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一、引言

隨著我國計算機技術的逐漸普及，互聯網通信技術的高速發展，自動化辦公、網絡辦公已經十分普遍。國家的高等院校是一個人才、高新技術最為聚集的場所，因此，作為計算機技術的衍生技術——電子檔案也最早在此得以應用。

二、目前我國高校電子檔案的基本情況

目前，我國的高等教育院校，計算機網絡通信技術已經基本普及，電子檔案管理在各高校中也均已建立。但由于一方面，電子檔案對于硬件設施的要求要遠高于傳統紙質檔案，它需要以現代化的辦公設備為主要載體，同時還要匹配合適的軟件程序以及特殊的環境空間等；另一方面，電子檔案對于檔案管理人員的要求較高，除了要具備檔案管理的基本技能外，還要懂得相關的計算機技術。使得目前各高校，或是因資金問題或是因技術問題，在電子檔案管理方面水平不一。

三、電子檔案的利與弊

（一）電子檔案的優勢。

1.檔案的歸檔、提檔快捷方便，不受地域限制。

電子檔案因為采用計算機自動檢索、自動歸類等功能，使得檔案在歸檔、提檔時極為簡便快速，其效率大大超過人工歸檔、提檔。另外，電子檔案通過互聯網的傳輸技術，可以實現各高校之間的信息互通互聯，從而實現資源共享。這也就意味著在全國任意一所高校，只要有計算機和網絡，都可以實現在線的信息查詢，而不再受到地域限制。

2.存儲類型多樣化。

傳統的紙質檔案存儲，只有文字、圖形兩種方式，存儲方式十分單一。而電子檔案的存儲類型要豐富得多，它既可以存儲傳統的文字圖形檔案，還可以存儲聲音、影像，從而真正做到原始記錄，讓檔案的價值發揮到最大。

3.減輕工作人員勞動強度。

電子檔案在歸檔時，檔案管理軟件會自動分類，并形成一個唯一的文件號，同時進行了主題詞標引、著錄。因此，電子檔案一方面極大地縮減了工作人員在檔案歸檔時的工作量，另一方面，在需要提檔案時，也省去了工作人員的查找工序，從而從根本上降低了工作人員的勞動強度。

（二）電子檔案的弊。

1.安全性較差。

電子檔案的管理主要依賴于計算機聯網通信技術。而在開放的互聯網上，網絡病毒和黑客使電子檔案隨時都有被刪除或篡改的危險，其安全性遠不如傳統的紙質檔案管理。

2.管理成本高。

基于電子檔案的特殊性，使得人力管理成本和設備管理成本都遠高于傳統檔案管理。這主要是因為：電子檔案管理人員的專業技能要隨著檔案管理設備的升級而不斷提高，同時；為了避免因技術升級而使老版本的檔案無法讀取的問題以及網絡病毒、黑客的攻擊，電子檔案管理軟件要隨時進行技術升級維護。而這兩項的管理成本是十分高昂的。

3.存儲

要求苛刻。電子檔案的存儲要借助諸如磁盤、軟盤、光盤等電子產品，而這類產品對于環境有很高的要求。相比較于紙質的存儲環境，電子檔案的存儲環境對于溫度、濕度、酸堿度、灰塵、磁場以及強光、有害氣體等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成檔案的丟失。

4.原始文件保存難度大。

紙質檔案在復印、修改時都會留下相應痕跡，同時由于簽名、蓋章制度的實施，很好的保存了檔案的原始記錄。而電子檔案的復印修改無痕性，使得原始文件及容易被悄無聲息的修改，從而不利于原始檔案的保存。

四、加強高校電子檔案管理的建議

目前我國各高校的電子檔案管理制度仍在發展之中，由于上面的種種問題，使得各高校的電子檔案發展緩慢，且水平不一。因此，針對以上問題，結合筆者自身的工作認識，提出幾點建議，希望能夠對加強目前高校的電子檔案管理有所幫助。

1.由國家出面組織成立全國高校電子檔案中心，將全國高校的電子檔案進行統一管理。在各高校之間建立分管中心，以統一的系統、設備及管理制度進行管理。這樣既實現了各高校之間的資源共享，解決了兼容問題，同時還能節省大批電子檔案的管理費用。

2.建立專業的電子檔案工作人員培訓機構，對于從事電子檔案管理工作的人員，進行業務能力培訓和考核，提高人員的自身能力以及工作效率。

3.出臺更加嚴格的電子檔案歸檔以及提檔制度，可以采取網絡實名制、網絡簽名等一系列措施，同時嚴格約束工作人員的權責，將責任細化到個人，從而保證電子檔案的安全。

4.通過國家投入一部分資金來自主研發電子檔案管理系統以及相應的安全防護系統，將互聯網病毒、黑客騷擾等危害降到最低。

五、總結

我國高校電子檔案管理，作為國家重點的檔案改革方向，隨著相關政策以及管理制度的逐漸成熟，管理設備的逐漸完善，相信在不久的將來，定能成為我國檔案電子信息化發展的標桿，為社會各組織機構檔案發展提供參考。

作者：馬鳳波 單位：南陽醫學高等專科學校