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本文作者：王美龍陳維祥吳衛作者單位：南京市企業職工養老結算保險管理中心

南京市企業退休人員人事檔案管理服務工作經過近幾年的建設與發展，相對過去來比，取得了長足的進步，但與社會不斷增長的檔案管理服務需求比較來說，還存在著一定的差距。一是檔案館(庫)的建設還不規范，目前南京市企業退休人員檔案庫房與社保經辦機構業務一起辦公，在安全保障、建筑面積與設施配備上與國家標準還有距離。二是管理制度相對滯后，目前仍有不少制度沿用過去標準，這些基本上形成于上世紀的90年代，是根據當時情況制訂的，重點抓收集整理等基礎工作，立足于管理，對現代化、信息化涉及較少。三是信息化程度不高，相對于全國其它城市的企業退休人員人事檔案管理來說，南京創建了與社會保險信息系統實現信息共享的檔案管理軟件系統，可能走在前列，但是檔案的數字化建設、信息挖掘管理、可視信息管理系統等都還在規劃之中，沒有落到實處。四是檔案管理人員能力素質偏低，缺乏能夠掌握檔案管理前沿技術的專業人才，如珍貴檔案修復技術以及開發數據挖掘、自動識別等信息管理系統技術方面的人才。

南京市企業退休人員人事檔案的管理服務對人力資源和社會保障機構來說還是一個全新的事業，既需要腳踏實地，借鑒檔案業界的經驗做法，又需要利用沒有既往負擔的后發優勢，統籌謀劃，注重先進研究成果的消化與利用，來推動企業退休人員人事檔案管理服務事業新發展，為社會和企業退休人員服務。

創建人事檔案管理服務目標體系

企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。

建立經濟實用的人事檔案庫房

南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。

強化人事檔案資源建設

南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢?，F代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持。現在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程中特別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個性服務。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。

加強人事檔案安全體系建設

檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。

開展人事檔案編研工作

對企業退休人員檔案進行有效編研是提升檔案資源利用水平的重要途徑，也是挖掘檔案資源的重要形式，實現檔案服務于退休人員生活的目標。現在名人檔案資料的編研工作普遍受到社會重視與歡迎，普通老百姓檔案編研工作卻沒有得到應有的關心，很多企業單位和退休人員直系親屬在退休人員離世后查找檔案編寫悼詞，但退休人員本人卻再也無法聽到。南京市檔案管理服務機構可以針對企業退休人員需求，組織力量對檔案資料進行系列編研，如“老百姓的故事”、“勞模的一生”等。編研的資料可以與廣播電臺聯合播出，宣傳普通老百姓，擴大企業退休人員人事檔案宣傳的受眾面。

提升人事檔案服務理念

后現代主義的多元價值取向，使人們的思想得到徹底的解放，人們對于自我也有了更多的張揚。西方檔案管理服務更多地體現了這種精神內涵。美國檔案工作者的社會意識非常強，他們認為檔案是國家財富的一部分，屬于全體人民，廣大納稅人可以平等利用文件，而不提倡者將利用者僅限于政府機關及其有關人員;認為檔案管理部門自身不能修訂檔案管理規章制度，須由社會公眾認可后才能修改。他們的宗旨是“公眾需要什么，我們就做什么”，“想公眾之所想，急公眾之所急”。在整個服務過程中，檔案工作人員非常熱情負責，不管對方國家官員普通公眾，是本國公民外國公民，都平等對待，一視同仁。美國各檔案館都積極通過各種途徑向社會散發檔案檢索工具、館藏介紹、參考資料、宣傳材料服務指南、參觀方法，舉辦各種學術講演會、討論會、檔案展覽等，發表檔案研究論文，想方設法使公眾了解檔案的作用和館藏內容，激發公眾對檔案的興趣和需求。［7］在企業退休人員人事檔案服務過程中，須要認真貫徹以人為本的服務理念，改變官本位思想，加強為社會與企業退休人員的服務意識，不能有“我能提供什么，用戶就利用什么”的觀念，不能態度傲慢冷漠地用“保密需要”、“查無此檔”來敷衍塞責，因為在企業退休人員看來，人事檔案不僅是保護個人權益的，還應該為他們提供歸屬感、身份感、地方感和集體記憶。