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摘要：近幾年以來，隨著信息化時代的不斷發展，電子檔案也逐漸被運用到社會各個領域之中，在各個行業中都發揮著重要的作用。檔案管理對于學校發展十分的重要，但是現階段，許多大學對于檔案管理還存在著許多的問題，學校要不斷的加強對大學檔案管理工作的重視程度，不斷的加強檔案管理人員的培訓，提高管理人員的綜合水平和職業素養，將電子檔案管理應用在大學檔案管理中能夠更好的提高工作效率，使得工作更加的方便快捷，更好的服務學校、服務社會，為學校的發展做出貢獻。

關鍵詞：電子檔案管理；大學檔案管理；應用

一、引言

現階段，隨著網絡信息技術的不斷發展，電子檔案管理不僅僅在各種企業中占領著十分重要的地位，對于大學檔案管理也起到很大的影響。在學校中應用電子檔案管理能夠很方便的儲存學生的信息，方便別人查找管理，為學生后續的檔案管理提供更便捷的服務，提供更加快速的傳遞方式。所以電子檔案管理應用在大學檔案管理中，不僅能夠方便學生信息管理，而且對于學校的發展也有一定的推動作用和影響[1]。

二、電子檔案管理的優點

（一）提高檔案管理的工作效率

信息處理方面，計算機對于人類有很大的幫助，毋庸置疑，計算機相比于人類有著更大的優勢，所以在電子檔案管理方面能夠不斷地提高檔案管理的工作效率，提高整體的工作質量。在傳統的大學檔案管理工作中，需要工作人員用筆進行抄寫，利用的是傳統的紙質檔案管理。這些工作雖然要消耗大量的人力，物力和財力，但是對于準確性無法得到保證。隨著電子檔案管理的不斷推行，利用這一管理方式可以有效地提高效率，利用現代化的信息技術將大學檔案進行管理和存儲教學生的信息準確的錄入到計算機中，從而使得檔案錄入和管理變得更加的簡單、可靠，這有利于學校龐大的檔案資源管理。

（二）降低檔案管理的成本

很多大學在之前的檔案管理中利用的是傳統的檔案管理方式，這種方式不僅要消耗大量的人力，而且需要的成本也非常的高，對于學生信息的存儲也不夠準確。但是，采用電子檔案方式之后，在保存方式和保存環境上，都比之前成本有所降低。紙質檔案的保存對于環境和溫度都有著極高的要求，過于潮濕和干燥都對于檔案資料的管理十分不利[2]。而采用電子檔案管理，不僅能夠達到節約資源的目的，而且能夠避免自然環境所帶來的損壞。如此一來，資源就能夠在一個比較安全的條件下長期的保存，從而降低了檔案管理的成本。

三、大學檔案管理的意義

教育的不斷發展使得許多大學的招生人數在不斷的增加，這就給大學檔案管理，提高了難度，學生的檔案要如實的記錄也是一項十分復雜的工作。大學檔案管理最主要的特點就是數量多、數據多，電子檔案管理的應用可以不斷的規范管理方式，所以也能夠盡可能的提高管理的工作效率。大學檔案管理實現現代化有許多的意義。首先，大學生檔案管理在學生的思想教育方面十分的重要，學生的檔案可以如實的反映每個學生不同的特點，讓老師可以采用不同的教育方式，對學生進行道德修養方面的培養和教育。電子檔案管理的建立能夠提高檔案的利用率，培養學生的學習積極性，提高競爭意識，對于之后學生的工作有十分重要影響。通過電子檔案也可以讓許多的單位和企業了解優秀人才的全部情況，有利于學校的人才培養[3]。其次，大學檔案管理為大學發展提供了服務，學校可以從學生檔案中獲得許多的學生信息，并能夠從學生檔案中發現教育的問題，為學校及時的發現問題，解決問題，從而找到方法，提高學校的教學質量，推動教育的全面發展。

四、大學檔案管理中存在的問題

隨著社會的不斷發展，檔案管理的方式也在發生著變化，逐漸向現代化的方向發展。當下電子檔案已經成為了大學檔案管理中的重要方式，給學校帶來許多便利的同時，也存在著許多的問題，主要有以下幾個方面。

（一）電子檔案本身存在的問題

雖然電子檔案運用使得學校的檔案管理更加的方便，快捷。但是由于當下網絡技術的不斷發展，網絡安全問題也隨處可見。一旦網絡方面出現問題，電子檔案中的信息就會被盜取，就會泄露大量的學生信息，對于學生造成一定的傷害。對于學校也會造成很大的損失[4]。傳統的紙質檔案出現問題，容易被人發現，并且容易修改，但是電子檔案中如果出現錯誤，就會影響之后所有的數據，并且這一錯誤還不容易被人發現。如果工作人員工作不仔細，就很容易造成數據方面的錯誤，這也會造成嚴重的后果，會影響學校的整體工作以及學生的信息安全。

（二）制度管理方面的問題

很多大學在檔案管理制度方面存在著許多的問題。由于傳統的檔案管理方式對于工作人員的專業水平要求比較低，所以很多高校在換成電子檔案管理方式之后，對于工作人員的專業水平要求就是和之前一樣，沒有達到很高的重視程度。很多大學管理人員對于自己的職責不清楚，沒有經過專業的培訓，對于檔案的整理內容也不夠清楚，從而使得許多的內容有重復，缺漏的現象，直接的導致了工作效率的下降和工作質量的下降。還有一方面的問題是學校對于大學生檔案管理不夠重視，許多的管理人員工作情緒懈怠，導致管理工作中會出現各種問題，影響學生信息的錄入和傳遞。

五、大學檔案管理的改進措施和策略

電子信息檔案管理方式雖然相較于傳統的檔案管理模式有很大的方便之處，但與此同時，它也存在著許多的問題，如果不加強改進，會對學校的檔案管理造成很多的問題，不利于學校整體的工作質量的提高。

（一）不斷提高電子檔案的安全

大學檔案中包含學生許多隱私的信息，所以學校對于學生檔案有一定的責任，要保護好學生的檔案信息。但是網絡安全問題處處可見，所以要不斷的加強電子檔案的設備以及網絡安全，對于存儲電子檔案的計算機，要做到安全的保證。電子檔案存儲，計算機不能夠再作為其他的設備使用，以免造成數據的丟失，并且對于計算機設備要定期的進行檢查，保證數據能夠安全，準確。一旦出現數據損壞，要使用備份的數據一，防止造成嚴重的損失。要通過各種網絡防火墻等安全措施來加強網絡安全的管理，避免數據出現泄漏的問題。

（二）規范管理流程

檔案管理工作的流程十分的復雜，所以學校的檔案管理工作人員要嚴格按照操作流程進行，設立專門的監督機構對于工作人員的工作進行及時的檢查，從而保證信息的安全性。不斷的規范管理的流程能夠防止工作人員在工作中出現失誤，如果出現失誤，也盡可能的及時發現并迅速改正，從而不影響后面的工作進度，保證整體的工作效率和工作質量。對于工作人員的專業技能也要不斷的培養，不斷地提高工作人員的綜合水平和素質，只有這樣才能夠保證管理制度更加的完善，才能夠促進大學檔案管理的工作開展。

（三）不斷地培養工作人員的綜合水平

學校檔案管理人員對于學生信息擔任著重要的責任。學校要不斷的提高工作人員的素質，對于工作人員進行定期的思想教育培訓，提高他們對于檔案管理重要性的認識，從而讓他們具備良好的政治素養，明白自己的職責。在工作中才能夠不斷地發揮自己的作用，才能夠更加的仔細認真。

六、總結

總而言之，大學生檔案對于大學生的工作和生活尤為的重要。所以對于大學生的檔案高校應該嚴加的管理，并提高重視。隨著信息化時代的來臨，電子檔案越來越被廣泛的應用，但是其中也存在著許多的問題，學校要采取更加適合的措施和方法，避免這些問題的出現，從而保證檔案信息的安全性，只有這樣才能夠不斷地提高學校的管理質量，加強學校的建設。

【參考文獻】

[1]侯艷瓊.淺析電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[J].辦公室業務,2012(11):91-92.

[2]吉順霞.電子檔案管理在高職院校的應用分析[J].辦公室業務,2014(7):122-123.

[3]葛清梅.電子檔案管理在中專學校檔案管理中的應用[J].黑龍江史志,2015(3):85.

[4]秦美峰.新時期高職院校電子檔案整合管理路徑探究[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2013(8):89-90.

作者:彭峻松 單位:岳陽廣播電視大學