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企業合同檔案管理范文第1篇

關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02

合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。

一、健全規章制度，明確管理責任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。

在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。

二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。

（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。

二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。

參考文獻：

企業合同檔案管理范文第2篇

摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。

關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

參考文獻：

[1] 楊海燕.石油企業檔案管理系統運行維護與體系建設[J].現代企業，2016.10（15）：847-849.

[2] 陳永生，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理：安全保障[J].檔案學研究，2015.04（18）：63-66.

[3] 祝云飛.企業數字檔案館（室）建設解析[J].機電兵船檔案，2016.05（12）：251-253.

企業合同檔案管理范文第3篇

火力發電廠工程直管、代建、委托三種建管模式并存，參建單位眾多。在工程建設中，僅土建施工單位就有近百家，相應的施工合同就有700多項。此外還有相當數量的監理、設備采購，土建、機電安裝等各類火電廠工程合同。因此，合同管理的工作量十分巨大。電廠一開始意識到合同檔案管理的重要性，采取了一些相應措施來加強其管理。然而，由于火電廠自身和客觀因素，合同檔案管理不規范，存在有待改善的問題。

1.1對火電廠工程合同檔案管理工作的認知缺陷火電廠普遍存在多項工程同時進行、項目跨專業等特點，這給合同檔案管理帶來相當的難度。

1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內部各個項目所在部門只注重合同對正在進行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環節，而忽略了合同本身的質量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實性。不少合同缺少某些重要的條款，在實施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質量，運行后造成不安全事件發生。

2.加強火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行火電廠工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關單位的所有合同檔案管理專職人員及時錄入工程立項、資質審查、入場管理、施工監督和竣工驗收等管理環節信息，對各項施工工程進行在線管理和監督，確保各項合同檔案信息準確、完整。第二，建立合同網絡審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規有關的內容以及所涉及到合同的規定，明確發承包雙方各自的權利義務，保證工程施工質量，不發生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實完整合同檔案是工程建設檔案的重要組成部分，是反映工程建設真實情況的基本資料，是工程項目竣工驗收的重要依據。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項進行詳細著錄，在同一個工程的各類合同后用括號統一著錄工程的名稱或統一的工程編號，確保火電廠工程合同收集完整，歸檔及時。實行發包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、穩定的合同管理人員網絡體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強合同管理人員培訓，使檔案人員應充分利用信息時代的資源，通過計算機對合同檔案特別是建設工程施工合同、大、小修技改項目施工合同檔案進行管理，并實時錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準確。與此同時，合同檔案管理人員還應提高防范意識，加強合同檔案管理的保密工作，維護火電廠自身的合法權益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規范有序合同檔案管理是一個環環相扣的過程化管理，任意一個環節不規范就可能造成檔案的失實或缺失。為此，各有關單位相關專業管理部門應通力協作，共同做好相關的工作。第一，合同履約責任部門負責收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權利義務終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規定及時將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協議書、合同條款、有關紀要等文件。招標項目還應包括招投標的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規定及時移交公司檔案室，歸入基建檔案，機組大、小修和部分日常維護項目，外包合同由生產技術部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，要按規定辦理好借閱手續，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

3.結束語

企業合同檔案管理范文第4篇

一、合同訂立

(一)合同分類。根據合同性質不同，建設項目合同主要分為以下三類：1.建設項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術服務合同，包括建設項目中的勘察、設計、監理、中介、技術咨詢和服務合同等。3.物項采購合同，指設備、材料、辦公用品等采購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設項目中，最為重要的檔案就是竣工圖。竣工圖是項目實體最終真實情況的具體反映，是今后項目改擴建、運行維護的重要依據和憑證。因此，在項目建設初期，建設單位首先應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應在施工合同中明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時，在設計合同中，應明確因修改增加新圖的責任，明確留作竣工圖用的施工圖套數。2.由設計單位編制竣工圖的，除紙質竣工圖外，應明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監理合同中，應明確監理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設單位提交監理檔案的責任。4.物項采購合同中，應設立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數等要求。針對非標設備采購加工，還應約定提交質量計劃、原材料質量證明、相應人員資質、檢驗檢測報告、竣工圖、完工報告等。廠家提交歸檔的文件材料應約定為原件，確實無法提供原件的，應明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風險，根據合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應履行一定的審批手續，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應及時登記編號，并在建設單位計劃合同或法務部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門代號、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個合同編號是唯一的，流水號應避免斷號。

二、合同履行

合同履行過程中簽訂的補充協議、往來重要文件和會議紀要等，特別是涉及合同內容變化的，應及時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續完備。傳真件或其他形式復印件，需加蓋受控章予以確認。對于設備采購合同，重要設備的源地驗收或到貨開箱時，必須要有檔案管理人員參加，依據合同條款，檢查驗收設備隨機文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設備監造過程形成的質保大綱、質量計劃、不符合項等質量記錄等也應收集歸檔。對于技術服務合同，合同承辦部門應會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關要求，并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點檢查竣工圖編制質量和套數是否符合要求以及施工資料的完整性、準確性、系統性。

三、合同歸檔

(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關聯的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機關的相關許可文件,技術協議,有關合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業執照復印件,授權委托書以及其他相關憑證的原件。技術服務合同中，與履行合同有關的技術背景資料、可行性論證和技術評估報告、項目任務書和計劃書、技術標準、技術規范、原始設計和工藝文件以及其他技術文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數量龐大，劃歸技術檔案，應予以詳細說明或標注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區分合同類別，按年度（時間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據合同本身的重要性、合同金額以及合同標的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標識具體年限。建設項目一般投資金額較大，應編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

四、合同管理的其他環節

談判記錄、招投標文件和評標文件及中標通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關負責人進行審批。五、常見問題在以往建設項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經常發現合同文本的規范性方面還有待進一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數太少，或因保管不當，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術規格書、圖紙等技術資料未同時收集歸檔，鏈接標注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關配套文件時沒有依據，局面被動。

綜上所述，作為建設項目業主方，在合同管理方面，應設置專門崗位，建立科學合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關注合同的動態管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅持“通過合同控制加強工程檔案管理”的理念，做好內部自身形成文件材料歸檔工作的同時，對外部多用合同約束建設項目相關方，加強檔案工作監督、檢查和指導，注重協調與溝通，為今后建設項目管理全面留存更多的依據憑證，積累更多的寶貴經驗，從而促進企業又好又快發展。

作者:王繼榮 單位:中國原子能科學研究院

參考文獻：

企業合同檔案管理范文第5篇

1發電企業檔案管理的重要意義

電力產業是國民經濟的基礎產業，而發電的高效率和持續性供給關系著國計民生的大事。我國發電企業的檔案是從上世紀七十年代末期的改革開放開始變化的，在發電企業的整個發展過程都記錄在企業檔案管理部門所管理的各類檔案資料中，這對于發電企業的歷史面貌和經濟效益有著獨一無二的憑證作用，在發電企業的經營管理、安全生產文化建設以及可持續性發展等各個方面都發揮著不可替代的重要作用。這包括了豐富的知識信息和科學資源，從本質上反射出企業發展的真實歷程，對于企業的可持續展有著巨大的推動作用。隨著電力體制改革，檔案管理中所富含大量信息價值的重要性越發明顯，決定了發電企業的檔案管理工作所面臨的最緊要的任務就是如何提高檔案管理的時效性，利用這豐富的資源更加準確、及時地服務于發電企業的生產經營決策以及研究。

2發電企業檔案的主要內容

發電企業安全生產檔案的內容主要有以下幾個方面：

（一）發電企業安全工作的規章制度

發電企業安全工作的規章制度，包含安全生產管理組織機構以及領導名單和職能分工，兼職及專職安全管理員的崗位責任，企業主要領導與上級領導機關簽訂的安全責任狀，企業與下屬單位簽訂的安全責任書；企業總體安全管理制度；針對特殊工種制定的操作規程和經營管理辦法，針對電力生產流程存在的危險有害源等所采取的職業病防范措施。

（二）安全生產工作記錄

安全生產工作記錄包括參加電力安全監管會議的文字記錄，以及企業內部召開的各種會議、研討會所作的安全工作方面的研究、討論和決定的記錄。企業勞保用品的供應單位、供貨時間以及發放計劃，企業財產、人員、設備以及運輸工具的保險記錄；防汛、消防等重要器材的重置、更新數量和時間記錄；事故發生后的調查處理結果、報告及定期上交的事故報表；上級單位下達的對發電企業的各項考核標準和檢查要求中對安全生產所做的記錄，出現重大事故隱患后給責任單位人所下限期整改通知書的存根，以及對整改結果進行跟蹤檢查的記錄；發生事故后所作的調查報告和處理結果以及定期上報的事故報表。

（三）有關設施和設備安全狀況的資料

包括電力生產中經營的危險商品和使用高危物品的說明書，發電設備安裝和發電設施建設過程中的各種原始文件和圖紙的復印件，建筑單位和設備生產商的生產許可證、技術說明書以及產品合格證。以及設備、設施還有交通工具等的損壞和歷次維修記錄，電氣設施、防盜網等的改造和安裝更新記錄；對高壓、高溫、以及電器等重要設備的定期檢測和檢驗的記錄。

（四）經營合同檔案

發電企業的合同檔案部分是由文書檔案發展演變而來，為了易于管理和利用而設置了單獨的一個檔案進行管理。與其他企業單位簽訂的合同協議文件組成了這個檔案，是記載和反映發電企業法律維權和經濟發展的重要憑證。

（六）有關安全教育和崗位培訓的資料

進一步提高和加強企業的主要負責人的安全意識，要將安全生產檔案建檔業務列入安全生產的必修類容。如說每個員工必須參加新員工進廠時的安全教育，不能出現缺人、缺課時的現象；要定期進行小規模的班組安全教育，要讓所有員工盡可能及時的掌握所有的安全操作規程新技術，最大程度上減少由于員工因為忽視安全而導致的安全事故發生的可能性，盡可能保護員工的生命和企業的財產安全。

3檔案管理在安全生產、經營管理中的作用

3.1能夠有效地解決發電企業安全生產檔案不健全問題

目前，許多電力企業仍存在諸多漏洞和薄弱環節，最為突出的問題是安全生產檔案的不健全。安全生產檔案的安全性具有促使企業管理層將安全生產列入日常議程，增強企業全體員工的“安全第一”的思想意識，在生產中時刻牢記安全的重要性，并能夠積極主動地配合安全管理人的檢查。同時安全生產檔案還有助于全體員工工作主動性和責任感的提升，為企業安全管理工作有張有序地開展創造良好的企業氛圍。因此，應當重視并強化安全生產檔案制度的建立和完善，促進企業安全生產主體責任的落。

3.2能夠確保發電企業在市場競爭中站穩腳步

隨著電力市場的發展和完善，發電企業面臨的市場競爭更加趨于激烈。而發電企業檔案包含著涉及范圍廣、門類眾多的海量信息資源，記錄了企業在發展與改革過程中所有有價值的圖片、數據以及文字等材料，能夠客觀地反映企業的發展歷程。有效地管理檔案資源，能夠為發電企業在發展和市場競爭中提供可靠的決策依據，使發電企業能夠更加高效地解決發展中面臨的挑戰。如果企業在檔案管理環節發生嚴重的疏漏，導致一些重要的科研信息和信息資源有所缺失，更不幸的是這些資料信息如果被競爭對手掌握，將嚴重地削弱企業的市場競爭力，挫傷企業的發展能力。

3.3能夠提高企業檔案利用效率

在現如今的發電企業里面，各級管理人員逐漸認識到檔案管理工作的重要性，明白了只有堅持不懈地綜合利用各種合理的措施才夠夠完善企業的檔案管理制度、提升檔案管理工作效率的道理，使檔案的時效性得以明顯地體現出來，降低檔案資料使用過程中的誤差，同時提高發電企業各類檔案資料的統計精準度。

3.4能夠給與并滿足企業管理體制改革的需要

發電企業只有引進競爭機制不斷開拓外界市場，才能在激烈的市場競爭中獲得有利條件，檔案管理對發電企業安全生產與經營具有重要作用，在發電企業中扮演著奠基石的角色。發電企業的檔案一般記錄著企業的生存環境、生產能力以及經營狀況等各種信息，只有對發電企業進行有效的檔案管理，才能為企業的安全生產、經營奠定基礎。因此，發電企業應充分重視對檔案的管理，引進先進的檔案管理方法，并隨著體制的變化適實變化管理的方式方法。