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本文作者：林萍1吳皓2作者單位：1四川大學華西第四醫院2成都市武侯區第三醫院

人事檔案管理的現狀

盡管人事檔案對醫院人力資源管理和戰略決策具有舉足輕重的作用，但其現狀卻面臨眾多問題。

（一）對人事檔案的重視不足

醫院領導對人事檔案管理不夠重視。長期以來醫院工作的重心都在臨床一線上，人事檔案管理被認為與醫療技術和患者服務無關，因此醫院不愿投入較多的人力物力在人事檔案管理工作上。醫院的檔案管理人員多為兼職，對檔案管理業務不精通，責任意識不強，對檔案管理工作沒有積極性，缺乏創造性，從而導致檔案管理工作流于形式，管理不專業、不規范。員工本人對人事檔案的重要性認識不足，認為檔案可有可無，對工作沒有影響。對個人檔案采取忽視態度，有的甚至“棄檔”不管，導致檔案丟失、資料不全。

（二）人事檔案管理制度不健全

許多醫院沒有制定適應醫院發展的人才管理制度或有關人事檔案方面的規章制度，在醫院管理中也沒有相關的制度和檢查考核措施，未形成統一的管理制度和管理模式。有的醫院即使有相關方面的制度，也只是單純的對《檔案法》的照抄照搬，沒有結合本院實際，缺乏針對性，不能發揮其管理作用。

（三）人事檔案管理方式和手段較落后

人事檔案管理因其專業性、機密性等特點，需要存放在特定區域并配備專業的檔案管理人員。但大多數醫院目前沒有專門的人事檔案室，也沒有檔案專業人員進行管理，在管理方式上欠規范。長期以來醫院對人事檔案管理的重視程度低，造成了在資金和人力投入上相對欠缺，表現出來基礎設施差，設備更新慢，信息化程度低，管理手工作業，無紙化、電子化、網絡化的程度低的特點。

（四）人事檔案的利用率較低

目前大部分醫院的人事檔案材料不能全面反映員工的綜合能力，因此不能體現出更大的利用價值，不能適應新形勢下醫院發展的需要，造成了醫院人事檔案利用率偏低，甚至產生了“檔案無用”的說法。究其原因，一是檔案材料收集側重定性考量，缺少能客觀、全面反映人才能力素質的材料。檔案資料不能客觀全面反映醫務人員的綜合情況，不能為領導提供各類人才信息和用人依據，直接影響人事檔案發揮作用。二是醫院人員類型復雜，招聘人員多，人事檔案的存放管理部門不統一，這就導致人事檔案管理難以統一標準，操作起來程序復雜繁瑣，難以高效的開展人事檔案利用工作。

人事檔案管理的發展趨勢

（一）完善人事檔案管理制度

根據國家頒布的《檔案法》，同時結合醫院的實際情況，制定符合自身特色的人事檔案管理制度，如人事檔案歸檔與保管制度、借閱制度、轉檔制度、銷毀制度等，完善各項登記和記載工作，確保檔案資料的完整性和有效性，使檔案管理工作制度化、規范化、靈活化。人事檔案管理制度重在實施，僅僅制定出來并沒有用，關鍵是如何有效利用，并在實踐的過程中不斷補充和完善，使其發揮最大作用。醫院應將人事檔案管理納入醫院的績效考核體系，建立科學的指標評價標準，定期對人事檔案管理工作人員進行考核。

（二）采用現代化的管理手段

醫院應增加對人事檔案管理的資金投入，引入現代化技術和設備實現檔案現代化管理。將現代先進的存儲技術、防護技術、復制技術和裝訂技術等應用到檔案管理工作中。根據需要購買電腦、掃描儀、復印機、打孔機、碎紙機等先進設備，為檔案存儲室配備空調器和吸塵器等，以改善檔案室環境，延長人事檔案壽命。在信息化時代，應注重電子檔案的建立。引進現代化技術和設備建立醫院人事檔案數據庫。及時更新，動態化管理人事檔案信息，保障檔案信息的時效性、真實性和準確性。我校近年來采用人事信息管理系統對全校各學院、單位、附屬醫院的上萬名職工進行統一管理，通過人事信息系統可以方便的檢索、查閱、審核每一個職工的人事信息，并能對人員的素質狀況、人才結構等進行及時準確的分析，為人才引進、培養，職務晉升，職稱評審，津貼發放和調整提供各種科學的依據。人事信息系統的運用減輕了人事檔案管理工作的負擔，提高了工作效率，更好的為醫院發展服務。

（三）更新管理觀念，加強人事檔案信息的開發和利用

建立專業技術人員檔案對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括1）基礎材料。2）專業技術資格任職材料。3）衛生技術成果材料。4）其他材料。衛生技術人員檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。充實人事檔案內容，使人事檔案信息充分發揮其對醫院人力資源管理和人才戰略管理的指導和依據作用。人事檔案應動靜結合、定性與定量結合。要注重動態信息的補充和更新，對個人的評價要有定性結論，也要有定量結論。建立部分人事檔案對外開放制度，增強服務與利用功能。對于涉及國家或單位機密的材料需由人事部門采取保密措施，同時給予個人適當互動權限，對檔案信息有疑問時，個人有權利提出更改建議，這樣能確保信息的真實性，更重要的是加大了個人對人事檔案信息的關注度，提高了全院的檔案意識。