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摘要：本文介紹了傳統檔案材料的形式與管理情況、電子檔案材料的形式與管理情況，并對比分析了電子檔案與傳統檔案之間的關系，提出了在未來相當長的時間內，將會出現電子檔案與傳統檔案并存的檔案管理工作時代，在這個時代內電子檔案的應用比例將會越來越多的結論。結合我省電子檔案管理工作的現狀，分析了我省與先進省份在電子檔案管理工作中的差距與不足，針對差距與不足提出了進一步加強我省電子檔案管理工作水平的建議和思考。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案；傳統檔案；對比；發展趨勢

隨著人類社會的不斷進步和發展，電子計算機的普及對人類社會的各項活動產生了極其深遠影響，電子文件檔案隨之產生。現如今，電子檔案的形成與應用已非常普遍，如何正確認識電子檔案管理工作與傳統檔案管理工作的關系及如何進一步加強我省電子檔案管理工作水平是一個不斷改進、創新的課題。

一、傳統檔案與管理

檔案，是各類單位或個人在社會活動中直接形成的供檢查保存的各種形式的歷史記錄。檔案形成的目的有兩個方面：其一是有意識的進行檔案的收集整理，是按照檔案法的要求和檔案管理工作的程序在規定的時間內完成的人事檔案、會議記錄、憑證票據、錄影錄音、圖片、紙質文件等檔案材料的收集、整理分類、保管與統計工作；其二，是為了解決、處理現實問題而產生的隨機事件的相關檔案材料的收集、整理分類、保管與統計工作。檔案的存儲時間，有長期永久存儲和長期（16年———50年）存儲、短期（15年以下）存儲。

二、電子檔案與管理

隨著計算機技術的普及，目前在檔案界已經不同程度的開展電子檔案管理相關工作，是這科學技術發展對檔案管理工作的影響趨勢所在。從電子檔案材料的保管內容來看，與傳統檔案材料的內容是統一的，是傳統檔案材料的另一種信息載體。但是，其保管的形式發生了改變，其占空空間小、保管對環境條件的要求低、便于檢索和統計是其相對于傳統檔案材料的優勢所在。

三、傳統檔案與電子檔案的關系

隨著無紙化辦公趨勢的發展，電子檔案材料在檔案管理中應用的比例勢必越來越大。但是，傳統檔案材料還有其歷史真實性的特點必然短期內不可能被電子檔案完全取代。也就是說，在未來相當長的時間內，將會出現電子檔案與傳統檔案并存的檔案管理工作時代，在這個時代內電子檔案的應用比例將會越來越多。對于一些非重要的檔案材料，完全可以用電子檔案來進行管理，無紙化辦公，依托于互聯網技術和檔案管理軟件，簡化辦公程序，方便快捷。對于一些重要的文件，需要長期保管或永久保管，傳統檔案材料的安全性和長久性就表現出不足，因為傳統檔案材料隨著時間的推移會發生磁性消失、字跡老化、變色、潮濕發霉、蟲鼠破壞、火災水害等問題，一旦檔案材料破壞就永久的喪失了檔案材料，給檔案管理工作帶來徹底的破壞。為了增加檔案保管的安全性和長久性，可以使用傳統檔案材料與電子檔案材料并存的方式來開展檔案管理工作。隨著檔案管理工作的系統化推進，依靠檔案管理推進工作過程進一步科學化的局面將會出現，因此在這樣的工作背景下，可能不再是現有傳統檔案材料，之后使用傳統檔案材料進行電子檔案的備份和復制，未來可能是建立系統的檔案管理規范和管理流程，先有電子檔案材料的應用構成現實有效后，方有重要文件的紙質化備份。

四、我省電子檔案管理的形勢與分析

依托于互聯網技術和檔案管理軟件的平臺，目前檔案管理工作網站已經普及，并初步實現了部分電子檔案材料的網絡化交接、檔案信息公開、檔案材料查詢、檔案管理工作網絡預約等功能。通過調研發現，我省檔案管理工作網站與先進省份相比，在經費投入、基礎建設、發展規模、技術成果應用等方向還存在一定的差距，需要進一步加強檔案管理工作網站的科技研發與推廣。具體來說，要橫向聯合各個檔案館，縱向聯合具備學術科研能力的高校，圍繞電子檔案管理工作建設需要的問題，聚合力解決問題。圍繞相關軟件和網站的功能建設和特色發展，圍繞各單位之間的檔案建設資源共享，圍繞檔案管理工作的網絡遠程交接功能的改進，圍繞電子檔案的安全防控，圍繞電子檔案管理工作的標準等問題積極開展科研攻關與技術成果推廣。其中，最基礎性的工作內容是實現電子檔案的“儲存”功能以及電子檔案的“檢索”功能以及電子檔案的辦公“交接”功能。

結束語：

隨著計算機技術的普及發展和無紙化辦公的廣泛應用，一種新型的檔案載體———電子檔案，其應用與發展趨勢，勢不可擋，它的出現打破了傳統檔案的弊端，是傳統檔案管理工作的發展和補充。我們要重視電子檔案管理工作的意義，明確建設方向與建設重點，不斷推進我省電子檔案管理工作水平的提升。

參考文獻：

[1]王秀華,霍東方.電子檔案信息安全管理和技術措施[J].河北大學學報(哲學社會科學版).

作者：程燕燕 單位：黑龍江省八五二農場