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一、城建檔案數(shù)字化的瓶頸問題

縱觀各地城建檔案數(shù)字化工作,其應(yīng)用體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍基本都已解決,但各區(qū)域、各地市發(fā)展很不平衡,愈是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū),數(shù)字化工作越快,省會城市、中心城市較一般城市發(fā)展快。有些地市仍處于起步階段,有些城市正進(jìn)入數(shù)字化的瓶頸期,停滯不前。究其原因有三點:

1、重視程度不高

各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作重視還普遍不夠,認(rèn)為這是軟指標(biāo)、常規(guī)性的工作,在規(guī)劃、建設(shè)系統(tǒng)排位最后,只要應(yīng)付過去就行了,遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上對質(zhì)檢、安監(jiān)、墻改、勘測、規(guī)劃設(shè)計、勞務(wù)市場等部門的重視;有些城建檔案館工作成績效果不明顯,自身底氣不足,處于得過且過的地步。

2、檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

各地城建檔案館普遍存在專項資金不足的情況。城建檔案是公益事業(yè),主要靠國家財政撥款。實行檔案數(shù)字化必須具備一定先進(jìn)的硬件設(shè)備、應(yīng)用軟件和掃描經(jīng)費(fèi),沒有充足的資金支持,這項工作很難做下去。取得財政的最大支持,是城建檔案數(shù)字化首要的工作。

3、數(shù)字化掃描爭議較多

首先,是全部掃描和部分掃描之爭,將檔案全部數(shù)字化掃描,從理論上來說是理想的方式,需較大的財力做后盾,對建設(shè)科技強(qiáng)館很有幫助,如,南寧館。如果從降低成本來考慮,符合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)實際,選擇部分掃描,不失為解決資金緊張的一種好的舉措。其次,是檔案館自己掃描與外包掃描之爭。對于外包掃描,鑒于城建檔案的安全性,可在檔案館內(nèi)進(jìn)行,可以使用城建檔案館設(shè)備,也可以自行攜帶設(shè)備。如果檔案館選擇自己掃描,從檔案館人員力量、工作時間、設(shè)備情況來考量,掃描工作會時斷時續(xù),影響到數(shù)字化的進(jìn)程。

二、檔案數(shù)字化突破瓶頸的舉措

1、軟件支持

城翻魏體通字信息資源的生產(chǎn)、加工、存儲、檢索、傳遞、保護(hù)、利用、歸檔、剔除等全過程。各地軟件結(jié)合自身特點形式多樣,或采購,或聯(lián)合開發(fā),或在賄軟件基礎(chǔ)上修改。軟件要體現(xiàn)先進(jìn)性,滿足于科學(xué)研究,滿足于電子檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案三位-?體的管理。軟件不但可對歷史存檔檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,還要推動新增城建檔案的數(shù)字化工作。在接受紙質(zhì)檔案的同時,須接收統(tǒng)一規(guī)定格式類型的數(shù)字(電子、聲像)檔案。軟件還要方便批量導(dǎo)入、修改等諸多工作。

2、爭取政策支持

省級建設(shè)行政管理部門要積極為城建檔案數(shù)字化掃描資金出臺政策,對各市“數(shù)字化”要有具體的進(jìn)度要求、資金要求。要出臺具體文件,保證此項工作有據(jù)可依。市、縣(區(qū))城建檔案館要和財政部門經(jīng)常溝通,要設(shè)置專項資金,專門用于數(shù)字化掃描。

3、新老劃分

本著努力解決庫存檔案、不增加電子檔案新的“欠賬”的原則,合理及時劃定時間節(jié)點,確定面向建設(shè)單位建設(shè)工程電子檔案接收開始時間。以石家莊為例,出臺了《石家莊市建設(shè)局關(guān)于加強(qiáng)建設(shè)工程電子檔案、聲像檔案歸檔與管理工作的通知》,并經(jīng)市法制辦備案。自2012年8月1日起,所有竣工的建設(shè)工程,均要移交電子檔案。在此時間節(jié)點以前,由財政負(fù)擔(dān),解決歷史檔案的掃描問題。

4、合理解決歷史檔案的數(shù)字化

對庫存檔案掃描要制定合理的數(shù)字化方案,確定數(shù)字化的范圍,量力而行,根據(jù)資金和人力情況合理安排,并同時做好歷史檔案的修復(fù)工作。石家莊城建檔案館歷史檔案的數(shù)字化掃描,以地下工程、地下管線、市政道路、沿街建筑、城市規(guī)劃、大型公建以及大型住宅小區(qū)等檔案為主。通過財政招標(biāo)選定掃描隊伍,以清包方式進(jìn)行,效果較好。如果財力應(yīng)允,最好城建檔案全部掃描,方便查詢利用。

三、數(shù)字化工作長期生存下去的根本保證

城建檔案信息化建設(shè),是一項恒久的課題,是社會信息化發(fā)展的必然,城建檔案數(shù)字化的生命力在于為經(jīng)濟(jì)、社會和城市建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1、要和建設(shè)智慧城市相結(jié)合

智慧城市建設(shè)已初見成效,城建檔案館要積極參與進(jìn)來,發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢,提供小區(qū)住宅、公共建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施的建筑體量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,為百姓出行游玩提供方便。同時,城建檔案館服務(wù)水平也能得到升華,以真正讓群眾在利用檔案中受益,實現(xiàn)檔案價值。

2、要和城市地下管線建設(shè)相結(jié)合

地下管線是城市極為重要的基礎(chǔ)設(shè)施,是城市生存與發(fā)展的重要載體,是保證社會經(jīng)濟(jì)和人民生活順利進(jìn)行的基本條件。國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)城市地下管線建設(shè)管理的指導(dǎo)意見》,明確指出建立地下綜合信息管理系統(tǒng),大多“地市”將這一職能設(shè)在城建檔案館,城建檔案館的作用在進(jìn)一步加強(qiáng)。城建檔案館收集地下管線檔案的突破,在于其電子檔案的收集。專業(yè)部門在紙質(zhì)檔案繳納困難時,必須要先行繳納電子檔案。地下管線數(shù)字化要適時更新,密切配合、資源共享。

3、要和城市規(guī)劃相結(jié)合

城建檔案與城市規(guī)劃息息相關(guān),城建檔案數(shù)字化不單單局限于自身掃描,要建設(shè)數(shù)據(jù)庫,要對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)研究。以建設(shè)項目為主題,集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)兩者的良好性互動,實現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作、相互利用和相互借鑒,可為城市規(guī)劃決策提供信息參考,為規(guī)劃審批提供信息保障。

4、要和城建檔案法規(guī)建設(shè)相結(jié)合

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的快速發(fā)展,法制建設(shè)是關(guān)鍵。全國許多“城建檔案管理辦法”,已將電子檔案列為城建檔案的重要內(nèi)容,對推動城建檔案數(shù)字化工作,具有積極的作用。石家莊市目前正在修改城建檔案管理辦法,擬將檔案數(shù)字化、電子檔案接收、利用等列入修改內(nèi)容,視電子檔案與紙質(zhì)檔案同等重要,同具法律效力,為城建檔案工作注入新鮮的血液。

作者：張笑英單位：石家莊市城市建設(shè)檔案館