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1概述

南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經有40多年的歷史，產生了豐富多樣的紙質檔案。隨著辦公自動化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項新課題。這是一個新生事物，其管理比傳統檔案管理要復雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會中，電子文件大量產生，在單位文件流轉中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎相對薄弱，電子文件歸檔管理意識、制度建設以及安全維護也有待加強。

2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設備與軟件。電子文件具有數字性，它的存在需要特定的設備與軟件，這個設備與軟件將直接影響電子文件的質量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質文檔最大的區別在于它可以實行數字化的共享，無空間、時間與次數的限制，實現效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網絡技術的盛行，電子文檔保存存在一定的風險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統紙質檔案相比，還存在技術壽命的問題。紙質檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術的升級不斷轉錄，否則不但可能產生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內就壽命終結。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質發生變化。傳統檔案工作介質是紙質，而隨著計算機的廣泛應用，特別是無紙質化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統中，供相關人員查閱。

2）整理方法發生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環節，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數據處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發生變化。傳統的紙質文件材料，其原始性、真實性可通過分析領導簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率小；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權限等元數據進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設盡管電子文檔在我國各個領域都已出現，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領導高度重視電子檔案的建設，成立專門電子檔案管理領導機構，進行大力的宣傳，提高整體人員的認知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關的原始數據，如負責人的簽署手續、移交手續等，再對原始數據進行技術處理，不能輕易改變原始數據的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術處理，將是電子檔案有效進行存儲的關鍵環節，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關部門應引進相關技術與技術人員，對檔案管理者進行培訓，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環節。這些環節都需要制定相應的規章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統一化、有序化。在電子檔案各個環節制訂一定的規章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責權。目前南江水庫設有檔案室，里面有文書、財務、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設的過程中，應該明確責權、專人負責、協調分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養在信息技術飛速發展的情形下，檔案工作管理者應該與時俱進，掌握電子文件管理的技術。檔案人員要適應社會信息化發展的形勢，及時更新知識結構，加強對諸如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術、網絡運行維護技術等的學習，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經濟發展服務。

5結語

對電子文件進行有效規范的處理，并將其應用于辦公自動化的過程，需要我們進行不斷的探索，形成適用自身工作特點的電子文件管理規范和標準，使電子檔案能適應社會主義市場經濟發展的要求。作為檔案工作者，必須更加深刻地認識到這一點，并積極調整自己，以適應電子文件時代的到來！

作者：陳鮮單位：南江水庫管理局