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物業檔案管理范文第1篇

隨著房地產尤其是物業管理市場的建立和完善，現代物業企業對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經成為現代物業企業經營管理不可或缺的重要資源。在現代物企業里，企業的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業服務能力和競爭力、建立和傳承企業文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。

一、 加強檔案管理，經濟效益上水平

實現經濟效益是企業追求的目標，物業管理企業也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。

一方面檔案資源可以發揮證據作用，為物業企業防范風險挽回經濟損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學到天津市河東區麗苑小區云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經手術，右手中指末節部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區開發商與天津市幼教用品實業公司以及小區物業管理公司告上法庭。要求賠償原告醫療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經濟損失共計60417.8元。后經查證，物業公司于20__年1月1日正式接管該小區進行物業管理，事發時物業公司尚未對云麗園進行物業管理，所以法院不支持原告要求物業公司進 行賠償的主張。

再比如，20__年7月18日碧華里小區5號樓4樓房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業主要求物業公司賠償其經濟損失近10萬元。物業公司經過查證該業主辦理入住手續時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業主在鐵證面前無言以對。

一個物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。

另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。

二、 加強檔案管理，領導決策上水平

北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經驗和教訓的總結，對于企業決策、制定戰略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業發展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據。另外，借鑒其他物業企業的成果，利用物業協會和物業辦他人的知識信息和資源，為企業發展決策服務也是很重要的。這需要物業企業密切與開發商、業主會、行業主管部門和其他物業企業的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業檔案和發揮檔案的參謀作用。

首先是檔案人員不但要在領導決策前根據決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數據，還要在決策執行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。

三、 加強檔案管理，競爭能力上水平

物業企業的發展主要靠市場開發和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。

加強檔案管理，輔助市場開發。比如，20__年7月10日在東麗區政府招投標過程中，東麗區政府采購中心負責人專程到我公司檔案室參觀考察。規范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質的科學管理的大型的物業管理公司，令東麗區政府采購中心負責人刮目相看，規范的檔案為在物業的招投標中脫穎而出，一舉中標起到一定的作用。

挖掘檔案潛力，提高物業收繳率。物業企業應在檔案的基礎上，及時總結，建立企業自己的資料庫，包括服務教材、對法律法規的解釋、對某一共性問題例如裝修、業主繳費等業主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業自己的無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。當服務人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關流程、作業方法、經典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。

物業企業競爭已經上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數據庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。

四、 加強檔案管理，企業文化上水平

物業企業是典型的服務企業，企業文化的建立與傳承決定了這一企業的發展是否長遠，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業文化是有幫助的。

開發檔案資源不僅能產生經濟效益，也能起到穩定企業的作用。，面對時

下盛行的物業人員跳槽風，跳槽人員帶走管理經驗怎么辦？更重要的是業主對新管理人員有一個認識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應認識到問題的嚴重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發現問題，向領導建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業在人員跳槽的情況下能照樣服務照樣發展，為企業的穩定和發展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業檔案資源開發利用的程度決定著企業的生存與發展。培訓工作是物業企業發展的必要而迫切的事情。學習的內容除了其他企業好的經驗，利用企業檔案資源進行開發和享用，也是很重要的方面。由于物業工作的往復性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業服務經驗的可重復性。利用典型案例、經驗講解、舉案說法等形式經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。

物業企業應重視以企業商標檔案為代表的企業文化檔案的管理工作。隨著經濟發展，物業企業面臨新的機遇和挑戰，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業商標檔案的管理。因為注冊商標是企業形象的標志，是企業的無形資產，也是企業財富的主要組成部分。而商標檔案是確立和保護馳名商標專用權的憑證，首先要提高對商標本身價值的認識，重視對商標檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應完整準確，因為商標的形成經歷了較長時間，要多方合作。最后商標的利用多為原件查閱，從保護角度，要規范查閱和借閱制度，由專人專管。

五、 加強檔案管理，社區和諧上水平

物業企業在經濟建設、文化建設、綜合治理和環境綠化等多方面為社區做出了很多有益的工作，物業檔案有利于維護社區安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業，為轄區居民提供豐富多彩的文化生活。物業企業進入或撤出某一社區，是一件關系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個關鍵環節上起到的是重中之重的作用。

物業檔案管理范文第2篇

【關鍵詞】任務驅動；工作過程；物業檔案管理；學習領域；學習情境；總體設計

一、引言

《物業檔案管理》是高職院校物業管理專業開設的主要專業課之一。作為一門兼具理論性與實踐操作性的課程，直接為培養學生的物業檔案管理素質服務，不僅使其能夠勝任現階段的物業管理工作，而且能夠適應物業檔案管理工作在相當程度上發展和提高的要求。通過本課程的教學，要求學生掌握物業管理工作中檔案管理的原則、理論，認識物業檔案管理的意義，掌握物業檔案實體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進行檔案信息資源的開發利用工作。

然而，長期以來，高職物業檔案管理課并沒有沖出學科體系的藩籬：教學內容，還是傳統本科壓縮餅干式教學；在教學方法上，還是簡單的以課堂教學為主的知識灌輸型：在教學重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動上，沒有導向，還是教師主動的在“教”，學生被動的在“學”，等等。沒有突出高職院校培養高層次的技能型、實用型、操作型人才的特點，有礙于對學生應用能力和綜合能力的培養[1]。

高職院校物業檔案管理課程的改革勢在必行，以任務驅動，工作過程導向的學習情境設計，是物業檔案管理學習領域教學改革的創新思路。

二、任務驅動的目標性教學

任務驅動的目標教學，使學生有具體的學習任務和明確的教學目標，是以學習型工作任務為核心來訓練專業技能并構建專業理論知識的教學改革。

任務驅動的目標教學，其核心思想是將物業檔案管理專業知識與學習型工作任務整合進行學習。采用技能知識一體化，理論實踐一體化，教學做一體化的教學組織形式，將知識分布于各個學習任務之中。物業檔案管理學習領域的每個學習情景，布置適量的物業檔案管理工作任務，也就是學習任務，以任務為切入點，明確要獲取的知識、技能和職業素養，使學生有目的的在完成實際的工作任務過程中理解物業檔案專業知識，掌握物業檔案管理技術與技巧，學會物業檔案管理方法與技能，從而構建屬于自己的經驗和知識結構，為就業與將來的職業生涯奠定良好的基礎。

任務驅動要與專業課程的進度相結合，從物業管理工程項目實際出發，收集、管理檔案信息資源，既能促進、鞏固物業管理專業課程的學習，又能完成物業檔案管理學習任務，提高學生的學習興趣、主動性、積極性與自主性。

三、基于工作過程的教學分析

1. 工作過程與職業教育。廣義的工作過程指的是旨在實現確定目標的生產活動和服務活動的順序。狹義的工作過程則是指向物質產品生產的順序。工作過程是“在企業里為完成一件工作任務并獲得工作成果而進行的一個完整的工作程序[2]”；工作過程的特點：“是一個綜合的、時刻處于運動狀態但結構相對固定的系統”；實現工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價[3]。

基于工作過程的職業教育，在教學設計上解構了傳統的學科體系，構建了符合職業能力形成規律的職業教育模式，實現學科體系知識的解構與行動體系知識的重構?；诠ぷ鬟^程的學習情意，通過任務的形式將知識點貫穿起來，知識的總量不變，只是排序發生變化，學生通過多個任務的完成，不僅積累了經驗，而且掌握了知識與工作的技能。

基于工作過程的職業教育，教學實施的六個步驟即基于實現工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價。這是工作過程系統化課程結構相對固定的六步驟，相對而言是不變的，變化的是時刻處于運動狀態之中的構成工作過程的六要素：對象、內容、手段、組織、產品、環境。

2. 職業實際工作過程與任務。物業檔案管理員（職業資格證書稱檔案業務人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統計分析。

物業檔案管理典型工作任務：文件編印與收發；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價值；檔案裝訂、分類、排列、編號、立卷；檔案數字加工；檔案信息化建設；檔案庫房管理；檔案檢索調卷與利用；統計分析。

3.基于工作過程的教學環節。物業檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計劃實施檢查評價。

任務驅動工作過程導向的物業檔案管理教學環節：明確學習性工作任務制定工作策略執行任務調整修正完成任務考核評定。

物業檔案管理專業抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學過程的比較分析見表1。

四、學習情境總體設計

學習領域，是工作過程導向的課程方案（課程名稱），是一個由職業能力描述的學習目標、工作任務陳述的學習內容和實踐理論綜合的學習時間（基本學時）三部分構成的學習單元；學習情境，是工作過程導向的課程教學（實施方案），是在工作任務及其工作過程的背景下，將學習領域中的能力目標和學習內容進行基于教學論和方法論轉換后，在學習領域框架內構成的“小型”的主題學習單元，例如，項目、任務、案例產品等[4]。

2007年以來，以國家示范性高等職業院校引領的基于工作過程化教學模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學習情境設計的載體呈現出多元化的特點，其載體可以是項目、任務、案例、設備、產品、構件、零件、部件、系統、工序、場地、材料、活動、現象、問題、癥狀、業務領域、客源……等等。

1. 學習情境設計思路。檔案工作系統是由輸入、輸出、反饋三個子系統中的八個工作環節即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統計，形成一個結構清晰、功能多樣的檔案工作系統。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個專業性的有序化工作過程。

任務驅動工作過程導向的高職物業檔案管理學習領域學習情境的設計，根據檔案管理職業程序性很強的特點，以物業檔案工作過程為載體設計學習情境，即以物業檔案專業工作的程序進行設計。

基于完整的工作過程來設計學習情境。學習領域是課程的名稱，即物業檔案管理課，它是是完整的獨立的工作過程；學習情境是對學習領域的具體化，根據完整工作過程的思維分解學習領域為各個小型的主題學習單元，每個學習情境也是一個完整的工作過程；每個學習情境都要完成一個以上的學習型任務，每個任務也是一個完整的工作過程。

2. 學習情境總體設計。大多數的物業檔案管理員都兼做文案，所以，在物業檔案管理學習領域學習情景的設計在檔案的工作環節前增加了文件管理，最后增加了現代化管理，因此，基于工作過程的學習情景設計了10個學習情境：學習情境1文件管理；學習情境2檔案收集；學習情境3檔案鑒定；學習情境4檔案整理；學習情境5編目與著錄；學習情境6檔案保管；學習情境7檔案編研；學習情境8提供利用；學習情境9統計分析；學習情境10現代化管理。每個學習情境都有一組，即1個以上的學習任務。見表2。

在學習情境的總體設計上，縱向的學習情境是以物業檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個學習情境之間的順序：除學習情境10之外，從學習情境1到學習情境9，是一個完整的具體的物業檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統計分析；橫向的學習型工作任務，也是物業檔案管理職業中典型的工作任務，同樣是基于物業管理工作過程設計。

參考文獻：

[1] 王雅南.以任務為導向的高職院校信息檢索課工作過程化教學改革研究.圖書情報工作，2009，（23）：91-94.

[2] 姜大源.職業教育學研究新論.北京： 教育科學出版社，2007：18.

[3] 姜大源. 職業教育與課程開發. ，2010-05-01.

注：

本文為2012年四川省教育廳人文社會科學圖書檔案學科研項目論文之一，項目名稱：基于工作過程的高校檔案專業課程教學改革實踐研究，項目編號：12SB267。

物業檔案管理范文第3篇

（一）綜合檔案館館藏檔案分類問題

1、文書檔案為一個大類，大類內按全宗管理；

2、專門檔案為一個大類，原屬科技檔案的建設項目檔案、設備檔案、科研檔案等放入專門檔案內，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；

3、名人檔案作為一個大類，大類下按人頭管理。

（二）有關館藏

計算公式的問題

檔案館工作標準中的二.（二）．1中的“館藏計算公式”是指該館文書檔案的收集總數。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書檔案的總數。二.（七）.1的“鑒定”，包含開放檔案的鑒定。

二、關于“單件歸檔”方法問題

（一）單件歸檔方法的適用范圍問題

學校中的教學文件材料，企業的黨群、行政管理、經營管理、生產技術文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。

（二）對已實行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質量原則上按《關于實施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進行檢查。

（三）會議記錄必須編制頁碼。

（四）關于轉發件的歸檔

1、轉發件按“轉發件正本—轉發件定稿—被轉發件”的順序排列。

2、轉發件正本中所含的被轉發件的復制（眷?。┘?，可歸檔或不予歸檔。

（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘的方法裝訂，但須確保不銹鋼釘的質量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關于實施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區還可以探索采用其他方法裝訂文件。

（六）關于文件處理單的歸檔

收、發文的文件處理單均應保存；其排列位置視處理文件時的實際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應計入文件總頁數中；處理單的幅面小于16開的，也可不要求托裱。

（七）關于歸檔文件目錄

如已采用規范的檔案管理軟件，以計算機為主要檢索手段的，文件盒內不要求放置歸檔文件目錄。

（八）關于盒號的問題

原則上不要求編制檔案盒的盒號。

三、機關單位檔案工作問題

關于編制書本式專題目錄的問題：

如機關檔案管理已使用經過國家檔案局測評的優秀軟件，將全部黨政工團檔案或主要專門檔案以文件級條目錄入電腦，同時專職（或專責）檔案人員會使用該軟件，可不做書本式的專題目錄。

四、科技檔案工作問題

（一）科技檔案的分類問題

1、與工程項目關系密切的管理性文件的類別歸屬

申請立項的報告與批復、列入基建年度計劃的請示與批復、征地拆遷材料等，原件原則上應歸入科技檔案整理。

2、負責基建項目管理臨時機構文件材料的類別歸屬

負責基建項目管理臨時機構如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書檔案。從籌建、報建、征地、施工管理、到設計變更、竣工驗收等文件，則歸入該項目的基建檔案。

（二）科技檔案的整理方法

1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理

（1）文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。

（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號完畢者，應將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統一編卷內目錄，每份文件及圖紙的首頁右上角加蓋檔號章。

（3）一個類別內的文字材料和圖紙皆很少時，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內，反映同一問題的文字材料在前，圖紙在后，以單份文件裝訂，卷內編“件號”。

（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項目內容和卷內目錄、備考表等必須填寫完備。

（5）檔案形成時已經成本冊且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號章即可歸檔。

2、工程聯系單、修改通知單的組卷方法

（1）按文種或專業立卷，卷內按原編號排列，并按每張“聯系單”的“事由”錄入卷內目錄條文。

（2）修改通知單數量少者，可放入被修改圖紙同一卷內立卷。

3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數

施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。

4、基建檔案竣工圖的責任者

基建檔案竣工圖的責任者一般為施工單位。

5、圖紙目錄頁碼的編制

利用原來圖紙目錄作為卷內目錄者，卷內目錄不必編頁碼。另有卷內目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號章。

6、圖紙折疊要求

（1）按A4幅面規格大小折疊；

（2）圖標外露；

（3）圖面向內，手風琴式;

（4）折疊方法一致。

7、城建檔案“移交單”的處理

城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內歸檔，保管期限為永久。

（三）跨區域項目基建檔案的驗收與接收

跨市、區的基建項目應根據需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設項目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項驗收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區的基建項目除移交建設單位、使用（含管理）單位外，項目主管部門可根據管理需要，接收有關部分；牽涉城市規劃、建設、管理方面者，由市城建檔案館接收。

五、企業檔案工作問題

（一）企業檔案原已進行規范化管理，新形成的企業管理性文件，即黨群、行政、經營、生產技術四大類檔案可合并為一類，稱為“企業管理”類，其類別號沿用原黨群檔案的類別號，其他類別號不變。

（二）企業檔案剛開始進行規范化管理，企業管理性文件（即黨群、行政、經營、生產技術檔案）稱為“企業管理”類，其類別號用“1”或“A”，其他類別號按順序接排。

六、科技事業單位檔案工作問題

（一）科技事業單位的考績檔案問題

科技事業單位原未建立干部考績檔案者應建立干部考績檔案，這類檔案可獨立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。

（二）醫院的病歷檔案問題

醫院的病歷檔案，作為一個大類，獨立進行整理和管理，醫院統計檔案數量時，不包括病歷檔案數量，但在醫院檔案管理辦法中應將其作為醫院全部檔案的一個組成部分。

七、會計檔案的管理問題

（一）會計憑證的整理要求

要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項目填寫齊全，在空白處蓋上檔號章，并按要求將檔號章各欄目填寫清楚，憑證起止張數是指記賬憑證數。

（二）會計賬簿的整理要求

以自然形成的一本作為一個案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁賬薄可拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法裝訂；會計賬簿應在啟用頁上方空白處蓋上檔號章。

（三）財務報告的整理要求

財務報告保持原樣，除去會生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。

八、照片檔案的管理問題

（一）照片檔案的整理

照片檔案可沿襲區分保管期限、按“類別—年度”分類編號的方法整理，也可按以下方法進行整理：

1、不要求區分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長期以上。

2、照片按“年度—問題”進行分類，在同一年度內按照片的問題結合形成時間排列。

3、按“類別號—冊號—張號”的模式對照片進行編號。

（二）重要的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。

（三）歸檔的數碼照片應刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

（四）照片檔案的編目

1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張號（第1張）

冊號（第5冊）

二級類目代號（照片）

一級類目代號（特殊載體檔案）

。

2、以一組照片為單位著錄時，題名應根據題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。

3、以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。

（五）大幅照片的管理

1、對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。

2、對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。

3、對于大幅照片、底片，應在備注欄內注明“大幅”和存放地址。

（六）底片號的編制方法

底片號編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區分外，其余與照片同號，無底片者，在備注欄說明。

九、關于機關檔案綜合管理考評

（一）如市檔案局委托各區檔案局（館）進行檔案綜合管理升級預評，需按有關要求評出預評分。

（二）需加入以下有關檔案計算機管理及電子文件管理的考核內容：

l、檔案管理軟件的配備情況；

2、錄入檔案條目的數量、比例（近五年的主要業務檔案）；

3、電子文件的收集和管理情況（*年以來的電子文件）；

4、檔案人員對計算機的熟悉情況。

十、其他業務問題

（一）關于建立全宗卷問題

1、各類型單位，包括企業、事業、機關等，特別是撤銷單位，應按行業標準《全宗卷規范》的要求，建立全宗卷。

物業檔案管理范文第4篇

一、提高檔案管理人員信息化建設、保密意識

在醫院方面，應當加強宣傳力度，促使內部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養，加強院內檔案管理工作人員的責任感，繼而保證專業技術人員業務檔案管理工作的水平和質量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實現醫院檔案規范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫院專業技術人員方面，應當通過加強其對檔案管理工作的認識，引導其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應當注重培養檔案管理者的保密意識，通過加強檔案保密法制教育來培育院內醫務人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

二、加強專業技術人員業務檔案工作基礎建設

為了提升專業技術人員業務檔案管理工作水平和質量，醫院應當從其基礎設施建設方面著手。具體來說，專業技術人員業務檔案管理人員應當努力爭取部門領導的支持，加強財力、人力、物力投入力度，促進專業技術人員業務檔案保存與管理條件得到顯著提升。應當設置專門的專業技術人員業務檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時，還應當配備鐵質材料的檔案貯存柜，在紙質業務檔案保存室內配備空調、除濕器、滅火器等設備，保證檔案儲存室能夠得到有效的管理和維護，加強對檔案儲存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施的檢查和管理，為專業技術人員業務檔案的安全提供有力保障。

三、加大檔案管理信息化建設力度

推進專業技術人員業務檔案管理信息化建設對專業技術人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進專業技術人員業務檔案信息化建設也是醫院人事制度改革、創新的根本需求。因此，專業技術人員業務檔案管理人員應當采取有效措施促進檔案管理工作的效率和質量得到顯著提升，促使醫院專業技術人員信息得到準確、及時的傳輸和運用，從而保證專業技術人員業務檔案信息化管理的準確性、時效性。同時，應當借助計算機、掃描儀等現代化設備以及先進的技術促使專業技術人員業務檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉化為數據資料，保證專業技術人員業務檔案紙質資料與電子資料得以并存，結合實際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關內容。

四、加強對檔案管理人員的專業化培訓

醫院若想保證專業技術人員業務檔案管理工作能夠順利開展，就應當加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作人員的職業素養和專業能力，引進高水平、高素質的檔案管理專業人才，加強檔案管理隊伍內部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經驗，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。醫院應當階段性地組織院內檔案管理工作人員參與到各項教育培訓活動中，豐富其專業知識的積累，提高其信息化管理水平，促使專業技術人員業務檔案管理工作能夠高效率、高質量地完成，杜絕檔案泄密事件的發生。例如：醫院可以開展相關的專業知識培訓班、設置信息化技術培訓課程、組織開展思想道德素養的相關培訓活動等。另外，醫院還應當加強對院內檔案管理者思想政治素養的培養，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責任感，始終堅持正確的政治立場和原則，發自內心地熱愛檔案管理工作，通過嚴格實施檔案保密工作為醫院和諧發展、社會和諧穩定提供強有力的支持。

五、加強對檔案保密性監管力度

新時期，隨著互聯網技術的普及應用，醫院領導應當對專業技術人員業務檔案管理工作實施監管，積極強化法制建設，考察專業技術人員業務檔案保存和保密情況，監督院內檔案管理工作人員的工作行為，促使專業技術人員業務檔案管理工作得到規范化、保密化管理。具體來說，應當依法開展醫院專業技術人員業務檔案信息化建設工作，加強對相關制度的規范、完善和優化，保證專業技術人員業務檔案管理工作實現規范化、法制化發展。并且還應當對其檔案信息安全保障體系建設進行強化，加強對檔案信息安全保障體系的完善和優化，健全醫院檔案信息安全管理機制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發生；應當加強對計算機檔案管理系統的管理，保證醫院數據庫信息的安全性、真實性和完整性；加強對涉密計算機設備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網的隔離，同時，還應當強化密鑰管理和身份認證，落實檔案管理崗位責任制。

物業檔案管理范文第5篇

檔案館藏是檔案工作的基礎和前提，而館藏建設又是衡量檔案館工作水平的重要標志，所以檔案館館藏建設問題歷來是我國檔案工作的重中之重。擴大檔案的收集門類，如加大科技檔案、照片檔案等的收集力度，是目前關于豐富綜合性檔案館館藏研究的主要觀點。但就目前綜合館接收工作實際看，各立檔單位產生的照片、聲像檔案數量十分有限，而絕大多數科技檔案的最終流向應該是各領域設立的專門檔案館。由此不難得出結論，各綜合館通過上述方式豐富館藏是難以實施的。

館藏建設的質量與效益取決于館藏檔案的內容與成分。在綜合館長期的接收工作中，輔助行政管理類的檔案館藏量過多，而專業管理類檔案比例嚴重失衡。筆者隨機對北京市檔案館四個全宗檔案的數量進行分析，文書（行政管理）檔案與業務（管理）檔案的比例分別是69．9％比31．1％、68．39％比31．61％、71％比29％、84．6％比15．4％?？梢?，文書檔案的比例遠遠大于業務管理檔案的比例。

本文所談的“業務管理檔案”主要是指各行政管理機關專業職能部門形成的、大量以專業、詳細特點著稱的“業務檔案”，它們已經成為現實利用中備受關注的檔案門類。隨著社會文明程度的日益提高，人們越來越懂得用法律武器捍衛自身權益，在許多民事案件的審理過程中，當事人往往要出具證明相關事實的資料作為實證。檔案因其自身具備原始憑證價值，自然有更強的真實性和說服力，因而成為法律憑證的首選。在對2004年北京市檔案館利用目的的統計數據中，出于“個人取證”目的的利用者人數達1300多人次，位居六大利用目的之首。被大家熟知且利用率較高的“婚姻檔案”“勞模檔案”“規劃檔案”，均屬于業務管理檔案的范疇，它們的社會利用價值日益突顯。同時，由于業務管理檔案記錄著立檔單位具體的職能活動，能夠映射各專業管理活動的具體面貌，對本地區的公共管理和人民生活都有重要影響，因而具有較高的公共利用價值。故重視業務管理檔案的接收進館事在必行。

業務管理檔案既是各單位對各種業務職能活動的真實記錄，又是整個行政管理活動的軟成果。如各級政府行政審批、批辦等各項工作中形成的檔案都體現其日常工作的內容與特色，而將這些業務管理檔案接收進館，既適應了新形勢、滿足了社會公眾的利用需求，又有效地豐富了綜合館的館藏，那么何樂而不為呢？

二、接收業務管理檔案應注意解決的問題

業務檔案的接收意義重大，為什么長期以來卻不能實行呢？這是由于不夠科學的保管期限、立檔單位對移交工作存在顧慮以及有限的移交單位等因素所致，解決好這些問題是接收業務檔案的前提條件。

1． 正確地劃定保管期限

接收進館的檔案一般被劃定為永久保管期限，而業務管理檔案在各現行立檔單位大都被劃為長期或短期，因而移交進館的檔案不能全面系統地反映該單位的主要職能活動，大大減弱了移交進館檔案的社會價值。其實關于業務管理檔案保管期限的確定，國家檔案局早在1987年出臺的《關于機關檔案保管期限的規定》中就明確指出“凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管?！钡捎趯ξ臅鴻n案的認識存在局限性，具體保管期限都是由立檔單位自己制定的，檔案館無法控制檔案的移交情況。因此，檔案行政管理機關應該對各單位的檔案保管期限表進行必要的監督，以指導有關單位合理地履行移交檔案的義務。

2． 改善服務，消除立檔單位的思想顧慮

各立檔單位對業務管理檔案移交工作的態度，對檔案館能否順利接收業務管理檔案起著至關重要的作用。通過對78個應向檔案館移交檔案的單位調查，發現其中44家單位從未向市檔案館移交過檔案，占總比例的56．4％；而在這44家單位中表示“今后仍不愿向檔案館移交檔案”的有8家。通過了解，這些單位之所以未向市檔案館移交，原因有二：一是認為專業性強的檔案在本單位日常工作中利用相對頻繁，向檔案館移交可能會給本單位的利用帶來不便；二是認為本單位形成的業務管理檔案只對本單位內部有利用價值，對其他社會群體和個人并無價值。然而需要明確的是，檔案館接收檔案是代表國家行使相應的權力，各立檔單位向檔案館移交檔案實際上是在履行對國家的義務。一方面，各立檔單位絕不能為了“與己方便”拒絕或采取各種手段拖延移交，使對國家和社會具有重要價值的檔案不能及時進館，無法發揮其應有的社會價值。另一方面，綜合館應主動采取鼓勵政策改善服務。加大對檔案移交單位的優惠政策，消除立檔單位的顧慮，讓他們充分體會到移交檔案是“與人方便，與己更方便”的好事，以提高他們移交檔案的自覺性。

3． 全面地確定檔案館的移交單位

館藏檔案的接收范圍直接決定館藏業務管理檔案來源的多元化，更準確地說是決定了業務管理檔案的內容范圍。因此，列入接收范圍的移交單位應盡可能全面、系統地反映本地區方方面面的工作，這是由綜合館的任務所決定的。以重新調整后的《北京市檔案館接收檔案的規定》為例，在原有市委、市政府序列的機構基礎上，又增加了與經濟、科技、文化等領域有關的單位，擴大了移交單位和接收檔案的范圍。在《北京市檔案館接收檔案單位名冊》的262家單位中，市委序列的機構有86家，市政府序列的機構有60家，共計146家，占接收單位總數的55．7％，其他各類單位已占到了接收單位總數的44．3％。在行業領域方面，調整后的移交單位范圍加大了商業、文化等領域的比重；在單位性質方面，也突破了原有的市委市政府序列占絕對主導地位的局面。這在一定程度上為擴大業務管理檔案內容的廣度提供了條件，移交單位的多樣性使業務管理檔案的來源更為豐富。

“把各級檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地和愛國主義教育基地，建成為改革開放和現代化建設事業提供檔案信息服務的中心”是“十五”期間全國檔案工作的重點任務，館藏建設是基礎，業務管理檔案的接收工作正是服務于這一基礎工作的重要組成部分。業務管理檔案的接收工作事關綜合館館藏建設全局，直接關系著“使檔案工作服務于民”艱巨使命的落實，又是使檔案館藏更加貼近社會與公眾的重要措施。關注業務管理檔案的接收，認真解決接收中存在的問題是現階段館藏建設的當務之急。