前言：本站為你精心整理了事業單位檔案電子化管理探析范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：信息時代的到來使得電子技術運用到大眾生活的方方面面，并且使得人們的生產生活模式發生了翻天覆地的變化。與此同時，電子檔案管理模式也給事業單位的檔案管理帶來了巨大的變化。但由于網絡技術、計算機技術的特性所致，電子檔案管理中還存在很多漏洞，也導致檔案管理工作產生了諸多問題。本文從傳統檔案管理模式存在的問題入手，提出對事業單檔案管理進行電子化改革的措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位；現代化；電子化

在新的時代背景下，計算機技術與網絡技術的快速發展使得各行各業的工作模式發生了巨大的變化，檔案管理工作引入信息技術能夠解決傳統檔案管理效率低、準確率低以及信息傳遞不及時等問題，使得檔案管理工作更加現代化，并向自動化與智能化模式邁進。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善。當前的事業單位檔案管理工作中存在諸多問題，一些基本的業務問題例如案卷標題、檔案序號不完善，組卷不統一等，這些基礎問題的出現體現了檔案管理制度還不完善。另外，在進行檔案的收集、保護、保密以及借閱時也存在制度上的缺陷，雖然事業單位制定了一系列制度，但是并未具備規范現階段檔案管理工作的能力。一些工作人員雖然知曉制度的存在，但執行起來僅僅停留于表面，因此并未真正提升檔案管理工作的效率，并且消解了檔案工作本身的價值。

（二）檔案檢索效率低下。計算機檢索與手工檢索是目前進行檔案管理工作的主要檢索方式，檢索的速度與檔案管理的硬件設施有直接的關系。雖然步入了信息化時代，計算機成為當下最便捷且快速的檢索工具，但是還有很多基層事業單位堅持采用手工檢索。究其原因，主要是上級領導不舍得投入資金購入計算機及相關設備，而是盲目相信只要人多檢索速度就快，僅僅投入大量人力，但是實際檢索的效率在于檢索設備的精密程度，而不是人員的多少。

（三）檔案管理人員意識薄弱。雖然基層檔案管理部門對事業單位的發展具有較為重要的作用，但是由于單位沒有對檔案管理人員進行嚴格的管理，久而久之導致工作人員管理意識薄弱，不能按照工作要求圓滿完成任務，對工作熱情不高。甚至有的檔案管理人員安全意識不強，不注意檔案信息的安全，隨意向外人泄露檔案信息，不利于檔案管理工作的安全性。

（四）缺乏相關方面的人才。在社會主義市場經濟背景下，生活節奏大大加快，一些人員對工作缺乏耐心與激情，在一個崗位上堅持不了多久就離職了，尤其是一些工資不高、工作體驗較為平淡的崗位，對人才的吸引力不足，檔案管理工作就缺少實踐經驗豐富且能長時間堅持崗位的工作人員。此外，由于工作人員的不斷更換，直接導致在檔案管理工作交接時不能按照規定對下一任工作者進行比較明確的說明，從而造成重要文件丟失、工作混亂等后果。

二、事業單位進行電子檔案管理的優勢

（一）提高檔案管理工作的效率。事業單位進行檔案管理工作的電子化可將計算機快捷、高效的優勢融合到檔案工作當中，充分利用計算機對音頻、圖像、視頻等資源的儲存功能，將傳統的紙質檔案通過信息化的形式向社會提供服務，極大地降低了檔案管理人員的工作量，讓檔案信息更加集中且易操作。在進行信息查詢時也不必依賴人工費時費力地查詢，只需通過計算機檢索便能夠快速獲得所需信息。檔案電子化有效地提高了管理工作的效率，有助于為公眾提供更好的服務體驗。

（二）降低成本。傳統的檔案管理工作進行檔案信息的采集、編制會產生較高的成本費用，而將檔案電子化之后能夠實現一次性成本投入，并獲得多次產出的成果。另外，電子檔案無需像紙質檔案那樣固定地儲存在某個空間當中，而是能夠儲存在計算機本地也可以儲存到云端，其復制、傳輸與調閱都很便捷。

（三）利于對遺漏文件進行增補。傳統的檔案管理工作中，如果工作中出現檔案信息不齊全或者漏交歸檔等情況時，只能通過抄卷重做才能夠完成補漏增缺。而在檔案管理電子化之后，便不用如此繁瑣的方法解決此類問題，當檔案信息缺失時只需通過電子網絡處理系統，就可以按“件”對缺失檔案進行歸檔。檔案管理人員只需要掌握利用計算機進行歸檔的操作方法就能夠節省大量時間、人力、物力，提高辦公效率。

（四）利于檔案信息的保密。傳統的檔案管理模式下進行檔案查閱時，必須對提供的整卷資料進行查閱，不但難度較高，還向查閱者泄露了其他人的檔案信息，保密工作不夠嚴謹。在將檔案管理電子化之后，向查閱者提供的信息是具有針對性的檔案信息，檔案管理人員通過計算機調用檔案更加方便，查閱者也不需要從整卷檔案中尋找自己所需的信息，在降低查閱難度的同時還保證了檔案信息數據的安全性。

三、事業單位檔案管理電子化的有效措施

（一）對檔案進行無紙化保存。無紙化是進行檔案管理電子化與現代化的前提。傳統的紙質檔案模式在進行檔案資料的保存時會占用很多空間，并且成本也很高，需要專門的密閉的保存空間，而現代化的檔案管理模式采用全新的電子載體，將過去紙質化的檔案信息以及新的檔案信息都轉化為電子檔案，通過數字化的形式解析保存。

（二）加強信息化基礎設施建設。進行檔案管理的電子化改革需要基礎設備的支持，首先應提供足夠的資金支持用于配備計算機、網絡，并控制好儲存環境，做好對溫度、濕度以及通風等條件的控制。事業單位可以聘用具備專業知識的人才借助大數據技術建立信息化的檔案管理平臺，保證檔案管理的獨立性，并做好對檔案信息的備份工作。此外，事業單位要做好數據庫的建設工作，借助信息技術加強對檔案資料的開發工作，合理地分析不同資料的價值，挖掘潛在價值，進行充分利用。

（三）完善管理制度建設。根據檔案管理工作的實際情況，事業單位要做好管理部門的建設工作，并負責對業務信息進行監督、歸檔和管理。為提高檔案管理人員的工作積極性，事業單位要把檔案資料的記錄與歸檔也列為績效考核的一部分，對工作情況進行嚴格地檢查與考核。此外，還需要加強各個部門的合作，使檔案信息的儲存規范且全面。綜上所述，利用電子化的管理方法與手段，將信息技術作為媒介對事業單位檔案管理工作的改革創新具有推動作用，對實現檔案管理工作現代化具有不可替代的促進作用。因此，利用好計算機、互聯網、大數據等現代科技對傳統的檔案管理模式進行優化，改變傳統的檔案管理體制，建立更加完善的事業單位檔案管理制度，才能使檔案管理跟上信息時代的進程，跟上社會發展的步伐。

參考文獻：

[1]王曉燕.關于事業單位會計檔案電子化管理的幾點思考[J].財會學習,2021(06):89-90.

[2]邵立雙.事業單位檔案管理現代化、電子化發展分析[J].城建檔案,2021(02):86-87.

[3]段蕊.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].辦公室業務,2020(11):96+98.

[4]柴哲.檔案管理現代化的現狀與對策[J].辦公室業務，2018(13)：63.

[5]許艷芳.檔案管理現代化的現狀與對策[J].信息化建設，2016(02)：350.

作者:繆永綏 單位:葫蘆島市綏中縣就業和社會保障服務中心