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熟悉館藏和利用者的需求，這是搞好城建檔案收藏和利用工作的必要條件

熟悉館藏，就是要知道庫存檔案的數量、成分、內容及存址，做到心中有數，如數家珍。對于庫房檔案的排架規律，各種設備能夠正確使用，各種檔案工具的使用要達到得心應手。同時，要結合收集、整理、鑒定、保管、統計等日常工作，編制檢查目錄，開展編研工作，總之，只有系統地熟悉庫存檔案，才能減少提供利用的盲目性，變被動為主動，做到調檔快、查檔準、工作效率高。要做到熟悉館藏，成為一名行家里手，就要不斷地提高自身的業務素質，不斷鉆研業務知識，努力掌握包括檔案專業知識、現代化管理科學知識以及與城市建設相關的各種知識。同時，也要“知彼”，即調查分析掌握利用者的需要，要通過了解、走訪，掌握利用者各種不同的需求，從中找出帶規律性的東西，加以總結提高。比如，隨著城市的改造、擴建和新的住房制度的出臺，土地征用檔案的利用需求在一段時間內猛然上漲。因此，平時就要根據各種利用需求的變化規律，未雨綢繆，搞好檔案的編研工作，有的放矢地滿足利用者的各種需求。

強化收集、豐富館藏，這是搞好城建檔案收藏和利用工作的基礎

豐富館藏也是提供利用工作的基礎環節，但由于種種原因，許多重要的城建檔案至今仍未收集進館，使館藏數量不足，內容單一，結構不甚合理，地面工程檔案多于地下工程檔案。俗話說“巧婦難為無米之炊”，沒有豐富的館藏，提供利用工作就成為“無源之水，無本之木”。而豐富館藏的唯一途徑，就是要強化檔案資料的收集工作。一是采取綜合手段，加大收集力度。首先是行政手段。這是保證城建檔案收集工作順利開展的基本手段。政府及其主管部門要加強對城建工作的指導，地方檔案行政管理部門通力協作，運用法規、政策、制度、計劃，按系統分層次進行布置檢查。其次是采取多種形式開展城建檔案的收集工作。如開展城建檔案工作競賽評比活動，對城建檔案移交工作做得好的單位（部門）進行表彰和獎勵。開展捐贈歷史城建檔案資料活動，對揖珍貴城建檔案資料的單位和個人，除精神鼓勵外，還要酌情給予一定的物質獎勵。最后是運用法律手段。必須把有關規章制度充分運用到城建檔案管理實際工作中，實施以法治檔，改進收集方法，搞好綜合服務，工程項目建設單位是城建檔案工作的對象，又是城建檔案的服務對象。這一特點，要求城建檔案部門要努力改善自身形象，增強工作的主動性與靈活性，切實做好檔案的收集與管理，做好咨詢，在業務指導方面，城建檔案部門應認真履行自身職責，改善工作方法，“上門”服務，實行定組、定時、定人的業務指導工作責任制，要求責任人介入整個工程建設的始終，進行全過各，全方位的跟蹤指導。

強化內部管理，提高整體素質，這是搞好城建檔案提供和利用工作的關鍵

強化內部管理的根本目的在于培養和提高工作人員的整體素質和個人素質，這是搞好收藏合利用工作的關鍵。從整體素質要求看，檔案專業隊伍要具有較高的科學文化水準、合理的知識結構，要具有較高的業務水平和專業技能、優化的人員組合。從個體素質要求看，檔案專業人員必須熟練掌握基礎理論和基本技能，包括知識和信息資源的記錄、收集、貯存、組織、傳播和提供共享的一系列理論和方法，必須掌握現代化技術，包括計算機操作技術和應用技術。而要提高工作人員的整體素質和個體素質，作為個體來說，就要有渴求新知、不斷拓寬知識面的強烈意識，立足于在職自學，提倡崗位成才。同時，也要參加學術知識講座，進行學術講座與交流；努力提高檔案意識和檔案能力，包括檔案的搜集、捕捉、接收能力；檔案和選擇、識別能力；檔案的分析、評價、鑒定、吸收能力；檔案調研、預測能力、推導能力；檔案的整理、加工、綜合、存貯能力；檔案的反饋能力。并在此基礎上，進一步提高工作效率和質量，使提供利用工作的水平逐步提高。

本文作者：趙玲作者單位：陜西省渭南市城建檔案館