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人事檔案信息數字化保存研究

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人事檔案信息數字化保存研究

1人事檔案信息數字化保存包含的問題

1.1人事檔案信息數字化載體應用壽命問題

人事檔案數字化信息通過0以及1的二進制算法方式存儲在U盤或是光盤等特殊介質中,其應用壽命受到存儲介質應用壽命的影響。伴隨現代信息技術的迅猛發展,存儲載體換代更新步伐持續加快,其應用存儲包含較多不確定性,導致不穩定性大大提升。作為存儲信息載體的光盤或是磁性介質,與傳統紙張比對,其存儲條件將更加苛刻,較易受到環境溫度、存儲現場濕度、灰塵或是外界磁場、機械振動、太陽光線以及有害氣體等眾多因素的影響,進而影響到磁盤以及光盤存儲信息的完整性。

1.2人事檔案信息數字化依賴于軟件技術的不斷更新

同存儲載體問題對比來說,數字化檔案信息的讀取以及檢索應用等技術性問題更加重要。這是由于我們需要借助于配套適應的設備、工具軟件以及操作系統方能完成數字化檔案信息的轉換處理,令其變化成為人們較為常用的信息內容。伴隨現代技術的不斷更新發展,計算機系統持續的換代升級,在磁性介質或是光盤之中存儲的信息便存在不能讀出的可能性,而新舊軟件同樣存在不能轉換的問題。這樣一來使得人事檔案信息數字化保管存儲面臨了更加嚴峻的考驗與挑戰。

1.3人事檔案信息數字化存儲維護問題

人事檔案信息數字化體現出了易于改變性的特點,較易被人為的修改、備份、移動、再次編輯或是粘貼等,同時不會留下任何痕跡,這樣一來便會導致對數字化檔案信息的真實準確性無法確認。另外,數字化檔案在傳輸以及存儲階段中較易引發信息丟失的問題。該類現象均對數字化檔案信息的維護管理真實性增加了更大的困難。

1.4人事檔案信息數字化存取安全性問題

基于計算機系統、網絡平臺會受到較多外來因素或是自身因素的影響,容易發生惡意攻擊事件,感染病毒的機率大大增加。另外,存儲載體也易于感染病毒,因此對于人事檔案信息數字化存儲保管的安全性形成了更大的考驗與挑戰。

2人事檔案信息數字化保存科學對策

2.1優選合理的人事檔案信息數字化保存載體

巧妙融合傳統管理模式人事檔案管理機構在實踐管理工作中,選擇應用的數字化信息存儲載體之時,首先應考量的問題是數據信息不可更改性,整體可靠性以及技術壽命等多重問題,而不應一味的看重處理速度或是存取便捷性。應注重檔案信息載體的可靠保存,同時持續的應用新技術手段令載體快速適應計算機系統的定期換代更新。另外,人事檔案信息數字化保存應積極融合傳統管理存儲模式。也就是說檔案信息之中非保密性的內容可進行數字化管理存儲,而保密性的內容仍舊可采用傳統的存儲模式進行管理。這樣一來不但可顯著提升檔案信息應用效率,還可確保重要信息內容的完整與安全。

2.2提升人事檔案信息數字化保存載體標準

從技術角度來講,人事檔案信息數字化保存載體應全面提升技術標準,首先應體現轉移安全性。在人事檔案信息數字化處理后將由原來的技術環境轉變到新型環境中,同時存儲介質也發生了變化。該階段中應確保其原始數據信息的可靠真實性以及全面完整性,預防由于軟件或硬件磨損而導致出現安全隱患問題。在技術需要換代更新的階段中,應確保完成數字化處理的檔案信息可靠安全的由原有的存儲介質安全的轉移至新存儲介質之中,預防由于存儲介質發生改變而導致信息內容不良丟失或是發生變異。當人事檔案信息數字化保存或是進行拷貝的過程中,應配備安全標準性高的軟件以及硬件工具,杜絕被模仿,進而確保仿真安全性。輸入板技術可有效預防轉移技術內在的轉移時機無法合理把握,進而不能存儲管理較復雜的數字化檔案信息的問題,應用該技術可全面克服轉移階段中存在的不足。當然這并不代表轉移的替代,該技術更適合在文獻或是數據庫長效保存管理中的應用。轉換處理并不單純的指代格式的變化,還涵蓋程序以及字符、應用系統的轉化。目標在于在復雜的介質混合環境中,能夠完成諸如紙張、磁性介質或是膠片介質之間的信息數據安全保存。當然應用轉換處理技術也包含一定的不足問題。例如,需要投入較高的成本費用,轉換過程可能會令數字化信息出現結構或是內容的不完整現象,致使用戶對于數字化信息檔案內容的真實性存在質疑。典藏技術主要是針對應用年代久遠的計算機軟件、硬件以及相關設施進行收集匯總,應用他們讀取這些技術設備儲存的材料信息。該技術缺陷在于需要投入較高成本且耗費大量的經濟資源,因此應用該技術過程中,在保持安全性的基礎上還應根據自身現實狀況體現實用性。

3結語

總之,伴隨人們物質文化生活水平的顯著提升,再加上現代科學技術手段的快速更新發展,給人事檔案信息數字化保存提出了全新的考驗與挑戰。針對人事檔案信息數字化保存的內在優勢以及現實需要,我們只有充分分析該項工作中存在的不足與缺陷,制定科學有效的應對策略,方能真正確保人事檔案信息的完整性、真實性、可靠性,有效融合傳統管理模式,促進兩者的優勢互補,進而真正提升人事檔案信息應用價值,推動各單位實現可持續的全面發展。

作者:肖欣玲 單位:哈爾濱市人才服務局

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