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摘要：日新月異的當代計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術和多媒體技術所支持的數(shù)字化建設,給檔案事業(yè)帶來了新一輪的發(fā)展機遇、新的整合平臺和新的升值空間。隨著“數(shù)字化社會”、“數(shù)字化城市”時代的來臨,檔案數(shù)字化建設也步入了快速通道。管理微機化、庫藏數(shù)字化、信息共享化,已成為當今檔案工作發(fā)展的趨勢。而即便是實現(xiàn)了“三化”,還僅僅是“數(shù)字檔案”建設的一個雛形和開始,從“檔案數(shù)字化階段——數(shù)字化檔案階段——數(shù)字檔案階段”是一個龐大的系統(tǒng)工程。基層檔案如何順應時展的新要求,緊跟數(shù)字化建設的步伐,充分發(fā)揮基層檔案的應有作用,是值得我們認真研究和思考的問題。現(xiàn)就本人在基層檔案數(shù)字化工作中遇到的問題及對策,談一些體會。

一、基層檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化“大廈之基”。

基層檔案是我國檔案系列中的“基石”。建設數(shù)字化檔案一方面要高屋建瓴,站在時代和發(fā)展的高度上明確目標和要求;另一方面必須立足基層,一步一個腳印地在做細做實上下工夫。沒有基層檔案的數(shù)字化,就不會有整個“大廈”的數(shù)字化。作為基層檔案工作者應當清楚地看到:基層檔案也是社會發(fā)展的“產(chǎn)物”,它不能脫離社會的進步而獨立存在。它既是“基層的部門”,也是“社會的細胞”;既有“基層的責任”,更有“社會的義務”。隨著我國數(shù)字化時代的來臨,建設數(shù)字化檔案是時代的需要,更是社會發(fā)展的必然。

我處檔案工作創(chuàng)建于1984年。盡管創(chuàng)建時間不算太長,但恰好趕在了改革開放后“整頓發(fā)展”的機遇期。因此,我們力求在規(guī)范的起點上“從零開始”、逐步發(fā)展,截止目前已有館藏近萬卷,年平均提供利用二千余卷。近幾年來,隨著城市建設的迅猛發(fā)展和城建檔案規(guī)范化要求的進一步提高,城建檔案收集數(shù)量成幾倍的增長。大量竣工資料主要以紙質檔案的形式歸檔,由八十年代一個工程幾張紙到今天一個工程(一個標段)就有幾十盒資料。數(shù)量的不斷翻番,庫容的不斷“膨脹”,給單位的檔案管理和手工歸檔、查檔帶來了空前的壓力。受客觀條件的限制,庫容空間必須要“精打細算”,管理人手也要“適量精干”。如何突破傳統(tǒng)的管理模式,既保護紙質原件,又能提速查檔并實現(xiàn)資源利用的最大化,是我們檔案工作者長期以來孜孜以求的目標。數(shù)字檔案作為信息化時代一種全新的技術管理手段,如一抹亮光照亮了21世紀檔案的發(fā)展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中,可其“庫藏”的數(shù)字化特征是肯定的,而傳統(tǒng)檔案“庫藏”的數(shù)字化轉換是其必要的環(huán)節(jié)和重要的組成部分。

二、基層檔案數(shù)字化之路需要循序漸進

(一)檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影(錄音、錄像)技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享,是檔案信息化建設的重要組成內(nèi)容。

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn),更難適應當代“數(shù)字化生存”的形勢。實現(xiàn)檔案原件的數(shù)字化,對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

(二)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

1.檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

2.載體檔案的數(shù)字化,如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫。

3.檔案專題信息的采集與建庫。

(三)檔案數(shù)字化的主要作用是:檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小,維護方便、安全。

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設重要內(nèi)容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大方面任務:一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。

⑴代替原件使用,保護檔案原件。

⑵數(shù)字化副本異地保存,輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。

⑶恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。

⑴不再受“孤本”的限制,一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。

⑵數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸,使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。

⑶“時間”不再是限制,利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后,將已開放的檔案上網(wǎng),這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

4.檔案數(shù)字化能充實各檔案網(wǎng)站的內(nèi)容。

5.檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案走向數(shù)字檔案的必經(jīng)之路。

(四)檔案數(shù)字化建設的“三個階段”

從宏觀的角度上來看,檔案數(shù)字化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程,要完成好這項工程,必須一步一個腳印地循序推進。只有對這項工程的每一個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究,才能科學規(guī)劃并正確引領檔案的數(shù)字化建設之路。

1.檔案數(shù)字化階段。首先,是引入計算機技術,建立檔案的自動化系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理自動化、數(shù)字化。其次,是實現(xiàn)庫藏信息數(shù)字化,將紙質庫藏資料轉變成數(shù)字庫藏,完成庫藏信息數(shù)據(jù)庫建設。再次,是構建平滑高效的檔案信息化傳輸平臺,實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

2.數(shù)字化檔案階段。在檔案數(shù)字化的基礎上,形成以數(shù)字化信息為庫藏內(nèi)容,以計算機為管理手段,以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的一種新型檔案。至此,檔案數(shù)字化之路才進入個體檔案數(shù)字化,但離數(shù)字檔案的目標仍有一定的距離。

作為數(shù)字化檔案的基本要求之一,我們在今后收集檔案過程中,要加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來庫藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前,只移交紙質檔案和紙質文件目錄,現(xiàn)在我們逐步要求實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質文件一并移交。這樣既推進了基層檔案的電子化進程,又節(jié)省了建立數(shù)據(jù)庫的工作量,這種多快好省的工作法應該大力推廣。盡管目前,電子檔案收集、整理和保管工作都還處于起步階段,但隨著全社會“數(shù)字化”進程的加快,電子文件將成為信息交流的主要載體,從而在我們的工作和生活中占有越來越重要的地位。因此,電子文件將成為數(shù)字化檔案的一個主要信息源和主要的“庫藏”形態(tài)。

3.數(shù)字檔案階段。在個體檔案數(shù)字化建設的基礎上,通過國家信息基礎工程,將個體數(shù)字化檔案聯(lián)合起來,并運用網(wǎng)絡互聯(lián)技術,進行擴張、伸展,組成完全意義的數(shù)字化檔案館。這個檔案是一個超大規(guī)模的、沒有時空限制的知識信息中心。互相間遵循共同協(xié)議,實現(xiàn)數(shù)字化信息共享。用戶可以通過網(wǎng)絡計算機終端提出需求,由數(shù)字檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)檔,實現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)上虛擬檔案館。

三、基層檔案數(shù)字化進程中存在的問題及其對策。

基層檔案的數(shù)字化之路剛剛起步,有的單位甚至還沒有真正啟動,要實現(xiàn)新的跨越,遇到的問題卻是多方面的。如何正確處理好前進道路上的困難和問題,少走彎路或者不走彎路,對數(shù)字化建設的進程至關重要。現(xiàn)結合本人的工作實際,就基層檔案數(shù)字化建設過程中存在的幾個共性問題略談一二、并予探討。

一是要消除“觀念盲區(qū)”。傳統(tǒng)的檔案管理模式,在絕大多數(shù)檔案人心中已經(jīng)形成了根深蒂固的一種習慣。尤其在基層檔案部門,面對相對有限的檔案“庫藏”、相對固定的服務對象,傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用,日常工作也“熟門熟路”,似乎沒有必要“棄熟從生”自找“不適”,從而在思想觀念上對“數(shù)字化”的推行既不熱心也不熱情。尤其對于一些老的檔案工作者來講,要把看得見、摸得著的檔案資料,變成無形的數(shù)字信息貯存,在習慣上一時還難以適應、在心理上感到不踏實。他們往往把數(shù)字檔案建設看成是一項費時費力、缺乏實際意義的“趕時髦”,超脫現(xiàn)實的“”,本能地產(chǎn)生“抵觸情緒”。因而導致創(chuàng)建積極性不高,行動遲緩。其表現(xiàn)為“先天不足”。

二是要克服“經(jīng)費瓶頸”。基層檔案工作是完全靠基層單位自費供養(yǎng)的。相對于單位的各項職能和工作分工,基層檔案往往處于“從屬”和次要的地位。在經(jīng)費分配上,基層單位總是把有限的財力資源首先使用于更重要的方向,導致檔案數(shù)字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難,其表現(xiàn)為“步履蹣跚”。

三是要解決“人才短板”。

人才是檔案數(shù)字化建設的根本,網(wǎng)絡設計和硬件配置,需要專業(yè)的人才;設備維護和軟件開發(fā)需要專業(yè)的人才;數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)字檔案的管理同樣需要專業(yè)的人才。目前,這方面的人才不但基層檔案部門缺乏,就連地域范圍內(nèi)都很難尋覓。沒有這些人才作為基礎,數(shù)字化建設要從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)實只能是一種美好的愿望,事實上也無法向前推進,其表現(xiàn)為“紙上談兵”。

四是要做到“輕重有度”

在推進庫藏信息數(shù)字化的過程當中,將紙質庫藏資料轉變成數(shù)字庫藏是一項主要內(nèi)容,也是一項耗時費力的艱巨工程。這就向我們提出了如何掌握好“橫向的廣度”和“縱向的深度”的問題。檔案是一段歷史的記錄,就我單位檔案工作現(xiàn)狀而言,要在短時間內(nèi)把積累了多年的“浩瀚”的檔案資源,全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。本著“可能與實用”的原則,基層檔案在推進“數(shù)字化”的過程中,可將工作要點首先放在“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”的優(yōu)先數(shù)字化上。努力實現(xiàn)在不長的時間內(nèi),力爭做到數(shù)字化的檔案信息是高價值、高利用率和標準化、有特色的信息資源。作為一項“浩大的工程”,在其循序推進、逐步完善的過程中,沒有一定的人力、財力、精力投入實在是無法完成的。所以,我們在人力、財力的應用上,更應當遵循“先后有序”、“確保重點”的原則,將基層檔案的數(shù)字化一步步推向深入。

五是要遵循“規(guī)范標準”

檔案數(shù)字化建設的最終目標是建立網(wǎng)上虛擬檔案館,虛擬檔案館是在眾多個體數(shù)字化檔案的基礎上形成的。沒有各級個體檔案的數(shù)字化,就沒有構建虛擬檔案的基本材料;不在標準化的規(guī)范體系框架下構建個體數(shù)字化檔案,即使材料豐富也難以形成全國互聯(lián)的高質量的虛擬檔案館。截止目前,我國仍沒有相關的標準化體系出臺,行業(yè)內(nèi)部也沒有相關標準。因此,建立檔案數(shù)字化標準化的規(guī)范體系迫在眉睫。基層檔案部門在當前的情況下,首先應當緊密跟蹤標準化建設的進程和動態(tài),努力使自身的檔案數(shù)字化建設與標準化建設的進程相合拍;其次是按照“三個階段”的設計分步實施、有序推進,使數(shù)字化建設與標準化建設的發(fā)展同步;再次是加強與同行的橫向交流與溝通,主動地與本區(qū)域數(shù)字網(wǎng)絡相接軌。

綜上所述,筆者認為在基層檔案數(shù)字化建設上,我們還應當做到:首先,應當乘我國大力推進數(shù)字化社會建設的東風,加大構建數(shù)字化檔案重要性的宣傳,力爭把數(shù)字化檔案建設納入數(shù)字化社會建設的范疇,以爭取各級在政策規(guī)定和各基層單位領導的重視及支持。政策有規(guī)定,領導重視了,基層檔案數(shù)字化工作也就啟動了。其次,是采用聘請與培訓相結合的方式,解決專業(yè)人才缺乏的問題。再次,是檔案工作者知識結構更新。檔案數(shù)字化建設的過程是一個與傳統(tǒng)方式相互撞擊的過程,不可避免涉及到了對檔案人員知識的更新和調(diào)整。對檔案行業(yè)從業(yè)人員的知識結構提出了新的要求,當前僅精通檔案業(yè)務知識的人員已不能完全適應新形勢的發(fā)展需要,只有輔以計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡通訊等知識的復合型人才才能在新時期檔案工作中操控自如,勝任新時期檔案工作的各種崗位.

檔案數(shù)字化建設是檔案管理順應社會發(fā)展,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路,是歷史和時代賦予當代檔案工作者的神圣責任。盡管檔案在數(shù)字化建設的道路上面臨種種困難,需要經(jīng)過一個漫長而艱巨的探索過程,但只要我們提高認識,統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施,檔案數(shù)字化建設的前景將是美好的,并終究會結出豐碩的果實——這是我們每一個檔案工作者最大的信心和期待。