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摘要：本文主要介紹了城建檔案電子文件歸檔的必要性，通過對城建檔案電子文件歸檔的制約因素進行分析，探討強化城建檔案電子文件歸檔工作的有效對策，以有效整合城建檔案電子文件，做好歸檔工作，加強電子政務管理，提高城建檔案管理水平，從而順應時展潮流，開啟電子文檔管理階段。

關鍵詞：城建檔案；電子文件；歸檔；制約因素；有效對策

隨著社會經濟的高速發展，我國城市建設事業也取得了一定的成就，迎來了新的機遇和挑戰。城市建設并不是一項簡單的工作，其涉及方方面面，尤其是設計管理更是重中之重。為保證城市建設質量，必須加強對各類文件的管理，做好文件歸檔工作。在信息時代，計算機技術已經成為人們工作和生活中不可或缺的部分，那么城建工作中，利用信息技術進行有效的電子文件歸檔，則顯得尤為重要，必須高度重視。基于電子政務管理，城建檔案管理部門應轉變傳統的文件歸檔模式，改變陳舊的管理觀念，實施高效的城建檔案電子文件歸檔工作，從而做到與時俱進，推動城建事業的可持續發展。

一、城建檔案電子文件歸檔的必要性

實施城建檔案電子文件歸檔工作，是當前電子檔案發展階段的必經之路。電子文件，是計算機信息技術發展的產物，其不僅意味著現代化檔案管理效率的提升，更體現了現代化建設的發展。總而言之，加強城建檔案電子文件歸檔工作，是城建事業發展的必然要求。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

城建檔案電子文件歸檔的制約因素，主要有以下幾個方面：第一，對電子文件歸檔工作不夠重視，缺乏健全的管理體系和制度。由于當前檔案管理工作還停留在過去的傳統管理模式，以致于歸檔工作效果不好，導致電子文件不完整。另外，當前并未制定完善的電子文件歸檔管理制度，未能對檔案管理人員的行為進行約束。第二，電子文件歸檔工作中，文件的真實性缺乏保障，容易出現造假狀況。第三，電子文件歸檔工作并未落實到每一個人身上，整體工作效果有待進一步提升。

三、強化城建檔案電子文件歸檔工作的有效對策

（一）重視電子文件歸檔工作，制定完善的管理制度

城建檔案管理人員必須明確電子文件歸檔工作的重要性，應當認識到傳統的紙質文件歸檔工作已無法滿足當前城建事業的發展，需充分利用電子技術實施電子化管理，以確保文件歸檔工作的順利進行。在實施電子文件歸檔工作時，檔案管理人員應不斷完備自己的知識儲蓄，與時俱進，學習新的歸檔管理技術，可積極參與一些講座、交流活動，以了解更多的電子文件歸檔知識。還可以通過自學或是繼續教育等形式提升自身素質，強化電子文件歸檔意識，充分掌握現代化計算機信息技術，以此為城建事業提供高效的文件歸檔服務。此外，檔案管理人員需要具備一定的耐心，并積極主動地投入到歸檔工作中。另外，要重視和加強基層檔案管理人員的培訓，使其具備收集資料、整理資料并將資料電子化并歸檔的意識，從而為城建檔案歸檔工作提供質量保證，使資料能夠保持完整，具有真實性。此外，要建立健全的電子文件歸檔管理制度，做到有據可循，有法可依。所制定的管理制度應當符合實際，不可脫離政府和企業的發展狀況。城建檔案電子文件歸檔工作，本身具有一定的復雜性，其所涉及的資料比較多，涵蓋的信息量也十分龐大，所有的信息都要進行輸入，為確保所有工作符合標準，必須制定完善的管理制度，并且貫徹落實到每一個部門中。每一個工作人員都必須明確自己的職責，嚴格按照相關要求進行電子文件歸檔工作，以確保所有文件的真實性。在實施電子文件歸檔工作時，要將各項文件以電子形式進行處理，所生成的電子文件要保持原始性的準確度，不可隨意刪減，以進行有效的保護和歸檔，從而避免文件丟失或損壞。

（二）維護電子文檔的真實性，嚴格按照標準整理

高效的城建檔案電子文件歸檔工作，要求檔案管理人員認真對待每一個電子文件的處理，將涉及到的所有文件均嚴格按照規定進行處理，以確保電子文件的完整性和真實性。要先了解電子文件屬于何種類型，然后針對不同類型的文件作不同的處理，選擇合適的技術來加以解決。應將電子文檔設定為只讀模式，以在方便人們瀏覽的同時，避免文檔被隨意改動。通過這種保護方式，不僅能夠提高文檔的可靠性，維持其原始結構，還有利于充分發揮電子文檔的作用，使其發揮出應用的效用。由于當前最常用的電子文檔歸檔保護是采用脫機方式，那么就依賴于穩定的磁盤，可將整理好的文檔進行分類，然后復刻于磁盤中，以便儲存。除此之外，還要嚴格按照標準要求整理城建檔案電子文件。在進行歸檔時，檔案管理人員要參考文件的年代、機構以及保管期限，再進行分類整理，以提高電子文件的歸檔效率，便于日后查找。為確保電子文件在歸檔時更加標準，應當保持統一，嚴格按照規定要求進行歸檔，并且對每一類歸檔的文件進行命名，設定一個獨立的檔案文件進行儲存。可充分利用掃描技術，輸入外來文件，將其轉化為電子形式，儲存于網絡之中，實現傳遞和分享。

（三）如何執行電子文件歸檔工作

為切實執行電子文件歸檔工作，提高檔案管理水平，可采取以下措施：第一，在實際歸檔工作中，應不斷研究和分析，積累豐富的實踐經驗，并根據工作中的實際狀況尋求更為高效的歸檔方法，充分利用先進的管理手段，實施科學的歸檔。應鼓勵各部門的積極參與，充分發揮檔案管理部門職能，以實現電子文件檔案信息化管理，生成電子文件系統。第二，各部門之間應當相互配合，協調合作，加強彼此之間的交流與溝通，以共同完善歸檔管理工作。現階段，實施城建檔案電子文件歸檔工作并不是一件易事，其所涉及的內容比較廣泛，具有一定的復雜性，必須進行綜合性考慮，及時發現歸檔工作中存在的問題，并采取針對性的措施加以解決，從而保障城建檔案電子文件歸檔工作的順利開展。就目前而言，在城建檔案電子文件歸檔工作中，常常出現的問題包括制度問題、真實性問題以及工作人員的執行問題等。為提高城建檔案電子文件歸檔工作質量，必須對存在的問題進行分析，尋找到原因，待了解清楚之后，采取相應的措施加以解決，從而實現科學有效的電子文件歸檔工作。應建立健全電子文件歸檔體系，并貫徹落實，確保文件的可靠性和完整性。

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作者:陳海燕 單位:廈門市城市建設檔案館