電力工業是關系國計民生的重要基礎產業和公用事業，電力企業作為公用事業，其建設資金絕大多數來源于國家財政，實行的是微利原則，有利潤也是應用于公用事業。2004年，全國凈增發電裝機容量4929萬千瓦，發電設備總容量達到44070萬千瓦，比上年增長12.6％。另外，全國共投產220千伏及以上輸電線路22912公里、變電容量10625萬千伏安。區域電網和省級電網網架得到加強，全國聯網格局基本形成。20**年，新增發電裝機容量約7000千瓦。電網建設投產220千伏及以上輸電線路25000公里左右，變電容量約14000萬千伏安。電網建設將對電網保護與控制設備、輸變電設備、電力計量設備等行業內企業產生直接影響。新增發電裝機容量創下峰值年，電網建設滯后于電源建設的局面將有所改變。

20**年是電力裝備制造業供貨任務最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網建設與改造工程全面啟動，輸變電設備的需求缺口加大，輸變電設備生產雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網企業的贏利能力，還達不到能夠正常發展的水平。要解決這一問題，電力企業除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應加強企業內部管理，利用現有資源——文書檔案，尋求新的閃光點。本文提到的文書檔案側重于會計檔案。

一、會計檔案的定義

作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環節，會計檔案則是這個環節的集中反映和副產品。會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，是登記賬簿的重要依據。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據，全面地、連續地、科學地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。會計報表是用統一的貨幣計量單位，總括地反映企業、事業、機關單位在一定時期內的經濟活動和財務收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應由財會部門按照歸檔的要求，負責裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。

二、會計檔案的特點和功能

(一)會計檔案的特點

摘要:文章根據會計環境變化對于會計職能的影響,論了在會計電算化環境下,會計檔案職能的特點、職能的定位與職能的實施;強調在會計電算化環境下,會計檔案的重要職能是實現檔案管理向會計工作過程滲透與后續利用的延伸,成為單位財務部門會計質量控制的關口與財務信息利用的窗口。

關鍵詞:會計環境會計職能會計檔案

會計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過程,是以電子計算機為主的當代電子技術與信息技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據。本文擬從會計環境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應隨著會計職能重心的變化而相應調整,會計檔案職能的定位應確保會計電算化環境下會計控制職能的需要,檔案的管理應從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。

一、會計電算化環境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學技術進步與管理的要求而發展成為一種實現會計職能的手段,是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化環境下,一方面,會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化環境下的會計監督。

1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經濟活動的規模與復雜性到了一定程度后,從其他經濟管理活動中分立出來的,形成其自身獨立的專職工作。傳統的人工記賬時期,會計工作的主要任務是進行會計核算,會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內容,其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環境下,會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監督工作。顯然,在電算化環境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。

一、會計檔案及其作用

任何一個企業、事業、機關、社會團體等會計核算單位每時每刻都在發生著經濟活動和財務收支。這些經濟活動和財務收支是通過會計工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報表，連續地記錄和反映。它是一項復雜細致而又要求嚴密的工作。多年來，由于種種原因，我國對會計檔案既沒有制定統一的管理制度，又未明確規定是國家檔案的組成部分。直到1984年6月國家財政部和國家檔案局聯合了《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“辦法”）。制定《辦法》的目的，就是為了加強會計檔案的科學管理，統一全國會計檔案工作制度，更好地為社會主義經濟建設事業服務。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務的史料和證據。會計檔案是會計工作作用于會計對象所產生的專業材料，是通過會計核算所取得的會計資料，是單位、企業、社團會計工作從憑證到賬簿、再到報表的整個過程的客觀反映。具體范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他專業資料等四類，不包括單位的財務預算、計劃、制度、規章等文件材料（它們屬于文書范圍）。鑒于計算機廣泛運用于各單位、企業的會計核算當中，《辦法》規定這些單位應當保存打印出的紙質會計檔案，同時未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質會計檔案。

會計檔案工作是會計工作的組成部分，所以在管理體制上仍然必須遵循會計工作的管理體制。實行統一領導、分級管理。全國統一的檔案管理辦法由國家財政部、國家檔案局統一制定，各省、自治區、直轄市財政機關、檔案行政管理部門是各地區、各部門（行業）的會計檔案管理的主管部門?？梢愿鶕掇k法》的規定結合本省（區）、市的具體實際情況制定實施細則。并共同負責進行業務指導、監督與檢查。國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他經濟組織，是會計檔案管理的主體單位，也是責任單位。這些單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到科學管理。即會計資料收集齊全、完整；會計檔案妥善保管；有秩存放，方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

會計檔案在社會主義經濟建設中具有極其重要的作用。主要體現在：第一，為企業、事業、機關團體等基層單位加強內部的微觀管理，提高經濟效益和社會效益提供豐富的原始數據；第二，它為國家進行經濟建設計劃和決策，對國民經濟進行宏觀管理和監督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護國家財產和打擊經濟領域里的不法行為提供有力的證據；第四，為研究財政、經濟歷史和發展提供可靠的史料?？傊?，會計檔案工作的好壞，對國民經濟的正常進行，經濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的影響。

二、會計檔案的收集、立卷與歸檔

第一條為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，更好地為發展社會主義市場經濟服務，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。

第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

第一條為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，更好地為發展社會主義市場經濟服務，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。

第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。