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城建檔案工作計劃范文第1篇

城市建設檔案（簡稱“城建檔案”）是城市規劃建設管理工作的重要組成部分。為貫徹落實建設部《城市建設檔案管理規定》（部令90號）和《城市房地產權屬檔案管理辦法》（部令101號）等規定，進一步加強城建檔案的管理，適應我省加快城市化進程的需要，特通知如下：

一、提高認識，健全城建檔案管理機構。加強城建檔案管理工作是保證城市規劃建設和管理安全、正常運作的重要保障，城建檔案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的環節，各級城市規劃建設行政主管部門要提高對城建檔案工作重要性的認識，抓住機構改革的有利時機，采取措施進一步建立健全城建檔案管理機構，充實管理人員，配備相應專業技術人員。設市城市應設立城市建設檔案館；中心鎮及經濟發展較快、建設量較大的鎮也應設立專門的城建檔案館（室）。未設立專門城建檔案館（室）的城鎮，城鎮規劃建設行政主管部門要指定專人負責收集和管理本地區的城建檔案，并接受上級城建檔案館的業務指導，加強對城建檔案的收集和管理。要多渠道爭取城建檔案館的經費來源，探索城建檔案有償使用的途徑，爭取將城建檔案的管理經費列入地方財政。各市城建檔案館要加強對縣、鎮城建檔案館（室）的業務指導和人員培訓工作。

二、進一步做好城建檔案的收集和管理。各級城市規劃建設行政主管部門要把城建檔案工作列入建設事業發展規劃，發揮其在城市規劃、建設和管理中的作用，促進城建檔案事業與城市建設同步發展。建設工程竣工驗收備案制度是保證城建檔案完整、準確、及時接收的重要手段，各級建設行政主管部門要認真貫徹省建設廳印發的《廣東省房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收及備案管理實施細則（試行）》（粵建管字[*]35號）和《轉發建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令，切實加強工程檔案管理工作的通知》（粵建管字[*]105號）精神，支持城建檔案館（室）對竣工工程進行檔案預驗收。無城建檔案主管部門出具的建設工程竣工檔案驗收認可證明的，不能辦理竣工驗收備案手續。同時，要積極做好有關文件的宣傳工作，進一步提高建設單位以及勘察、設計、施工、監理等單位對工程檔案工作的認識，督促做好工程檔案收集和整理，并按規定及時向城建檔案館移交。

城建檔案的收集和管理要嚴格按照建設部第90號、101號令的要求進行。城建檔案的著錄和歸檔整理必須嚴格按照國家頒布的《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》的要求進行。

城建檔案工作計劃范文第2篇

關鍵詞 城建檔案 實現路徑 城市建設

中圖分類號：G27文獻標識碼： A

引言

城市檔案是城市建設過程中的全方位、全過程的記載，在我國城市化進程越

來越快的今天，做好城市檔案管理具有重要的意義。城建檔案收集工作是城建檔案工作的首要環節，是城建檔案館的一項重要工作。在城市建設日新月異的今天，城建檔案收集工作面臨新的機遇和挑戰。為此，城建檔案館如何將城建檔案收集的更加齊全完整，以便更好地為社會發展和城市建設服務，是擺在我們每一個城建檔案工作人員面前的新課題。當前，我國城市檔案管理工作仍然存在著多方面的問題，以及在城市檔案管理工作方面的開發仍顯不足?；诖?，從城市檔案管理的實際情況出發，不斷豐富完善城市檔案管理工作，解決城市檔案管理當中存在的問題，為實現城市建設提供良好服務。本文就如何推進城建檔案管理工作的問題進行淺析。

一、城建檔案管理的重要性

城建檔案管理工作是城市建設發展中的一項全局性、基礎性工作覆蓋城市發展規劃、建設與管理的全過程。當前經濟社會發展條件下，加強城建檔案管理工作具有重要意義,建檔案管理對于城市建設的諸多方面工作都起到了不可或缺的作用。其主要表現在幾個方面：

1、與城市建設息息相關

城建檔案首先與城市規劃密不可分,是城市規劃的重要留存,城市建設依賴于城市規劃城市建設中出現的任何問題都能從城建檔案中找到依據。城市管理工作過程中的一個主要工作方面就是對于公共基礎設計建設的管理維護，城建檔案是確保這項工作快速有效開展的關鍵，建立完善成體系的公共基礎設施建設方面的檔案，能極大的促進其城市管理工作開展。

2、間接參與城市建設

城建檔案在城市在進行規劃布局建設的過程中起到十分重要的參考作用。城市建設本身是一項工程量極其龐大、系統極其復雜而且嚴謹的工程，是需要經過科學論證、設計才能付諸實踐的工作。沒有詳實的歷史資料為分析、論證工作的基礎，是不可能讓城建工作高效、穩定開展的。

3、服務城市發展

城建檔案統一收集管理工作是城市建設發展中的一項全局性、基礎性工作覆蓋城市發展規劃、建設與管理的全過程。從宏觀層次來看城建檔案首先與城市規劃密不可分,是城市規劃的重要留存,城市建設依賴于城市規劃城市建設中出現的任何問題都能從城建檔案中找到依據;從微觀層次來看城建檔案會涉及城市每一個功能區的建設管理大到一座城市小到一棟房屋、一個公園?？梢哉f城建檔案統收集管理工作涉及了城市建設、發展、管理的整個過程。體現了城市建設發展的整體水映城市發展中的諸多細節問題。

4、見證城市歷史

每一個城市都有其悠久的歷史將城市的悠久歷史保存下來城建檔案功不可沒。城建檔案將城市發展過程中的點點滴滴記錄下來,整理成冊,為保存城市的記憶、見證城市的歷史起了重要作用。

二、推進城建檔案工作采取的措施

1、完善管理制度,促進城建檔案收集管理規范化

大力貫徹和落實《中華人民共和國檔案法》，積極推進城建檔案管理制度化建設。堅持城建部門和檔案部門聯合工作制度，堅持以城建部門集中收集、后期檔案部門集中管理為原則的制度,從項目準備、建設、使用全過程搜集檔案使檔案收集覆蓋城市建設的全過程以做到無縫隙、動態化、實時化。城建部門要不斷強化對城建檔案工作的組織管理和領導，各級城建行政部門應依法履行職責把城建檔案事業的發展納入到建設事業發中和日常工作計劃，定期聽取城建檔案部門的工作情況匯報妥善解決各種問題。

2、增強檔案管理知識培訓

檔案管理部門應針對目前電子檔案管理現狀加強有關培訓，在培訓專業基礎知識的同時加強操作技能的訓練，通過電子檔案工作安全和保密意識的教育使血站電子檔案管理人員全面樹立保密意識，鼓勵檔案管理員考取《檔案人員從業資格證》以全面切實提高檔案管理水平。

3、加強宣傳，增強全社會的城建檔案意識

通過相關媒體加大對城建檔案的價值和作用的宣傳，提現其在維護工程建設各方主體合法權益的作用，在加強工程質量控制和監督，追究工程質量責任及工程日后維修等方面有著不可替代的作用。其次，通過建立城建檔案網站加快推進城建檔案電子化、信息化建設與管理的步伐，城建檔案網站也是政府城建檔案信息的權威平臺，具備法律法規宣傳建設動態披露、檔案咨詢查詢G、在線預約服務等多項功能。網站的建成與開通直接推動了城建檔案各類信息資源的有效整合，為進一步深入宣傳城建檔案信息方面的法律法規、統一城建檔案信息電子化平臺，方便廣大市民開發利用現有城建檔案信息，通過實時開展網上在線答疑服務于經濟建設大局，提供順暢的溝通平臺和服務載體。

4、加強城建檔案的接收管理，實現城建檔案的全覆蓋接收

接收單位的檔案做好調查摸底工作，對全市規劃區范圍內已通過驗收尚未報送建設工程檔案的建設項目進行全面調查摸底，根據建設工程檔案報送責任書簽訂情況確定尚未報送建設工程檔案的單位。

5、以信息化建設為突破口,實現資源共享

加快信息化建設步伐實現城建檔案資源共享是城建檔案統一收集管理工作的新的發展趨勢和工作目標。要以建設數字化的城建檔案系統為核心加快共享數據庫、網站網絡建設加快標準化、科學化、規模化的數據集中系統為城建檔案統一收集管理提供基礎保障。要大力開發城建檔案管理軟件和操作技術,對橫向和縱向的檔案信息管理實施分布開發。同時要加大信息的安全性建設建設數據庫管理系統和高可靠性的數據安全系統。防止因城建檔案信息泄露和數據破壞造成不必要的損失。

6、加大經費保障,促進城建檔案事業快速發展

城建檔案事業的最大障礙在于資金和人員，沒有充足的資金和人員保障無法實現大量的檔案收集工作。因此不斷加大經費投入以保證城建檔案收集與管理，改善檔案館的硬件設施以保證收集的檔案資料能夠完好無損，更換現代化的檔案管理設備。逐步優化儲藏環境提高檔案保管的安全性、保密性。建立一支專業化的人才隊伍，在人員編制、人才培訓等方面適當傾斜,增加人員配備件寺別是專業人才的配備使用。加大培訓力度使城建檔案管理隊伍的思想觀念、業務水平適應新形勢、新任務的需要,逐步建立起一支掌握現代科技知識、業務精良、作風端正、素質較高的城建檔案管理隊伍。在人才的培養使用上完善考評激勵機制對業務能力強的人才要大膽使用進行獎勵提拔激發其工作的積極性和主動性。

結束語

城市建設已進入高速發展模式,城建檔案管理工作要不斷適應城市形勢發展。城建檔案館要努力完善自身形象，增強城建檔案收集工作的主動性與靈活性，要與產生城建檔案的單位加強聯系，主動協助其做好檔案的收集與管理，做好對城建檔案收集的指導工作，改進城建檔案的收集方法，主動上門服務，對重點城建工程檔案的收集，促進城建檔案統一收集管理工作的科學發展。

參考文獻

[1]林勤兵.淺談城建檔案的優化管理[J].城建檔案,2005(05).

城建檔案工作計劃范文第3篇

關鍵詞：城建檔案館；信息化；現狀；對策

Abstract: At present, the rapid development of science and technology, we have entered the information era. Make a spurt of progress along with the city construction, the quantity of urban construction archives also is in grow with each passing day, the traditional manual management has been unable to meet the social demand diversification, timeliness of urban construction archives management requirements, take the path of information, to adopt modern management means, realize urban construction archives informatization, digitalization and networking, it is the inevitable requirement of social development, and urban construction archivists an urgently important subject.

Key words: urban construction archives; information; present situation; countermeasure

中圖分類號：TU242.3    文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

中小型城建檔案館信息化建設的現狀

由于中小型城建檔案館規模較小，基礎較差，實力較弱，尤其是我們內地的一些中小館，與南部沿海地區的先進館相比，更是相形見絀。比如廣州、深圳等地的城建檔案信息化建設搞的是轟轟烈烈、如火如荼，而我們這里則剛剛起步。由于我們很多地方經濟欠發達，在信息化建設方面，既不能急功近利、盲目攀比，也妄自菲薄、不思進取。應當根據當地實際情況量力而行，制定切實可行的發展規劃和工作計劃，逐步實現城建檔案信息化。

目前，中小型城建檔案館的普遍現狀是檔案資料進館難，管理方式落后，基礎設施較差，人員素質較低。主要表現在以下幾個方面：

1.1館藏量少、結構不科學

城建檔案館是永久保存城建檔案資料的基地，是城市建設的信息服務中心。它所保存的城建檔案資料是在城市規劃、建設及管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。收集工作是搞好城建檔案管理的基礎，但竣工檔案收集難是困擾城建檔案管理部門的難點問題。一方面該進館的檔案資料收不進來；另一方面接收進館的檔案不齊全、不準確。館藏檔案中普通住宅建筑的竣工檔案占了大多數，而地下管線、公用設施、市政工程、重點工程、典型建筑以及反映城市面貌的聲像檔案等許多重要內容卻沒有，或寥寥無幾。使得館藏機構嚴重不合理，必將制約城建檔案館作用的發揮。

1.2 管理方式落后，利用效率低

中小館基本上是以手工操作的傳統管理模式為主，有些館采用了計算機輔助管理，但僅是較低層次的目錄管理，既沒有建立局域網，更談不上網絡化、自身技術和信息化基礎設施落后。幾乎所有檔案館都擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品，但網絡設備的擁有率很低，數據庫軟件、MIS、GIS等應用軟件的擁有率更低。相當多的檔案館的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上。不論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度等等都遠遠低于其它行業。

1.2.1檔案館仍未走出封閉狀態。

大多數檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷幾步曲，檔案館類似于資料倉庫，"活"信息被束之高閣，變成了"死"檔案。

1.2.2檔案介質仍囿于傳統形式。

目前檔案館絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖已運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相去甚遠。電子文件接收歸檔管理仍未提上日程。

1.2.3.資源共享觀念淡薄。

檔案館藏一直是衡量檔案館規模和地位的重要指標，于是追求自我實體擁有成為檔案館工作的重中之重。但如何將自我主體擁有的館藏置于整個社會信息體系中，實現信息資源的共享，至今仍然未被重視。

1.2.4.檔案資源的深度開發遠不能滿足社會需要。

各檔案館在地下管線檔案信息化、工程地質檔案信息化、城市管網、路網、市政、公用設施等檔案信息化系統的建設的重要性未被檔案館管理決策層充分認識到。

1.2.5.檔案館信息化水平極不平衡。

主要體現在地區、大中小檔案館差異明顯。我國各地區、不同規模的檔案館信息化建設水平極不平衡，沿海地區的信息化建設和應用水平好于其它地區，大城市城建檔案館信息化進程明顯快于中小城市城建檔案館。

由于城市建設的飛速發展，城市人民政府在規劃、建設和管理過程中迫切需要大量的信息作為工作和決策的參考依據。而過去傳統的城建檔案服務方式，由于受到時間、地域和利用手段等方面的限制已經不能適應信息時代的需要。隨著計算機網絡技術、數據庫及多媒體技術的應用，這就可以為城市人民政府的科學決策提供便捷快速的信息。因此建立數字化城建檔案館，為社會提供數字化、網絡化的城建檔案信息服務就顯得尤為迫切。

   2、城建檔案信息化建設的對策

隨著科技的進步和發展，特別是通信技術、電子技術、激光技術、集成電路、計算機等高技術的出現，在加快經濟建設和社會發展的過程中，信息的作用越來越突出，信息和我們的日常生活密切相關，信息的獲取已經成為我們生活、工作中的重要內容，信息在服務于我們的生活的同時，對我們生活方式的影響也越來越大，所以我們稱現在為信息社會。

信息化是指在電子、信息技術的驅動下，由以傳統工業為主的社會向以信息產業為主的社會演進的過程，是培育、發展以智能化工具為代表的新的生產力，并使之造福于社會的歷史過程。

城建檔案是城市建設的基礎信息資源，有較強的針對性和時效性。城建檔案信息為科學地進行城市規劃和城市建設提供技術參數、理論依據，從而把握決策的方向性、正確性、有效地維護國家的經濟利益。同時城建檔案是最有真實、最原始的歷史記錄。只有科學地開發其內在信息，才能在市場經濟社會中發揮巨大的潛力，為社會各界提供具有法律依據、可靠憑證和現實參考價值的信息資源。為了適應社會的需要，提高城建檔案館自身的服務能力，城建檔案館必須改變傳統的服務方式，運用高科技手段，建立數字化城建檔案館，對城建檔案的實態管理轉變為充分發掘城建檔案潛在的信息資源，并將信息進行數字化轉換和加工，通過網絡傳遞快速而有效地為社會和城市建設提供優質的信息服務。另一方面，數字化可以最大限度地滿足社會及公眾對城建檔案信息的需求和利用，這不僅提高了城建檔案的利用率，充分發揮了城建檔案的作用，而且提高了城建檔案館的社會地位。再者，城建檔案館保存的檔案文獻中，有不少是珍貴的歷史文物，若頻繁地翻閱使用，原件極易損壞而不能永久保存。對檔案文獻進行數字化技術處理后，可以在網上和獲取，而檔案文獻的原件則可以妥善的保管起來，既利于檔案原件的保存，又檔案信息的提供利用。因此，城建檔案館數字化、網絡化信息服務是新世紀城建檔案工作發展的方向和必然趨勢。

城建檔案工作計劃范文第4篇

（一）城市規劃區內各類單建式人民防空工程。

（二）結合民用建筑修建的防空地下室和普通地下室。

（三）城市規劃區內其他地下空間工程。

1、地下交通設施。包括交通隧道、地下過街道、地下步行街、地下停車場等。

2、市政地下設施。包括地下泵房和具有一定掩蔽空間的共同溝。

3、地下空間綜合體。包括地下車間、地下設備間和地下糧庫、地下油庫、地下儲備庫等倉儲設施以及各類礦井（含廢棄）、巖洞等。

（四）適合進行人口疏散地域的其他可以利用的地下自然空間和人工開發空間。

以上普查范圍不含現由軍隊管理的國防工程。

二、普查建檔工作的組織、步驟及主要內容

（一）工作組織

這次普查建檔工作由市人防辦組織，各縣、區、高新開發區（按屬地管理原則分區組織）實施，各工程所屬單位配合開展。

對于確需聯系的省直屬和中央駐市單位，由各縣、區在月8日前，統一將要普查的單位名稱（全稱）、隸屬關系、地址、聯系方式等報市人防辦工程科，由市人防辦統一報省人防辦工程處，統一聯系協調。

（二）工作步驟

1、動員準備。主要開展思想動員，建立機構，落實普查工作人員，工作人員主要由工程、維管、質監、平戰等技術骨干組成；制定工作標準、具體工作程序和普查建檔工作計劃、措施等。

2、組織實施。深入轄區內各單位進行拉網式普查、摸底，廣泛進行數據采集，分類建檔，管理軟件及建檔培訓，微機錄入，打印校對，組卷裝訂。

這一階段工作以市人防辦組織為主，各縣、區配合，按屬地管理原則進行普查、匯總資料后，交市人防辦統一微機錄入。普查建檔工作人員缺少時，可從基層單位抽調或向社會臨時聘用；工程圖錄入和現場測圖等專業性強、工作量大的工作，可由市人防辦統一協調。

3、檢查驗收。市人防辦對各部門工作進展情況進行不定期檢查、指導、驗收和匯總，建立完善的全市人民防空工程和其他地下空間工程資源信息系統，并適時總結評比，對完成普查任務成績突出的單位和個人給予表彰。

（三）主要工作內容

1、動員階段：各縣、區月日前上報普查工作單位及人員名單、聯系電話；同時，上報參加普查建檔培訓人員名單，由市人防辦統一上報省人防辦，參加培訓。

2、組織實施階段：月11日前各縣、區要在初步普查摸底的基礎上，上報本轄區需要普查建檔的任務量以及完成任務的具體措施和計劃。這次普查建檔是在國家人防辦推廣使用的《人防工程管理自動化系統》平臺上進行的，是有嚴格信息化標準要求的一次普查建檔。數據資料采集和電腦錄入工作量十分巨大和龐雜，需要內業和外業兩方面工作并重。目標是建成全市人防工程管理自動系統的電子檔案部分內容。其中，更重要的是要建成較完善的人防工程AutoCAD（dwg格式）竣工圖電子文檔庫，徹底解決紙質圖紙保存難、調閱不便等問題，切實提高人防工程管理信息化水平。

要完成好這次普查建檔工作，必須外業和內業兩方面工作并重，兩手抓，切實投入足夠的人力、財力和物力。普查建檔按照先公共、后單位工事；先重點、后一般；先規模以上，后零星小型工程；先人防工程，后其他地下空間工程的程序進行。

首先，要做好外業數據采集工作。安排技術骨干深入實際，切實把需要的工程檔案資料、數據資料收集齊全，這是開展好這次普查建檔工作的前提和關鍵，各縣區、各部門要把主要精力放在外業數據采集上。

其次，內業錄入工作主要由市人防辦來完成，各縣、區緊密配合。為保證（數據整理、資料歸檔、微機錄入、工程圖紙掃描錄入、繪圖錄入等）工作均衡有序進行，應注意以下幾點：

第一，先錄入公共工程，再錄入近年來新建的、資料較為齊全的“結建”工程，對于其他地下空間工程，確有利用價值，改造成本不高并且易實現的，列入統計歸檔。

第二，對于進入人防統計數據的早期重要工事（擬報廢除外），特別是沒有工程圖紙的，應組織專業單位進行測繪，補充資料。

第三，屬于“結建”工程資料的，一般由工程建設單位提供，內容不齊全的，到當地城建檔案管理部門調閱、復制。

第四，對于因各種原因確實無法提供竣工圖紙的規模以上等級人防工程，由市人防辦委托有資質的單位進行測繪。

3、檢查驗收階段：月中下旬對普查前期準備及工作開展情況進行一次巡回檢查，查找存在的問題，并及時糾正解決，督促普查建檔工作全面協調開展；月中下旬，開始對建檔的標準、進度以及普查完成情況進行一次檢查，同時組織召開一次經驗交流會；12月上旬組織驗收評比。

建檔資料的驗收報送，市人防辦要認真組織實施，按時做好向省人防辦的驗收申報工作。

三、基本要求

（一）加強領導，提高認識。對已建人民防空工程和其他地下工程的普查，完善工程檔案，提高信息化管理水平，使之適應新形勢下人民防空建設發展的需要，是一項十分重要的任務。各縣、區人民政府、各部門要站在維護人民群眾利益的高度，充分認識搞好這次普查工作的重要性和必要性，按照統一部署，扎扎實實做好工作。人民防空工程和其他地下空間工程的普查建檔工作，是一項復雜的系統工程，各縣區、各部門，要按照省政府的要求，切實把這項工作列入議事日程，抽調素質高、懂技術的人員組成工作班子，以求真務實的工作作風開展工作。

（二）落實經費，全面保障。各縣區、各部門，要落實一定的普查業務經費和必要的物質保障，確保普查工作順利開展。

（三）主動協作，形成合力。為保證普查工作的順利進行，發展改革、規劃、城建、房管、市政、檔案、公安等相關部門要給予大力支持，普查對象所屬部門和企事業單位必須積極配合、提供方便，對影響、干擾普查公務的單位和責任人要嚴肅處理。

（四）嚴格要求，保證質量。各縣、區要嚴格按普查建檔標準開展工作，不得擅自降低標準。結合民用建筑修建的普通地下室和其他空間工程，經普查確無利用價值的，上報省人防辦批準后，可不對其建檔。

城建檔案工作計劃范文第5篇

關鍵詞:奧運工程檔案 前端管理

工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協同作戰。

一、健全檔案網絡，完善制度建設，確保檔案管理的前端控制

1、組織機構、明確責任、落實到人

強大的組織體系、健全的規章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據。針對奧運工程規模龐大、復雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業指導聯系，保證檔案的合法與專業。其次在集團內部建立以法人代表為主要領導，部室經理、部室檔案員負責的檔案管理網絡，落實了各總包、監理單位以項目經理、總監為負責人，總工、技術負責人、現場檔案管理員管理的檔案管理網絡，實行層層管理，落實責任。領導負責制的檔案管理網絡，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。

2、完善奧運工程檔案新制度

為保證奧運工程檔案高質量、高標準，必須實現與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉發了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據可依、有據可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監督、幫助奧運中心區新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。

二、實行動態監管，強化檔案管理與施工管理同步

1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結合

檔案工作計劃是實現奧運中心區工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質量部緊密配合，根據中心區總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發揮了保障作用。

2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題

奧運中心區工程規模大、工期緊、任務重，交叉施工現象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發現，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內容，從源頭上解決檔案收集內容、依據規程、完成時間等問題，使檔案技術人員很快進入收集狀態，有效解決了檔案收集入手難的問題。

3、動態監管保證檔案同步收集

(1)有效的監督檢查是保障同步收集的有力手段

按照施工計劃堅持每周到施工現場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應的設計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。

(2)有效監督設計變更通知單整改

工程前期，大量的設計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規程》(以下簡稱《規程》)要求，設計單位按照各自單位貫標要求打印的設計變更通知單，只有設計單位自己內部各管理層的簽字，即在這張設計變更通知單上沒有建設單位和施工單位的簽字確認，這樣的設計變更通知單在現場將被視為無效文件，給工程責任各方和結算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設計院進行協調，提出按《規程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現檔案的前端控制，保證了工程質量與責任。

檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態的監督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現工程檔案的前端控制。

三、建立風險管理機制

1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關

在集團網絡制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經理擔任組長，由主管檔案的經理辦公室及與工程前期規劃設計相關的規劃設計部、與工程施工管理關系密切的工程管理部、與工程竣工相關的安全質量部等部室成員組成，有效實行從規劃到竣工的全過程把關。

2、成立檔案驗收小組，保證高質量竣工檔案的移交

為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設工程檔案驗收申請表》，在這張表里創新加入監理、業主代表、安全質量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業務保持和主要業務人員、業務部室的緊密聯系。在檔案竣工領導小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現了奧運工程檔案的歷史價值。

3、建立檔案防汛應急預案機制，保證施工現場檔案安全

檔案防汛預案管理開創了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產生嚴重威脅，為保證現場施工技術文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應急預案》，從制度上保證公司檔案和施工現場檔案安全渡汛。另一方面根據北京市氣象局提供的氣象預報資料，提前對現場檔案保管情況進行監督檢查，檢查檔案設施、設備、裝具，檢查各單位檔案防汛預案等。2007年夏季，施工現場雨水倒灌的現象時有發生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現一例檔案損毀的現象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現了檔案安全工作的前端管理。

四、加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務水平

1、強化檔案意識

強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。

2、加強檔案業務人員專業培訓