國外電子檔案管理經驗對我國的啟示
前言：本站為你精心整理了國外電子檔案管理經驗對我國的啟示范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。
（一）澳大利亞電子檔案管理經驗
西方發達國家在這方面已經做得很好，因為他們比我國使用和引進的時間都早，發展的時間也更為長遠，最為突出的就屬澳大利亞國家，對電子檔案的管理工作是目前世界領先。
1.電子檔案國家標準的統一完善
澳大利亞國家在二十世紀就是年代就出臺了文獻對電子檔案進行保護與管理，并嚴格要求從業人員實施，之后又不斷地完善原先的文獻，這是對電子文檔的管理的不斷進步與發展。所以對于澳大利亞來說他們對標準的制定是在不斷完善的，因為它是由多個小分支共同組成，就更加的全面規范。國家規定所有檔案管理的規范化操作，不管是在前期的建立還是之后的存檔都按照一定的模板進行操作。這樣有利于國家管理，同時也能讓檔案管理系統進一步完善與進步。我國應該學習澳大利亞的管理制度，對電子檔案管理建立管理標準，來方便操作。這種標準模板不僅適用于國家機關，同樣也適用于個人或者企業，讓檔案管理的范圍得到擴大。
2.電子檔案的創建與保存
國家需要對檔案管理的標準制定嚴格的制度與準則，這樣方便從業人員進行操作?？偟膩碚f應該有固定的工作規范和工作方法。這其中又要將管理程序詳細化，按照一定的順序進行操作，從登記到修改保存等要有明確的先后順序。對于管理系統而言，這其中需要包含前提的設計，然后進行檢測，檢測成功投入使用，最后進行管理系統的評價等。以往早期的檔案都是采用紙質進行存檔，紙質文檔不便于管理和保存，一般都是擺放于書架進行排列，這樣就會產生繁瑣與不必要的麻煩。電子文檔的話不需要占用太多的空間，電子文檔在遇到相同的圖形或者文字等不需要像紙質文檔那樣全部進行登記，這樣就省去了相同的部分，也節省了空間，讓人很容易就找出。當然電子存檔需要進行很好的保存，如果存儲出現問題存檔就不復存在了。所以在電子文檔保存時，可以進行適當的權限更改和內容更改，這樣有利于從業人員對文檔進行操作。
（二）韓國電子檔案管理經驗
在二十一世紀初韓國也對電子文檔進行了整改，將檔案管理工作做了進一步的調整與改革，對管理系統也做出了進一步的修正與統一，為了推進檔案管理工作的有效開展，這是發展中國家需要大力提倡的一點。對于我國而言，也要積極響應韓國的這一管理政策改革，好的地方可以加以運用和發展，我國的電子檔案管理目前也是需要改進的，所以在這方面可以跟韓國一樣進行調整改革，促進檔案管理工作的有效開展。
1.一體化檔案管理的指導思想
在檔案管理過程中，需要將計算機技術與信息技術和電子電子文件技術相結合進行管理，這種管理方法以電子文件為主，對信息進行歸納整理，對文件和檔案進行綜合整理并綜合管理模式。在韓國，政府就將檔案管理做到了一體化管理，對文件和檔案進行整合和歸納，從初期的文件的電子模式，到資料的整理，再到檔案信息的整理都能做到有順序的管理程序，包括前期的記錄，后期的檔案歸類和檔案檢查篩選等，都能進行有序的編寫，統一整合和編撰。只有將檔案的管理有組織有方法的進行操作，才能將檔案工作帶入一個新的高度。
2.明確的檔案管理任務和發展目標
檔案管理的目的就是為了讓電子文檔能夠很好地保存嗎，在需要的時候能夠很方便的拿出并使用，在這點上韓國是做的很好地。在韓國，他們將國家級的檔案管理館作為最高級別的管理機構，因為檔案信息中有很多很重要很珍貴的內容，這些內容有過去的發展中保存的信息也有現代化發展中保存的信息，所以是集合了過去與現在的檔案內容，是一個國家發展的歷史的過程。是需要完善保存和珍藏的。對于韓國而言，他們希望透過檔案管理讓公民覺得政府是可以依靠和信任的，同時通過這種方法來實現提高國家設施的作用，讓韓國能更好的在世界立足。所以他們會對檔案管理工作設立具體的標準，在已有的標準上對文件和檔案進行改革并修正，讓人們知道檔案管理對一個國家的重要性，對檔案的收集與整頓上設立專門的機構和標準規范，讓從業人員在此基礎上能夠正確并妥善的對檔案進行管理。
二、國外電子檔案管理經驗對我國的啟示
（一）提高檔案的社會服務功能
電子檔案應該面向全社會，對檔案的選擇要經過慎重考慮選擇，選擇合適的檔案進行公開，在整理時要將檔案進行分類，這樣才能方便查找和閱讀使用。當然檔案的公開也需結合實際情況和人，要滿足人們對檔案的需求。采用電子檔案可以方便人們的使用與閱讀，也節省人們的時間，有些甚至可以足不出戶利用互聯網就可以進行查找和閱讀，也節省了許多空間，不像紙質檔案那樣占面積。所以電子檔案的好處由此可見。
（二）制定市場發展規劃,拓展電子檔案的市場銷售
在電子檔案的發展過程中，除了依靠國家政策支持和資金投入，還應當將檔案管理機構面向社會，通過社會群體對檔案管理進行提高和發展的幫助。同時對檔案的管理中還要盡量做到標準規范，拓展內容等方面的提高。只有這樣才能將檔案管理體系進一步完善。
作者：吳瑋 單位：西安航空職業技術學院
