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【摘要】本文首先闡述了進行高校人事檔案數字化管理的意義，然后對數字化背景下高校人事檔案管理面臨的困境進行了分析，進而對如何解決這些困境提出了幾點針對性的對策。

【關鍵詞】高校；人事檔案管理；數字化

隨著高校人事檔案管理工作的復雜化，數字化成為了高校人事檔案管理工作發展的一個重要目標。高校人事檔案數字化管理主要是指通過以計算機技術、網絡技術、數據庫技術為依托的數字化管理系統，實現人事檔案材料的數字化搜集、處理、存儲和利用等，改變傳統的手工管理模式，對人事檔案資源進行數字化整合，進而達到提升人事檔案數字化管理效率的目的。從目前的情況來看，高校在開展人事檔案管理數字化建設過程中還面臨著一些困境，需要高校相關部門和人員采取積極有效的對策加以解決。下面就針對這一問題展開探討。

一、進行高校人事檔案數字化管理的意義

在信息化時代，對高校人事檔案進行數字化管理具有積極的意義。第一，開展高校人事檔案管理數字化建設有助于提高檔案管理工作效率。不同于傳統的手工管理方式，對人事檔案進行數字化管理能夠大大減輕工作人員的工作量，并節約大量的時間。工作人員只需將檔案數據資料進行數字化錄入就可以實現資源的長期反復利用，既縮短了手工檢索時間，又有助于實現人事檔案資源的共享，進而提高人事檔案管理工作的整體效率。第二，進行高校人事檔案數字化管理有助于實現檔案信息資源的整合共享。在傳統的高校人事檔案手工管理工作中，由于工作內容復雜繁瑣，往往會造成人事檔案資料在收錄整理過程中出現重復或遺漏，而通過數字化管理能夠有效避免這類現象的發生，通過人事檔案數字化管理系統，能夠使人事檔案管理過程變得規范有序，實現包括人事信息、師資管理、教職工業績考核、薪酬管理等在內的各模塊的有機整合，實現檔案信息數據的完整性和一致性。第三，進行高校人事檔案數字化管理有助于實現檔案資源的長期保存。傳統的人事檔案管理模式是以紙質資源為依托的，會因為長期翻閱使用而造成檔案資源的損壞，不利于長期保存。通過數字化管理能夠實現高校人事檔案資源的數字化存儲，使檔案文件在保存時間上更加長遠。

二、數字化背景下高校人事檔案管理面臨的困境

（一）技術還不成熟，后期維護困難。

目前制約高校人事檔案管理數字化建設的一個關鍵因素就是相關技術還不成熟，導致后期維護困難。高校人事檔案材料復雜多樣，包含了教職工的履歷、學歷、職稱、薪酬、職務變化等多項內容，部分材料可能由于各種原因填寫和保存的不夠規范，在進行數字化錄入的時候往往會由于技術支持不到位造成錯誤，或者一些圖像類的資料數字化轉換質量不高，影響了數字化人事檔案資料的完整性和有效性。另外，由于高校教師在學歷、職稱等方面會發生變化，使得人事檔案信息具有動態性的特點，如果后期不能對數字化檔案管理系統進行及時地更新維護，非常不利于管理效率的提升。

（二）缺乏現代化的檔案工作者。

從目前的情況來看，很多高校都缺乏專業性強、綜合素質高的人事檔案管理人員，大多都是由其他科教師來兼任的，他們缺乏專業的檔案數字化管理知識和技能，在工作中只能處理最簡單和最基本的檔案管理查閱工作，計算機操作水平低，對于人事檔案信息資料的檢索、分類處理、數據分析等工作都不能勝任，缺乏現代化的人事檔案管理理念，難以滿足高校人事檔案數字化管理的需求。

三、數字化背景下加強高校人事檔案管理的對策

（一）建立高校人事檔案數字化管理平臺。

為了提高高校人事檔案管理的有效性，學校有必要建立一套完善的數字化管理平臺，選擇或者開發適合自身人事管理實際情況的檔案數字化管理軟件，保證軟件的規范性、兼容性和實用性，并且具備滿足高校人事檔案管理的基本功能需求，保證數字信息的暢通傳輸，從而提高檔案數字化管理效率。

（二）完善高校人事檔案數字化管理制度。

高效的人事檔案數字化管理工作需要一套完善的制度作為支撐和指導，這就需要高校根據自身的實際情況加強對人事檔案數字化管理的工作流程、工作標準和規范、管理制度等內容進行細化和完善，保障人事檔案數字化管理工作能夠按照流程和標準有序規范開展。針對高校人事結構相對復雜的狀況，學校可以對人事檔案進行分級管理，明確各學院、各系科相關工作人員的職責權限，為人事檔案資料的準確性和真實性提供保障，實現高效的人事檔案精細化和數字化管理。另外，人事檔案管理人員還可以將部分檔案信息直接發給教職工本人，讓他們通過登錄個人賬戶來進行核對，進而提高檔案信息的真實性和準確性，檔案數字化管理的效率也從根本上得到提升。

（三）加強高校人事檔案數字化管理隊伍建設。

針對目前高校人事檔案管理隊伍綜合素質不高的現狀，需要高校加強隊伍建設，培養一批滿足人事檔案數字化管理需求的高素質人才。首先，學校要加強對現有檔案管理工作人員的教育培訓，加強檔案管理專業知識和技能的傳授和指導，不斷提高其專業素養。其次，高校要加強對人事檔案管理人員計算機、網絡技術、數據庫操作技術等相關知識技能的培訓，使其成長為高素質的檔案管理復合型人才，滿足新時期高校人事檔案數字化管理的需要。總之，高校人事檔案數字化管理工作是一項相對復雜和專業的工作，通過數字化管理能夠有效提升人事檔案管理的效率，實現教職工檔案的長期保存。

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作者：賈艷云 單位：沈陽理工大學