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一、當前企業檔案管理工作的現狀
1.檔案既采用集中管理,又配合采用分散管理。在我國市場經濟實行之后的這些年,我國企業在檔案管理模式上也摒棄了過去計劃經濟體制下單一的管理模式,而是采用了部門自主管理的模式,各部門自主管理部門內部的檔案,但是由企業的一級管理層進行統一的存檔管理。這樣的管理方式具有很強的靈活性,有利于各部門對具體事務的把握,并且權責清晰。
2.利用計算機網絡技術一體化統籌管理檔案。當今是計算機信息技術飛速發展的時代,網絡化的辦公技術已經普及到各行各業,而檔案管理工作也在朝著更加信息化管理的方向發展。當前許多現代化的企業都在檔案管理中加速了現代化的進程,一般都具有專業的檔案管理系統,由此可以,紙質檔案被更為現代的電子檔案代替已是時展的必然。利用計算機網絡技術進行信息化管理,有利于檔案的高效統籌管理,使得檔案可以發揮最大的效能,促進企業檔案資源的交流和互動。
3.企業檔案資料越來越要求記錄的標準化。所謂檔案要標準化,是指檔案所使用的名詞術語、著錄、代碼代號、標引語言乃至于檔案的整理、統計、鑒定、格式等方面的標準化。檔案標準化的要求,可以提升檔案管理的效率和水平,對檔案的長期性保存具有很大的作用。當前,我國很多企業都開始注重檔案的標準化管理。雖然現在大多企業都已開始重視檔案管理工作,并努力使得檔案管理工作朝著更加規范和標準的方向發展。但是,當今時展的速度實在太快,檔案管理發展的步伐還是要滯后時代經濟的發展很多。并且,企業對檔案管理的認識性還存在一定的局限性,忽視基層檔案管理,缺乏專業檔案管理人才也是眾多企業普遍存在的問題。另外,我們所說的檔案管理的規范化不僅僅局限于設備和管理技術手段的規范化,還有檔案管理人員的規范化和高素質。時代在發展,企業在進步,企業的工作人員也必須與時俱進,具備適應時代和企業發展的能力水平、個人素養。所以,企業要為此付出的努力還應是持續的。不能只是走走形式,做做樣子,只有真正將行動落到實處,才能收到真正的效益。
1.同時,企業檔案管理應注重對相關科學知識的補充和更新,更應該運用現代科學技術手段不斷強化管理水平。具體來說,一是要建立目標職責體系。檔案管理領導小組負責企業檔案工作的組織、管理和指導;專職檔案員負責文件的歸檔、移交、銷毀等,并對各部門的檔案工作進行指導;兼職檔案員負責本部門檔案管理制度的執行和有關文件的清理及移交工作。二是要建立操作規范體系。按照檔案管理要求,結合本企業實際,制定并落實文書立卷歸檔辦法,文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限制度,檔案保管、保密、利用、統計、鑒定銷毀等制度,使檔案管理工作做到有章可依,有規可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監督檢查力度,每年組織開展至少兩次檔案管理安全檢查,采取自查、互查、抽查、普查相結合的方式,有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患,堅決杜絕在檔案管理中出現案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題,推動檔案工作健康發展。
2.重視檔案管理信息化建設。信息化建設是實現企業檔案科學管理的主要途徑。企業應該在現有基礎上,堅持完善檔案數據庫建設,做好檔案基礎數據匯編、檔案查閱利用等工作,努力使檔案管理走上規范化、制度化的軌道。首先,著力提高檔案硬件水平。為適應新時期檔案工作的新要求,提高檔案管理水平,企業應該結合實際,增加投入,不斷更新檔案設備,使各項檔案管理設施力求達到規范化的標準,促進檔案資料管理的全方位、科學化管理。其次,充分利用計算機系統,規范檔案數字化加工中心,加強對檔案的著錄和掃描,認真做好文件的收、發工作。檔案的收集整理工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統;做好檔案的統計、利用工作,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計,積極做好檔案信息資源的開發利用,以確保能為企業的發展提供有效的服務。
3.提高檔案管理人員素質。檔案管理人員的專業素質在很大程度上決定著企業檔案管理水平。在科學管理的要求下,檔案管理人員不僅應具備從檔案的立卷、整理、編撰、鑒定,到檔案著錄、標引,檔案的保管等基本操作技能,而且必須精通計算機技術,能夠運用現代化科技手段規范日常管理工作,并且要愛崗敬業,有大局觀念,能夠將繁瑣的任務思路清晰的逐一落實。檔案工作有較強的專業性,決定了檔案管理工作者必須具備專業知識,擁有較強的檔案管理技能。要緊跟時代步伐,積極參加技能培訓,學習政治理論和各種新的知識技能,尤其要密切關注國家有關檔案工作管理規定,深刻領悟其內涵,逐漸成長為理論與技能并重的復合型人才。為企業打造學習型檔案管理隊伍貢獻力量。
三、結語
綜上,面對不斷變化的社會形勢,所有企業都在尋找符合自身特點的發展之路。檔案管理雖然只是企業管理的一個部分,不是影響企業生死存亡的直接因素,但在一定程度上卻起著關鍵性作用。企業應該充分重視起檔案管理工作,認識到檔案管理規范化的重要性,并積極采取措施適應時代潮流。這樣才能夠更大程度的享受到檔案管理為企業發展帶來的效益。
作者:徐愛萍單位:喀什疆南普瑞總公司