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關鍵詞:合同 審查 效率 實踐
合同審查是合同管理工作的重要內容,也是企業合規化管理的一個重要環節。合同審查效率的高低往往反映著一個企業合同管理水平的高低。在實際工作中,因為合同申報質量不高、審查流程復雜、審查不及時等原因,導致合同審查效率較低,拖延了合同簽訂時間,有時甚至會出現事后合同,影響工程進度。為提高合同審查效率,作為中石油所屬的大型石油運輸企業――重慶運輸總公司通過查找分析造成合同審查效率較低的原因,采取針對性的措施,在提高合同審查效率上進行了一些有益的實踐探索。
一、提高合同審查效率的必要性
合同審查是企業簽訂合同之前的必經程序。通過對合同進行技術、商務和法律審查,可以發現合同中存在的瑕疵,減少和避免在履行合同的過程中產生不必要的分歧和爭議,規避法律風險。如果審查時間過長,不僅會導致合同簽訂和履行的延遲,還可能導致合同尚未簽訂即已開始履行,即出現事后合同,嚴重的還可能導致合同無法簽訂,商業機會喪失。因此,提高合同審查時效,盡快完成合同的簽訂,有利于合同雙方提前做好各項資源準備和合同項目的順利啟動,節約項目工期和成本,確保合同有效執行。
長期以來,重慶運輸總公司的合同審查效率較低,2013、2014年合同的平均審查時間為16.3天,嚴重影響了合同管理質量。為規范公司合同管理,提高合同審查效率,提升合同管理水平,公司合同管理部門聯系實際,深入分析,制定措施,力爭解決長期制約合同管理水平提升的這一難題。
二、影響合同審查效率的原因
(一)制度因素
1.流程設置不夠合理。按照公司合同管理實施細則的規定,公司合同審查流程的層級為6層,分為系統管理員初審、申報單位負責人審查、技術和經濟審查、法律審查、分管領導審查、主要領導審批,每個層級的審查期限均為2天,且6個層級為順序審查,這樣完成一個完整的合同審查流程所需時間為12天,合同審查時間較長。2.管理制度執行力度不夠。公司合同管理實施細則對合同審查時限進行了明確規定,要求各業務部門審查合同要在2個工作日內完成,合同因被退回而重新上報的也應在2個工作日內完成。但在實際工作中,超期審查的現象十分普遍,公司對超期審查責任人也并未進行考核。
(二)申報人因素
1.合同申報質量不高。2013年公司簽訂的821份合同中,審查發現問題1067項,審查退回369次,退回率達44.9%。2014年簽訂的760份合同中,審查發現問題1141項,審查退回385次,退回率達50.7%。合同申報質量不重影響合同的審查效率。2.申報人責任心不強。合同申報人大都只重視合同的申報工作,在合同申報后沒有及時追蹤合同的審查情況,對審查人未盡到及時提醒催辦的職責,致使合同審查超期。3.申報人文化程度參差不齊。合同申報人大多具有大專以上的文化程度,但也有部分人員是退伍轉業軍人,只有高中文化程度。文化程度不一,加之個別申報人未經過系統的專業培訓,使每個合同申報人員對合同管理工作的理解和掌握程度不同,造成業務能力的差異。
(三)審查人因素
1.審查人未形成及時審查合同的習慣。有的審查人未形成每天定時登錄合同系統的習慣,如果無人提醒,審查人就可能會忘記審查合同,造成超期審查。有的審查人經常出差,但在出差之前沒有及時進行轉委托,造成審查時間超期。2.審查人未對申報人進行有效指導。個別審查人在發現合同有問題后,只是簡單地將合同退回,沒有對申報人進行有效指導,致使申報人不能及時修改并重新送審,造成審查延誤。
三、提高合同審查效率的措施
(一)優化審查流程。將原有的6個層級的審查更改為5個層級的審查,即將原來的技術和經濟審查、法律審查兩個層級合并為技術、經濟、法律審查一個層級;同時初審和申報單位審查的審查期限均修改為1天,這樣就使得整個流程可以在7天內完成。
(二)修訂《合同管理實施細則》。修訂后的實施細則進一步明確了各單位專兼職合同管理人員的工作職責,明確指出合同承辦人履行“實時跟蹤承辦合同運行動態,負責合同審查過程中的提示、催辦”的職責。同時對超期審查責任人的處罰進行了更明確的規定。
(三)加強申報人員的業務培訓。舉辦合同申報人員取證培訓班,使合同申報人掌握合同申報的基本知識和操作規范,參培人員通過考試全部取得合同申報人員崗位操作證;開展《合同法律風險和對策》專題講座,提高合同管理人員的業務能力。
(四)加強合同管理過程控制。一是做好合同事前指導關。對合同實行提前介入和過程跟蹤,參與合同的起草、審查修改工作,切實提高合同審查的時效性。二是把好事中審查關。從合同的格式、主要內容、規范用語以及所參考的法律依據等各個方面予以認真審查,確保合同的形式規范、內容合法、用語準確。三是把好事后監督關,按季度監督檢查合同履行情況,對履行過程中出現的問題,及時反饋情況,共同研究解決對策,保障合同的履行順暢與到位。
(五)將合同管理納入綜合檢查考核指標。為全面提升基層單位的合同管理水平,將合同管理納入綜合檢查范圍內,設立了15項合同管理考核指標,并納入各單位績效考核。
1.做好企業合同檔案收集工作是關鍵。企業合同檔案收集工作是合同管理工作中最基礎,也是最重要的環節。每一份有效合同的辦理從起草、審核、審批簽署需要許多不同職能部門的參與,因此無論是企業合同管理人員還是企業其他相關人員都要從不同角度關心和支持合同檔案收集工作,這樣才能使收集工作順利、有序的開展。對一個企業而言,較為科學有效的方式是建立微機數據庫系統,本公司至從建立OA辦公系統以來,基本沒有出現過遺失合同的現象。因為OA系統記錄了一個完整的合同審批流程,歸檔部門可以即時掌控合同審批狀態,以便督促經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續。
2.企業合同檔案的整理工作是企業合同管理的重要內容。合同檔案在企業中屬于比較重要又比較復雜的檔案群體,應該把合同檔案的整理工作當作企業檔案管理的一個重要內容來抓。企業合同檔案的整理工作不僅為今后合同的有效保管和利用打下良好基礎,同時通過檔案的整理又可以進一步了解和檢查合同檔案收集工作的質量,保證合同檔案的完整與安全。合同檔案的整理立卷可根據實際情況,可按項目組卷,保證其與整個項目的檔案材料的有機聯系,同時結合合同辦理的過程和階段,又要重視合同檔案的時間聯系。合同在形成檔案之前,應該是按合同性質進行分類的,有買賣合同,價款合同,擔保合同,建設工程合同等,每一份合同都有其相應的合同編號,本公司目前有柳洪和坪頭兩個電廠在運行發電,所以有柳洪生產(合同編號MLHSC)、坪頭生產(合同編號MPTSC)。有成都辦公樓的建設(合同編號MGHCB)。有電量銷售(合同編號MGHCB)等。一般一個較大的項目并且幾年之內可以完工的,按項目進行合同檔案的整理,如成都辦公樓建設合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料,可按年度進行集中立卷。例如進入發電期的柳洪、坪頭水電站。
二、正在履行及將要簽訂的合同管理
由于前期開發建設期沒有引進OA自動化辦公系統,而現目前先進的OA辦公系統的建立,使正在履行及將要簽訂的合同管理,變得越加簡單易行。目前美姑河公司對合同的管理主要依據《四川美姑河水電開發有限公司合同管理實施細則》執行。合同簽署人對合同全面負責,組織合同的訂立,確定合同條件、訂立方式及合作單位。正在履行和將要簽訂的合同管理主要通過OA系統登記,合同和合同支付在OA系統中由計劃合同部統一登記和說明審批流程。合同變更由合同執行部門登記和說明審批流程。信息化合同管理的投入使合同管理動態化、智能化。四川美姑河水電開發有限公司在成都、美姑兩地辦公,原來的紙質會簽使合同運轉周期長,而現在正在履行和將要簽訂的合同,使用信息化OA管理系統可及時完成,節省人力、財力資源。
三、結語
關鍵詞:系統集成 稅收籌劃 營業稅 增值稅 減低稅負
系統集成就是通過結構化的綜合布線系統和計算機網絡技術,將各個分離的設備、功能和信息等集成到相互關聯的、統一和協調的系統之中,使資源達到充分共享,實現集中、高效、便利的管理。系統集成應采用功能集成、網絡集成、軟件界面集成等多種集成技術。系統集成實現的關鍵在于解決系統之間的互連和互操作性問題,它是一個多廠商、多協議和面向各種應用的體系結構。這需要解決各類設備、子系統間的接口、協議、系統平臺、應用軟件等與子系統、建筑環境、施工配合、組織管理和人員配備相關的一切面向集成的問題。作為一種新興的服務方式,我國的稅法并沒有對其應繳納增值稅還是營業稅做出明確規定,所以只能根據現有稅收法律體系中的一些規定來進行相關稅務處理。
系統集成業務有幾種情形,每一種不同的情況需要進行不同的稅務處理。
第一種是純軟件開發或者銷售,如果該軟件的著作權沒有轉移,則根據《關于軟件產品增值稅政策的通知財稅[2011]100號》文件中 “增值稅一般納稅人銷售其自行開發生產的軟件產品,按17%稅率征收增值稅后,對其增值稅實際稅負超過3%的部分實行即征即退政策”的要求繳納增值稅。如果所開發軟件的著作權屬于委托方或者雙方共有的,則根據《關于軟件產品增值稅政策的通知財稅[2011]100號》文件中 “納稅人受托開發軟件產品,著作權屬于受托方的征收增值稅,著作權屬于委托方或屬于雙方共同擁有的不征收增值稅;對經過國家版權局注冊登記,納稅人在銷售時一并轉讓著作權、所有權的,不征收增值稅”的要求不繳納增值稅,繳納營業稅。同時,《關于貫徹落實有關稅收問題的通知》(財稅字[1999]273號)文件明確規定“關于營業稅對單位和個人(包括外商投資企業、外商投資設立的研究開發中心、外國企業和外籍個人)從事技術轉讓、技術開發業務和與之相關的技術咨詢、技術服務業務取得的收入,免征營業稅”。所以,以技術開發的形式簽署合同,就可以消除相應稅負。
第二種是純粹的設備購銷業務同時附帶安裝調試,在這類業務中,設備銷售構成的業務的實質。如果設備是外購的,根據《增值稅暫行條例》及其實施細則,該種業務需要就其收到的所有價款征收增值稅;如果設備是企業自己生產的,根據《增值稅暫行條例》及其實施細則,只要企業滿足以下幾個條件:必須具備建設行政部門批準的建筑業施工(安裝)資質;簽訂建設工程施工總包或分包合同中單獨注明建筑業勞務價款。則對于設備部分征收增值稅,對于安裝調試等工程部分征收營業稅。如果項目的利潤率偏低,采用這種方式對于降低稅負是有利的。
第三種是成套的系統集成項目,項目中既包括相當部分的設備價款又包括大量的綜合布線工程價款。如果合同雙方簽訂的是工程合同,則根據《營業稅暫行條例》的規定,建筑業營業稅是指對我國境內提供應稅建筑勞務而就其營業額征收的一種流轉稅。這里的建筑業是指建筑安裝工程業,包括建筑、安裝、修繕、裝飾和其他工程作業。根據《營業稅暫行條例實施細則》第十六條的規定,納稅人提供建筑業勞務(不含裝飾勞務)的,其營業額應當包括工程所用原材料、設備及其他物資和動力價款在內,但不包括建設方提供的設備的價款。所以,納稅人應當按照合同額全額繳納營業稅。在實務中,如果將一份合同簽成兩份合同,即設備部分簽訂設備銷售合同,而工程部分簽成建筑安裝工程合同,減少設備銷售部分的利潤,將利潤留在工程部分,這樣就可以減少稅負?;蛘呦到y集成企業在從事安裝工程作業時,不將設備價值作為安裝工程產值,可由建設單位提供機器設備,建筑安裝企業只負責安裝,取得的只是安裝費收入,使其營業額中不包括所安裝設備的價款,也可以達到節稅的目的。
下面舉例來說明該籌劃的可行性。假設公司以建筑項目勞務為主營業務,一項目合同額為100萬元,其中設備部分70萬元,假設硬設備部分的成本為50萬元,安裝費部分30萬元沒有進行納稅籌劃,則該項合同應繳營業稅為100×3%=3萬元。如果硬件部分由建設單位提供同時改變設備部分和安裝部分的比例,即安裝費單獨做為合同項目,合同額50萬元,則應繳納營業稅為50×3%=1.5萬元。若該公司簽署了單項的設備銷售合同,則該項目應繳納稅金為50÷1.17×0.17=7.26萬元??梢钥闯?,對于該公司的情況,該項目的應納稅金在1.5萬元到7.26萬元之間。簽署好對應的合同即可降低稅收成本。
若該公司設以備銷售為主營業務,若未按照設備部分和安裝部分分別簽訂合同,則該公司應繳納稅金7.26萬元。若分別簽訂合同,則最低應繳納稅金為1.5萬元。
若建設方不同意簽訂兩份合同,也不同意由其提供設備部分,則根據測算,整體項目利潤率如果大于20.65%,營業稅的稅負相對較低。若利潤率小于20.65%,增值稅的稅負較低。
綜上所述,系統集成業務的納稅籌劃應從合同管理入手,在合同簽訂前仔細分析相關信息,計算出整個項目的利潤等情況根據實際情況簽訂不同形式的合同,這樣就可以降低稅務風險,減少稅務成本。
參考文獻:
[1]中華人民共和國營業稅暫行條例
[2]中華人民共和國營業稅暫行條例實施細則
[3]中華人民共和國增值稅暫行條例
一、年度工作情況:
1、熟悉了解公司各項規章制度
我于2010年9月進入公司,為了更快更好地融入公司這個團隊,為以后的工作打好鋪墊,我加緊對公司的各項規章制度的了解,熟悉公司的企業文化。通過了解和熟悉,我為能進入公司這個團隊感到自豪,同時也感到自身的壓力。在以后的工作中,我將以公司的各項規章制度為準則,嚴格要求自己,廉潔自律,在堅持原則的情況下敢于創新,更快更好地完成工作任務。
2、熟悉項工程的結構,現場情況
作為土建工程師,熟悉和了解現場對以后的工作是相當有利的。為了以后能更好地開展工作,我多次深入現場,對現場的布置做更深層次的了解。在掌握第一手現場資料之后,我查閱相關技術資料,對工程的結構情況進行研究,對以后施工重難點進行分析,對項目的基礎形式進行分析,通過研究和分析,我對項目施工管理的實際情況做較為客觀的預測,為下一步方案的編制提供了可靠的依據。
3、參加工程部管理制度的修改
為了便于以后工程部管理,我結合公司的要求以及工程部的實際情況,并參考博愛以及其它比較知名的地產企業的相關制度,編制修改了工程部工程管理的各項規章制度,制度的編制有利于明確各個崗位的職責,為工程管理提供保障。通過這次編制,我對項目開發其它專業有了進一步的了解,也使自己下一步工作更加明確。
4、分析2010年天氣情況
為了完成2011年公司的項目開發任務,并做出科學而且符合實際的2011年工程部的工作內容以及項目施工進度計劃,我對2010年全年的天氣情況進行分析,結合武陟縣的常年的天氣狀況,對2011年的天氣進行了預測,同時將天氣情況和工程進度互相結合,對工程進度進行合理的調整,抓緊施工良好季節,避開雨季大規模施工,并做好雨季以及高溫季節的施工以及安全保護措施。
二、存在的不足以及改進措施
2010年即將隨風逝去,回想自己在公司將近半年的工作,雖然工作量比較大,但是閃光點并不多,許多工作還有不盡如意之處,總結起來存在的不足主要有以下幾點:
1、缺乏溝通,不能充分利用資源
在工作的過程中,由于對其他專業比較陌生,又礙于面子,不積極向其他同事求教,造成工作效率降低甚至出現錯誤,不能達到優勢資源充分利用。俗話說的好“三人行必有我師”,在以后的工作中,我要主動加強和其他部門同事的溝通,通過公司這個平臺達到資源共享,從而提高自己的業務水平。
2、缺乏計劃性
在工作過程中,特別是項目開發的施工階段,由于缺乏計劃性,工作目的不夠明確,主次矛盾不清,常常達到事倍功半的效果,領導不滿意不說,自己還一肚子委屈。在以后的工作過程中,我要認真制訂工作計劃,做事加強目的認識,分清主次矛盾,爭取能達到事半功倍的效果。
3、專業面狹窄
作為一個現代化人才,他應該是一專多能的,這樣的人才才符合時代以及公司的需求。自己的專業面狹窄,對房地產其它專業認識不夠,特別是營銷策劃以及法律法規,這都限制了自身的發展。在以后的工作過程中,我將加強其他專業的學習,充分利用公司資源,提高主觀能動性,爭取能成為一專多能的復合型人才。
三、完成2011年目標計劃的措施以及建議
為了公司項目的順利開展,也為了公司的可持續性發展,我在工程管理方面以及其它方面做以下建議。
1、合同管理
合同在項目管理中的地位非同小可,離開他,項目管理就無從談起,合同是項目管理的依據。
熟悉合同。并對合同進行深入細致的研究,對合同的關鍵條款、存在的漏洞及可能產生變化并引起糾紛的地方做到心中有數。
樹立強烈的合同意識。在合同面前,業主和承包商的地位是平等的。一方面,項目管理人員不以勢壓人,逼迫承包商接受合同外的條件;另一方面,也要警惕承包商在項目實施過程中埋設陷阱。當承包商提出各種各樣的建議時,首先想到要遵守合同,對采納建議可能帶來的經濟問題要有充分估計。
2、質量控制
工程項目實施階段,工程部要開展多方面的工作,對工程項目的質量進行控制和監督,概括地說有審查確認承包商的質量保證體系,進場材料、設備的質量控制,監理規劃、監理實施細則的審查以及對監理工程師日常監理工作的監督和檢查等幾個方面。
承包商質量保證體系的審查確認。著重檢查承包商是否已建立質量保證體系,質量保證體系是否經認證單位認證,是否制定了明確的質量目標和計劃以及質量保證體系是否行之有效等。
工程材料的質量控制。檢查承包商是否根據設計圖紙的規定和合同的要求制定了材料檢驗和檢查制度并在實際工作中嚴格對材料的采購訂貨、材料的進場和材料的使用進行質量控制。
監理規劃和監理工作實施細則的審查。業主的意志要通過監理工程師來實現。監理工作的好壞與監理規劃和監理工作實施細則的優劣有直接關系。
經常深入工地了解情況,同時對監理工程師的日常監理工作進行監督檢查。特別強調帶著問題下工地進行調查研究。
3、進度控制
進度控制是項目成功與否的關鍵因素之一,工程部要做的就是編制項目管理規劃,研究項目的總進度、施工布置、重大施工技術和施工難題,對項目實施過程中可能出現的問題做好預案。制定一整套制度來規范管理以提高工作效率。
4、加強全員經營意識
【關健詞】施工監理;企業管理;考核;
【中圖分類號】TU601【文獻標識碼】【文章編號】1674-3954(2011)03-0067-02
一、前言
對監理單位而言,其下設的每個監理部(組)直接承擔著對具體工程項目實施監理、按合同規定完成監理任務的職責,它同時還是監理單位對外開展業務展示企業形象的窗口。其服務質量的高低、監理效果的好壞,直接影響著監理單位的信譽和發展。因此,監理單位要想在日趨激烈的市場競爭中求得生存和發展,就必須充分重視和加強對基層監理部(組)的管理,特別是要搞好對現場監理工作的考核。作好這項工作,對強化監理單位的管理,保證監理工作的質量、提高監理工作的水平,起著很大的促進作用。
二、現場監理工作考核的必要性
眾所周知,監理單位是根據業主的授權和委托依據國家有關工程建設的法律、法規、工程建設文件監理合同以及其它工程建設合同對工程建設實施監督管理的社會組織。它所提供的產品監理服務是一種無形的產品,要想使監理產品真正達到高質量,必須用高質量的工作方式去保證。建設監理作為一種先進的工程管理模式引入我國,雖然實施的時間不長,但在政府的大力扶植和各監理單位的共同努力下,在較短的時間里獲得了迅速的發展,在國家經濟建設中發揮了巨大的作用,取得了令人矚目的成績,可謂來之不易。
但是,在肯定成績的同時,我們也應清醒地看到,目前我國的建設監理尚處于發展的初級階段,從全國范圍來看,在不同省市、不同地區之間發展還很不均衡,如果與國外同行業先進水平相比,則差距更加明顯,而從國家經濟建設和對外開放的形勢來看,又迫切需要監理行業從服務質量和工作水平上有一個根本的提高,以適應社會發展的要求。所以,當前在每個監理單位面前,既充滿著機遇,又面臨著挑戰。未來各行各業的競爭是以產品質量為核心的競爭,對監理行業同樣也不例外。如果監理單位不能提供令業主滿意的高質量的監理產品(服務),那么勢必會在市場競爭中逐漸被淘汰。通過幾年來的監理實踐,筆者深刻地體會到,要想提高監理服務的水平,保證監理工作的質量,并使之不斷完善、改進和提高,就必須狠抓管理,其中抓好日常對監理部(組)的考核是關鍵。
三、現場監理工作考核的依據
對現場監理工作進行考核,我們主要把以下幾方面內容作為依據,制訂出相應的考核實施細則。
1、國家頒布實施的有關工程建設的法律、法規、標準、條例。
2、省、市下發的關于監理單位考核評定的有關文件。
3、本公司制定實施的各項規章制度。
4、工程項目監理規劃及監理實施細則。
5、來自業主、承包商及其它方面反饋的有關信息。
四、現場監理工作考核的內容
對現場監理工作進行考核,應分析現場監理工作的特點,緊緊圍繞監理現場日常開展的各項工作來確定考核內容。幾年來,我們一直在積極進行這方面的探索,總結監理工作中積累的經驗,并結合本公司的具體情況,我們在一九九九年制定了“現場監理工作考核實施細則“,將考核內容確定為監理形象考核、監理內業考核、監理實績考核,落實公司規章制度考核以及工作表現和協調能力考核五個方面,再從這五個方面把所要進行的工作細化、量化,按綜合得分以百分制評判優劣。
1、監理形象考核
為了加強對監理行業的宣傳,對外樹立監理單位良好的社會形象。公司把監理形象確定為一項重要的考核內容,主要包括:監理辦公室的標準化布置、衛生清潔情況、監理人員著裝儀容、現場監理宣傳工作開展情況等等。特別是在監理辦公室的標準化布置上,我們對全公司的各個監理項目無論大小都統一規劃,要求監理辦公室門口掛監理項目標示牌,辦公室內將公司的質量方針、質量目標、監理項目概況、施工現場總平面圖、監理組織機構圖及人員分工表、各級監理人員崗位責任制、監理工作守則、監理工作流程圖等十四項內容,均采用統一規格的鏡框懸掛上墻,以達到整齊劃一的效果。
2、監理內業考核
如前所述,監理單位的產品是監理服務,它是無形的,這一特殊性決定了做好監理內業工作的重要性。因為監理內業資料是監理單位對具體工程項目開展控制、實施監理服務的記錄和證明,同時也是監理工作成果的體現和反映,所以監理內業理所當然的應當是現場監理工作考核的重點。在監理內業考核方面,我們主要根據公司確定的監理工作流程,圍繞“三控制、二管理、一協調”的工作內容,重點審查各階段產生的資料、報表、記錄是否齊全,填寫是否規范,簽章手續是否完備,編制時間是否及時等等。由于目前從全省來看,對監理單位的內業管理尚缺乏專門的、較明確的統一規定,所以,為了便于進行檢查考核,我公司專門制定了“監理檔案資料管理辦法”,對監理資料的歸檔范圍、排序、保存、移交等都做出了明確規定,以保證監理檔案的系統性和完整性,公司要求每個監理項目上都必須指定專人負責內業管理工作,在平時就注意把監理過程中形成的各種資料按單位工程收集、整理、排序、編目,做到繁而不亂,與工程進展同步。在考核細則中我們把公司以往制定下發的關于監理信息管理的一些規定、要求作為依據,確定對每種資料檢查評定的標準和要點,比如對監理規劃的檢查,在考核細則中規定從三個方面進行檢查,一是編制時間是否符合公司有關要求;二是審批手續是否齊全,文件格式是否按公司統一規定;三是內容是否全面并切合項目實際,具有針對性。這樣就把每種應歸檔的資料量化成分值形式,從而便于評比考核。
3、監理實績考核
雖然工程產品是由承包商實施生產的,但在生產過程中,工程監理對承包商的工程行為始終進行著監控管理,影響著產品的形成。從監理所做的工作和所起的作用來看,監理的工作成果已經融人到工程產品之中,從這種意義上講,工程產品可以認為是監理的相關產品或者說是間接產品,其質量的優劣從一定程度上反映了監理工作的力度、深度和管理水平。因此,對監理實績的考核是在對內業考核的基礎上,通過對工程實體的現場觀察、量測、調查了解,以檢驗和評價監理部(組)對工程項目實施監控所取得的實際效果。概括起來講,對監理實績的考核主要包含對工程項目實施質量控制、進度控制、投資控制效果的檢查,對各類工程合同管理情況的檢查以及對施工現場管理、安全生產監控效果的檢查等三方面。
對工程質量控制效果的檢查可以通過查看有關監理資料(如監理日志、監理日報、質量評估報告等)并向有關人員詢問了解等方式,檢查現場監理人員日常巡查和重要部位旁站監理是否到位;通過現場觀察結合資料審核了解對各種進場原材料的實際控制情況;通過抽測實體工程質量來檢查監理部(組)是否對每個分項。分部都按標準、規定進行了查驗,目標控制的效果如何等等。
對工程進度控制效果的檢查主要檢查監理組對工期總目標是否進行了分解,以及分階段目標控制的效果,對進度偏差采取的控制措施,對工程延期、延誤的處理情況等。對投資控制效果的檢查主要考核對工程計量、進度款撥付,總監是否履行簽認手續,工程款撥付是否符合合同條款規定,對設計變更、洽商的實際控制情況等。對合同管理情況的考核主要了解監理人員是否清楚地了解施工合同的主要條款,甲、乙雙方履行合同的實際情況如何,監理對合同爭議及索賠的處理是否得當等。
對施工現場管理及安全生產監控效果的檢查主要包括實地查驗現場是否按照施工組織設計排布,各種物料堆放、存放是否整齊,現場安全防護是否井然有序,對施工單位安全生產及文明施工方面進行監控都做了哪些工作,實際效果如何等。
4、落實公司規章制度的考核
對監理部(組)落實公司規章制度的考核主要通過與現場監理人員詢問交談的形式,了解其對公司有關規章制度的熟悉掌握程度,以及通過檢查相關記錄、監理日志等,驗證其對公司規章制度的貫徹、執行情況。
5、對監理部(組)工作表現、協調能力的考核
此項考核主要是通過向業主及承包商調查的方式了解監理部(組)中每個監理人員的業務水平、工作責任心、職業道德、組織紀律性、處事公正性、組織協調性能力等方面的實際表現,在具體操作上即可采取與業主及承包商直接交談的方式,也可采取向業主及承包商定期發出調查反饋信息的方式來進行。
五、現場監理工作考核的幾點建議
實行現場監理工作考核的做法在我公司經過一年多的實踐,在保持和提高監理工作質量、促使監理項目實行標準化、規范化管理方面被證明是行之有效的。要做好這項工作,筆者認為還應注意以下問題:第一,考核應堅持長抓不懈,持之以恒,最好采取每月定期進行的方式,以隨機抽樣的方法選取考核項目;第二,考核從內容和深度上要循序漸進,逐步提高,應充分考慮本地區、本單位的實際情況,不宜一開始就將標準定的過高,以至執行起來發生困難,達不到預期的效果。第三,在實施考核的過程中應注意收集和聽取基層各部門的意見,對考核內容和方式進行定期調整、不斷完善改進,保持適宜性、有效性,增強可操作性。第四,考核組的人員組成最好采用公司職能部門與監理部人員相結合的方式,我們的做法是每月從各監理部輪流抽調二名總監(總監代表)參加考核,使之通過檢查增進同其它監理部(組)的信息溝通與交流,學習和借鑒好的工作經驗,彌補和改進不足。第五,對每次考核都應做好總結,可采用聯查報告的形式下發至各個監理部(組),推廣先進的工作經驗,指出存在的問題和不足,對考核成績突出的監理部(組)給予表彰和獎勵,對存在的問題較多,開展監理工作不利的監理部(組)給予批評和處罰。第六,每次考核后,公司職能部門還應注意做好跟蹤檢查,督促監理部(組)積極落實整改,不斷提高工作質量,以達到考核的真正目的。