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論文摘要：面對全球信息化的浪潮傳統的人事檔案節理正面臨前所未有的挑戰和機遇。人事檔案信息化管理正是在這樣一個時代背景下對傳統人事檔案妥理模式的改革和創新。信息技術的發展與廣泛應用使人事檔案信息化建設提上了議事日程，為高校人事檔案工作叔得了跨越式發展的歷史性機遇。高校人事檔案的信息化管理，是人事檔案工作發展的必然趨勢。

論文關鍵詞:高校人事檔案信息化

隨著現代科技的迅猛發展，高校的建設步伐迅速加快對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動也不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多，加強信息化管理，已經成為高校人事檔案管理的一個主要趨勢和途徑。人事檔案信息化建設是時展的需要，是高校人事檔案工作的主流，是高佼人事檔案管理改革的方向。

1高校人事檔案管理工作的現狀

自第四次全國干部檔案工作會議和干部人事檔案審核工作以來，各地、各部門的人事檔案工作在制度建設、內容的規范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進展，然而許多高校仍然存在一些帶有普遍性且不容忽視的問題，主要體現在:

(1)認識不到位，重視力度不夠

一是認為人事檔案工作不是高校工作的重中之重是一項輔助性工作，在思想上還沒有引起足夠的重視。二是認為人事檔案只是講政治時代個人功過是非的記錄.是歷史，對于聘任制盛行時期的現在，人事檔案已沒有太大的現實意義。三是由于認識上淡薄，在管理上相對滯后，放松了對人事檔案工作的管理，淡化了人事檔案工作的地位和作用。片面地認為人事檔案工作只是“收收管管，翻翻找找，查查看看.，沒有什么難度，誰都可以做，能應付就行了，有些高校的領導甚至認為人事檔案工作抓不抓都無礙大局，只要能過得去就行。

(2)管理傳統，效率低下

現階段高校人事檔案的提供、利用還是以實體檔案為主，實體檔案雖然利用范圍廣適應性強，具有原始憑證的作用，但它利用效率低，工作量大。我國高校人事檔案用紙一直承襲傳統的16K規格與目前國際標準公文用紙A4規格存在差異，給人事檔案的裝訂帶來大量的剪裁和折疊工作，降低了工作效率。

(3)缺乏適應性較強的人事檔案數據庫系統

目前各高校都采用自行開發研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯，檔案轉遞等日常管理中的幾個壞節實現計算機管理，信息存儲量窄、功能小操作煩瑣、信息的統計和綜合分析過于復雜，信息化程度不高.難以適應現代信息化和檔案管理網絡化的發展。

2高校人事檔案信息化建設的主要內容

高校人事檔案信息化建設主要是指高校在開展人事檔案管理和建設工作中檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向檔案信息數字化.網絡化和向社會提供服務為重心的轉變、不斷提高管理效率和服務水平的過程。其主要內容包括以下幾個方面:

(1)對那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息進行數字化和網絡化

在高校中教職工人事檔案記載的信息是與教職工的切身利益密切相關的信息，具有證據性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發揮著重要的證據和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設。

(2)實現高校人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息高度共享，并采取科學的管理方法。

在高校實際工作中，由于受到一此時效性強、傳達范圍廣、受地域制約等因素影響、往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設，并且需要加強科學利用和管理，從而做到信息共卒以及保密和安全。

(3)加快現有人事檔案目錄數據庫的建設

高校一般都有幾十年甚至上百年的發展史，人事變動大而且復雜，現存的檔案材料不僅數量龐大、占據空間大，同時也極不方便管理和使用，這就更需要加快信息化建設，將其逐漸轉化為數據加以整理和規范，進一步提高工作效率.

3高校人事檔案信息化建設的作用

高校賣行人事檔案信息化建設將對高校人事、組織工作產生重大影響，主要表現在:

(1)有利于組織人事部門“選人用人”和為領導決策提供服務

高校人事檔案信息化后，實現了檔案信息資源的共享組織人事部門和領導能夠直觀快捷地了解和掌握各級干部隊伍狀況以及千部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息，為領導決策提供可靠的依據，有效地提高干部人事檔案信息的利用宰和使用價值。

(2)有利于信息的準確、完整和更新

傳統的人事檔案管理中.由于檔案材料的轉遞和不及時、信息溝通的渠道不暢通，使檔案內容和數據庫信息存在一定的延時性，不能及時得到補充和更新信.息，同時，數據庫的信息由人工輸人，盡管多方面，多角度校對，但難免還會存在信息輸人錯誤的情況。而檔案信息的網絡化，教職工可以根據權限了解個人的基本信息，對信息的出人提出建議，教職工所在單位也能根據權限和一定的程序及時將每個人的堆新信息錄入網絡平臺，從而使估息更加淮確、豐富和完整。

(3)有利于提高人事擋案管理人員的工作效率和服務質量

傳統的人事檔案管理側重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大。效率很低，費時費力，人事檔案數據庫實現信息化后，檔案管理更多地體現自動化、實時化和網絡化，數據只需一次錄人就可以多次反復利用，在校園局域網內部進行數據共享，從而使庫房查找變為網絡即時檢索查詢.學校其他部門和教職工個人也可以不通過檔案管理人員，無論在何時都可以進入校園網，根據一定的權限進行查詢，大大提高了管理人員的工作效率。

(4)有利于檔案管理員業務水平的提高

人事檔案信息化后，將檔案管理人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來。節約大最的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業務開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。同時。減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益干管理人員的身心健康更能體現以人為本加的人性化管理理念。

(5)有利于人事檔案紙制載體的保護

人事檔案紙制載體是最原始的證據材料它的客觀性是不可置疑的，因此，人事檔案紙制載體的保護顯得非常重要。在社會服務功能不斷開放的今天人事檔案的利用率也不斷增強，人事工作中經常要查詢有關人員的信息，平均每份檔案每年都要翻閱兩、三次，有人事爭議的翻閱次數更多，其他的還有調工資、評職稱等等，再加上反復拆裝‘薄薄的紙片不堪重負，信息化后，人員的信息都可以從數據庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸.有利于人事檔案紙制載體的保護。

4高校人事檔案信息化建設的對策和措施

(1)解放思想，提高人事檔案管理主要性的認識

一是轉變觀念，加強領導是搞好人事檔案信息化建設的關鍵。人事檔案管理是一項系統工程，涉及到多個部門和領域。需要組織、人事和各個部門齊抓共管，協調一致才能搞好。因此，必須首先從加強領導，優化管理人手.構建干部人事檔案管理框架，把人事檔案管理工作納入領導議事日程納人法制管理軌道，為信息化建設打下堅實的慕礎。二是加大宣傳力度，提高人事檔案意識。人事檔案管理部門應該通過會議、校報、校園廣播以及校園網絡等各種渠道擴大宣傳范囤，加強宜傳力度，使領導和全體教職員工充分認識人事檔案的重要作用提高他們的人事梢案意識形成奈員參與建檔管檔、用檔的良好局面。只有這樣，才能真正提高對干部人事檔案在干部工作中重要作用的認識也才能把千部檔案工作擺上應有的位置，適應干部人事制度改革的需要，逐步發揮其信息化服務作用。

(2)加強人事檔案數據庫的研究和開發

國家有關部門應根據全國人事檔案管理工作的要求，研究、開發和推廣使用全國通用的，先進、適用、可靠的人事檔案管理軟件，避免各系統各單位自行設計而影響人事檔案信息資源的共率。通過數字化人事檔案信息的愉人和電子檔案的形成如人事檔案管理中的人員基本情況、人員信息學習培訓的情況、誠信記錄、表現情況(德能勤績廉等)、專業伎術人員的科研成果、專利、論文特長、干部任免獎勵等，把人事信息庫變成人才資源庫，把沉寂的‘死伶檔案變成有價值的“活’檔案，實現人事檔案信息為各類人才提供個性化服務的方法和途徑。因此人事檔案數據庫的研究和開發，應具有不斷豐禽和創新人事檔案信息內容、擴大信息內涵和信息量的功能才能真正提升人事檔案數據庫的使用效能，從而增強人事檔案信息的活力。超級秘書網

(3)加大投入為人事檔案信息化建設提供有力保障

全國絕大多數高校基本上都已達到現代高科技程度，都已實現計算機作業，并且都建立了校園網、設有專人管理，這些為人事檔案倍息化建設提供了極為關鍵的物質基礎，為人事信息資源區域性的服務提供了廣闊的共率乎臺。因此，在人事檔案信息化建設中，一是加大資金投人。有條件的單位應配全檔案所需的設備設施，提高檔案信息資源開發利用的迷度。二是加大科技開發人員的投入。合理、充分利用高校現有科技人才，做好人事檔案信息網絡化的研究和開發工作.

(4)建立人事檔案網絡化管理體系，實施人事檔案的分級管理

在統一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數垠庫建成的基礎上，加強計算機網絡建設，建成技術先進、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務網絡。根據人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數據和信息授予利用單位、利用部門利用者不同的使用權限，利用者在被授予權限后擁有查看權，獲得相關信息從而實現學校內部，學校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資7.g的共享，既方便了利用者，提高了人事檔案利用工作的效率和質量。又實現了人事檔案的信息化管理。

總之在網絡技術和社會經濟不斷發展的今天，高校應以社會信息化為依托，運用現代先進信息技術，不斷解放思想、實事隸是與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源，爭取早日實現較完整意義上的全面的高校人事檔案工作信息化、現代化和資源共享，使人事檔案工作更好地服務學校，服務教職工、服務社會，從而推進高校人事檔案工作的健康、順利發展。