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摘要：隨著信息化的發展，檔案管理也得到了相應的發展，實現紙質檔案和電子檔案的并存已經成為必然趨勢。因此本文即對紙質檔案和電子檔案并存發展的必要性、存在的問題以及解決措施進行分析和探究。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；并存；必要性

電子檔案的產生對檔案管理帶來了很大的便利，但是電子檔案并不能完全取代紙質檔案的作用，因此實現紙質檔案和電子檔案的并存發展是檔案管理部門的重要工作任務。

一、紙質檔案和電子檔案并存的必要性

（一）紙質檔案的利用效率低。由于紙質檔案的形成和收集時間較長，需要經歷多個繁瑣的程序才能完成，所以紙質檔案的歸檔效率較底。此外，紙質檔案的查閱也較為繁瑣，檔案管理人員需要在眾多資料中查找相應的檔案文檔，查找時間長，耗費人力多。而且紙質檔案一般提供現場查閱，要外借需要經過嚴格的審批，所以利用效率并不高。而電子檔案的收集便捷高效，可以通過相應的系統自動生成檔案，檔案信息也可以通過管理平臺及時更新，進一步確保了檔案信息的真實性。用戶可以在相應的檔案信息平臺上查閱所需信息，只要相應的賬號登陸就可以隨時查閱，不會受到時間和空間的限制，有利于提高檔案信息的利用價值。

（二）紙質檔案無法被電子檔案完全取代。在信息時代背景下，電子檔案雖然能夠給檔案管理帶來很大的便利，但是依然無法取代紙質檔案，因為電子檔案在管理中依然存在一些不足。第一，電子檔案的穩定性不高，因為電子檔案的收集和查閱都需要電子設備的幫助，所以對電子設備的依賴性是很高的，一旦電子設備出現問題，就會影響電子檔案的管理。此外，如果電子檔案在管理中受到破壞，導致電子檔案無法還原，會直接影響到檔案管理的質量，并造成巨大的損失。第二，電子檔案雖然具有很強的便利性，儲存量大，查閱方便，但是依然是無法取代紙質檔案的原始作用。因為紙質檔案具有很強的原始性，是可以作為具有法律效力的原始憑證，部分高級保密的資料，必須要采用紙質版資料歸檔，不能采用電子版檔案進行管理。第三，電子檔案的發展需要大量的資金支持，因為電子檔案系統的開發和維護都需要大量的資金和設備，還需要進行人員的培訓。而紙質檔案管理模式，由于發展時間較長，所以具有較為成熟的管理體系，無需花費較多的人力和物力即可進行。

二、紙質檔案和電子檔案并存發展存在的問題

（一）缺乏對紙質檔案和電子檔案統籌管理的認識。紙質檔案和電子檔案都具有各自的優缺點，因此兩者并存發展是非常有必要的，但是在并存發展中也存在著相關的問題。首先，許多檔案管理人員缺乏對紙質檔案和電子檔案的統籌管理認識。在信息時代背景下，由于電子檔案的便利性，許多檔案管理人員都傾向于使用電子檔案，因為電子檔案的信息收集難度低、使用方便，但是許多部門依然存在著許多紙質檔案，所以就形成了紙質檔案和電子檔案并存的現象，但是由于缺乏良好的并存管理意識，也缺乏完善的分類管理制度，導致紙質檔案和電子檔案的管理較為混亂

（二）缺乏良好的管理應用意識。隨著信息技術的發展，當前許多紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，但是由于受到傳統思想的影響以及地域發展的差異，導致部分地區依然重視紙質檔案的發展，缺乏對電子檔案的認識，也沒有認識到紙質檔案向電子檔案的轉化趨勢，進而缺乏完善的管理制度，從而影響檔案管理的質量。在實際工作中，部分檔案管理人員依然沒有認識到檔案管理的重要性，缺乏創新升級的意識，依然采用傳統的管理理念和管理方法，沒有對檔案進行分類管理，不僅無法保證紙質檔案的管理質量，也沒有實現電子檔案的管理，導致整體的檔案管理比較混亂，無法滿足當前的檔案管理的發展需求。雖然部分部門已經認識到電子檔案的重要性，但由于過于重視電子檔案管理而忽略了紙質檔案管理，導致兩者不能并存發展，無法有效地保證檔案管理的質量。

三、紙質檔案和電子檔案并存發展的措施

（一）建立完善的檔案管理制度。要促進紙質檔案和電子檔案的并存發展，必須要建立完善的管理制度，借助制度來規范檔案管理的行為，進一步提升檔案管理的科學性。由于電子檔案是隨著信息技術發展所產生的，發展時間并不長，所以檔案管理部門要制定電子檔案管理制度明確電子檔案的歸檔格式，制定電子檔案的著錄標準明確電子檔案轉換格式的標準，切實發揮好制度的指導作用，提高電子檔案的管理質量。

（二）加強對相關理論的研究。隨著信息技術的發展，電子檔案是必然的產物，電子檔案的產生對檔案管理帶來了很大的影響。所以作為檔案管理人員，應加強對電子檔案的理論研究，深刻認識電子檔案的產生背景，認識電子檔案的發展特點以及現狀，進而分析存在的問題，并結合實際制定相應的措施。檔案管理人員要結合電子檔案管理存在的問題來制定管理制度，做好電子檔案的科學管理。還要正確地認識到電子檔案和紙質檔案之間存在的差別，重視對兩者的開發和利用，充分發揮檔案的價值，實現電子檔案和紙質檔案的并存發展。

（三）提高兩者的關聯性。檔案管理人員要提高紙質檔案和電子檔案之間的關聯性，實現同步歸檔，促進兩者的并存發展。目前紙質檔案和電子檔案的并存還需要持續較長一段時間，所以實現兩者的同步發展十分重要。之所以要進行檔案信息的歸檔和管理，不僅是為了存儲具有重要價值的信息，也是為了實現信息的高效共享。紙質檔案所具有的原始憑證作用是電子檔案無法取代的，但是紙質檔案的查閱利用效率較低，因此加強紙質檔案向電子檔案的轉換十分重要。在日常工作中，檔案管理人員要借助各種電子設備，比如掃描儀、照相機等設備將紙質檔案轉化為電子檔案，并上傳到檔案管理系統，提高檔案的查閱效率。此外，電子檔案雖然儲存方便，但是容易出現丟失，因此為了確保重要檔案的安全，則需要將電子檔案轉為紙質檔案進行同步保管，減少檔案丟失造成的不便。

（四）加強檔案保管設施的建設。紙質檔案和電子檔案的管理都需要借助一定的基礎設備，因此加強對檔案保管設施的建設十分重要。一般情況下，紙質檔案需要較大的儲存空間，對空間的環境要求比較高，所以檔案管理部門要加強對檔案室的擴建，保證能夠容納不斷增多的紙質檔案。此外，還要加強對檔案室的環境控制，特別是溫度和濕度的控制，減少環境因素對紙質檔案造成的影響，保證檔案的安全性。電子檔案雖然不需要占用大量的空間，但是電子檔案需要借助電子設備開展工作，所以對儲存設備以及電子設備的要求非常高，檔案管理要定期做好電子設備的檢查和維護工作，保證電子檔案的安全。電子檔案在管理中還容易受到病毒和黑客的入侵，進而造成檔案的丟失，所以還要定期做好電腦的安全維護，避免檔案信息系統受到黑客或者病毒的入侵，有效地保證電子檔案的安全?？偠灾堎|檔案和電子檔案并存發展是時代發展的需求，因此檔案管理部門要做好兩者協同發展工作，及時更新管理觀念，完善管理制度，做好管理設施的建設，全面保證檔案的安全，充分發揮出檔案的重要價值。

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作者:武韶佳 單位:長治醫學院