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【關鍵詞】安全文化 改進策略 不良事件
【摘 要】回顧國外醫院安全文化及其改進策略的相關研究,明確安全文化的構成要素,針對性地采取以證據為基礎的安全文化改進策略,構建患者安全保障體系,最大限度地減少患者傷害事件的發生。
醫院安全文化作為醫院文化的組成部分,其在確保患者安全、提升醫療質量方面的重要作用日益受到醫療衛生行業的廣泛關注[1]。研究表明,醫院安全文化與醫務人員行為、患者預后指標之間均具有相關性[2],積極的安全文化能夠促進醫務人員的安全行為,提高其不良事件報告意愿,同時減少醫療不良事件和藥品差錯事件的發生,降低患者再住院率,縮短患者住院時間;此外,還能夠降低患者安全類指標(PSIs)的發生率[3-4]和ICU患者的死亡率[5]。
然而,醫療機構要構建或改進安全文化,不僅要充分理解安全文化的內涵及其構成要素以便根據關鍵點采取針對性措施,而且要明確各項改進措施的有效性、適用性和可持續性,進而確保資源的合理配置。本文通過文獻檢索國外醫院安全文化及其改進策略的相關研究,旨在為我國醫院安全文化的構建及改進提供依據。
1 安全文化的構成要素
為了更好地理解安全文化,使其構建或改進的針對性和可操作性更強,國外學者[6]將安全文化的構成分為7個要素:領導、團隊合作、循證實踐、溝通、學習、公正、以患者為中心。
1.1 領導
領導是影響人們實現組織目標的過程。在有效的安全管理中,各個層級的領導均發揮重要作用。不同管理者層級的安全管理職責詳見表1。
1.2 團隊合作
團隊合作(或稱團隊行為),是兩個或兩個以上的人員為完成某項任務參與到活動中的一個動態過程,主要涉及團隊結構、團隊動力和團隊管理3個影響因素。在各醫療區域內,團隊結構因患者需求而異,患者健康問題越復雜,對團隊成員間跨學科合作的要求越高。團隊動力是團隊成員間相互作用的心理過程,表現為協調、溝通、合作、沖突管理和決策等行為現象。團隊合作的影響因素及構成詳見表2。
1.3 循證實踐
醫療服務過程中, 患者安全實踐(或稱患者安全措施)必須是以證據為基礎的最佳實踐,如標準化的流程、協議、核查表或指南等。美國醫療保健研究與質量中心(The Agencyfor Healthcare Research and Quality,AHRQ)通過對患者安全策略相關研究進行系統評估分析,推薦醫療機構采納并付之實踐,包括10項強烈推薦措施和12項鼓勵執行措施[7-8]。
1.4 溝通
溝通具有信息傳遞、情感交流、行為控制等功能。組織中的溝通分為單向( 如書面指令) 和雙向( 如面談、電話、電子郵件)兩種,區別在于雙向交流能夠提供反饋以確保信息被雙方充分理解,將誤解降到最低程度。醫療服務過程中,一些關鍵環節上的溝通值得注意:患者交接或轉科, 病歷文書的記錄質量, 事件報告,低層級員工的個人意見表達以及規模較大的組織內部和之間信息(如安全警告)傳遞障礙等。
1.5 學習
醫療機構要有效避免因醫療系統或流程缺陷造成的不良事件發生,就必須從錯誤中學習并進行系統改進;應用根本原因分析法識別事件中的關鍵問題, 制定預防措施和可行性計劃,形成安全報告,及時公布和反饋警示信息。教育培訓至少應包括安全學、高可靠性組織、安全文化評價和系統改進等理論。此外,應能夠從成功或失敗中汲取經驗教訓,鼓勵安全信息分享,并且評價學習過程、考慮學習計劃的連續性和創新性。
1.6 公正
公正文化是安全文化的基礎,它鼓勵非懲罰性的、免責的不良事件報告環境,但需要衡量是個人責任還是系統失誤。可以通過回答下面4個問題進行判斷:(1)醫療服務提供者的行為是否是惡意的?(2)醫療服務提供者是否受到酒精或藥物的影響?(3)醫療服務提供者是否意識到本人發生的錯誤?(4)類似錯誤是否會有兩到三個醫療服務提供者發生?
1.7 以患者為中心
《美國醫療機構評審國際聯合委員會醫院評審標準》(第4版)中明確“以患者為中心”的一系列標準,詳細闡述了患者安全目標、醫療可及性與連續性、患者與家屬的權利、患者評估、治療等醫療服務規范。
2 以證據為基礎的安全文化改進策略
安全文化改進活動以醫院、科室、病區或醫療團隊為單位開展,可以采取單一的干預措施,也可以采取由多個干預措施整合而成的一個多層面的綜合干預措施。一系列改進策略被用于提升患者安全文化水平,并通過安全文化測評工具證實其有效性。
2.1 策略一:管理者巡視
管理者巡視( E x e c u t i v e W a l kRounds,簡稱EWRs)是醫院管理層與一線醫療服務提供者之間加強溝通交流、建立良好關系、識別和收集風險信息以保障患者安全的一個干預項目[9-10]。通過醫院管理執行者深入科室或病區、與員工共同討論患者安全問題、采取醫療服務改進行動及信息反饋等一系列活動,充分發揮一線醫療服務提供者的集體智慧,證實醫院及管理者的患者安全承諾,進而改變醫療服務提供者的安全文化態度。
管理者巡視的頻次為每周1次或每4周3次,時間30-60分鐘,地點選擇工作區域或會議室,由質量安全管理部門參加。科室所有員工盡可能參加,但以自愿為原則。討論前,管理者需要向員工明確患者安全的重要性,巡視的目的旨在構建安全文化,并保證談話內容的保密性及免責性。討論后,要求參加人員將討論內容告訴本科室或病區內其他兩個未參加的員工,以此擴大項目的影響力。
有效執行管理者巡視需7個步驟[9]:(1)準備。確保管理者的承諾和定期參與,以及質量安全管理部門的資源保障;制定清晰的工作流程、具體的時間表和反饋機制。(2)進度。預先制定管理者安全巡視時間表,協調管理者及其執行團隊、支持患者安全的員工和其他參與者的時間。(3)執行巡視。確定會議地點、會議內容(應包括開場白和結束語)以及一系列特定問題。(4)追蹤。構建一個強大的數據收集、跟蹤和排序流程。(5)報告。與多學科委員會分享巡視數據資料,將改進項目分配給管理部門。(6)反饋。將結果和改進措施以清晰的表格形式反饋給參與安全巡視的管理委員會和一線醫療服務提供者。(7)測評。評價安全巡視對于提高組織文化的有效性。
2.2 策略二:結構化培訓項目結構化教育培訓( S t r u c t u r e dEducational Intervention)項目[10]基于有效人為因素培訓的4個關鍵原則:入門培訓、行為內化、反復強化、數據驅動改進。以手術室這一不良事件發生率高、多科合作密切的特殊區域為例,從3個方面開展培訓:連續規范化教育、團隊自我評估(Team Self-Review,簡稱TSR)的理論與實踐、接近錯誤事件報告的理論與實踐。
2.2.1 連續規范化教育圍繞影響患者安全的非技術因素(或人為因素)這一主題,以學術報告會和研討會的形式開展,用于提升醫療服務提供者對于人為因素在影響手術室患者安全方面的理論認知水平。
2.2.2 “團隊自我評估”系統涉及術前準備介紹和術后總結兩個方面。術前準備介紹通常包括專業化外科手術排序、設備核查、患者名單、潛在技術障礙及人員因素(如團隊在理解溝通上的準備)等方面內容。術后總結是由團隊中任一成員發起的小型團隊評價活動,主要反饋非技術因素方面存在的問題。總結同時上報給研究組用于分析“團隊自我評估”方法的成功經驗和任務完成狀況,通過簡訊形式反饋給所有手術室員工和管理層。可以利用錄像帶記錄一天的工作實踐,再以回放的形式刺激回憶、增強術后總結效果。
2.2.3 接近錯誤事件報告要求手術室員工以書面形式報告接近錯誤事件而非引起傷害的事件,經過專業分析,為改進提供依據,結果反饋給員工審議并采取行動。
2.3 策略三:結構化學科間會談模式
結構化學科間會談模式[11](StructuredInter-Disciplinary Round,簡稱SIDR),是一個將結構化交流工具與學科間常規會議相結合的安全改進策略,用于加強病區醫護團隊在制定診療計劃方面的合作與交流。一個由病區醫師、護士、藥師和社會工作者以及病歷管理者組成的工作組,共同確定SIDR實施的最優時間、地點、頻次以及結構化交流工具的內容,確保重要的患者診療計劃得到討論。如,按照工作組推薦,SIDR每天上午11:00在護士工作站開展,持續30-40分鐘,由一名病區醫療管理者和一名護理管理者共同執行巡視,病區所有住院醫師、護士、藥師、社會工作者、病案管理者參加。結構化交流工具應用于病區內所有24小時內新入院患者,其他患者也需討論,但不采用結構化表格。結構化交流工具表應包含的內容見表3。
2.4 策略四:人力資源管理項目人力資源管理項目(Crew ResourceMa n a g e m e n t,簡稱CR M)[ 1 2 ]用于培訓和提高組織人員的溝通、領導、人際關系、矛盾化解等團隊交流與協作行為技能。通過溝通技能的培訓,團隊成員間可以相互檢查任務的完成情況,實現合作的最大化、失誤的最小化。C R M 培訓適用于所有高風險臨床科室,外科系統通常會選擇技術相對穩定、風險相對較低、時間固定在60-90分鐘之間的常見手術開展模擬培訓,共分為3個階段,詳見表4。
2.5 策略五:三位一體最佳患者安全項目
三位一體最佳患者安全項目(theTriad for Optimal Patient Safety project,簡稱TOPS)[13]通過開展多學科團隊培訓、構建以病區為基礎的安全團隊、患者參與團隊工作并評價安全活動效果等措施改進病區的安全文化。對病區護理人員、醫師、藥師及其他員工開展多學科團隊培訓,內容包括(1)專家介紹安全文化及其現狀;(2)播放醫療傷害事件的視頻,圍繞“個人行為和醫療系統如何造成醫療錯誤的發生”展開討論;(3)以啟發誘導的教學方式介紹團隊合作行為和溝通技能;(4)模擬臨床場景,小組角色扮演,新技能實踐及參與多學科間對話;(5)以對課程學習內容和下一步工作的討論結束本階段培訓。
培訓完成后,構建一支優秀的多學科病區安全團隊,即三位一體病區安全團隊(Triad Unit Safety Teams,簡稱TrUSTs),旨在加強、維持并擴展TOPS培訓學習,圍繞病區患者安全問題開發跨學科合作的新機制。TrUSTs按醫院區域劃分,其核心功能是識別和捕獲員工通過網絡、紙質或口頭報告的以病區為單位的安全問題,采取直接的行動或政策建議解決這些問題,作為智囊團分析質量和安全改進活動,樹立團隊合作的榜樣。此外,TrUSTs組織和傳遞患者安全教育活動,包括大型多學科會議和小組技能課程,以加強團隊合作行為和溝通技巧。
患者以個人目標的形式參與項目,護理人員與病區內每一位患者及其家屬共同討論和確定他們的目標,并記錄在每間病房的空白板上,呈現給所有的醫療服務提供者。
團隊拓展活動策劃書一
一、 活動名稱:“凝聚和諧團隊、郊游燒烤”活動
二、 活動目的:在繁忙的工作之余,為了能讓員工釋放出工
作中的壓力、生活中的疲勞,公司決定組織員工拓展活動--郊游燒烤。此次活動的目的是豐富員工的業余文化生活,促進同事之間的溝通與交流,使大家體會到團隊的活力和凝聚力。
三、 活動時間及地點:待定
四、 活動對象:圣名國際商貿城有限公司全體員工
五、 活動形式:郊游,戶外徒步,燒烤,攝影,游戲
六、 活動準備:
(1) 集合時間:20xx.4.(13、14、15)暫定任選一天
(2) 集合地點:公司招商大廳
(3) 車輛安排:辦公室負責,在踏春燒烤活動前期提供參加活動的人員車輛安排及人員安排
(4) 所需物品:公司橫幅、相機、燒烤材料、餐具、飲用水、桌布等
(5) 燒烤場地安排:辦公室負責聯系好場地確保正常使用
七、 活動內容:
(一) 人員編制:以抽簽方式決定隊員選擇,每10人為一小隊,共5個隊伍。(注:男生女生各5人)
(二) 活動流程:
1、8:30-9:00---指定地點集合、點名,安排車輛出發至目的地
2、9:00—10:30—到達目的地
3、10:30—13:30—至指定燒烤區域進行燒烤,后勤人員需將物品準備齊全,期間可以自由活動,看風景、攝影等
4、13:30-17:00—進行拓展活動,活躍集體氣氛,增加大家感情,促進全體員工協作性,增強團隊凝聚力
5、17:00以后---離開景區,參加燒烤活動的同事整理東西,保持環境的清潔,結束一天行程。
八、活動經費
1、燒烤爐費:100元一個燒烤架,(包含:燒烤碳、3張燒烤網)100×3=300元。
2、食材采購費:
九、 具體工作人員安排
組織工作: 采購工作: 聯絡燒烤場工作: 運輸工作:全部成員配合 最后清場工作:全部成員配合
十、 注意事項:
1、全體員工著裝輕便或者運動服、運動鞋,注意防曬 2、注意保管好自己的貴重物品
3、在活動中注意安全,最好不要單獨行動,如有特殊情況告知同伴
4、天干氣燥,注意用火
5、活動結束后請各自收拾好垃圾,注意環境的清潔
團隊拓展活動策劃書二
行程安排:
培訓對象: 公司全體員工
活動地點:可選(深圳、惠州、東莞、廣州等城市)的數十個拓展訓練基地
團隊拓展培訓目的性
幫助參加者認識自我,激發個人潛能,客觀地進行自我定位;增強自信心,克服心理惰性,磨練戰勝困難的毅力,更客觀的面對工作與生活的挑戰。改善人際關系,學會關心、激勵、信任同伴,采取有效的措施增進員工相互間了解、信任,使大家融洽的與他人及群體合作,達到團體一致性,并形成團隊成員間配合默契與相互信任,形成積極向上、團結互助的團隊氣氛。
訓練流程及活動方式:
活動方式:戶外拓展訓練、小組討論、觀點論述、問題分析、分享體驗、回顧總結。
拓展訓練項目內容及目的:
熱身活動(破冰活動):有助于加深學員間的相互了解、消除緊張、建立團隊,以便輕松愉悅的投入到各項緊張培訓活動中去。
團隊項目(有軌列車、共同進退、女皇圈):以復雜性、艱巨性為特征、良好的團隊氣氛、成員間 的相互信任、理解、默契、配合是活動成功的關鍵,通過大家的統一計劃與協作,體現溝通、統籌安排、計劃、分工、溝通及合作、團隊信任和團隊合作的重要性。團隊項目對于改善受訓者的合作意識和受訓集體的團隊精神有很強的針對性。
我們為您制定的拓展行程:
訓練項目 具體內容及達成效果
08:00-09:10到達 拓展訓練基地
09:10-10:00破冰/熱身
團隊文化建設 學習在新環境下如何打破堅冰,盡快組建團隊,營造積極進取,主動參與的團隊氣氛及順暢的溝通渠道。
破冰活動+學習導入+建立團隊(隊名、口號、隊歌、標志、動作)+風采展示
10:00-11:00有軌列車
項目介紹:
二塊木板就是一雙鞋子,全組隊員雙腳分別站在兩塊木板上,雙手于木板上的繩子,將水運向指定的地方。
培訓目標:群體決策的方法及意義,有限理性代替最優方案;大膽嘗試,勇于付出;合理的分工與合作,資源的優化配置;認識統一指揮的意義與重要作用。
11:00-12:00共同進退
項目介紹:
一段紛亂復雜的數字擺在團隊的面前,要求我們的團隊必須按照規定的原則拍完數字,怎樣在紛亂復雜的事物中找到解決問題的方案和途徑,難題將由每個團隊成員解決。
培訓目標:
1. 群體決策的方法及意義,有限理性代替最優方案
2. 大膽嘗試,勇于付出,挑戰未知領域,培養創新意識
3. 合理的分工與合作,資源的優化配置
4. 認識統一指揮的意義與重要作用體會對于團隊的領導技巧角色的合理分配與運用
12:00-13:30 午餐/休息
13:30-14:00團隊拓展訓練熱身活動
14:00-15:00珠行萬里
項目介紹:
高爾夫球只能前進不能停止或倒退。球只能在管道內運行,不能脫離至地面或接觸身體部位。球通過該隊員設置的管道時,該隊員不能離開自己的位置,球體通過后,才可離開。 必須規定的時間內將球安全送到指定的目標處。
培訓目標:
1.建立信息共享的有效方式。
2.對市場的變化,學會適應而不是抱怨。
3.通過團隊協作共創整體贏利意識。
討論分享感受
15:00-16:00女皇圈
項目介紹:
團隊拓展的壓軸項目。隊員在教官指引下規則站位圍圈后坐下,且有序向前走轉圈,增強整天拓展訓練效果,培養團隊協調、合作的精神。經過團隊活動的培訓,參訓團隊已經反復演練應對難題的方法和能力,在團隊內部已經出現了智者出謀劃策、領導者果斷決策、執行者堅決服從等一系列運行機制。團隊千人凳與感恩的心項目出現的恰到好處,通過活動后的總結,能將團隊的氣氛推向,使同舟共濟的團隊精神得到了最好的升華。
16:00-16:30總結 合影留念公司領導發言,后由專業拓展培訓師引導學員回顧:通過一天的活動,有什么樣的感受?收獲了什么? 結合工作、生活中的細節間接加深學員的培訓效果。
1. 明確項目范圍定義,如有合作方需確認與其協商達成一致。
2. 項目范圍需要合同或者項目范圍說明書等正式文件約束,作為未來項目決策的依據,同
時保障自己的利益不受損失。
3. 項目范圍較大時,應該項目進行模塊拆分,便于分配和管理。
4. 項目負責人應實時把控項目范圍,盡量避免項目范圍變更或超出。
二、項目時間管理
項目時間 項目名稱 項目角色 項目狀態
2019.1-2019.3 中國公益慈善項目大賽武漢路演會 負責人 已完成
2019.5-2019.6 中國公益慈善項目大賽巡回推介會 負責人 進行中
2019.1-2019.7 武昌區第一屆社區工作技能大賽 項目成員 進行中
2019.2- 康明斯CSR 項目 負責人 洽談中
2019.4- 武昌區第六屆公益創投大賽 項目成員 進行中
1. 明確時限即deadline,細分各個事項的時間節點,制定計劃細化時間控制。
2. 借助工具更好地展現項目時間計劃和進展,如項目進度表、甘特圖等。
3. 做項目計劃時,應留有一些緩沖時間,以防臨時突發事件影響整體項目進度。
4. 在多任務并行時,明確任務優先級,合理分配時間。
5. 在項目執行中,應實時對照計劃表追蹤項目時間進度,如有變動及時調整。
三、項目團隊與人力資源管理
1. 項目團隊組建應考量各個成員的能力、性格及優劣勢等,優劣互補從而充分發揮團隊力
量。
2. 項目團隊組建完成后,應對項目達成共同一致的目標,并明確各自的職能分工。
3. 項目團隊可協商制定規矩,形成團隊工作紀律。也可互相說明團隊成員的工作習慣和溝
通偏好,幫助團隊內部更好地協作。
4. 團隊成員間需要彼此的了解和信任,團建或團隊活動是必要的一部分。
5. 團隊在項目進程中,應定期開團隊會議。保持團隊溝通,掌握項目進度并進行下步工作
安排。會議應做好會議記錄。
6. 團隊溝通應積極主動,及時反饋。同時,成員之間也需互相體諒,多提建議而不是抱怨。
7. 除了關注團隊成員的工作進度,也應留心團隊成員的情緒與狀態。必要時可與團隊成員
一對一談心,給予一些情感支持。
8. 適當的團隊激勵可以鼓舞士氣,可能會取得更好的項目成效。
四、項目利益相關方及溝通管理
1. 確定需要與項目利益相關方溝通的信息與時間節點,如有不清楚的地方應及時與相關方
溝通明確。
2. 對外的信息應空出充分的時間,經由相關方和負責人審核無誤后。
3. 與利益相關方溝通應及時,溝通確認的內容盡可能通過正式郵件確認及備份。
4. 定期與利益相關方匯報項目進展及相關信息,并跟進相關方的反饋意見。
五、項目風險管理
1. 事先預估有哪些風險會影響項目,明確規避風險的方法。
2. 估計風險發生的概率和造成的后果,可將風險進行排序,并提前設想風險處理方案。
3. 項目中應實時監控項目風險,并做及時反應。
六、項目質量管理
1. 項目啟動時,應明確項目目標與項目指標。
2. 可通過設置細化的過程指標,在項目執行過程中檢測指標數據,確保項目成效。
3. 項目結束后應進行復盤與評估,可借助問卷或量表量化項目質量。
4. 項目收尾后應進行項目總結,并產出項目總結報告。
七、知識管理
1. 項目過程文件和總結經驗應進行歸納整理并備份保存,可以供內部參考學習積累經驗。
2. 可以根據項目階段和事項,制定標準文件夾,方便整理和共享。
搭建領導力培養體系,首先明確干部選拔的標準。集團推崇作為領導者要學習做—個建設型干部,而非操縱型的領導者。讓員工在績效更好、工作滿意度更高、角色沖突更少的團隊中愉悅的工作,同時實現自我成長。期望各級干部應關注跟蹤并實現部門績效;關注人如何帶領并影響團隊成員。經過調研得出,干部不僅應在專業能力、成就導向、團隊合作、認同公司、正直誠實、溝通協調、學習能力、創新能力和人際理解等方面做起,還要在尊重和理解的基礎上去幫助他人,用積極的心態和正能量去影響他人,那么他就一定會成為一個有吸引力的人,一位深受員工擁戴的領導。為此,采取了兩個方面的行動:
1、每年年初和年中組織兩次全集團范圍內的儲備干部選拔
分為部門推薦和員工自薦,由人力資源部和相關領導組成評委,評估選拔出40-60人作為年度儲備干部進行培養。
2、2010年初廣納賢才補充缺口
選拔專項技能突出,有豐富的相關行業工作經驗和一定的管理經驗,通過集團總部和各地公司的大力配合下,采用結構化面試、文件筐和無領導小組討論等方式,2個月內選拔了50名后備干部,經過層層培養和評價,最終30人成為了公司發展的生力軍。
二、中基層管理干部培養
集團中基層管理干部培養根據管理干部的角色分為儲備干部、見習干部、中層干部和外聘儲備干部4個培養計劃。管理干部培養的核心課程以層層包含的形式設計,即見習干部必須學習儲備干部的10門課程(比如從技術走向管理、時間管理與高效會議等),方可學習見習干部的6門課程(比如跨部門溝通與協作、贏在執行、問題員工管理等),中層干部學完上述課程,方可進行另外4門(比如問題分析與決策、領導力修煉、卓越經理人、經理人常犯的錯誤)的學習。外聘儲備干部除學習公司企業文化、公司戰略發展、規章制度和非人力資源經理的人力資源管理外,還有各項專業技能課程。授課形式分為在線學習和統一面訓,一般在1-2個月內學完,每個培訓課程每年組織2-3期。說過:“只有領導骨干的積極性,而無廣大群眾的積極性相結合,便將成為少數人的空忙。身為領導要關心員工,走近并理解他們,公正合理地評價,把握員工的思想動態,跟蹤并輔導員工,充分調動員工的積極性,使自己領導下的團體形成—個團結協調、配合默契的團隊。為此,管理干部培養除了核心課程外,還結合了多種方式豐富培訓方法,并建立了相應的管理機制來充分調動干部和員工的積極性。
1、團隊拓展活動:
儲備干部統一受訓前,引入團隊拓展活動,通過分配角色、制定策略、調動資源,成員共同努力實現既定目標。在活動中,體會管理和被管理。
2、人力資源部輪崗:
所有見習干部均需到人力資源部輪崗至少兩天,參加人力資源部部門會議。針對人力資源管理弱項,人力資源部組織專人重點輔導。比如:與人力資源人員一同面試、一起提煉績效指標等。同時加入兼職講師隊伍,學習授課技巧,提高表達能力和總結能力等。
3、輔導溝通:
采取了誠如Hernez—Broome(2004)和Day(2000)指出的教練輔導、導師指導和360度反饋,作為領導力開發的新方法。規定直接上級必須在見習干部見習第一個月內,與見習干部溝通,明確見習目標。按月溝通總結,肯定成績,發現不足,提出改進建議,并跟蹤輔導改正。以及各公司HR負責人會定期與公司的儲備干部和見習干部進行溝通,了解管理中遇到的困難,重點輔導管理干部的人員管理。
4、管理干部自我學習:
集團級各地公司的圖書室也會定期購買相關的管理書籍和管理學習光盤,供管理干部借閱和學習。集團和各公司都會定期會組織相關的研討會,結合工作實際,分享管理經驗。
5、培訓總結:
每一位學員在培訓中和培訓后都會進行總結,包含了自己的成就、強項/弱項以及有興趣的工作。同時也會提出本人所管理部門的領導力發展行動計劃、實施進度和效果等內容,便于后續直接上級的跟蹤輔導。
6、答辯會:
在見習干部見習期結束前,人力資源將組織答辯會。對其管理能力進行評價。其中業績和管理能力各占50%,包含規章制度建設、工作規劃與監控、培養與激勵、團隊協作、溝通能力、創新能力、積極主動。
三、中基層管理干部評價
干部評價分為角色評價和年度績效評價。角色評價指儲備干部、見習干部和外聘儲備干部的階段性評價,分別為3個月、3個月和6個月的適用考核,評價干部是否順利完成該角色的轉變。在管理干部的年度考核中,部門配合滿意度和員工滿意度調查作為重要考核指標。主要對團隊合作、溝通能力、沖突解決、員工培養和輔導、是否關注員工、是否提供足夠的支持等方面進行評價,然后人力資源組織低分部門進行深入調研,了解問題點,提出改進建議。再將結果反饋給其直接上級列入下期績效計劃,并指定其直接上級或相關人員重點跟蹤、輔導提升。
四、總結
筆者有興于2006年4月份到S品牌具有野狼團隊稱號的菏澤辦事處參觀學習一段時間,在此期間筆者通過對S品牌菏澤辦事處日常工作管理的耳聞目睹,真正的認識到了什么是高效能團隊的成功基因。
基因一:團隊管理的三個要素 ——目標管理、時間管理、績效管理
目標管理、時間管理、績效管理并稱為團隊管理的三要素,李凡是團隊管理的高手,對團隊管理的三個要素掌握的可謂爐火純青,通過一次營銷例會就可見一斑:
場景一]
時間:2006-4-1;
地點:S品牌菏澤辦事處
人物:全體業務人員(李凡、業務員12人、內勤 小高、商 王經理)
任務:區域月度工作例會
會前:核實與會人數
時間管理——強調日常工作的準時性;
績效管理——通報、處罰遲到者。
會議內容紀要:
1、 市場人員的5分鐘述職報告:
目標管理——跟進落實人員日常工作目標的明確性;
2、 3月份工作要求跟進及銷售完成情況通報(分3月15日與3月31日兩批):
目標管理——任務達標核實;
時間管理——工作執行進度跟進,強調計劃執行的穩定性,時間過半,任務過半;
3、 當前市場問題通報:
績效管理——日常工作獎懲項
4、 4月份工作安排:
目標管理——制定下月工作目標;
5、 本月考評數據、流程及最終結果通報:
績效管理——透明的績銷考核流程。
6、 培訓:
在這樣一個簡短的月度銷售例會的召開組織過程中,李凡的管理措施就涉及到了2個時間管理項,3個目標管理項,3個績效管理項。當然,這是一個成功的月度銷售例會,它的成功不僅僅在于會議召開的過程,更在于對整體市場銷售的一個推動,對整體銷售市場人員的一個素質的提升。
基因二:團隊效率提升的保證 ——培訓、指導、跟進
李凡不僅是一個管理高手,而且是一個帶團高手。他經常能夠通過培訓、指導、跟進三個步驟來保證其團隊效率的提升。我們通過他對新業務人員的一次培訓、指導、跟進過程可以獲得深刻的認識。
[場景二] 新業務上崗培訓安排
人物:李凡、小劉(業務骨干)、小胡(新聘員工)
小胡是剛剛被公司分配來的一位大學生,屬于一名知識型員工,理論知識掌握比較多,但缺乏實戰經驗。李凡考慮的小胡的實際情況,首先了解了小胡在公司總部接受的培訓項目:公司概況、產品知識、崗位職責以及必要的銷售技巧培訓;李凡認識到有必要針對銷售實戰對小胡進行4周左右的實戰培訓。李凡為小胡指定具體的培訓日程(見表一)。
表一:新聘員工培訓日程安排:
時間培訓科目培訓內容及方式過程指導培訓跟進
第一周產品知識、市場運做方法培訓培訓市場調研方法,通過一周實地調研了解競品與本品的產品知識及市場運做模式。晨會安排具體調研項目,晚會指導。 周三全程陪同調研。每日上交調研日志,周末上交整體調研報告。
第二周客戶拜訪流程培訓(室內培訓)拜訪9步驟、客戶溝通技巧、拜訪周期及技巧安排業務骨干小劉全程幫帶、指導。安排小胡晚例會總結拜訪收獲,大家點評。
第三周促銷活動安排培訓促銷申請流程、促銷準備、過程控制、促銷結案填寫的培訓李凡講解促銷申請流程與結案填寫,安排小胡跟進1周內所有促銷活動。日常促銷巡視過程指導,幫帶,早會工作指導,晚會點評。
第四周日常銷售跟進培訓合理庫存管理、區域內導購管理、銷售報表使用李凡指導“1.5倍庫存”培訓,由業務小劉指導報表填寫及導購管理技巧。銷售報表的檢查與核實,終端現場銷售指導。
在對小胡進行培訓的整個過程中,李凡并沒有一味的進行枯燥的室內培訓,也沒有進行特意的培訓課程安排,而是通過晨會、晚會一天兩次的工作例會以及業務人員的幫帶、個人的工作指導來實現,整個培訓過程體現了李凡在團隊業務素質培養上魅力,體現培訓、指導、跟進在高效能團隊建立中的重要性。
基因三:高效能團隊應有的組織氛圍 ——協作、溝通、學習
高效能團隊之所以高效,在于其團隊成員之間的協作、溝通、學習,促成團隊的協作、溝通、學習氛圍,是建立高效團隊的必要條件。李凡對這一觀點有著深刻的理解。
[場景三] 周末賣場的終端促銷活動安排
6:30 菏澤辦事已經聚集了很多員工,4名業務人員(2名市區業務、2名縣區業務)全部到齊另外還有4名商場導購(2名促銷賣場導購、2名相臨賣場導購),他們正在向外搬運宣傳物料,包括展柜、促銷品、條幅、海報以及宣傳品等等;
7:10 他們已4人(1市區業務與賣場導購帶領1縣區業務與相臨賣場導購)一組占領了室內兩大賣場的最佳促銷位置;
7:30 賣場還沒有開門,他們已經將條幅掛在路邊,展柜已經整齊的拜訪在賣場的門口,海報、促銷品都已粘貼、擺放到位。
7:50 4名室內業務人員已經準時的出現在了辦事處,準備晨會。
8:50 2名市區業務人員已經出現在促銷賣場了(2名縣區業務也已經進入了自己的工作崗位);
10:00 李凡出現在了一個賣場的展柜前,他正在觀察消費者對本次促銷的反映;
15:30 李凡出現在了另一個促銷賣場內的產品堆頭前,他正在導購員進行溝通,了解當日的銷售情況;
18:30 促銷活動的8名導購、業務人員已經聚集在辦事處進行促銷總結、填寫銷售報表與促銷結案;李凡就現場巡視中發現的問題進行點評,并對如何提升現場促銷效果進行培訓,大家認真的做著培訓記錄。
周末終端促銷活動的安排,足見李凡在團隊管理過程中的強勢。他非常善于人員的團隊組合安排,給團隊人員以協作、溝通的機會,強化在工作中鍛造團隊,并適時的對團隊成員進行指導,給團隊成員以隨時進行學習提升的機會。
基因四:團隊持續高效的保障:制度、感染、激勵
有效的銷售制度的建立可以規范團隊行為,通過榜樣的樹立與銷售英雄的打造,可以感染你的營銷團隊持續上進,有效的獎懲激勵與褒貶激勵則可以持續推動你的團隊前進。制度、感染、激勵被稱為團隊持續高效的保障。李凡是這一管理思想的積極倡導者。
[場景四] S品牌菏澤地區辦事處布置
當你走進S品牌菏澤辦事處,迎門墻上是菏澤辦事處的文化標語“發揚亮劍精神,打造野狼團隊”。左邊的墻上依次貼著“員工聘用管理規定”、“員工考勤管理規定”、“員工辭退與辭職管理規定” “員工績銷考核管理規定” “員工行為規范綱要” “銷售標兵評比標準” “業務人員晉級標準”;另一面墻上則是“**月份菏澤各業務片區銷售曲線圖”、“**月份銷售標兵的照片”、“**月份菏澤地區人員績效考核評分一覽表”等。簡潔、規范是我對菏澤辦事處的第一感覺,朝氣、上進是我對菏澤辦事處的第二感覺,競爭、回報是我對菏澤辦事處的第三感覺。