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摘要：構(gòu)建高校學籍檔案信息數(shù)字化平臺，對實現(xiàn)高校學籍檔案信息整合利用、滿足多樣化的檔案應用需求具有重要作用。鑒于此，本文對數(shù)字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式構(gòu)建的意義、策略、注意問題進行了相關(guān)的探討，并從建立數(shù)字化平臺管理制度、構(gòu)建高校學籍檔案信息化平臺、構(gòu)建電子文件歸檔管理系統(tǒng)等方面對高校學籍檔案信息整合利用模式進行了分析，期望對實現(xiàn)高校學籍檔案信息整合利用，提高學籍檔案應用水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化平臺；高校學籍檔案；信息整合利用；模式探討

高校學籍檔案和高校日常教育活動、科研工作等密切相連，也是學生日后就業(yè)、工作的重要參考，因此加強對高校學籍檔案的科學管理，對保證學籍檔案的真實性、實用性具有重要作用。但是從目前高校學籍檔案管理來看，存在信息化管理落后、數(shù)字化平臺建設不規(guī)范等問題，導致高校學籍檔案信息整合利用模式發(fā)展受到阻礙［1］。鑒于此，立足于數(shù)字化平臺建設，對高校學籍檔案信息整合利用模式進行探討具有重要的現(xiàn)實意義。

一、數(shù)字化平臺高校學籍檔案信息整合利用模式構(gòu)建的意義

傳統(tǒng)的高校學籍檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案類型主要有證書、個人介紹、學歷證明等，主要記錄學生的整體概況，是學生就業(yè)、工作重要的憑證參考。在信息化時代下，還以傳統(tǒng)管理模式對高校學籍檔案進行管理，學生檔案信息很難達到高效的運用，在這種情況下積極構(gòu)建數(shù)字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式，能有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端。一方面簡化了檔案利用程序，在非必要的情況下，不用去檔案室進行檔案資料的查詢，只需借助計算機就能完成；另一方面保護了紙質(zhì)檔案，減少了檔案破損率。積極構(gòu)建數(shù)字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式，不僅有效解決了檔案利用的弊端，解決了檔案流通問題，還滿足了當前檔案的應用需求，這對實現(xiàn)高校學籍檔案高效運用具有重要意義。

二、數(shù)字化平臺高校學籍檔案信息整合利用模式的策略探討

（一）建立健全檔案信息化平臺的管理制度

第一，為了保障高校學籍檔案數(shù)字化平臺建設落到實處，應成立專門的高校學籍數(shù)字化平臺領(lǐng)導機構(gòu)，并對數(shù)字化工作內(nèi)容進行細分，將工作內(nèi)容落實到具體個人，以此保證高校學籍檔案信息整合利用數(shù)字化平臺建設高效完成。并且，需明確檔案信息化建設需求，聘請相關(guān)的專家團隊對數(shù)字化平臺建設進行研究，以此確保數(shù)字化平臺建設滿足應用需求，并能夠有效解決檔案建設過程中遇到的難題。第二，高校學籍檔案信息較多，想要實現(xiàn)檔案信息整合利用，一方面需要對現(xiàn)有的高校檔案信息進行有效的匯總，使其形成一個龐大的信息數(shù)據(jù)資源庫；另一方面需要統(tǒng)一檔案信息數(shù)字化建設標準，使檔案管理統(tǒng)一化、標準化，以此實現(xiàn)學籍檔案信息有效的整合利用。對此我國提出了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的相關(guān)規(guī)范，其中規(guī)定了檔案數(shù)字化過程中掃描參數(shù)、加工操作、質(zhì)量標準等相關(guān)的制度，在具體的工作中應遵循國家的標準要求進行。此外，針對數(shù)字化檔案建立管理制度。當高校學籍檔案由紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡之后，電子檔案需要遵循相應的標準，如電子檔案分類標準、電子檔案歸檔標準、電子檔案文件數(shù)據(jù)標準等［2］。以此形成科學的電子檔案管理體系，保證電子檔案滿足實用性、全面性、數(shù)據(jù)可靠性、檔案真實性的檔案處理要求。

（二）構(gòu)建高校學籍檔案信息化平臺

第一，構(gòu)建高校學籍檔案數(shù)字化處理模式，對傳統(tǒng)的檔案模式進行改革，實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變。比如傳統(tǒng)高校學籍檔案處理的過程中，需要對檔案進行采集和整理，在采集和整理的過程中，需要和學生本人建立聯(lián)系，并進行相應溝通，工作效率非常低。而數(shù)字化信息平臺的建設，可以簡化傳統(tǒng)檔案管理程序，只需要學生按照相應的數(shù)字化標準提供信息即可。第二，高校學籍檔案管理、應用、收集等是一個系統(tǒng)、復雜的過程。為了提高檔案的利用效率，高校應構(gòu)建學籍檔案信息化平臺。信息化平臺內(nèi)容應多樣化，不僅能夠進行學籍檔案信息管理，還可以實現(xiàn)檔案服務、檔案信息共享、檔案收集和處理等應用需求，以此形成高校學籍檔案信息整合利用數(shù)字化平臺模式，為滿足多方面的應用需求提供保障。

（三）構(gòu)建電子文件歸檔管理系統(tǒng)

首先，電子檔案是紙質(zhì)檔案信息化的結(jié)果。在完成紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)變之后，應構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案能夠及時歸檔，以此滿足不同的應用檔案應用需求。其次，為了保證電子檔案的高效運用，電子檔案管理系統(tǒng)應和學校其他信息化建設有效接軌。比如和高校研究生教育系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)、本科教育系統(tǒng)等進行連接，不僅有利于電子檔案的高效運用，還能確保檔案信息及時更新、歸檔。此外，電子檔案的管理中應考慮現(xiàn)代辦公需求，以及不同辦公設備的應用需求，在電子檔案處理的過程中，應具有拓展性、外延性，滿足多接口的應用需求，以此保證學籍檔案信息可以實現(xiàn)有效的整合、匯總，達到高效運用的目的。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校檔案信息管理的內(nèi)容復雜，信息量較大，雖然構(gòu)建了學籍檔案信息化平臺，但是要提升信息化平臺的管理質(zhì)量和效果，還需要相關(guān)管理人員付出努力。由此可見，檔案信息管理人員的素質(zhì)對檔案信息管理的質(zhì)量有直接的決定作用。作為高校領(lǐng)導人員一定要重視人才的培養(yǎng)，使檔案信息管理人員的專業(yè)知識和工作技能以及職業(yè)道德素養(yǎng)都能得到全面提升，這樣才能提高數(shù)字化平臺的高校學籍檔案信息整合利用率。為此高校應該從以下方面加強人才的培訓：首先，加強思想道德教育，提升工作人員的思想道德修養(yǎng)水平；其次，加強信息化培訓，讓相關(guān)工作人員能夠熟練掌握先進的信息化技術(shù)，可以靈活運用數(shù)字化平臺；最后，提升工作人員的法律意識。高校學籍檔案信息涉及眾多學生的學籍信息，對學生后期發(fā)展有重要作用。高校一定要保護好學生學籍檔案信息，相關(guān)工作人員應該熟知相關(guān)法律，遵紀守法，不能靠關(guān)系出賣檔案，對于違法相關(guān)法律制度的行為應該給予相應處罰。

三、數(shù)字化平臺高校學籍檔案信息整合利用模式構(gòu)建中需要注意的問題

（一）要選擇專業(yè)的數(shù)字化平臺業(yè)務公司

首先，選擇數(shù)字化平臺業(yè)務公司需要對公司的綜合情況進行充分的了解。一方面要嚴格審查外包公司的技術(shù)水平，能夠滿足數(shù)字化平臺建設的需求，能否為高校檔案信息整合提供相應服務。另一方面要審核企業(yè)的經(jīng)營狀況是否良好，有沒有財務問題等。此外還要審核企業(yè)的科研能力，對新技術(shù)的利用能力以及開發(fā)能力，以此確保數(shù)字化建設滿足時代發(fā)展需求。其次，對外包商服務經(jīng)驗進行考核，查看外包商類似的作品，以及這些作品顧客的滿意度情況，以此減少數(shù)字化平臺構(gòu)建中出現(xiàn)問題無法順利解決的情況。

（二）信息化平臺要有明確的目標

首先，高校學生學籍檔案應統(tǒng)一標準，明確處理流程，以此形成統(tǒng)一、標準化的數(shù)據(jù)，方便檔案數(shù)據(jù)的流通和應用。比如，規(guī)定高校學生檔案電子版處理要求、存檔要求、借閱要求等，以此形成電子化應用管理程序，為保障學籍檔案信息高效運用提供有利條件。其次，滿足現(xiàn)代化辦公需求。當前階段下，辦公方式、辦公設備出現(xiàn)了多樣化的現(xiàn)象。在這種情況下，學籍檔案相應平臺的建設應具有兼容性、拓展性，能夠滿足不同辦公需求。最后，高校學籍檔案資源應具有系統(tǒng)化特點，能夠?qū)崿F(xiàn)學籍檔案的有效匯總，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進行數(shù)字資源的運用［3］。

（三）應注重信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

高校學習檔案信息數(shù)字化平臺模式的構(gòu)建，需要檔案管理者具備專業(yè)的檔案數(shù)字化知識，能夠熟練處理數(shù)字化檔案管理中遇到的各種問題。但是從目前高校數(shù)字化檔案管理來看，檔案管理人員素質(zhì)不高，思想意識落后，認為檔案數(shù)字化管理就是將學籍檔案進行數(shù)字化處理的過程，導致僅僅進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，無法形成檔案信息整合、匯總，在運用的時候，出現(xiàn)了零散、資料不全的現(xiàn)象。因此，應重視檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。一方面對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓，提升其檔案信息化專業(yè)水平，并設置相應的考核制度，保證將信息化管理落實到日常工作中；另一方面進行數(shù)字化人才引進，為實現(xiàn)高校學籍檔案信息整合利用數(shù)字化平臺的構(gòu)建提供人員支持［4］。

四、結(jié)語

高校學籍檔案信息化整合利用模式的構(gòu)建，需要建立在數(shù)字化平臺的建設上，在此基礎(chǔ)上健全檔案信息化平臺的管理制度，積極構(gòu)建高校學籍信息化平臺，使高校學籍檔案形成標準化、統(tǒng)一化的數(shù)字管理體系，形成高效學籍電子檔案管理系統(tǒng)，并與校內(nèi)多個網(wǎng)站進行有效的對接。科學的數(shù)據(jù)化學籍檔案信息化建設，能夠為滿足檔案信息整合利用提供有利條件。

參考文獻：

［1］李鳳蓮，孫華.基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式與方法研究［J］.山東檔案，2020（5）：57-59.

［2］邱慧.淺析信息化建設大背景下高校學籍檔案管理建設［J］數(shù)碼世界，2020（9）：220-221.

［3］傅敏燕.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校學籍檔案信息安全管理探析［J］中國市場，2019（23）：192-194.

［4］謝文倩.新時代下高校學籍檔案服務利用探析——以福建師范大學檔案館為例［J］.城建檔案，2019（12）：24-26.

作者:李松 單位:嘉應學院