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紙質檔案管理范文第1篇

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理

隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案管理工作也發生著深刻的變化。數字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統的紙質檔案造成了沖擊：經過數字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業檔案工作的重要課題。

1紙質檔案和電子檔案的特點

紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀

在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。

3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。

4結語

電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。

參考文獻：

[1]紀曉群，等．電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺世界．2013，(29)．

[2]薛雯，仲杰．數字化背景下檔案雙套制管理模式的再思考[J]．辦公室業務，2016，(9)．

紙質檔案管理范文第2篇

關鍵詞：正確處理，電子檔案，紙質檔案，關系

 

根據“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創建更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連接人類生活的發展。隨著電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到沖擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網絡信息技術的發展，文件信息的使用，無論其內容和方式方法都發生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢？對此，本人談一點自己的看法：

一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區別

所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區別

紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，通過網絡歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件；二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。

2、在檔案鑒定工作上的區別

紙質檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理；電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區別

紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區別

（1）、檔案利用需求方式的差異

紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

（2）、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網絡的開放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等。

二、電子檔案與紙質檔案的特點

電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；它可以直接由計算機等現代辦公設備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；而且保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩定、不積極、靜態、永久、固定的特點；而電子檔案則是不穩定、非永久性、動態、積極、流動的特點。

三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系

目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點 。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案。基于這樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，創建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續并存。

所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案．又要保存紙質檔案．就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案．及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來保持其原始性．證據性和權益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入．轉化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要

參考文獻：

河南廣播電視大學學報 2005年第四期

咸陽師范學院學報 2009年第四期

紙質檔案管理范文第3篇

【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；整合管理；要求；模式

一、電子檔案和與紙質檔案整合管理的必然性

紙質檔案和電子檔案本質上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發揮各自的優勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質檔案共存發展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質檔案的保管工作，使電子檔案和紙質檔案都能夠發揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質檔案，同時更好的發揮電子檔案的優勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

當前信息技術取得了較快的發展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網絡信息辦公平臺。現代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統檔案管理模式主要針對的是紙質檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質檔案共存的形勢下，現代化檔案管理也需要對紙質檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質檔案進行有效的整合，有效的提高現代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對于收集的紙質文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

三、電子檔案與紙質檔案并存的管理模式

紙質檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優勢。相較于電子檔案的這些優勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質檔案共存是檔案無紙化實現過程中一個重要的過程，二者共存發展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環境，有可能實現“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結束語

在當前檔案事業發展過程中，無紙化是檔案工作未來發展的必然趨勢，而電子檔案和紙質檔案共存發展是無紙化實現過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質檔案進行整合，使電子檔案和紙質檔案在歸檔、整理及開發利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發揮電子檔案和紙質檔案的優勢，以便于更好的推動我國檔案事業的健康、有序發展。

參考文獻

[1]田永麗.論電子方案與紙質檔案的整合管理[J].才智，2015.19.

紙質檔案管理范文第4篇

1 紙質檔案

1.1 紙質檔案概述

紙質檔案是應用筆和紙對于事件進行記錄的形式，通過文字或者圖標的方式來表達，應用紙張記錄成檔案進行保管。紙質檔案在我國存在已久，對于歷史文化以及不同階段的經濟發展研究做出了重要的貢獻。

1.2 紙質檔案優勢分析

（1）信息以及載體的依附性較強。在紙質檔案中，信息以及載體較為統一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質存儲介質的依附性上表現良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩定性，是信息與載體得到了充分的結合，并且在對于檔案信息進行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進行信息的獲取，實現信息的應用。

（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質檔案的記錄是對于歷史發生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。紙質檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲的介質耐久性較強。在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。雖然紙質檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進行保管的過程中較少其化學反應發生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。

1.3 紙質檔案劣勢分析

隨著計算機技術的出現，電子檔案出現在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質檔案更加簡單，所以也就導致紙質檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）?質檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進行紙質檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進行管理和利用的時候應用計算機就可以完成，所以就更加顯得紙質檔案管理的落后。在進行紙質檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現階段的管理模式也不能滿足社會需求。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現數字化和網上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況，這種做法對于有效保存和發揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質檔案穩定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

紙質檔案管理范文第5篇

關鍵詞：互聯網技術；電子檔案；檔案安全

一個單位的文書檔案，記載了一個單位發展的歷史。通過客觀的歷史記錄，真實反映一個單位在某一時期，領導決策部署、人事安排、表彰獎懲、工程建設等方面的過程和成果。電子文書檔案是檔案管理工作重要內容，隨著時代的發展進步，互聯網技術的普及，檔案管理信息新技術的應用，檔案管理一步步從手工編號抄寫目錄立檔，到電子目錄立檔，到易初軟件目錄附加連接立檔，直至現在金宏辦公系統立檔，大大提高了檔案管理的質量和水平，大大提高了服務利用效率，更好地推動了經濟社會的發展。

1 文書檔案電子化優點

1.1 使用方便快捷

便于檢索利用，辦事效率高。在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，需要大量的人力、財力、物力，才能夠更好地保護管理，查閱更是需要人力搜索，費時費力。現在檔案管理利用金宏辦公系統，電子檔案在進行管理的時候，更加方便快捷。文件的立檔、查找、復制按照資料的分類、名稱、時間、單位進行查閱，時間大大縮短。因此電子化檔案管理與傳統檔案管理方式相比較，最顯著的特點就是方便快捷，檢索效率高。

1.2 信息易于保管

與紙制檔案資料相比，電子檔案解決了紙質載體在高溫、高濕環境下發生氧化或腐蝕現象。隨著電子網絡技術的不斷開發應用，現在的檔案管理在過去易初檔案系統的基礎上，進一步發展為金宏電子網絡檔案系統，有關資料存放于專門的電子網絡之中，不再需要像過去那樣存儲到DVD、光蝶、硬盤等電子設備上。存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。

1.3 傳送查閱方便

傳送查閱方便是電子檔案的又一個重要特征。通過電子網絡互聯系統，不同單位部門之間的檔案資料可以共享共用。以山東省膠州市為例，由于實現了電子檔案的網絡共建，膠州和青島兩級檔案館不需要登門入館，便可傳送查閱各個單位的文書立檔情況，大大提高了工作效率。

1.4 能夠直接利用

在利用檔案時，可直接從網上提取電子文件，直接另存或打印，蓋章即可。不需要和以前一樣，先查檢索目錄找到案卷，再找到案卷查文件在多少頁，再復印才能利用，節約了時間人力，提高了工作效率。

1.5 傳輸更加安全

傳統檔案傳送主要靠人力借閱、復印后帶走或郵遞，資料在傳遞過程中易發生丟失，郵政傳遞費錢費時。電子檔案傳輸則能夠及時、快速、方便、安全到達，不會發生檔案資料信息的延誤和丟失。

2 文書檔案電子化缺點

2.1 檔案真實性缺乏保障

因為是電子檔案資料，目前還不具備電子檔案文件直接帶公章傳送。如果所有文件都使用掃描文件上傳，占用的容量空間又太大，導致在文件傳送過程中，電子檔案很容易被修改，并不留下任何痕跡，電子檔案的真實性難以保證。這對電子檔案的管理提出了新的挑戰。

2.2 存在網絡安全風險

隨著科技的進步，網絡的普及，電腦黑客利用病毒等手段非法從網絡上竊取重要的數據、信息為自己謀利，這就對電子檔案檔案安全構成了威脅。

2.3 檔案管理人員素質要求更高

電子文書檔案要求管理人員不僅要懂得紙制文件的分類、編號、錄入等，還需要熟練掌握計算機網絡操作技能。網絡時代，檔案管理工作者，只有不斷學習新的知識，掌握新的技術，才能適應網絡社會發展的要求。因此，檔案管理工作者，必須樹立終身學習的理念，不斷提高自身素質，做一個真正合格的檔案管理工作者，更好的為社會服務。

2.4 電子檔案的存儲需要較多軟件技術支持

現在電子文件格式多樣，如上級文件發送的多以ceb格式，還有pdf格式、jpg格式，這樣電腦上就需要下載不同的支持應用軟件，否則無法打開。而下載這些軟件，就需要較多的占用空間，對辦公設備質量也提出較高的要求。

3 加強電子檔案管理，確保電子檔案安全利用

3.1 建立檔案安全利用制度，整合檔案資源

建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須經檔案主管領導的審批。還要建立檔案利用管理制度，保證檔案保密安全。并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案穩定發展。

3.2 規范檔案利用方式，避免不可挽回損失

電子檔案的利用也有原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案管理的密級進行有效管理。公開、內部的可以直接打印或復制，秘密的不附加電子文件，借閱時必須在檔案人員監督下進行。

3.3 建立“雙套制”模式，確保檔案信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。隨著社會的發展，雖然電子檔案安全快捷，但也存在安全隱患，因此也必須把紙質檔案整理完整，使電子檔案和紙質檔案管理統一起來，才能更加方便快捷利用檔案，同時使檔案的保存更加安全。