企業的人事檔案管理工作
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一、當前企業人事檔案管理中存在的問題
1、人事檔案材料的制作不規范
按照規范要求,檔案材料必須統一使用16開規格的辦公用紙。但近年來一些新形成的材料,如學歷、職稱材料等,都是A4紙規格,這些材料不僅加大了裁剪工作,造成人力、物力、財力的浪費,而且案卷也不美觀。
2、檔案管理人員素質偏低
由于受傳統觀念的影響,對檔案管理的認識不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當前企業規模日益擴大,員工數量不斷增多,檔案數量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關的管理措施卻未能及時跟進。
二、適應現代企業發展,加強人事檔案管理工作的對策
在企業的人事檔案管理工作中,對于不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革。按照《干部檔案工作條例》和《關于干部人事檔案材料收集歸檔規定》制定更為科學合理的人事檔案管理制度,來保證人事檔案的安全性和真實性。使人事檔案管理工作走上制度化、規范化、科學化、標準化的軌道。嚴格遵循《收集制度》、《整理制度》、《鑒別歸檔制度》、《保管保密制度》、《查閱制度》等各項制度,對于不屬于干部人事檔案內容、錯裝、混裝、重復多余的材料,退還本人或銷毀,做到及時清理。對破損嚴重的檔案材料,要采取裱糊、復制的方法,進行搶救。使人事檔案更加完整、真實、精煉、實用,更好的為企業服務。
2、引進高素質人才,加強檔案人員培訓,提高檔案人員素質
人才是企業前進、發展的動力。業務素質高、責任心強的優秀專業人才是提升檔案管理工作的重要保證。在現代化程度不斷提高的今天,引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時,企業也應注重對現有檔案人員的培訓。人事檔案管理,人員是關鍵。檔案工作人員必須是具有較高的政治品德素質,責任心強和熟悉檔案業務、熱愛檔案事業的中共正式黨員。在日常的工作中才能體現出它的嚴肅性和原則性,人事檔案人員必須嚴守紀律、遵守保密制度、保持高度的責任心,才能認真細致地去收集、歸檔、鑒別材料,將檔案規范整理裝訂成卷。檔案工作人員在加強自身專業水平的同時,通過自學、參加培訓或到其他單位學習、進修,學習先進單位的好經驗、好做法,不斷充實新知識到人事檔案工作的各個環節,從而全面提高檔案人員的業務素質,更好地適應新形勢下的新要求,使人事檔案工作更科學、更實用,為創新轉型、科學發展的企業提供有利的人事資源。
3、發揮好人事檔案管理的服務工作
人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務內容?！陡刹繖n案工作條例》明確規定:“干部工作調動或職務調動后,干部檔案應及時轉給新的主管單位?！睉诠ぷ髡{動或職務調動后2個月內,通過機要或派專人及時、安全、規范地轉遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉遞單回執的,檔案轉出單位要及時進行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對當事人負責。員工個人求職或服務的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經由本人書面授權,原單位應無償提供。非經個人授權,任何單位和個人不得以任何理由扣留個人檔案并公開、披露其信息。
4、利用信息化手段,實現人事檔案信息化
信息化是當今社會發展的一大趨勢,它對人事檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運用當代科技新成果和新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實現人事檔案信息化。而實現人事檔案信息化,就是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。首先,就必須建立有效的檔案管理計算機信息系統,使之適應檔案信息管理的需要;其次,依據處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計;最后要在信息系統中建立完善的內部控制制度,控制風險,確保檔案的安全。人才是一個企業發展壯大不可或缺的重要因素,人力資源也已成為企業最重要的資源,而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理,人事檔案工作已經成為企業管理工作的重要組成部分,對于企業來講,員工的人事檔案不但可以使企業的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息,而且可以為企業的人力資源管理工作提供相關的人事信息數據支持。譬如:制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理配置人力資源等等。因此,企業人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業的人力資源管理,而且會間接影響到企業的整體管理,在企業發展中具有重要的促進作用。
作者：鄒建平單位：內蒙古滿歸林業局
