要注意以下幾個(gè)方面：第一，配合中國(guó)郵政EMS郵寄的要求，提供詳細(xì)的收件人信息，如收件人具體地址、姓名、電話等，確保郵寄地址正確無(wú)誤，檔案能安全及時(shí)到達(dá)派遣單位；第二，在郵寄檔案時(shí)，應(yīng)做好檔案的密封工作，使用大學(xué)畢業(yè)生檔案專(zhuān)用的EMS郵寄，并粘貼好封條，加蓋封口騎縫章，同時(shí)避免弄臟弄損檔案，確保檔案材料不散失；第三，在學(xué)生檔案寄出后，應(yīng)及時(shí)整理檔案郵寄單號(hào)，確保郵寄單號(hào)與學(xué)生檔案郵寄信息保持一致。與機(jī)要交通方式傳遞檔案不同的是，采用EMS方式郵寄檔案時(shí)，檔案收件人不固定，所以也就存在檔案投遞過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)法妥投、拒收等問(wèn)題，這就要求學(xué)生檔案管理部門(mén)要及時(shí)跟蹤檔案郵寄投遞情況，一旦發(fā)現(xiàn)上述檔案不能接收的情況，應(yīng)及時(shí)查找原因，做出相應(yīng)的處理，確保檔案能及時(shí)安全傳遞接收。

7.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

在信息化時(shí)代，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。學(xué)生檔案管理部門(mén)針對(duì)學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)和要求，通過(guò)建立信息化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案信息的整合，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理水平。具體來(lái)講，它可以整合在校學(xué)生的基本信息和檔案中的記錄信息，為學(xué)校針對(duì)性地培養(yǎng)和教育學(xué)生提供了更好的信息資源，通過(guò)在學(xué)生的基本信息基礎(chǔ)上，記錄學(xué)生的黨團(tuán)情況、獎(jiǎng)懲情況和學(xué)籍情況，并對(duì)這些信息在管理系統(tǒng)上進(jìn)行存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理，就可以在獲取學(xué)生信息時(shí)，快速調(diào)出進(jìn)行查看，避免了多個(gè)部門(mén)之間反復(fù)查證的重復(fù)性工作，提高了檔案管理的工作效率。此外，實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)于學(xué)生檔案的日常管理也是很有必要的，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的全過(guò)程管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)收集歸檔，傳遞檔案時(shí)更加便捷，可以實(shí)時(shí)查看學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況，以及檔案存在位置信息等，大大節(jié)省了學(xué)生檔案管理工作時(shí)間和勞動(dòng)成本。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上可知，干部人事檔案始于一個(gè)人的學(xué)生時(shí)期，要想提升干部人事檔案管理工作水平，就要先從學(xué)生檔案管理工作抓起。在學(xué)生檔案管理工作中，可以參照干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，在學(xué)生檔案材料的制作、收集、審核等整個(gè)階段，都應(yīng)給予足夠的重視，按照學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)化、精細(xì)化和信息化的管理方式，做好學(xué)生檔案管理工作，使之與干部人事檔案能夠更好地銜接，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案和干部人事檔案管理的統(tǒng)一、規(guī)范。

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作者：?jiǎn)挝唬荷轿鞴こ炭萍悸殬I(yè)大學(xué)