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摘要：新時期對城建檔案業務指導工作提出了新的更高的要求，針對過去傳統的管理模式，本文對新時期如何科學開展城建檔案業務管理工作進行了深入研究，并積極探索做好城建檔案業務管理工作的有效方法。

關鍵詞：新時期；城建檔案；業務管理

一、新時期城建檔案業務指導工作分析

（一）優勢分析

1.城建檔案法治建設日趨完善

城建檔案業務指導的依據是國家法規、業務規范和技術標準。一直以來，城建檔案法治建設伴隨著經濟的發展和社會的進步扎實推進，國家相繼頒布了《中華人民共和國檔案法》《城市建設檔案管理規定》《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規，各省市也制定了有關城建檔案工作的地方法規和部門規章。各項法律法規的出臺為依法治檔和城建檔案業務指導創造了有法可依、有法必依的法治環境，為城建檔案業務指導工作的順利開展提供了切實保障。

2.城建檔案管理人員扎實敬業

城建檔案工作是一項政治性和服務性很強的工作，城建檔案管理人員牢固樹立優質服務的宗旨，以高度的政治責任感，投身于城建檔案工作，為城市規劃建設發展貢獻著自己的力量。

3.城建檔案管理部門知名度穩步提升

“有為才有位”。近年來，城建檔案部門以服務基層、方便用戶為導向，積極宣講政策，主動深入施工現場對建設工程檔案規范管理進行業務指導，不斷擴大城建檔案工程影響力，為城建檔案業務指導創造了良好的工作氛圍。

（二）面臨的挑戰和機遇

1.大數據時代來臨對傳統城建檔案業務指導模式帶來新挑戰

當今世界，以信息化為基礎的科技創新正深刻影響著各行各業的發展，城建檔案也正從紙質檔案時代邁入互聯網時代。特別是大數據時代的到來，給城建檔案業務指導工作帶來很大的挑戰，傳統的業務指導方法已不適合現代社會的發展需求，因此必須采取措施，從開放、協作、共享的角度思考業務指導的服務模式，積極迎接共建共享時代的到來。

2.城市地下空間開發加快對城建檔案業務指導工作帶來新機遇

在城鄉建設與管理過程中，地下空間開發利用進入快速增長階段，全國城市地下管線普查、地下綜合管廊建設也已全面鋪開，這給城建檔案業務指導工作帶來了新的機遇。城建檔案管理部門應抓住機遇，以過硬的作風、過細的工作抓好各類城市地下空間城建檔案業務指導，充分發揮城建檔案業務指導的引導、示范和規范作用。

二、業務指導是城建檔案業務管理的重要手段

（一）專人指導

專人指導，即由城建檔案管理機構派專人定點到一個單位或工作現場，或專門指導某項具體業務工作。這種指導方式有更大的靈活性，具有積極主動和可及時發現并解決問題等特點。由于市政重點工程建設項目規模大、建設周期長、涉及面廣、施工隊伍多，武漢市城建檔案館專門成立了分管市政的業務三科，選派檔案業務人員深入地鐵工程指揮部隨時開展地鐵工程檔案指導工作，主動與管線辦、各重點工程指揮部取得聯系，并經常深入施工現場檢查、指導重點工程檔案具體工作，做好跟蹤服務，定期向重點工程檔案形成單位提供專業培訓、技術咨詢以及相關服務性工作，以確保重點工程檔案的完整性、準確性和系統性，保證了重點工程檔案能夠順利進館。

（二）會議指導

會議指導，是指城建檔案機構采取集中時間、集中地點、集中相關人員的形式，通過召開專門的專題會議集中進行統一的業務指導。這種集中指導具有省時、省力、在較大范圍內見效快等特點，便于進一步發現和解決具有傾向性、普遍性的問題。武漢市城建檔案館針對一些大型市政基礎設施工程（包括軌道交通、綜合管廊等）和住宅小區工程，因其監理、施工單位較多，工程資料的形成情況比較復雜，都要進行一次以上的集中會議指導。針對不同情況提出不同要求，對由多方形成的資料，要求按照“各負其責”的原則，做好工程文件材料的形成、積累工作。

（三）遠程指導

遠程指導，即通過電話、網絡等遠程系統對城建檔案管理人員進行業務指導。這種個別指導主要是針對某個工程個別專業、個別人員在工作中存在或提出的問題而進行的指導。這種指導范圍小、針對性強，問題的解決比較及時、透徹，可以由表及里、深入解決被指導者的問題。比如通過公布辦公電話的指導方式，建設單位、施工單位和監理單位在收集整理檔案資料遇到難點、疑點時，隨時可以通過電話進行業務咨詢，業務指導人員可按照國家規范等相關要求給予指導解疑。

（四）文件指導

文件指導，即通過制定有關城建檔案業務工作的文件指導業務工作的開展。武漢市城建檔案館就曾組織專人收集整理歷年國家和地方各部門制定的城建檔案工作重要法規文件，印制《城建檔案工作法規文件匯編》。該書作為全市建設工程檔案形成單位做好檔案工作的必備工具書，為各單位檔案管理人員學習和研究城建檔案工作提供重要參考，在具體的指導中發揮了應有的作用。另外，為加強工程檔案管理，武漢市城建檔案館還專門編印了《工程檔案驗收服務指南》，規范工程檔案的驗收和報送程序。

三、移交與接收檔案是城建檔案業務管理的重要內容

移交與接收檔案是城建檔案業務管理的重要內容，它有利于明確責任和義務，保證移交（接收）檔案的質量。《建設工程文件歸檔規范》中明確要求：“當建設單位向城建檔案管理機構移交工程檔案時，應提交移交目錄，辦理移交手續，雙方簽字、蓋章后方可移交。”根據規范中建筑工程文件歸檔范圍和市政工程文件歸檔范圍所列城建檔案館接收范圍，武漢市城建檔案館按照歸檔范圍內容專門設計了移交目錄表格樣表，把每項工程各單位應提交的歸檔文件移交目錄以電子版形式發送給建設單位，建設單位只需組織各單位按照“各負其責”的原則，填寫好移交目錄。其中，工程準備階段文件移交目錄由建設單位填寫，監理文件移交目錄由監理單位填寫，施工文件移交目錄、竣工圖和竣工驗收文件移交目錄由施工單位填寫。

四、新時期做好城建檔案業務指導工作的措施

（一）與時俱進，創新優質服務模式

業務指導人員要在服務理念上從被動服務轉化為主動服務，在服務方式上從階段性服務轉化為全過程指導性服務，在服務的質量上要從單向服務轉化為雙向的需求服務。可采取電話咨詢、上門指導、“綠色通道”、微信、QQ群等方式，實現為工程服務的無縫對接，用優質服務來滿足城市規劃建設發展的需求。

（二）加強聯系，隨時掌握工程信息

業務指導人員應積極與建設主管部門保持密切聯系，注重收集有關城市建設的工作簡報信息，經常觀看新聞，瀏覽報刊、雜志和行業網站，及時了解本區域民生大事和城市基建項目建設情況，隨時掌握建設工程和重點工程項目信息動態，為業務指導快速切入奠定堅實基礎。

（三）分工協作，實行工程劃片管理

根據城市建設特點和建設工程項目范圍廣、地點分散的情況，對工程建設區域進行分類和劃片指導，把竣工檔案進館質量和進館率作為衡量業務指導工作的成效和標準，實行定崗、定責、定人制度，定期集中召開業務推進例會，保證各片區業務指導工作有序開展，切實做到工程建設到哪里，城建檔案工作就延伸到哪里。

（四）提前介入，全程進行跟蹤服務

城建檔案的業務指導應貫穿于整個建設工程的全過程。從工程立項報建到工程竣工，要明確告知建設工程單位城建檔案工作的各項流程，使建設單位能夠全面了解城建檔案的收集、整理、編制、移交要求。在開工前、施工過程中、檔案專項驗收、竣工驗收備案前主動與建設單位聯系，做到超前服務，跟蹤指導，及時發現和幫助建設方解決工程資料在形成、積累中存在的問題，督促建設單位按時報送合格、規范的城建檔案。

（五）拓寬范圍，加大檔案征收力度

根據城建檔案業務指導的類型和內容，進一步加大對重點工程檔案、城市基礎設施檔案、城市地下管線工程檔案、建設系統各專業管理部門業務管理、業務技術檔案的收集力度。開展電子城建檔案接收工作，推行城建檔案業務的網上報備和審批，實現城建檔案業務管理的新突破。

（六）加強培訓，提高業務指導“含金量”

業務指導人員是開展城建檔案業務指導工作的主體，要重視業務指導人員的崗位培訓和繼續教育，加大崗位練兵力度，不斷提高城建檔案業務人員的專業技術和實際業務水平，在業務指導的“精”和“準”上下功夫，切實把業務指導工作做精、做細，實現最佳業務指導效果。

（七）依法治檔，體現檔案執法“權威性”

城建檔案業務指導工作應以城建檔案行政執法檢查作保障，可與相關行政管理部門進行聯合執法監督，比如與重點工程管理部門聯合監督檢點工程檔案，與拆遷管理部門聯合監督檢查拆遷檔案等。通過開展城建檔案日常和專項執法檢查，以第一時間反饋、書面形式通報、限期整改落實的方式，使城建檔案法律法規賦予的職責真正落實到業務指導和執法實踐中，推動城建檔案業務指導工作向法制化、規范化方向發展。城建檔案管理工作在城市建設與發展中占據了重要的地位，為城市發展、規劃、管理提供了重要的決策依據。新時期城建檔案業務指導人員要積極、主動地適應城建檔案工作，在新的偉大征程中為城市規劃建設發展作出新的更大的貢獻。

作者:胡克紅 單位:武漢市城市建設檔案館