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摘要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理工作也即將投入信息化的建設(shè)，在人事檔案信息化建設(shè)中如何克服困境，提出對(duì)策建議，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案信息化管理，是我們當(dāng)前需要解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息化建設(shè)困境對(duì)策

當(dāng)今的時(shí)代是信息化的時(shí)代，隨著各項(xiàng)工作的信息化建設(shè)逐步取代傳統(tǒng)手工操作的同時(shí)，人事檔案也將破繭而出，步入信息化建設(shè)的行列。但任何新工作的推動(dòng)都面臨著舊思想的固封和新思想的起步困境，人事檔案更是以絕對(duì)保密的形式阻擋著信息化建設(shè)的腳步。人事檔案在信息化建設(shè)中將面臨著哪些困境，有什么對(duì)策建議，本文作者就這些問(wèn)題提出拙見(jiàn)。

一、人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境

1.傳統(tǒng)思想的固封。

一提起人事檔案，大家首先想到的就是鐵門(mén)鐵窗的專(zhuān)用房間，專(zhuān)人管理，絕對(duì)保密。因?yàn)楹芏嗳说乃枷攵际苤鴤鹘y(tǒng)思想的影響，認(rèn)為人事檔案記錄著一個(gè)人的成長(zhǎng)過(guò)程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個(gè)人材料，它起著憑證、依據(jù)和參考的作用，這些特點(diǎn)決定了一是不能將它公開(kāi)于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門(mén)，由組織選派黨性較強(qiáng)的專(zhuān)人保管，而且絕不能泄密。其實(shí)，人事檔案分類(lèi)十種，這十種里，有不能向其他人泄露的秘密，當(dāng)然也有很多公眾所知道的，并且還要時(shí)常利用到的資料。如果每次利用這些可以查閱復(fù)印的資料，都需要到人事部門(mén)當(dāng)面申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)，再由檔案專(zhuān)管登記、查閱、復(fù)印所需的內(nèi)容，手續(xù)相當(dāng)繁瑣。但因長(zhǎng)期受到人事檔案絕對(duì)保密這種傳統(tǒng)思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實(shí)，去尋求別的辦法。

2.信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題。

一是信息化建設(shè)本身存在不安全性弊端。人事檔案一旦成為電子版并且進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)就會(huì)存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建設(shè)中需要大量的資金保障來(lái)提供不斷的技術(shù)支持和硬件維護(hù)。檔案信息化建設(shè)不是說(shuō)單位只要買(mǎi)一套檔案信息化管理軟件就大事告成了，檔案信息化軟件在使用時(shí)與單位檔案工作是否一直契合，如單位在購(gòu)買(mǎi)檔案軟件后，檔案的整理歸檔原則又發(fā)生變化，已有的軟件功能不能滿(mǎn)足現(xiàn)有的管理需要，單位在購(gòu)買(mǎi)軟件的售后服務(wù)期滿(mǎn)后再次出現(xiàn)相關(guān)的技術(shù)難題以及需要補(bǔ)充完善軟件模塊時(shí)，我們是否可以投入大量的資金保障來(lái)提供不斷的技術(shù)支持。此外，我們還需要準(zhǔn)備一定的資金作為后期硬件設(shè)備的維護(hù)費(fèi)。

3.信息化建設(shè)起步時(shí)的繁瑣。

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊(cè)、簡(jiǎn)歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時(shí)間和繁瑣的翻閱檔案的過(guò)程，信息化建設(shè)的起步對(duì)一個(gè)從來(lái)沒(méi)有建立過(guò)電子檔案的單位來(lái)說(shuō)，其過(guò)程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因?yàn)槠綍r(shí)工作繁多，很難抽調(diào)人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，或是很難抽出時(shí)間進(jìn)行此項(xiàng)工作，所以進(jìn)行信息化建設(shè)需要很大的決心和起步時(shí)花費(fèi)比手工操作要多很多的經(jīng)歷和時(shí)間這一點(diǎn)，也足以讓想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

二、對(duì)策建議

1.破除傳統(tǒng)思想。

既然人事檔案不是所有的內(nèi)容都對(duì)個(gè)人絕對(duì)保密，例如在參加考學(xué)、職稱(chēng)評(píng)審中需要復(fù)印的年終考核表，需要不斷更新的個(gè)人簡(jiǎn)歷、自傳等這些內(nèi)容完全可以向個(gè)人開(kāi)放，那么就應(yīng)該在本人需要利用和補(bǔ)充時(shí)，有一個(gè)局域網(wǎng)中的檔案信息化管理程序進(jìn)行利用和補(bǔ)充申請(qǐng)。這樣既可以簡(jiǎn)化了利用、補(bǔ)充的過(guò)程和檔案人員的工作量，也可以維護(hù)人事檔案紙質(zhì)材料的完整性，防止紙質(zhì)材料因經(jīng)常翻閱而損壞。所以，一直受人事檔案絕對(duì)保密這種傳統(tǒng)思想影響的人，應(yīng)該逐步接受人事檔案?jìng)€(gè)別信息可以對(duì)本人公開(kāi)的事實(shí)，并且這種公開(kāi)是有利于檔案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.對(duì)信息化建設(shè)揚(yáng)長(zhǎng)避短。

第一，盡管信息化時(shí)代的確存在不安全性弊端，并且也曾發(fā)生過(guò)網(wǎng)絡(luò)泄密事件，但信息化建設(shè)本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件安全隔離的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)可有效隔離單位以外人員的隨意訪(fǎng)問(wèn)和黑客的攻擊；其次是從軟件內(nèi)部一方面加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的用戶(hù)管理，通過(guò)設(shè)置用戶(hù)名權(quán)限和密碼等方式，有效防止用戶(hù)越權(quán)操作或非法操作；另一方面引進(jìn)安全防范技術(shù)，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。之所以會(huì)發(fā)生信息泄露主要原因是由于網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的疏忽和缺乏，有了對(duì)這些方面的加強(qiáng)，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問(wèn)題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進(jìn)行信息化管理的同時(shí)，就應(yīng)該預(yù)支一部分能投入到信息化軟件售后服務(wù)和硬件維護(hù)中的資金。

3.派專(zhuān)人學(xué)習(xí)錄入檔案信息化軟件。

萬(wàn)事開(kāi)頭難，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保障，后面的工作都將變得簡(jiǎn)便。所以一定要克服人事檔案剛起步時(shí)的困難，多想想今后工作的便利性。單位應(yīng)該選派專(zhuān)人，最好是檔案專(zhuān)管對(duì)檔案信息化軟件進(jìn)行學(xué)習(xí)，給予充足的錄入信息的時(shí)間，盡量把基礎(chǔ)工作打牢，這樣的話(huà)，后面繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作、檔案的查閱利用工作都會(huì)高效率完成。

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作者：胡海鶯 單位：新疆社會(huì)科學(xué)院組織人事處