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摘要：

隨著2016年1月1日新《會計檔案管理辦法》的實施，對高校的會計檔案管理提出了一個新的要求。結合現階段高校會計檔案管理中出現的問題，結合現代電子信息技術，從加大設備投入、完善管理制度，明確權責制度方面，加強會計檔案的管理，更全面的完善會計檔案工作。

關鍵詞：

高校會計檔案；信息化；管理制度

一、前言

會計檔案體現了一個單位經濟活動，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈。高校會計檔案是記錄和反映學校在管理運行中形成的重要財務往來資料和原始憑證，是學校在行政、教學、科研等一系列往來業務中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案的重要組成部分。隨著經濟的發展和科技的進步，高校財務涉及到的事項越來越多越來越復雜，對財務的各項要求也越來越高，會計檔案僅僅通過紙質的方式，遠遠不能滿足當下的各類需求。特別是越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉變成以電子形式產生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財政部、國家檔案局對原管理辦法進行多方調研論證，再經過科學的研討和嚴格的試點，于2015年12月經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會計檔案管理辦法》。

二、高校會計檔案管理現狀及分析

（一）對會計檔案的重要性認識不足，責任不明確，軟硬件配套設施落后

高校財務的工作重點，普遍在預、決算的編制、執行、報賬業務等會計核算工作，而對于涉及到財務的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現在以下幾個方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責是管理學校的相關文件、學生資料等等，而且也是檔案專業的人員負責。對于財務上交的會計資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會計人員前去查閱。而財務部門對于會計資料的管理，也沒有專職人員負責，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關知識，因此在管理上存在很多問題。其次，會計檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關的借閱手續，非常不便捷。財務部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規定哪一類會計資料應該存放于檔案部門還是存放于財務部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財務部門、一部分在檔案部門，不利于會計檔案的歸檔。

（二）管理方式落后、會計檔案質量不高，歸檔不齊全

當下很多高校，對于會計檔案的保管，還僅僅是處于紙質檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經過長時間的檔案管理證明，紙質檔案管理存在很大的弊端。打印紙質不僅影響工作效率，大量的會計檔案資料會占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內，紙質檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會計檔案資料的完整性；有些檔案管理權責歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學校。這樣就導致資料傳遞不明確，關聯部門之間可能產生推諉，相關聯資料可能分屬兩個不同的部門管理，甚至導致資料傳遞過程中的遺失。

（三）核銷不及時，容易造成資源浪費

2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法，對各類會計檔案資料有了一個明確的保管期限。但是，很多高校因為特殊原因，不能按期銷毀到期的會計檔案。比如很多高校的基建會計檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉入固定資產。針對該項目的會計檔案，有些的保管年限已經超過了保管年限，但是無法進行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經過長時間存放，發黃變質，大大影響閱讀的質量。

（四）保密水平較低，存在安全隱患

目前高校對于會計檔案的保管，多數采用紙質方式，主要體現在各類文件、憑證、原始單據等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報表、申請、回復等等。很多高校并沒有針對會計檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。

三、如何利用現代電子信息技術完善電子會計檔案管理

（一）加大會計檔案管理的投入，建立設施完善的數據庫，實現數字化管理

每年在單位預算經費中，加入會計檔案管理專項經費，用于會計檔案購買設備等項目使用。建立設施完善的數據庫，將財務軟件、會計檔案軟件、學校網絡平臺相結合，便于部門將會計核算產生的憑證、上級部門下達的相關文件、單位內部文件等需存檔文件，轉換為可儲存文件，便于會計核算使用、會計檔案軟件進行保管。將繁瑣的會計檔案工作，通過數字化進行科學的管理。

（二）結合信息化的要求，制定財務檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員

新會計檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細的要求，除了按照制度規定以外，結合本單位實際情況，制定單位會計檔案管理制度，并且據此繪制完整的會計檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負責會計檔案管理。

（三）嚴格按照檔案管理要求建設檔案資料、設備管理場地

對于會計檔案保管，不僅是紙質的要求妥善保管，電子信息檔案及設備也應當按照要求進行保管，因此，保管的場地也必須達到相應的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應的硬件條件必須達到。其次、庫房必須適合紙質文件及電子設備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內，避免電子設備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內，防止紙質文件受潮，防止電子設備受潮變形。必要時安裝空調及除濕機。

四、發展前景及展望

電子信息化與會計工作相結合，是時展必要的過程，特別是對會計檔案的管理具有重大的意義。會計檔案是見證高校發展的各項經濟業務的重要依據，對會計檔案管理的重視，體現了高校對自身經濟發展的重視。會計檔案通過電子信息化進行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學校的發展需求，推動學校經濟管理工作走可持續發展的道路都具有劃時代的意義。

參考文獻:

[1]郭然.信息化環境下高校會計檔案管理設計[J].中國管理信息化.2016（6）.

[2]錢艷.新形勢下高校會計檔案管理問題探討[J].揚州大學學報.2015（12）.

[3]邢芳.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].圖書檔案.2016（12）.

作者:韓婷婷 單位:貴州師范學院