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明確了電子檔案的概念、特點、分類及內(nèi)涵，結(jié)合實際工作，提出加強電子檔案管理工作的措施和方法。

1.電子檔案載體的保護

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質(zhì)材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護有很大區(qū)別。對電子檔案載體的保護最重要的是要提供符合磁、光介質(zhì)的保存環(huán)境，電子檔案所需的環(huán)境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質(zhì)檔案保存所需的環(huán)境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發(fā)生氧化反應(yīng)，造成信息丟失；遠離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發(fā)生消磁或磁化現(xiàn)象；要避免機械震動，以免破壞數(shù)據(jù)信息的完整性；存放電子檔案的庫房內(nèi)還應(yīng)配有防腐蝕性有害氣體的設(shè)施和設(shè)備，定時進行機械通風，保證環(huán)境通風良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設(shè)備，遠離釋放有害氣體的工廠，要定時進行室內(nèi)通風，保證檔案室內(nèi)擁有良好的空氣質(zhì)量。紙質(zhì)檔案的耐久性可以持續(xù)幾十年甚至上百年，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應(yīng)每5年進行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現(xiàn)象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，以便進行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能讀取，其中計算機是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機及其軟硬件加強維護和更新。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、復印機等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)參數(shù)，如音頻設(shè)備文件等。在電子檔案歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件，用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件還應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

2.電子檔案真實性的維護

由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內(nèi)歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數(shù)字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸?shù)炔僮饕M行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，如開發(fā)專門的安全保護軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質(zhì)文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，也能夠保證從計算機上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關(guān)背景，不僅是業(yè)務(wù)方面的，也包括相關(guān)的政治、經(jīng)濟背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內(nèi)容，也有助于證明該電子檔案的真實性。

3.電子檔案完整性的維護

在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關(guān)系、相對位置等元數(shù)據(jù)一并保存，相關(guān)的應(yīng)用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關(guān)電子圖像。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應(yīng)的備份工作。首先要對所有電子檔案進行完整的復制，在以后每次復制時，只需針對上一次完全復制后新增加的數(shù)據(jù)或修改的數(shù)據(jù)進行備份復制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數(shù)據(jù)信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費，保證電子檔案在保存和恢復時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機出現(xiàn)故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網(wǎng)絡(luò)中，防止某一網(wǎng)絡(luò)被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護、真實性維護和完整性維護方面存在諸多要求，且比較依賴相關(guān)成熟的技術(shù)，而紙質(zhì)檔案則可以真實、直觀地再現(xiàn)文件的原貌。因此，在一定時期內(nèi)電子檔案不會完全取代紙質(zhì)檔案，兩者形成并存發(fā)展、相輔相成的依賴關(guān)系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發(fā)揮電子檔案的效用。

4.加強電子檔案安全性的防護

網(wǎng)絡(luò)的普及極大地促進了電子檔案管理工作，因此加強網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視。加強電子檔案安全防護主要有兩點：一是用法律保護電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創(chuàng)建檔案安全管理系統(tǒng)，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現(xiàn)代信息安全技術(shù)，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)，電子檔案管理系統(tǒng)安全運行和與相關(guān)信息安全技術(shù)結(jié)合運用的基礎(chǔ)上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。

5.加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案是個新事物。檔案管理人員要適應(yīng)信息化的要求，就必須具備相應(yīng)的計算機專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，掌握本單位使用的計算機系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的檢索工具，并依據(jù)規(guī)章制度積極主動提供服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的作用。對于形成電子檔案的部門和人員要進行有針對性的培訓，提高業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)，同時聘用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及程序開發(fā)等專業(yè)人才，明確職責，防止人為刪改、誤操作等造成信息的丟失。檔案管理人員可以通過自學或參加培訓，熟悉電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)和基本要求，積極探索新的管理方法。信息時代所帶來的既是挑戰(zhàn)也是機遇，需要我們不斷地學習和探索，不斷提高電子檔案管理水平，充分實現(xiàn)電子檔案的價值。電子檔案管理工作是一項復雜而又重要的工作，電子檔案作為新時代的產(chǎn)物，在檔案管理工作中占有舉足輕重的位置。為了科學有效地開展電子檔案管理工作，就必須研究電子檔案管理的方法和措施。電子檔案的管理在很多方面都不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，尤其是在載體保護、真實性和完整性維護以及對檔案管理人員的要求等方面都比對紙質(zhì)檔案管理的要求高。在電子檔案保存和維護的過程中，不僅要考慮載體材料、環(huán)境、設(shè)備等條件，還要將計算機技術(shù)和人為因素考慮進去。因此，針對電子檔案的管理形成了一系列制度、標準和管理措施，以便更好地實施對電子檔案的管理，保證電子檔案的完整、安全和可利用，使電子檔案最大限度地發(fā)揮其價值作用。

作者：祁麗榮單位：機械工業(yè)檔案館