前言：本站為你精心整理了原則管理下的電子檔案管理論文范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

一、電子檔案管理原則

（一）完整性原則電子文件在形成過程中，不僅各部門可以完成，而且個人也可以獨立形成電子文件，這就導致電子文件處于分散式的分布狀態。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實體化的特征，這就導致其無法像紙質文件那樣直觀的體現出來，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個環節采取相應的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時需要確保信息、程序、軟件及紙質文件的完整性。

（二）可讀性原則電子文件生成過程中由于其所使用的計算機硬件和軟件的不同，則其存儲的格式也會有所不同，再加之目前計算機技術的快速發展，硬件和軟件不斷的更新換代，在這種情況下，一些新的設備和舊設備之間存在著不兼容性，這樣存儲的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進行檔案收集時，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對其可讀性進行技術分析，確保日后能夠更好的進行利用，使其具有長期的可讀性。

（三）可靠性原則電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網絡信息進行控制都需要具有專門的技術，這樣就導致電子檔案的可靠性受到人們的質疑。所以需要采取各種切實可行的技術措施、制定科學合理的制度規范，從而實現對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環節的操作規程進行嚴格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。

二、電子檔案管理中應該注意的問題

（一）集中統一管理近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態。從檔案工作的發展看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創造軟硬件技術環境。電子檔案的統一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區對于電子檔案管理進行全面的統籌規劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。

（二）紙質文件和電子文件雙套歸檔目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看作不必要的重復?？梢灶A見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統，二者既有聯系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。

（三）實行文件、檔案一體化管理目前計算機信息系統中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產生也加快了檔案一體化管理的進程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運轉階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導下重構整個管理流程。

三、結束語

近年來，在信息技術快速發展下，電子檔案的數量不斷的增加，這給電子檔案的管理工作帶來了嚴竣的挑戰。所以為了更好的滿足信息時展的需求，需要對電子檔案管理目標進行進一步深入，優化電子檔案應用方案，采取切實可行的措施做好電子檔案管理工作，有效的提升電子檔案管理工作的綜合運行效益，實現對檔案管理的有效控制。當然強化電子檔案的管理工作并不是一朝一夕就能完成的，這是一個循序漸進的過程，需要各個模式之間的協調發展，只有這樣，才能確保電子檔案管理水平的提升，積極推動檔案行業的健康、有序發展。

作者：張偉單位：夢蘭星河能源股份有限公司