前言:想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎?我們特意為您整理了5篇質量管理體系工作計劃范文,相信會為您的寫作帶來幫助,發現更多的寫作思路和靈感。
【關鍵詞】 內部控制評價; |量管理體系審核; 整合
【中圖分類號】 F275 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937(2017)04-0066-04
一、引言
近年來,企業管理日漸規范,企業內部控制的重要性也在逐步提高,越來越多的企業建立了內部控制制度。同時,隨著質量管理體系的發展,在公司治理過程中加入質量管理體系的現象也十分普遍。對于一家企業,如果既建立了內部控制體系,又建立了質量管理體系,就有可能帶來管理的重疊和管理效率的下降。所以,針對這種情況,將內部控制體系和質量管理體系融合是很有必要的。
在日常管理中,不僅要將這兩套體系整合,也需要研究評價的方法。將內部控制評價和質量管理體系審核的方法進行整合,評價整合后的企業管理效果,以此整合出一套從實施到評價企業管理的完整體系。但目前,針對內部控制評價和質量管理體系審核方法整合卻鮮有研究。因此,本文探討了內部控制評價與質量管理體系審核方法整合的可行性,以及如何進行整合。
二、文獻回顧
由于內部控制評價和質量管理體系審核整合的文獻較少,大部分研究集中于內部控制體系和質量管理體系的整合,因此通過回顧體系整合,為評價審核的整合奠定理論基礎。曾億紅[1]提出,可以成立單一稽核部門,配備具有內部控制和質量管理體系兩方面內部稽核專長的人員。曠明燕[2]提出文件層面的整合可以為評價體系的整合提供基礎。李志京[3]提出將PDCA循環用于內部控制評價,構建多層次、多層面的管理模式。梅瑋和呂紅濤[4]提出內部控制和質量管理體系的一致性體現在目標和手段上。兩者目標雖然從字面上不一樣,但是實質都是為搶占市場份額,獲得更多利潤。兩者的差異性則體現在內涵和關注焦點上。內部控制關注和控制企業各方面風險,內涵廣泛;而質量管理體系更關注質量方面控制,內容不夠全面系統,內涵范疇屬于內部控制,并且提出,內部審計部門必須聘用質量管理方面的專家或者審計人員同時具備質量管理方面的知識、技能和經驗,并且必須保持一定的獨立性,不能由質量管理部門人員兼任。
通過文獻回顧可以發現,如果要進行內部控制評價和質量管理體系審核方法的整合,必須至少要做到文件整合、機構整合,并且,由于現有文獻對評價方法整合的涉及很少,也凸顯本文在內部控制與質量管理體系整合方面具有一定的意義,可以為今后更深層次的研究奠定基礎[5]。
三、整合的可行性
(一)目的一致
內部控制評價的目的主要是對內部控制進行監督,檢查財務信息和經營效率,評價企業經營活動以及遵守法律法規的情況。質量管理體系審核的目的是驗證企業的質量活動及相關結果是否符合組織計劃的安排,以確認組織質量管理體系是否被正確并有效的實施,以及質量管理體系內的各項要求是否能幫助企業達成組織的質量目標。這兩種評價方法都是從企業內部的角度出發,發現企業存在的問題,并提出改進措施,以達到減少損失、提高企業競爭力、實現企業發展的目的。
(二)手段相似
內部控制評價是一種獨立、客觀的確認和咨詢活動,以此增加企業價值并能夠改善組織的運營。內部控制評價采用系統的、規范的方法,評價并改善風險管理、控制和治理程序的運行效果,以幫助組織實現其經營目標。通常是通過自我評價或通過第三方審計的方法,找出缺陷并進行改進。而質量管理體系審核是由企業或者第三方以企業的名義對公司相關的方面進行審核,以此作為證明自我合格的基礎。一般利用管理評審方法,發現存在的問題,持續改進。由此可見,內部控制評價和質量管理體系審核都是采用過程控制方法,通過企業內部檢查、評價的手段發現企業存在的問題。同時,質量管理體系審核和內部控制評價都需要進行檢查,記錄檢查情況,并及時處理發現的缺陷。
(三)原則相同
無論是質量管理體系審核還是內部控制評價,工作組成員都要遵守獨立性的原則。獨立性原則是指工作組成員應在組織上、精神上和業務上保持相對獨立,排除干擾,獨立履行其職責。也就是說,應當獨立于其他職能部門之外;即使由企業內外部有關人員構成的臨時工作組,也應當獨立于其他職能部門。在履行職責的過程中,工作組成員應始終努力保持精神上的超然獨立,從客觀公正的立場開展評價審核活動。
因為內部控制評價和質量管理體系審核都是站在另一個角度評價他人的工作及成果,如果不能保證自身的獨立性,就會帶來評價結果的不公正,無法及時有效地發現企業存在的漏洞,甚至會造成嚴重的后果。因此,內部控制評價和質量管理體系審核的執行人也許不一樣,但是都必須要保持獨立性。
(四)過程相近
首先,內部控制評價和質量管理體系審核都需要根據企業具體情況,制定計劃,報經負責人批準后實施。其次,成立內部控制評價/質量管理體系審核專項小組,并進行小組分工,確立工作目的、范圍,以及時間安排。再次,進行實踐工作,通過實地考察收集資料。最后,匯總資料,形成評價結論,并且,內部控制評價需要填寫的工作底稿、缺陷認定、評價報告,與質量管理體系審核需要填寫的現場檢查表、不符合項報告、審核報告相近。
此外,大多數企業的質量管理體系審核和內部控制評價都是運用了PDCA循環。進行行動之前先確定計劃,設計行動方案,進而按照計劃實施;在實施過程中對行動結果進行檢查、分析,以便了解計劃是否可行,能否達到預期目標。在此基礎上采取處置措施,如果計劃可行則對該計劃進行制度化和標準化,重復執行;如果計劃不可行則分析原因,采取措施進行改進,然后啟用新的循環。在不斷循環中,提高管理水平,改善管理環境。
(三)方法整合
進行質量管理體系審核時,可以采用提問與交談、觀察、查閱文件、實際測量、計算等方法。內部控制評價的方法有個別訪談、調查問卷、專題討論、穿行測試、實地查驗、抽樣、比較分析、審閱與檢查等。
方法整合可以將兩者的方法結合,整合后的評價審核可采用詢問、觀察、檢查、穿行測試、比較分析等方法。
1.問包括與員工交流、咨詢,也可以采用填寫調查問卷的方法,用于了解企業層面的評價。
2.通過觀察,可以發現企業內部控制以及質量管理體系的執行情況,是否每項業務都遵循要求執行。
3.檢查是用于業務層面評價審核的方法。既可以檢查企業實物資產,如固定資產、存貨等,也可以檢查企業的相關文件,包括電子、紙質和其他介質的資料。
4.雖然穿行測試是用于內部控制評價的方法,但是評價審核人員也可以通過穿行測試獲取對質量管理體系的了解,查找出潛在的質量管理體系設計問題及相關控制問題。
5.企業可以通過比較分析方法,計算分析或者數據分析,識別出內部控制和質量管理體系中的關注點,找出異常情況,進行檢查。
由于質量管理體系的審核中并沒有項目必須通過函證驗證,因此函證方法不適用于整合后的方法。但是,由于某些項目的特殊性,必須通過函證,以了解企業與第三方的協議或交易。因此,在實際操作過程中,可以根據企業情況,考慮是否需要采用函證的方法。
(四)文件整合
內部控制評價與質量管理體系審核都有其相應的文件,將這兩者的文件進行對比,見表1。
通過對比可以發現,雖然內部控制評價與質量管理體系審核的文件名稱不同,但其內容有相通之處,可以嘗試將這兩者的文件合二為一,整合成為一套文件。
第一步,工作計劃由整合后的部門與董事會或類似治理層機構共同確定。工作計劃應該明確評價審核的范圍、工作任務、人員分工、進度安排和費用預算等事項,部門制定的工作計劃,報經董事會或其授權審批后開始實施。
第二步,結合內部控制評價工作底稿和現場檢查表,我們可以整合為情況記錄表,如表2所示。情況記錄表中應該記錄實施的評價審核程序,以及企業的相關情況。在該情況記錄表中,首先要針對企業控制環境進行檢查,例如制度建設情況、職能部門工作情況等,然后按照具體業務分類進行檢查。在進行企業內部評價時,應及時記錄每項總體評價或具體業務所涉及的評價程序,以及檢查結果。
由于不同企業具體項目不同,本文只列舉了一些常規項,實際運用過程中,企業可根據自身情況對情況記錄表中的內容進行增減。評價內容不需要包括企業全部方面,但應涉及所有重要方面。在檢查結果欄中應注明具體情況,在結論欄中分別按內部控制評價和內部審核結果填寫:內部控制評價為一般缺陷、重要缺陷、重大缺陷;內部審核為觀察項、一般不符合項、嚴重不符合項。
以采購業務為例。采購業務是企業具體業務中的常見項目,與企業管理有著緊密聯系,內部控制和質量管理體系都需要對采購業務進行評價審核。可以將采購業務分成:職責與權限、采購過程、物資質量等部分。職責與權限又可以細分:供應商信用評級;采購價格是否經過授權審批;采購合同是否經過審批等。記錄評價審核結果,并且認定是否為缺陷項和不符合項。
第三步,填寫完情況記錄表后,出具問題項目表,列明評價審核過程中發現的問題。
第四步,由于內部控制評價與質量管理體系審核的報告不一致,為了使評價報告更科學,可以根據內部控制評價與質量管理體系審核分別出具報告,即內部控制評價報告和質量管理體系審核報告。
六、結論與建議
綜上所述,企業在整合內部控制與質量管理體系的同時,將內部控制評價與質量管理體系審核進行整合,既存在可行性,又具有必要性。通過本文的研究,可以通過機構整合、程序整合、方法整合和文件整合的辦法,使得這二者融為一體。
同時,企業在實踐過程中,應該根據各自的特點,及時進行調整,使得整合后的體系能夠運行順暢,真正將這兩套體系和諧地整合在一起。
希望通過本文的探討,可以為這二者整合提供一些意見和建議,最終促進內部控制體系與質量管理體系整合,從而更好地協調企業管理,提高管理效率,實現企業經營目標。
【參考文獻】
[1] 曾億紅.試論質量管理體系與內部控制體系的整合[J].企業家天地,2009(2):23-29.
[2] 曠明燕.內部控制制度與質量管理體系的整合及效果[J].石油化工管理干部學院學報,2011(1):48-53.
[3] 李志京.基于質量管理視角的企業內部控制評價的研究[D].北京交通大學碩士學位論文,2014.
自江銅集團成立以來,基于規范內部基礎管理和提高企業核心競爭力的需要,公司始終堅持走質量效益型發展道路,公司于1998年導入ISO9000族標準,覆蓋陰極銅、工業硫酸、金錠、銀錠等十二種主導產品,所屬廠礦按照ISO9000族標準建立質量保證體系,于2000年順利通過認證審核,2002年通過GB/T19001-2000標準換版認證審核,公司質量“保證”體系拓展為質量“管理”體系,更加強調系統化功能,確保持續穩定提品。這標志著一個系統化、程序化、國際化的質量管理體系在江銅集團已經開始運行。是江銅集團以人為本、向管理要效益、以增強顧客滿意為宗旨的現代管理理念的集中體現,作為推行ISO9000質量管理體系的參與者之一,下面我結合自己的工作經驗,就如何利用ISO9000質量管理體系推進績效考核工作提出自己的一些觀點。
一、績效考核與ISO9000質量管理體系的關系
績效考核如何做到準確是很多企業的人力資源管理者比較苦惱的問題,沒有績效考核的時候各部門都認為考核很重要,但是真正制定了一系列的方法進行考核的時候,卻發現績效考核中的指標沒有有效的支撐依據。為了做好績效考核,保證績效考核評分的準確性以做出正確的業績評估,很多企業建立了系統的關鍵績效指標庫,對指標進行細致的量化。無論考核是采取KPI還是目標管理,績效考核的準確性卻似乎更加不可控制。建立細致而量化的考核指標后,卻發現要做到有效考核,需要一系列的依據進行支撐。而很多企業在考核中不能提供有效且全面的支撐依據,考核最終流為形式,成為“雞肋”。
其實考核指標評估的依據是否存在、是否真實,不是績效考核層面的事情,而是一個企業規范化管理體系所需要解決的問題。它不僅僅是人力資源部門的事情,而是一個公司管理體系的問題,需要解決的是一個 “面”的問題而非 “點”的問題,需要將企業內的各部門整合到規范的管理體系當中。一個企業的績效考核決不是孤立的存在的,績效考核是企業規范化管理系統中的一個組成部分,同時績效考核的有效運行又基于企業良好的規范化管理體系。所以解決考核依據是否存在以及是否有效的問題,核心是解決企業規范化管理,即以ISO9000質量管理體系為核心的規范化管理體系。
二、ISO9000質量管理體系可以有效的解決績效考核的質量問題
ISO9000質量管理體系的核心思想是“全面滿足顧客要求、過程控制、預防為主、持續改進、制度化管理、自我管理”,規定了崗位責任、強化了管理程序、明確了工作方法與工作標準,解決了管理工作中分工不清、責任不明、事前無計劃、事中無監督、事后無落實等管理弊端,是從傳統管理、粗放管理向質量管理、精益管理過渡的最佳載體。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http://總第522期2013年第39期-----轉載須注名來源績效考核是對組織中各級員工的工作崗位、工作職責和工作業績進行考核,將考核結果與薪酬、培訓等緊密結合起來,是一種較為有效的業績管理方式,激勵和調動組織人員的工作積極性。
ISO9000質量管理體系提供了系統的管理過程的標準,是對“事”的管理,績效考核規定了對管理干部的業績評估方式,是對“人”的考評;ISO9000質量管理體系為績效考核提供了評價依據,績效考核彌補了ISO9001質量管理體系中激勵功能的不足,兩者相互融合、相互促進,可以從根本上提高組織績效管理的質量和效率。從這個角度來看,ISO9000質量管理體系也可以有效的解決績效考核的質量問題。
三、ISO9000質量管理體系可以有效的支撐績效考核的運行
質量管理體系文件主要包括形成文件的質量方針和質量目標;質量手冊;標準所要求的形成文件和程序以及標準所要求的記錄等。以ISO9000的標準為核心可以進行必要的延伸,可以全方位的涵蓋企業管理的方方面面。ISO9000明確規定了必須編制的程序文件,此外,企業還可以適當增加一些書面文件,諸如程序文件、作業指導書、作業標準等。同時規定了必須建立管理記錄,并對文件記錄的管理做出了詳細的規定與說明。
ISO9000質量管理體系強調在工作過程中“寫我所做、做我所寫、記我所做”的管理理念,針對不同工作崗位,建立了包含工作職責、工作標準、工作記錄、工作結果等內容的工作記錄。這些記錄一是明確每一項工作的程序和標準,有利于規范管理工作;二是便于每一名員工工作計劃的分配與落實,實現自我控制;三是便于對工作的監督和管理。在這一系列的管理管控下,形成了完整而系統的管理記錄,如表單、報表、文件、問題處理報告。在對這些記錄依據考核的需要進行簡單分類整理后,可以有效的支撐績效考核的運行。也就是說,大部分的績效考核記錄都可以在規范的管理系統運行中自然形成,除個別特殊的指標外,不需要為單獨為了考核而去進行專門的紀錄。
這樣,管理者可以從繁雜的考核操作上解脫出來,將更多的精力放在績效管理而不是績效考核上。績效管理的目的是業績的持續改進,這與ISO9000質量管理體系是的持續改進原則是不謀而合的。績效考核永遠只是一個手段或是過程,而決不是目的。
在質量管理體系的發展中,其不斷應用到企業內部治理中,急需科學整合內部控制評價、質量管理體系審核,避免管理出現重疊現象,最大化提高管理水平。文章從不同角度入手分析了內部控制評價與質量管理體系審核整合的可行性與有效途徑。
關鍵詞:
內部控制評價;質量管理體系;審核整合;企業管理;運營管理
1內部控制評價與質量管理體系審核整合的可行性
1.1目的相同
內部控制評價在于全方位動態監督內部控制,全面、客觀檢查海量的財務數據信息,準確把握運營效率,全方位客觀評價企業日常運行中開展的一系列經營活動,包括對法律法規遵守情況。質量管理體系審核在于綜合分析多方面影響因素,科學驗證企業所開展的質量活動、相關結果,看其是否和之前的組織計劃情況吻合,確保質量管理體系更好地應用到實踐中,促使企業質量目標順利實現。站在客觀角度來說,內部控制評價、質量管理體系審核二者有著相同的目的,都需要結合企業內部各方面運行情況,尤其是存在的問題,采取針對性的措施加以優化完善,最大化降低企業運營成本,不斷提高運營效益,說明二者整合具有一定的可行性。
1.2原則相同
內部控制評價、質量管理體系審核二者整合是否可行和對應的原則緊密相連。對于二者來說,在實際工作中,都需要堅持獨立性原則,也就是說,組織、業務等多個方面都要具有一定的獨立性,要求工作人員嚴格按照相關規定,認真履行好自身職責,結合各方面情況,開展多樣化的“評價、審核”活動,確保評價與審核結構更加客觀、公正。
1.3手段相似
1.3.1手段相似。內部控制評價、質量管理體系審核整合可行也和其手段、過程相似密切相關。就二者來說,有著相似的手段,內部控制評價屬于“獨立、客觀”的一項確認以及咨詢活動,可以在一定程度上提升企業價值,優化完善企業整體運營情況,注重利用“系統化、規范化”方法,比如自我評價法、第三方審計法,合理化評價的基礎上,優化風險管理方法,動態控制各方面,有效解決存在的一系列問題,便于企業制定的經營目標順利實現,不斷增強企業核心競爭力。同時,在質量管理體系審核過程中,企業、第三方要借助企業的名義,嚴格按照審核要求,全面、客觀審核企業各方面,管理評審方法應用特別多,及時解決存在的一系列問題。從整體上說,二者都會采用過程控制法,采用適宜的“檢查、評價”手段,及時發現存在的問題,都需要在全方位檢查的基礎上,準確記錄各方面的具體情況,科學解決存在的缺陷問題。1.3.2過程相似。在整合方面,內部控制評價、質量管理體系審核二者過程大致相同,都需要站在客觀的角度,全面、客觀分析企業各方面運營情況,制定“科學、合理”的方案,得到批準之后才能開展相關工作,需要以小組為單位,明確分工,明確評價與審核目的、范圍等,開展針對性的實踐工作,在實踐中收集各方面數據資料,進行合理化整理,明確評價、審核具體結果。當下,運營管理過程中,很多企業都將PDCA循環巧妙應用到評價內控控制、審核質量管理體系中,注重在循環中不斷提高自身整體管理質量。
2內部控制評價與質量管理體系審核整合的有效途徑
2.1科學整合部門
在整合過程中,相關人員要全面、客觀分析內部控制評價以及質量管理體系審核二者的具體情況,部門職能、工作范圍、工作難易度等,結合存在的問題,多角度科學整合企業已有的相關部門,構建全新的部門,負責日常一系列評價、審核工作。整合之后,企業要對該部門人員進行針對性培訓,便于他們全面、深入了解內部控制評價、質量管理體系審核,提高他們的專業技能,更好地開展一系列評價以及審核工作。在評價與審核部門整合之后,企業內部高層直接管理對應的部門,明確部門人員日常工作內容,準確把握評價與審核流程,掌握整合后的評價與審核方法,充分發揮二者整合的多樣化作用。在此過程中,企業要注重全員參與,引導內部不同崗位人員積極、主動參與其中,充分發揮各部門作用,提出針對性建議、意見,便于二者整合之后,能夠更利于企業日常管理,將內部控制評價、質量管理體系審核整合方面的一系列工作落到實處。
2.2整合程序
在整合二者程序過程中,相關人員需要綜合分析各方面影響因素,根據企業運營實際情況,準確把握運營過程中,頻繁出現風險的領域以及所開展的業務,制定合理化的方案、評價工作計劃等,明確各方面內容,比如人員分工、費用預算、評價范圍,為科學整合相關程序提供有利的保障。在此基礎上,構建合理化的工作小組,小組內部各成員間要具有一定的獨立性,準確把握內部控制、質量管理體系方面一系列理論知識,科學評價的基礎上,進行合理化審核。在程序整合的過程中,企業要準確把握企業不同層面、體系運行方面的具體情況,明確質量管理體系方面的檢查范圍、檢查難點等,隨時動態把握頻繁出現的大型缺陷、不合格項目,嚴格按照整合之后的程序,開展多項工作,將各方面評價結果進行匯總,全方位仔細審核評價結果。企業要借助第三方機構或者構建內部專業檢查小組,明確檢查的重心,評價范圍、評價方法、評價流程等,實現自我監督的基礎上,最大化提高整合之后內部控制評價數據信息準確率,將質量管理體系審核工作落到實處。如果出現大型缺陷,開展的項目不合格等,要及時通報給董事會、經理層等,便于及時進行合理化處理,避免缺陷問題進一步加重,造成嚴重的經濟損失。如果在二者程序整合之后,出現隱患問題,要及時進行合理化調整,便于接下來的評價以及審核工作順利開展,要構建全新的獎懲制度,促使相關人員積極、主動參與到程序整合中,將PDCA循環等巧妙應用其中,并根據實際情況,進行合理化調整,充分發揮其多樣化優勢,科學整合相關程序,構建全新的持續化內部優化體系,進一步優化質量管理體系,使其和內部控制評價相互作用,確保企業日常一系列工作有序開展,最大化提高自身運營效益。
2.3整合文件
在整合過程中,相關人員要意識到整合內部控制評價、質量管理體系審核二者文件的重要性,對比、分析二者文件多個方面,評價計劃、缺陷認定等屬于內部控制評價方面,現場檢查表、審核報告等屬于質量管理體系審核方面,要準確把握二者相通的內容,進行合理化整合,促使二者形成統一化文件。對于不同文件內容,企業要堅持具體問題具體分析的原則,準確把握各方面影響因素,科學增加或者刪減對應的內容,科學整合二者。企業一定要將二者重要文件內容涉及到,明確內部控制評價等級,科學劃分缺陷,將其劃分為一般、重要、重大三類缺陷,要明確審核等級、觀察項、嚴重不符合項等。在此基礎上,企業要全面、客觀記錄評價審核方面存在的問題,針對各方面情況,分別制作對應的報告,便于更好地掌握內部控制、質量管理體系各方面具體情況,優化完善內部管理制度,優化完善內部評價以及審核方法,最大化提高評價與審核質量,科學開展多樣化的業務活動。
2.4整合方法
在日常運行過程中,應用到內部控制評價、質量管理體系審核方面的方法各不相同,調查問卷、比較分析、專題討論等屬于前者,提問和交談、實際測量等屬于后者。在整合過程中,相關人員要根據當下內部控制評價、質量管理體系審核方面的具體情況,科學整合各自采用的評價方法、審核方法,將整合之后的詢問、檢查、比較分析等方法巧妙應用到評價審核中,最大化提高評價審核整體質量。在整合之后,企業可以從不同角度入手科學利用詢問法,多和內部不同崗位員工溝通、交流,可以借助問卷調查法,全面、深入了解企業不同層面評價情況。企業可以借助觀察法,隨時了解內部控制評價、質量管理體系整合之后各方面具體情況,尤其是執行情況,確保日常開展的多樣化業務都符合具體要求,為評價以及審核工作的有序開展提供重要的保障。企業可以借助檢查法,全面、客觀檢查二者整合之后各方面情況,比如固定資產、存貨等實物資產,仔細檢查一系列文件資料,比如紙質、電子,及時發現運行過程中存在的各類隱患問題,科學處理,最大化降低風險系數,全方位動態控制各方面運營成本,獲取更多的經濟利潤。此外,企業還可以優化利用比較分析法,對比、分析各方面信息數據,及時發現整合之后內部控制、質量管理體系方面的異常情況,科學安排相關工作,加大內部控制力度,最大化提高管理質量。
3結語
總而言之,在運營管理過程中,企業必須站在客觀的角度,全方位客觀認識內部控制、質量管理體系,要根據二者一系列相同點、不同點,從不同角度入手進行科學整合內部控制評價、質量管理體系審核二者多個方面,在整合部門、方法、程序等基礎上,促使二者有機融合,處于統一的網絡結構體系中,相互作用、相互影響,科學開展多樣化的評價審核工作。以此降低企業運行成本的基礎上,提高其管理水平以及整體運營效益,不斷增強企業核心競爭力,走上健康穩定發展的長遠道路,促使社會經濟全面協調發展。
參考文獻
[1]祝太青.質量體系內部審核中的常見問題及對策探析[J].中國石油和化工標準與質量,2016,(13).
[2]曠明燕.內部控制制度與質量管理體系的整合及效果[J].石油化工管理干部學院學報,2011,(1).
[3]周文琴.全面質量管理在我國內部控制評價中的運用[J].科技經濟市場,2013,(6).
[4]李志京,李文興.基于質量管理視角的內部控制評價的可行性分析[J].現代商業,2014,(15).
[5]陳留平,朱云驄.全面質量管理體系與內部控制整合的探討[J].會計之友,2016,(11).
[6]肖苓秋,王文君,邱云森,歐陽紓,翟玨明.內部審核是質量管理體系有效運行的保障[J].中國衛生質量管理,2010,(4).
[7]尹志紅.內部控制與質量管理體系的差異及整合分析[J].經濟研究導刊,2014,(34).
朝陽市朝陽縣疾病預防控制中心,遼寧朝陽 122000
[摘要] 該文首先對實驗室計量認證與質量管理的概念和實現步驟進行分析,再總結疾病預防控制中心開展實驗室計量認證的特點,最后對疾病預防控制中心開展實驗室計量認證與質量管理的措施進行探討,為提高其實驗室的工作效率和檢驗結果的準確率打下基礎。
[
關鍵詞 ] 疾病預防控制中心;實驗室;計量認證;質量管理
[中圖分類號] R197.324 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654(2015)01(b)-0181-02
疾病預防控制中心的實驗室需經計量認證后,才能獲取合法檢測的資質,而將質量管理體系當作大系統,對實驗室的計量認證過程進行管理,從而達到計量認證的目的。通過“建立相應的領導小組,制定可行的工作計劃,起草相關的質量管理體系文件”等步驟,實現實驗室計量認證與質量管理。同時實驗室的計量認證還需通過領導的重視,做到全員參與和規范化的管理,同時配備相應的技術人才,更新老舊設備,促進各部門的相互協作等內容,實現質量的有效管理,提高疾控中心的綜合競爭力和管理水平。該文對疾病預防控制中心開展實驗室計量認證與質量管理的重點內容進行分析。
1 實驗室計量認證與質量管理
1.1概念
實驗室質量認證指的是依據《產品質量檢驗機構計量認證/審查認可評審準則》,實現提高疾控中心的實驗管理水平和技能水平,從而為客戶服務的一種認證標準。同時還可按照《標準化法》《計量法》及《產品質量法》等法規,在質量檢驗機構的規范中增加審查認可和計量認證等方面的內容要求。質量管理體系是由眾多的組織結構組成的,這些組織結構自身的職責、過程等即相互獨立,有相互依存。質量管理體系包括4個層次,分別為“質量手冊—程序文件—作業指導書—質量記錄”。其中質量手冊指的是對疾病預防控制中心中的質量方針、最終目標等的詳細概述,并對質量體系內的文件進行描述,具體闡述實驗室內的質量方針,將各機構設置及其職能明確;程序文件則是完成所有質量活動的方式或者方法;作業指導書為實驗室采取的標準檢驗方法[1]。對實驗室建立、保持和承擔的檢測內的工作范圍、類型和工作量等質量體系進行明確,并將質量管理體系當作大系統,以詳細理解計量認證過程中的運作方法和管理內容等,從而實現計量認證這一目的。
1.2實現步驟
實驗室計量認證與質量管理的實現,主要分3步走,詳情見圖1。
1.2.1成立領導小組實驗室計量認證與質量管理第一步就是成立領導小組,小組內的主管或者組長主要由疾病控制中心的領導擔任,成員由疾病控制中心的各部門技術人員及其部門領導組成,將管理環節落實到位,共同構成聯系緊密的實驗室計量認證與質量管理成員網。
1.2.2制定工作計劃依據領導小組部門的工作內容和范圍,制定出完善的工作計劃,如具體的工作內容、工作時間、工作效率等,增強工作計劃的可實施性和合理性。
1.2.3起草質量管理體系文件質量管理體系文件的結構如金字塔,主要分為四層,最高層為制定出《質量手冊》,將其當作體系管理中綱領文件;第二層為制定出《程序文件》,規范質量管理的管理者、內容、實施方法和效果評價方法等;第三層為制定出《作業指導書》,即對具體的實施作業項目進行詳細指導;第四層為制定《記錄》,采用表格、報告、簽名等手段,對信息實時記錄[2]。
2 疾病預防控制中心開展實驗室計量認證的特點
①全員參與性:實驗室計量認證主要是由疾控中心的領導擔任主要負責人,并組織中心的各部門人員積極參與,在設立疾控中心總目標的基礎上,要求各部門也設立部門目標,從而將質量評審工作深入到疾控中心的每個環節中;②管理規范化:質量體系下計量認證讓疾控中心的實驗室計量認證的程序更為規范,使其業指導書更為合理,使每個環節的工作都有據可依、有章可循,將傳統的強調檢測報告審核的思想轉變為“預防為主、加強環節把關”,并規范檢測的原始記錄和檢驗報告,使檢驗報告更合理;③強調服務性:實驗室的計量認證需確保檢測結果的真實性和公正性,并重點強調其服務性,從而提升疾病預防控制中心的綜合競爭力和服務能力[3]。
3 疾病預防控制中心開展實驗室計量認證與質量管理的措施
3.1提高管理者的認識
在實驗室計量認證的最初,疾控中心的領導就需要認識到認證工作的重要性,可通過學習、實踐和培訓等方式,提高全中心管理者或者部門領導對實驗室計量認證和質量管理的認識,同時提升管理者的思想水平和管理能力,以及熟練操作的流程。領導者在提高其認識后還需加強宣傳力度,同時需合理安排和調配中心的工作人員,督促各部門相互協作,共同完成計量認證的工作。
3.2強化計量認證人員的素質
計量認證工作的競爭核心就是人才,疾控中心需為工作人員提供一定的技術培訓、能力提升及職位晉升空間,以減少技術人才流失的現象[4]。需盡快完成主要職工的配備,并給予配備人員相應的培訓和教育機會,使其符合計量認證工作需求。人才引進可采取職稱和考核兩者結合的方式,確保能引入優質人才,并使其能在崗位上發揮出應有的作用。加強對現有人員的工作技能培訓,具體方法為:制定出完善的培訓計劃,按照計劃逐步實施,從而提升全中心人員的業務水平和工作能力,使其更符合疾控中心的人才需求。通過外出培訓、學術交流、內部交流和講座等培訓方式,也可發動先進和榜樣人物的帶動作用,加強對中心內人員的培訓工作[5]。
3.3增強各部門的相互協作能力
質量體系運行之初,疾控中心內各科室都需學習質量體系的管理內容,掌握具體的操作流程,并堅持發現問題和解決問題的工作態度,全力與其他科室實施溝通合作,在制定質量管理文件的過程中,需增強各科室共同參與度,在執行中需明確共性問題,協商個別問題,從而完善質量體系的運行流程。
3.4更新儀器設備及實驗環境
隨著檢驗項目的增多,人們對疾控中心的要求也就越來越嚴格,經計量認證后,再進入市場,成為疾控中心發展的主要趨勢。在質量管理中,儀器設備的陳舊、老化問題,導致檢驗數據的誤差增大;部分儀器存在操作不便的現象,也需要更新。因此,疾控中心需采納專業技術人員的意見,對部分老舊設備、故障多發設備實施更新換代,新購買的儀器設備,需安排人員進修學習,使其熟練新儀器的安裝、校準和操作,并安排人員定期對其進行保養和檢修[6]。
更新實驗室的方法,主要是擴大原有實驗室的房屋面積和操作場地,完善實驗室的環境,并建立較好的實驗室環境。對實驗室的設施,如工作人員的工作區域、照明和采暖條件及通風設施等實施維護,同時排除外周環境對實驗室產生的干擾和不利影響,如微生物的菌種、電磁和灰塵干擾等,對于相領的實驗室需采取一定的隔離措施,從而預防出現交叉污染。需為實驗室的檢驗人員配備合格的防護用具,實驗室內還需配備應急設備,以保護實驗室內檢驗人員的安全[7]。
4 結語
疾病預防控制中心開展實驗室計量認證與質量管理,其目的是為了提升實驗管理的水平和技能技術,并盡量降低實驗室的檢驗誤差,為客戶提供優質服務。現階段的實驗室計量認證與質量管理中需完善的內容有管理者對計量認證與質量管理的認識、工作人員的素質、檢驗儀器設備的更新等,疾控中心部門做好相應的調整后,就能提高其實驗室的工作效率和檢驗結果的準確率。
[
參考文獻]
[1]何作凡,李汝新.疾病預防控制中心開展實驗室的計量認證與質量管理體會[J].中國農村衛生,2013(2):398-399.
[2]孫淑濱,陳秀榮.淺談基層疾病預防控制機構質量管理體系的有效運行[J].中國初級衛生保健,2012(5):134.
[3]劉靜.加強質量管理,促進實驗室發展[J].現代測量與實驗室管理,2012,5(3):42-43.
[4]袁靜.探討醫學檢驗實驗室的計量認證與質量管理[J].醫學美學美容(中旬刊),2013(1):26.
[5]吳紅燕.計量認證對實驗室工作的促進[J].水利技術監督,2012(1):369.
[6]賀冰.開展實驗室計量認證,提高實驗室檢測質量[J].鐵路節能環保與安全衛生,2011,1(5):172-175.
ISO9000族標準(質量管理體系)概述
ISO9000族標準是國際標準化組織(ISO:International Standardization Organization)頒布的一組質量管理標準的總稱,1987年正式,其間又經過修訂,目前普遍實施的是ISO9001:2000版。我國在1992年正式采用了ISO9000族標準,并大量應用于各類組織的質量管理;與ISO9001:2000等效的國家標準是GB/T19001-2000,軍用標準為GJB9001A-2001。
建立質量管理體系就是建立科學有效的運行機制,是對組織的軟件體系進行系統性革新。ISO9001:2000明確了質量管理的八項基本原則:以顧客為關注焦點,重視領導作用和全員的參與,采用過程和管理的系統方法以及基于事實的決策方法,注重持續改進,并堅持與供方互利的關系――這些原則是組織改進其業績的框架。ISO9000的本質是建立一個保證及提高產品質量的管理體系,明確保證質量應達到的基本要求,實現文件化、規范化、產品形成過程始終受控、可追溯、職責明確,力求通過對組織產品的各個實現環節進行有效控制,使產品出現問題的可能性降到最低程度,保證產品質量的穩定和提升,最終通過扎實有效的過程管理幫助組織獲得持續成功。ISO9000族標準廣泛應用于生產服務的各行各業,既有產品的質量管理體系,又有服務以及管理工作的質量體系。
高校開展科研質量管理體系建設的必要性
多年來,高校積極面向經濟建設主戰場,不斷加強知識的創新、應用與傳播,為國家和區域經濟建設輸送了大批優秀人才;同時,通過不斷加強原始創新、集成創新及高新技術應用開發研究,產出了一大批高水平科研成果,加強了成果推廣轉化和產學研結合,已成為國家創新體系和區域創新體系的重要組成部分。
但是,高校中普遍存在著科技管理制度創新相對滯后、部分科研項目完成質量不高等問題,一定程度上影響了科技自主創新。為了規范科研項目研制程序、提高科研項目完成質量,高校有必要盡快建立科研質量管理體系。
承擔科研項目資質 規范科研項目管理 提高項目完成質量
科研質量管理體系是高校科技工作的重要組成部分,事關學校承擔科研生產項目的資質和項目的完成質量。實行質量認證制度是國際上解決這些問題的通行做法,ISO9000認證為學校參與各類科研生產項目的競爭提供了必要的資質證明,為拓展科技渠道和空間奠定了基礎。為保質保量完成好各類科研項目,特別是涉及軍品科研和生產的項目,高校需要有高水平的質量管理體系做保證。建立科研質量管理體系已成為事關高校特別是工程性、研究型大學科研生產的資質確認問題,關系到高校的長遠發展――部分高校由于未通過科研質量管理體系認證已經影響了科研項目的爭取。
學校建立科研質量管理體系的目標是使科研工作從項目管理向體系管理邁進,從注重項目的完成到從源頭抓起、注重過程的控制和管理。高校建立科研質量管理體系可以規范科研項目的管理,提高項目的完成質量。在充分發揮學校科研優勢的前提下,高校需要不斷加強科研項目的質量管理和標準化工作要求,進一步提高廣大科研人員的質量意識,使科研質量管理體系不斷完善,以適應學校科技工作的持續發展。
提高自主創新能力 建立科技創新體系
產品認證標志是質量信得過的證明,這樣的產品在市場上具有明顯競爭力,能夠被廣大顧客所信任。因此,取得認證資格是組織在競爭中取勝、提高利潤的有利手段。同樣,貫徹和實施ISO9000族標準將有效提高高校科研水平,為科技工作的持續發展提供有力保證。
科研質量管理體系建設實際就是加強無形的基礎平臺建設,加強科技管理的能力建設,建立規范的科研秩序,是一項非常重要的基礎性工作,對于提高高校自主創新能力、建立科技創新體系具有非常重要的意義和作用。
高校科研質量管理體系建設現狀
國家教育部非常重視在高校建立科研質量管理體系,教育部科技司2006年的工作要點明確要求2006年底前具備條件的高校要通過質保體系的審核認證。為推進直屬高校的科研生產和管理水平、加快高校質量管理體系建設,2005年3月,教育部組織了部分直屬高校科研生產質保體系建設人員培訓班,確定25所高校作為第一期培訓對象。教育部科技司楊東占處長強調指出,各高校應重視和加強科研生產質量保證體系建設,積極部署質保體系的準備和審核工作,盡快落實人員和組織,爭取盡早通過科研和生產質保體系認證。
近年來,一些重點高校,特別是理工科大學為促進科技發展、提高科研項目完成質量,先后建立了科研質量管理體系,按照ISO9000族標準,結合實際制定了學校科研工作的質量方針、質量目標及一整套科研工作管理規范,加強了科研項目管理,開展了卓有成效的工作,并針對科研項目和科技管理工作進行了質量管理體系認證。哈爾濱工業大學、哈爾濱工程大學、中南大學、北京理工大學、西北工業大學等已經通過了認證機構對學校科研質量管理體系進行的現場審核與認證注冊。北京航空航天大學科技處對科技項目的管理與服務進行了質量體系建設,并于2004年11月獲得了認證證書。南京理工大學科技園股份有限公司是江蘇省第一個通過ISO9001質量管理體系認證的國家級大學科技園。此外,還有少數地方高校,如隸屬于地方的江蘇科技大學等也根據自身科技工作的特點,開展了科研質量體系建設,通過了認證機構的現場審核。
當然,沒有建立科研質量管理體系的高校還是大多數。有些高校雖然開展了科研質量管理體系建設,但體系頒布與真正實施脫節的“兩張皮”現象非常嚴重,雖然頒布了質量手冊和程序文件,但沒有很好地貫徹執行;有的高校重項目爭取、輕項目管理,重項目數量、輕項目質量,重硬件條件建設、輕軟件制度培育。這些問題在一定程度上已經影響了高校自主創新能力的提高和科技創新體系的建設。
積極推進科研質量管理體系建設 提高高校自主創新能力
高校科研質量管理體系建設涉及科研的整個過程,從工程研制、生產到預先研究、基礎研究到科技管理工作。推行質量管理體系需要結合高校科技工作的特點,以整個科研過程為目標,逐步建立質量管理體系,制定有關體系文件,大力推進體系運行,使各項科研活動有法可依、有章可循,以提高學校的自主創新能力。
加強策劃統籌安排
要加強體系建設的策劃與安排,確定體系建設的組織形式與覆蓋范圍,制定學校的質量方針和質量目標,編制質量手冊和程序文件。南京理工大學成立了工程技術研究院,制定了“有所突破、以點帶面、從快建設、逐步拓展”的科研生產質量管理體系建設的指導思想,制定了詳細的工作計劃和實施方案。哈爾濱工業大學成立了科學與工程研究院、哈爾濱工程大學成立了工程技術設計研究院,整合了有關資源,將條件較為成熟的專業組織起來進行科研質量管理體系的建設和認證。這些高校建設體系中表現出的共同特點是:以研究院為依托,首先在研究院范圍內開展科研質量體系建設工作,在研究院的科研質量管理體系建設完成后,再向更多的專業推廣,爭取成熟一批、擴大建設一批,最終實現將學校涉及的專業全部納入質量體系的范圍內。
領導重視事半功倍
科研質量管理體系建設能否順利進行,體系能否持續有效運行,關鍵在于學校最高管理層和相關單位領導的重視和參與程度。高校最高管理層對科研質量管理體系建設的認識和投入對體系的建立和持續有效運行有著直接的影響。只有領導思想上重視、行動上參與,科研質量體系建設工作才有保證,體系才能持續有效地運行。許多高校的領導非常重視科研質量管理體系建設,把它作為學校的中心工作來開展。南京理工大學的校長和主管科技、人事的兩位副校長以及體系建設相關單位的領導帶頭參加學校科研生產質量管理體系宣貫學習班,充分發揮了模范帶頭作用,從而積極推動了體系建設。
全員參與廣泛宣傳
高校要始終堅持全員參與的原則,對所有相關人員進行質量管理標準的培訓,廣泛宣傳科研質量方針和質量目標,使相關人員明確科研質量管理體系建設的意義、方法以及各自在體系建設過程中的地位和作用。科研質量管理體系建設必須得到學校各級領導和廣大教師的積極支持和全員參與,貫穿于整個科技工作的全過程,貫穿于科研項目的各個環節,落實到體系覆蓋范圍內的每一個人,才能使科研質量管理體系得到有效實施。
扎實工作落到實處
高校要通過扎實的工作,積極穩步推進科研質量管理體系建設,對科研的整個過程按質量手冊和程序文件要求開展工作,使各項工作逐漸納入到體系要求上來。許多高校在科研質量管理體系試運行開始時,困難重重,許多人員不重視科研質量管理體系的建設工作,有的人員雖然學習了標準,也掌握了質量管理體系文件的有關內容,但沒有真正按要求執行并進行整改與完善。高校要加強工作的針對性,就必須采取切實可行的措施,認真糾正一些不規范的習慣做法,由點帶面,逐步展開,把科研質量管理體系建設好、規范好,要在規范中創新,在創新中完善。
豐富文化提升層次