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做好城建檔案接收、整理、著錄、檢索工作

1）加強城建檔案的接收工作，能從根源上杜絕城建檔案內(nèi)容殘缺不全、歸檔資料混亂的現(xiàn)象。為此，應對規(guī)劃管理檔案和各類建設工程檔案形成部門進行接收之前的制度，并將預先驗收后有可能存在的問題及時的反饋，以保證檔案資料最終移交工作的真實準確和完整齊全。2）城建檔案的整理工作是直接關系到檔案整體質(zhì)量的關鍵性環(huán)節(jié)，應根據(jù)自身館藏特點，制定相應的管理細則，對檔案整理過程中圖紙的折疊方式、文件的排列順序、頁碼的編寫位置等細節(jié)做出相應的細則規(guī)定，以實現(xiàn)檔案整理工作的規(guī)范化與制定化，不僅能極大的降低了城建檔案基礎管理工作中的隨意性，并且為城建檔案由紙質(zhì)檔案逐步向電子化轉(zhuǎn)變鋪墊下良好而且堅實的基礎。3）城建檔案著錄工作的規(guī)范化與制度化管理，是部門實行計算機管理的必要保證。應根據(jù)我國頒布的《城市建設檔案著錄規(guī)范》進行檔案的著錄工作。在具體實施過程中，應將案卷分為幾個小的層次進行，主要包括了項目級著錄、文件級著錄和案卷級著錄。通過這樣的處理方式，能明確的表現(xiàn)出城建檔案的形式特征和內(nèi)容特點，同時還能達到減少錄入條目和著錄條目的目的，不僅節(jié)省了時間和人力，還提高了基礎管理工作的效率。同時，還可利用先進的大幅面掃描儀器，以實現(xiàn)由過去的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案的轉(zhuǎn)變。通過不同城建檔案中底色、紙質(zhì)、文字和線條清晰度的情況，設置掃描儀器的具體技術操作數(shù)據(jù)，從而保證掃描工作的完整性與連續(xù)性。4）在檢索工作的建設中，應規(guī)范城建檔案的題名，以避免出現(xiàn)模糊不清或掃描無法識別的情況發(fā)生。為此，在著錄的過程中，應注意題名、責任者等要素的完整和準確，避免遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。同時，對題名過長、含義不清的題名等都應進行處理，以避免對檢索準確率的影響。

做好城建檔案的保護工作

城建檔案的保護工作具體包括了兩個方面，一方面是實體保護，指設置專業(yè)的城建檔案庫房，并切實加強保護措施，并制定對破損檔案的修復方案；另一方面則是深入挖掘出城建檔案的信息資源，并通過數(shù)字化方式，建立城建檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫，以電子檔案替代實體檔案加以利用，進而提高城建檔案的保護效果。針對不同的環(huán)境特點，對城建檔案的保護也應采取不同的措施，并以預防和治理作為檔案保護的制度思想，并加強對檔案保護室中各種自然環(huán)境的控制，以及最大程度上避免出現(xiàn)人為的破壞。同時，對已出現(xiàn)破損的城建檔案，需要采取積極的措施進行有效的補缺和修復。

本文作者：李士霞作者單位：淮南市市政管理處