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【摘要】人事檔案管理工作是為企業(yè)人力資源的管理和開發(fā)服務(wù)的，主要目的是為了充分地調(diào)動企業(yè)干部、職工的積極性。本文簡述了企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀，剖析了新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題，提出了新時期人事檔案管理的對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)人事檔案；檔案管理；管理模式

人事檔案是國家檔案的重要組成部分，企業(yè)人事檔案則又是國家人事檔案的重要內(nèi)容之一。人事檔案不僅是企業(yè)贏得市場競爭的核心競爭力，是企業(yè)人力資源管理的重要依據(jù)，是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，而且也是國家實施人才興國戰(zhàn)略的需要，有助于推動我國的人事制度改革、改善民生及完善社會保障體系。企業(yè)人事檔案按照企業(yè)人事檔案的記載對象，主要分為干部檔案和職工檔案兩類，具體內(nèi)容包括履歷、自傳、鑒定考察、政審、黨派、獎勵、處分、合同、薪資福利等方面的材料。企業(yè)人事檔案的對象具有特定性，內(nèi)容具有客觀性，同時還是企業(yè)勞動管理和思想政治工作的一個重要工具。

一、企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

我國的企業(yè)人事檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制，有一定規(guī)模、配備專職檔案管理員、有專門檔案室且經(jīng)人事檔案管理部門審批同意的企業(yè)，可以自行保管人事檔案；不具備人事檔案保管資格的企業(yè)，人事檔案由勞動人事部門管理。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和外商企業(yè)的進入，我國企業(yè)人事檔案也發(fā)生了一些變化，人事檔案托管與自存相互并存的雙軌制管理體制基本形成。從我國企業(yè)人事檔案管理取得的成績看，體現(xiàn)在：首先，人事檔案管理系統(tǒng)初具規(guī)模。全國各級組織、人事部門都設(shè)有人事檔案管理機構(gòu)，地方各級組織、人事部門是檔案管理的主要機構(gòu)，專職或兼職的檔案管理人員比較穩(wěn)定。其次，完善了人事檔案管理制度。《檔案法》及其實施辦法的頒布，干部檔案工作條例、工作細則等的，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的頒布等，為企業(yè)的人事檔案管理提供了制度保障，推動了企業(yè)人事檔案管理的科學化和規(guī)范化。再次，人事檔案業(yè)務(wù)得到拓展，專職檔案管理人員不斷增多。一些人事檔案管理業(yè)務(wù)已經(jīng)達到規(guī)范化要求，人事檔案材料的收集更加全面。專職人事檔案管理員增多，兼職管理人員減少，檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)得到提高。

二、新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題

在社會主義市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)與職工的關(guān)系相比先前發(fā)生了變化，企業(yè)人事檔案的政治色彩逐漸消退。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端也隨之顯露出來，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制難以適應(yīng)新的形勢。

（一）人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量不高。

很多企業(yè)的人事檔案是參照干部人事檔案來管理的，企業(yè)自身的特色和實際沒有顯示出來。除了國家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》包括的人事檔案工作內(nèi)容外，企業(yè)的人事檔案還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容，例如企業(yè)人事信用內(nèi)容等。否則，企業(yè)的人事檔案將難以為企業(yè)提供更大價值。新形勢下，許多企業(yè)的人事檔案質(zhì)量不高、利用價值較低：人事檔案材料的內(nèi)容形式化，缺乏詳細的描述；有關(guān)員工學習、工作等經(jīng)歷的信息較多，而客觀評價員工工作能力、職業(yè)道德、技術(shù)特長等方面的信息很少；定性的結(jié)論多，定量的結(jié)論幾乎空白；人事檔案信息造假現(xiàn)象因檔案管理人員責任心不強而不同程度存在。人事檔案質(zhì)量不高，導(dǎo)致了新時期企業(yè)在人事管理方面遇到諸多麻煩，影響了人事檔案對企業(yè)發(fā)揮的作用。

（二）人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應(yīng)。

市場經(jīng)濟體制下，人們的思想觀念和就業(yè)環(huán)境都發(fā)生了很大變化。除了選擇到企業(yè)工作外，人們可以自己創(chuàng)業(yè)；除了可以到國企工作外，人們可以選擇到外企、民企工作；就業(yè)機會不斷增多，用人機制也在革新。在這樣的背景下，企業(yè)更多地是看重員工的工作能力和特長，而不再是員工的身份、政治面貌、工作經(jīng)歷等；企業(yè)依靠協(xié)議、合同等對員工進行約束，而不再是人事檔案。人才的競爭性和流動性加強，而一些企業(yè)不愿意放棄本單位利益、不放走離職員工的人事檔案，這就導(dǎo)致“棄檔”“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象增多，甚至出現(xiàn)了虛假檔案。可見，新形勢下，人事檔案管理體制難以滿足企業(yè)的用人機制要求，服務(wù)功能難以有效發(fā)揮。

（三）人事檔案管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

當前，企業(yè)人事檔案管理的主要模式是：由政府部門認可的有專職檔案管理能力的企業(yè)或企業(yè)的上級主管部門負責，實行封閉式管理。可見管理模式非常單一，不僅限制了人事檔案的查找和利用，而且滿足不了企業(yè)職工的發(fā)展需求，滿足不了職工身份層次的多樣性。企業(yè)的類型日漸增多，企業(yè)管理者的身份也較多，許多職工在不同部門或組織中擔任職務(wù)，而任命往往都是企業(yè)自己任命的；企業(yè)職工的職位變動或職稱變化也相對頻繁，短期內(nèi)可能由普通員工變?yōu)楣芾砀刹浚部赡苡晒芾砀刹孔優(yōu)槠胀▎T工，并非穩(wěn)定不變。所以，企業(yè)人事檔案“集中統(tǒng)一、分級管理”的單一管理模式，已經(jīng)難以適應(yīng)新時期企業(yè)的發(fā)展發(fā)展，分級過細阻礙了人事檔案工作的健康發(fā)展。

（四）人事檔案管理機制落后。

企業(yè)人事檔案管理的單一、封閉的管理模式，也導(dǎo)致了人事檔案管理在人力、物力和財力上難以到位，管理理念和管理方法落后。一些企業(yè)人事檔案管理重復(fù)浪費比較嚴重，管理制度存在缺陷，監(jiān)管不嚴；有的企業(yè)人事檔案管理軟硬件設(shè)施差，檔案保管條件落后，手工操作仍然較多；有的企業(yè)沒有專職的人事檔案管理員，兼職的管理員也不穩(wěn)定，隊伍不穩(wěn)定經(jīng)常臨時更換，素質(zhì)參差不齊。總體來說，企業(yè)人事檔案管理過于看重收藏和保存功能，而忽視了檔案的利用，因此在管理上重視不足，配套的人事檔案管理資金、設(shè)備和人員跟不上，管理機制落后。

三、新時期企業(yè)人事檔案管理的對策

（一）完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容。

新時期企業(yè)人力資源管理要求人事檔案能全面記錄和反映員工的成長信息，把員工的業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、職業(yè)道德、獎懲和信用等情況客觀保存在人事檔案中，提高人事檔案的質(zhì)量和利用價值。要滿足這些要求，企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)容需要不斷完善和充實，并有所側(cè)重。首先，充實個性化的內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案，可以說千篇一律，很難看到不同人事檔案的差異，企業(yè)決策者很難了解員工的個性和特長，自然影響了員工的聘任、晉升等發(fā)展。為此，新時期的人事檔案在內(nèi)容記錄方面要有所創(chuàng)新，盡量根據(jù)不同員工的特征記錄個性化的內(nèi)容，重點記錄員工工作實績、業(yè)務(wù)專長、學術(shù)和科研成果、重大活動中的表現(xiàn)、優(yōu)缺點等，提高人事檔案的辨識度，為企業(yè)人才培養(yǎng)、崗位聘任等提供可靠信息。其次，增加客觀內(nèi)容的描述。經(jīng)歷記錄和情況寫實、所在單位的評語鑒定，成了企業(yè)人事檔案的描述模板。主觀性的評語、側(cè)重描述員工長處，難以客觀反映員工在企業(yè)的真實表現(xiàn)，能提供的參考作用不言而喻。為此，企業(yè)應(yīng)通過客觀的考評方式，來量化對員工人事檔案的描述。例如，通過各項指標及權(quán)重的設(shè)計，明確規(guī)定員工在業(yè)績評價、綜合表現(xiàn)等方面的記錄辦法，根據(jù)員工得分進行客觀的描述，避免領(lǐng)導(dǎo)一言堂的局限，增強人事檔案的客觀性和可信度。最后，擴充新內(nèi)容。新時期下的企業(yè)人事檔案管理應(yīng)與時俱進，擴充管理內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)的人事檔案反映的個人履歷等材料外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實際增加一些新的內(nèi)容。例如，員工特長、員工信用、員工社會保險等等。只有擴充企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，才能使人事檔案適應(yīng)社會政治經(jīng)濟變化，更好地為企業(yè)的競爭發(fā)展服務(wù)。

（二）實現(xiàn)企業(yè)人事檔案的社會化管理。

市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)用人機制越來越靈活，員工的流動性也越來越大，流動人員的檔案管理成了很多企業(yè)共同面臨的難題之一。在新時期，企業(yè)人事檔案管理應(yīng)不斷突破封閉的束縛，建立社會化的、開放式的管理模式。社會化的企業(yè)人事檔案管理模式，包括人事檔案文件寄存中心、人事事務(wù)所、人才交流中心等社會第三方機構(gòu)和相應(yīng)的戶籍制度、人事制度。也就是把人事檔案工作中的各個環(huán)節(jié)從單位檔案室移動到第三方機構(gòu)，實現(xiàn)人事和人事檔案的公共管理。要實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理社會化，就要建立健全人才流動服務(wù)機構(gòu)，加強企業(yè)流動人員人事檔案管理。首先，明確企業(yè)人事檔案的政府管理職能，規(guī)范收費標準，嚴格按照地方物價部門的規(guī)定執(zhí)行，不得擅自提高收費標準。其次，明確企業(yè)人事檔案管理的資格和權(quán)限。企業(yè)人事檔案管理應(yīng)遵循人事管理權(quán)限，只有縣級以上黨委組織部門和人才流動服務(wù)機構(gòu)才能保管企業(yè)流動人員檔案，克服流動人員檔案管理中的混亂現(xiàn)象。最后，增強整個社會特別是流動人員的檔案意識。人才交流中心的人事檔案管理者要樹立新的檔案管理理念，緊跟形勢變化，切實為企業(yè)人事檔案工作服務(wù)。對流動人員要加強檔案材料重要性的宣傳和教育，結(jié)合國家人事制度、社保制度等及時開展各類宣傳活動。

（三）完善企業(yè)人事檔案保管和移交制度。

企業(yè)員工的外部流動以及內(nèi)部層次變動的頻繁，要求企業(yè)檔案管理部門要不斷完善人事檔案的保管和移交制度，及時應(yīng)對人事檔案信息的變化。當企業(yè)內(nèi)部員工的職務(wù)變動時，企業(yè)人事檔案管理者要及時報告人事檔案管理部門，及時反饋相關(guān)信息；當員工單位變動時，員工本人也要及時向企業(yè)索要人事檔案，補充到新的單位中；檔案管理部門要對變更的員工人事檔案信息進行核對和檢查，避免人事檔案的錯誤和失真。對待無頭檔案，檔案管理員一方面要認真鑒別檔案的保存價值，決定是否繼續(xù)保存；一方面，要通過各種途徑仔細跟蹤檔案人下落，通過員工的社會關(guān)系進行查詢，確實查詢不到的可轉(zhuǎn)當事人原籍檔案館保存。

（四）加強重視，推動企業(yè)人事檔案工作與時俱進。

首先，不斷健全檔案管理機構(gòu)，提高企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)。有條件的人才服務(wù)中心應(yīng)下設(shè)檔案管理機構(gòu)，在經(jīng)費、人員配備等方面給予保障，做好人事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和安全保密等工作。對人事檔案管理人員，要按照政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強等要求，推行檔案管理員上崗制，明確崗位職責，強化企業(yè)人事檔案的常態(tài)化。其次，適時調(diào)整檔案內(nèi)容，提高檔案使用價值。加強對企業(yè)職工動態(tài)資料的收集、記載和鑒定，及時對企業(yè)流動人員的年度考核、職務(wù)變動等材料進行歸檔。最后，全面推進人事檔案的計算機管理，提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。企業(yè)人事檔案相關(guān)信息應(yīng)儲存在計算機中，并建立人才數(shù)據(jù)庫，通過人才信息管理系統(tǒng)提高人事檔案管理效率。

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作者：修云潔 單位：云南省公路開發(fā)投資有限責任公司