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【摘要】近些年，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案取代傳統(tǒng)檔案已成為大勢(shì)所趨的方向。文章針對(duì)電力系統(tǒng)電子檔案的工作現(xiàn)狀展開討論，分析了影響電力系統(tǒng)電子檔案工作發(fā)展的問(wèn)題和缺陷，同時(shí)詳細(xì)論述了解決這些問(wèn)題和弊端的對(duì)策，并且闡述了電力系統(tǒng)電子檔案的發(fā)展方向，希望以此促進(jìn)電子檔案在企業(yè)管理工作中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】電力系統(tǒng)；電子檔案；解決對(duì)策；發(fā)展方向

電子檔案可以在數(shù)字化設(shè)備和環(huán)境中生成，以數(shù)字代碼的形式存儲(chǔ)于磁帶、光盤等載體中，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點(diǎn)，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。然而，電子檔案作為一項(xiàng)正在發(fā)展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點(diǎn)。文章通過(guò)研究分析現(xiàn)行電力系統(tǒng)中電子檔案的管理方法，總結(jié)出現(xiàn)的不足和弊端，最終給出提升電力系統(tǒng)電子檔案管理水平的思路。

一、當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

結(jié)合電力系統(tǒng)的行業(yè)特征與筆者的在檔案管理工作中的從業(yè)經(jīng)歷，筆者認(rèn)為，當(dāng)前電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作主要存在以下問(wèn)題：

（一）責(zé)任分工不明確，檔案歸檔不完整。

檔案工作是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責(zé)任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責(zé)任部門與檔案管理部門責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門對(duì)電子檔案的歸檔缺乏主動(dòng)性和能動(dòng)性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，對(duì)所產(chǎn)生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時(shí)，歸檔不完整，歸檔遺漏等問(wèn)題。近些年，電力企業(yè)存在著的產(chǎn)權(quán)過(guò)戶，項(xiàng)目招標(biāo)，資產(chǎn)重組等企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中面臨的問(wèn)題，由此產(chǎn)生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應(yīng)知識(shí)，導(dǎo)致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了困難。

（二）電子檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足。

管理工作效果的好壞最終是由組織和人來(lái)決定的，管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)可以影響電子檔案工作的實(shí)施效果。目前電力系統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在電力系統(tǒng)的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)認(rèn)識(shí)的缺乏也制約了其對(duì)于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統(tǒng)電子檔案管理的培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)落后，大多數(shù)電力企業(yè)缺乏有效的電子檔案管理培訓(xùn)體系，將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)能力的因果關(guān)系分離開，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)電子檔案管理者的業(yè)務(wù)能力滯后。

（三）電力系統(tǒng)電子檔案管理工作投入不夠。

伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設(shè)施已不能滿足工作要求，是從設(shè)備，房間，環(huán)境等方面都需要進(jìn)一步升級(jí)。從電力企業(yè)中電子檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴(yán)重滯后的問(wèn)題。有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨(dú)的檔案資料室，但卻缺乏安全防護(hù)的措施，存在著巨大的安全隱患；企業(yè)管理工作中缺乏對(duì)于電子檔案管理工作的足夠重視，導(dǎo)致電子檔案管理工作不能做到實(shí)處。

（四）缺乏統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

電力系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同一個(gè)工程項(xiàng)目在不同的企業(yè)建檔過(guò)程可能采用不同的編號(hào)信息，這就造成了電力企業(yè)之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現(xiàn)出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業(yè)忽視了檔案管理的基礎(chǔ)性工作，沒(méi)有建立統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這為檔案資料的后續(xù)管理工作造成了困難。

二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的改進(jìn)措施及發(fā)展方向

針對(duì)當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案存在的主要問(wèn)題，筆者認(rèn)為，電力系統(tǒng)中電子檔案工作的改進(jìn)和發(fā)展應(yīng)從以下幾方面著手：

（一）建立完善的電子檔案管理工作責(zé)任制。

電子檔案作為新時(shí)代的產(chǎn)物，它的應(yīng)運(yùn)而生也為檔案管理工作帶來(lái)了一系列新問(wèn)題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責(zé)任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并且進(jìn)行操作權(quán)限的限制，這樣既可以保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，又可以保證涉密信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據(jù)管理人員的級(jí)別和職務(wù)，明確個(gè)人管理任務(wù)分工，避免出現(xiàn)越權(quán)操作，工作無(wú)人負(fù)責(zé)的亂象。要嚴(yán)格控制檔案文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的責(zé)任劃分，檔案部門在接受，歸檔過(guò)程中制定文件真實(shí)性，完整性的工作責(zé)任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉(zhuǎn)電子檔案信息的完整性和保密性的工作責(zé)任。進(jìn)一步明確電力系統(tǒng)各部門之間的工作責(zé)任界面，各司其職，完善電子檔案工作責(zé)任制度。

（二）增強(qiáng)電力系統(tǒng)電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前工作需求。首先，應(yīng)該建立完善的檔案管理培訓(xùn)制度，強(qiáng)化管理人員應(yīng)用信息化設(shè)備的能力。當(dāng)前社會(huì)信息化技術(shù)水平不斷提高，需要我們結(jié)合利用不斷創(chuàng)新的電子技術(shù)，結(jié)合電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展理念，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的力量，電力企業(yè)可以通過(guò)培養(yǎng)檔案管理的綜合人才，使企業(yè)逐漸適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的發(fā)展，以此提升企業(yè)檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)及職業(yè)道德，檔案工作作為企業(yè)的工作基礎(chǔ)，涉及企業(yè)信息安全問(wèn)題，因此，要加強(qiáng)電子檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，防范利用檔案信息進(jìn)行交易等現(xiàn)象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統(tǒng)內(nèi)部要強(qiáng)化電子檔案管理人員的知識(shí)體系，尋找更多的途徑和層次培養(yǎng)專業(yè)化、知識(shí)化的檔案管理人才。

（三）加大電力系統(tǒng)電子檔案管理的工作投入。

電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較雖然節(jié)省了大量的空間，但也需要企業(yè)投入大量的人力物力資源，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級(jí)才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機(jī)，高速掃描儀，光盤刻錄機(jī)的更新升級(jí)。其次，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，激發(fā)各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業(yè)檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實(shí)。除此之外，安全問(wèn)題已經(jīng)成為電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的關(guān)注重點(diǎn)，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)面臨崩潰的危險(xiǎn)，因此，應(yīng)該在如何保證數(shù)據(jù)庫(kù)安全方面加大投入，使電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)固若金湯。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)部門的信息化技術(shù)，加快檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以此進(jìn)一步提升檔案部門的服務(wù)水平。

（四）規(guī)范建檔標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子檔案的共享和利用。

電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門要制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時(shí)也可以切實(shí)提高檔案信息的實(shí)效性。其次，在電子檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，電力系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一的電子數(shù)字化檔案館，其可以整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強(qiáng)各企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺(tái)，電力系統(tǒng)各企業(yè)之間可以加強(qiáng)信息交換，以此增強(qiáng)檔案工作方法的研究意識(shí)，為電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展貢獻(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部要實(shí)行檔案工作統(tǒng)一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環(huán)節(jié)在同一的制度和條件下運(yùn)行。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實(shí)行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業(yè)務(wù)交流。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，電子檔案管理工作是一門具有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展前景的學(xué)問(wèn)，做好電子檔案管理工作也是一個(gè)循序漸進(jìn)以及不斷探究的過(guò)程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質(zhì)和水平，不斷發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問(wèn)題，探索解決問(wèn)題的對(duì)策和方案。同時(shí)作為電力企業(yè)，要不斷完善電子檔案管理制度，切實(shí)有效加強(qiáng)管理投入，高度重視檔案管理工作，促進(jìn)電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作效率的提升。

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作者：潘慧冬 單位：國(guó)電廣東電力有限公司