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一、引言

對于人才信息的掌握，人事檔案是重要來源之一，同時要想做好人力資源管理工作，人事檔案的管理更是重點管理內容，只有做好了人事檔案管理工作才能提高對人力資源的合理利用，做好人事檔案管理工作才能充分發揮人才的合理利用，但是就目前的人事檔案管理工作來看，出版社在人事檔案管理上并不能做到盡善盡美，在檔案管理上仍存在一些問題需要去解決，這些問題的存在嚴重阻礙了出版社人力資源管理工作，如何規避這些問題成了現在出版社人力資源面臨的主要問題。

二、出版社人事檔案管理的意義

人事檔案對于出版社來說是為單位人事部門的工作提供的依據，要想了解一個人的過去，了解他的過去工作經歷，這些都是由人事檔案提供的，通過對人事檔案的管理可以對過去工作存在的問題進行總結，為人事部門安排工作崗位提供合理科學的依據，這些都可以從人事檔案中了解，人事檔案中的記錄和職工的工作現狀相結合，可以考察職工的思想覺悟和個人素質等，這些依據為職工的升職、調資、獎罰等都提供了依據，而這些又可以通過人事檔案而被記錄到職工的審批材料當中，為下一次的考核提供參考。正是因為人事檔案的真實性，所以在對人事考核當中起著不可替代的作用，具有很強的法律效力，并在保存過程中保留了其真實性，是對職工進行考核的原始材料，不僅如此，人事檔案還切實保障了職工的個人利益，為職工解決許多沒有人事檔案不能解決的問題。

三、出版社人事檔案管理存在的問題

就目前的人事檔案管理工作來看，出版社在人事檔案管理上并不能做到盡善盡美，在檔案管理上仍存在一些問題需要去解決，這些問題的存在嚴重阻礙了出版社人力資源管理工作，具體表現為：

1.對人事檔案的管理稍顯不足。不僅是出版社，任何事業單位都或多或少的存在過度的重視職工的日常工作，而忽略對職工人事檔案的管理工作，片面的認為人事檔案管理工作僅僅是保證檔案不丟失就行，以為這樣就是完成了自己的工作任務，缺乏對人事檔案的管理意識，沒有真正的把管理人事檔案重視起來，從而對人事檔案的管理工作帶來了阻礙。

2.在收集人事檔案上工作不到位。管理人事檔案,我們必須有一個全面的收集歸檔管理系統。然而,一些單位根本沒有這樣的一個系統。產生人事檔案管理不嚴格、不能及時有效的收集檔案信息。這主要表現為收集的材料不全面使得在歸檔時不能全面的進行檔案處理，還有就是在收集的檔案內容上過于相似，使得人事檔案并不能真實得反映出職工的工作情況，使得人事檔案并沒有起到它的作用，其他的不到位表現在對職工的個人經歷以及專業特長等內容的收集上不足，并不能全面的反映出職工的能力。等等這些不到位使得人事檔案不能發揮出它應該有的作用。

3.信息化在人事檔案管理上應用不夠。隨著世界科學技術的進步，越來越多的電子科學技術被應用到我們的生活生產當中，雖然人事檔案已經很早的推行了計算機檔案管理，但是還有很多單位沒有實施計算機管理檔案系統，還是依靠紙張來記錄人事檔案，這就導致了人事檔案不能及時的進行歸檔，使得一些人事資料的丟失，還有就是在進行計算機存檔時只是對職工的基本信息進行存檔，而職工發表的一些論文等資料并不能歸入計算機，使得這些文字資料的丟失，這就給出版社人事檔案管理工作造成了阻礙，降低了人事檔案管理工作的效率。

4.在人事檔案的管理上缺乏專業的人才。對于人事檔案管理工作來說，具有很強的專業性，需要很強的專業技能，而現在的檔案管理人員大部分只具有一般的檔案管理能力，對比較專業的人事檔案管理知識知道的很少，所以很難完成現在人事檔案管理工作的要求。

5.對人事檔案的利用度不夠。很多出版社存在的問題是，只注重對工作人員檔案的接收和分類上，以及一些保存措施，比如防火防潮防蟲上，并沒用真正的對人事檔案進行分析，將各方面的人才進行分類，從而在進行人才使用時能夠具有更好的效率。

四、如何規避出版社人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理的好壞直接關系到出版社人才資源利用的好壞，可見做好出版社人事檔案管理工作的重要性，只有做好了人事檔案管理工作才能提高對人力資源的合理利用，做好人事檔案管理工作才能充分發揮人才的合理利用，具體可采取以下措施：

1.加強對人事檔案管理的重視程度。加強對你人事檔案管理的重視程度是做好出版社人事檔案管理工作的基礎，只有對這項工作重視起來，才能全身心的投入到管理當中，這就需要職工認識到人事檔案管理的重要性，具體的做法是可以在職工之間進行人事檔案管理重要性的傳播，讓職工認識到檔案管理的重要性，從而能夠在了解到自己工作重要性后，對人事檔案管理工作重視起來，知道自己的責任意義所在，只有這樣才能做好人事檔案的管理工作。

2.加強對人事檔案的收集工作。出版社人事檔案管理工作的重要內容就是人事檔案的收集工作，收集工作是人事檔案管理工作的起點和基礎，只有做好人事檔案的收集工作，以后的檔案管理工作才有意義，所以在檔案的收集上要做到及時、完整、全面，只要這樣才能做好人事檔案管理工作的基礎，具體就要及時有效地對檔案進行補充和歸檔，在收集過程中對于那些不完整，觀點不明確的檔案要做好認真的鑒定，對于那些不符合要求的檔案要退給有關單位。

3.對日常人事檔案管理要科學。對于人事檔案管理人員的要求，需要他們嚴格遵守人事檔案管理規章制度，做到檔案不外借，能夠在需要時提供相關檔案的復印件，在檔案柜內不存放其他物品，保持存放環境的干燥，經常查看、打掃存放環境，使檔案管理做到安全、科學、標準的存放。對于人事檔案的分類要求，在人事檔案分類上要做到科學的方法，使人事檔案管理形成一個科學的管理體系。

4.對人事檔案的利用要加強。真正的人事檔案管理工作并不是單純的對人事檔案進行收集整理和分類，而是能夠對人事檔案進行深度的分析，從而能夠充分地發現人才。具體的做法為建立職工記錄，成立相應的工作部門對人事檔案進行分析，將一些具有某方面能力的人員進行分類，從而在某職位空缺時能夠在最短的時間找到適合該職位的職工來進行考察，提高人事工作效率。

五、結語

總的來說，做好出版社人事檔案的管理工作對于一個出版社來說，為人事部門安排工作崗位提供合理科學的依據，我們要在工作實踐當中不斷地總結經驗，提高出版社人事檔案管理工作，為出版社的發展做出貢獻。

作者：周艷單位：新疆人民出版社