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高校檔案管理范文第1篇

【關鍵詞】高校；會計檔案；檔案管理

科學規范的會計檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌發揮最大效益 。目前高校普遍存在對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。高校財務檔案借閱制度不完善，不規范，管理環節 分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規范化和科學化管理，對現階段高校的改革和發展具有極其重要的現實意義。

一、高校的財務會計檔案管理的內容

《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；③財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；④其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括：①每年一次的數據庫備份，②財務軟件升級前的數據庫備份，③打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，⑤所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，⑥其他應該存檔的有關資料或數據。

二、提高學校的財務檔案管理

1.增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制

財務檔案首先要得到學校領導的高度重視，把財務檔案工作列入學校工作的議事日程，深入組織學習好《檔案法》。校領導、財務負責人帶頭學習，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍。并結合學校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發展相適應的財務檔案管理體系。

2.強化業務，提高能力

加強財務檔案管理者自身業務素質，一方面積極參加財務檔案業務培訓，認真學習財務檔案專業知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業、默默奉獻財務檔案管理工作的人擔任學校專職檔案管理員。

3.加強財務檔案綜合服務功能

高校財務部門應改變傳統的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發利用工作，力爭全面系統完善財務檔案工作職能范圍，這樣才能為領導決策服務服務。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，使財務檔案管理方法科學、管理機構高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。

4.加強檔案館的安全與保密工作是財務檔案管理的重中之重

要做還財務檔案的保密工作應建立健全檔案管理規章制度。規章制度中應把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設備安全運轉。還要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

5.做好財務檔案的信息化建設

隨著經濟社會的不斷發展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，運用先進的管理知識和現代化技術設備，提高財務檔案管理水平，財務檔案信息 網絡化是實現檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。利用校園網絡管理系統，實現檔案的索引、統計、編集、檢索，替代傳統的手工抄寫勞動，把部分紙質財務檔案轉化為數字檔案信息，建成各類財務檔案數據庫和多媒體數據庫。實現財務檔案的自動化處理系統和網上檢索查詢。

盡管高校財務檔案管理在 建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務檔案管理 建設還存在諸多有待研究解決的問題，應抓緊對高校財務檔案管理 建設的全面探析。才能確保檔案的質量，使學校檔案工作保質保量限期完成。

參考文獻：

高校檔案管理范文第2篇

[關鍵詞]設備檔案；檔案管理；設備管理

[中圖分類號]G647

[文獻標識碼]A

[文章編號]2095-3712（2015）21-0085-02

[作者簡介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農學院國有資產管理處，研究實習員，研究方向：設備管理。

《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》規定：設備檔案管理主要包括設備工作管理和設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環節中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯起設備管理的各個環節。因此，建立完善的設備檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。

一、設備檔案管理的現狀和存在的問題

目前大部分高等院校的設備檔案管理采用的是設備管理部門和設備使用部門共同管理的方式。國有資產管理處是管理學校固定資產的職能部門，負責設備從制訂采購計劃、招標、到貨的驗收安裝及后期的維護與保養，他們方便收集設備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設備使用部門主要負責設備購進以后的安裝和操作等檔案管理。因為設備購進初期，操作人員更熟悉設備的操作方法和設備性能，安裝時也需與使用人員進行溝通協商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術資料散失或殘缺不全，有些設備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設備的日常維護和使用開發。設備資料的收集是設備檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環節。

在后期設備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設備進行管理。當設備轉交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續，容易丟失。而且在設備定期維護保養時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在設備后期的維修和報廢環節中，容易出現各種問題。

二、設備檔案的收集和建立

（一）設備檔案的橫向收集

對設備檔案進行管理，首先要將設備進行分類。分類的依據一般是以金額為標準來區分普通設備和大型設備，具體金額各高校有不同規定。個人認為結合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設備，大于十萬元的為大型設備。一般來說，普通設備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據學校相關規定及時建立固定資產賬目、粘貼設備標簽，并將相關信息錄入資產管理系統。

大型設備的檔案采集相對復雜，需要設備采購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型設備的使用價值和其產生的經濟效益決定的。大型設備的檔案管理，應該分別進行，即每件設備單獨設卡管理，建立完整的技術資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續，但一定要妥善保管相關資料，當設備轉交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續。對大型設備進行定期維護保養時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型設備借出和收回時都應立賬立據，嚴格執行交接、驗收規定。

（二）設備檔案的縱向收集

設備的管理過程可分為設備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設備申購報告、計劃、論證報告，定購合同；開箱記錄及裝箱單，安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告；設備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄；報廢申請書，設備報廢鑒定與審批材料等。如果是進口設備，還需相應的技術商務文件，如外貿合同等。

每件設備都應從這兩方面進行相關資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎，這只是設備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術文件，就無法對日后設備的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法了解到所購置設備的使用機時及其產生的教學、科研效益，更無法對今后的設備采購工作有指導和借鑒意義。

三、設備檔案的管理

（一）從思想上提高認識

在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視設備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結合不同類型設備的特點，進行合理的管理。

（二）建立完善的檔案管理制度

建立健全設備的檔案管理制度是做好設備儀器檔案管理工作的關鍵。設備檔案管理要從設備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規章制度。各個設備的檔案資料都應由國有資產管理處負責收集整理并統一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關技術文件，可復印原版文件，以保證原始資料的完整性。設備如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產生的記錄、文件、票據要及時送交管理部門規定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。

同時，不能只注重設備采購過程中的檔案管理，還要注意設備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設備應采取不同的方法。普通設備可以采取單位日常管理為主，設備主管部門監督抽查為輔。每個學期對這些設備的使用記錄、運轉情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結果通報各使用單位。大型設備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調大型設備開放共享的情況。大型設備開放共享需要對上一年度設備的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關系到大型設備的使用與維護，更關系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。

而對于待報廢的設備，一般都會由設備所在單位負責人組織有關專業人員做好技術鑒定。進行檔案管理時要注意保存好技術鑒定、申請報廢表、主管領導的批示等原始文件，以備存檔查詢。

（三）加強設備管理部門師資隊伍建設

設備管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經驗。要充分利用高校優勢，采用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關法律和規定，從而規范自己的日常工作。

高等院校設備儀器的科學化管理對提高本科教育教學質量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學合理的機制實現設備儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了設備采購、使用、開放共享、報廢等各個環節，做好這項工作不僅對日常設備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設備提供寶貴的經驗。

參考文獻：

[1] 田太福.高校儀器設備檔案管理的探討[J].中國現代教育裝備，2010（7）：25-26.

[2] 王蕾，張富春.高校設備檔案管理的幾個問題[J].實驗技術與管理，2000（4）：125-126.

[3] 陳志強.高校實驗室儀器設備檔案管理芻議[J].蘭臺世界，2006（8）：27.

高校檔案管理范文第3篇

【關鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；應用；淺析

將電子檔案應用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發展的必然結果，相應的也使得高校相關檔案管理工作的內容也發生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關注和重視。正是由于對其缺乏一定的認識和了解，加上部分人員的電子檔案應用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應用價值則難以得到體現，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學事業的發展。

一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

三、結語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發展和變化，人們對于高校電子檔案的應用重視性也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員肩負更大的使命和責任。總之，借用電子檔案的應用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

【參考文獻】

[1]楊小華,唐日梅.關于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學學報2006(01).

高校檔案管理范文第4篇

關鍵詞：高校 教學檔案 管理

近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規律的要求，實現教學檔案管理的規范化和現代化。

一.高校教學檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學檔案管理工作的措施

（一）提高對教學檔案管理工作的認識

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍

要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。

（四）實現高校教學檔案管理信息化

高校檔案管理范文第5篇

高校人事檔案管理是整個高校系統中的重要組成部分。為此本文對人事檔案管理工作當前的形勢和面臨的主要問題做了深入的研究分析，并在這樣的基礎上分析了其中存在的原因。并以此為依據提出了解決這些問題的主要對策。

關鍵詞：高校 人事檔案 管理系統

高校人事檔案是人事管理活動中形成的一種文件材料，它主要是內容記錄個人經歷和德才表現，是人事部門或其他相關部門單位了解個人綜合表現的重要依據。具體而言，人事、組織、勞資等部門在對人員綜合考察過程中都需要將考核數據、結果、相關資料等編輯整理為系統文件。這一系統性文件就是人事檔案的主要載體。人事檔案管理工作歷年來在高校內部人才培養和輸送方面發揮了非常重要的作用[1]11。

一、高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.內容不全面，評價性材料的客觀性有待加強。

當前高校人事檔案記錄內容存在片面性，一直以來檔案以收錄教職工或學生的政治面貌、社會關系、思想表現、曾經任職經歷等等。這些狀況只能反映個人表面表現，而不能深入的反映一個人的素質和德才。因此具有一定的片面性。更為重要的是這些人才素質方面的內容更是在這樣的條件下創造了非常重要的完善機制[1]。個人知識結構、能力特點、業務特長等等都是反映人才綜合素質的重要檔案信息。但是這些內容和信息并沒有在認識檔案中給予明確的收錄記載。以此在這種機制的影響下個人檔案信息篇狹窄的問題始終存在。而且這些因素也成為影響和導致評價性材料反映人才素質的不全面的一個非常重要的方面。

2.檔案材料的完整性和真實性不強。

歸檔材料不全一直是高校人事檔案管理中的一項重要缺陷。檔案信息要求盡量做到細致、客觀、真實，因此在這樣的過程中高校檔案管理部門應當抽調專門人員詳細了解人員具體情況。但是，近年來高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，這表現在組織建設不完備，有的高校甚至將檔案管理部門的職能劃歸為其他相關部門、例如后勤、圖書館等等。這樣沒有一個獨立的職能系統籌劃檔案信息收集工作，最終造成這項工作不能在更加有效的承擔起檔案信息收集方面的細節性問題。檔案管理人員的數量和質量也都與工作要求相差甚遠，由此造成了信息收集過程中一些重要信息沒有能力全部收集在內，或者一些信息的準確性沒有得到足夠的重視，甚至出現差錯。

3.檔案管理的分散性導致管理的完整性受損。

高校人事檔案管理沒有形成一個統一完整的職能部門，例如有反映教師業務教學能力的檔案信息在教務部門被統一整理規劃，反映思想政治素質的檔案信息又被收錄在思想政治檔案當中，而其他一些社會關系，任職經歷等又收錄在行政管理部門[2]。而我們要了解一個人的全面信息就要分別從這些部門中查閱同一個人的檔案信息才能得到。有的甚至因為分散性影響導致檔案管理不能結合學生有效的檔案管理內容來完成。而且這些檔案信息管理過程中也給與他們不同的要求和標準。更為重要的是這些檔案管理部門對整個教學內容和教學要求也具有非常重要的聯系性。這對整個教學內容的完善和加強也發揮了非常重要的作用[2]42。

二、高校認識檔案管理存在問題的原因分析

1.人才流動日趨頻繁，檔案管理難度較大。

一些檔案信息的完整性和真實性不強，造成這一問題的原因之一就是人才流動性越來越大。高校對于檔案收集整理的成本也越來越大。一些人才檔案信息剛剛建立不久就出現了人才外流現象。而且這些內容也都在整個檔案信息管理過程中出現了常態化。由此造成了檔案管理過程中在收集相關檔案管理信息的時候，管理人員無法對自己工作的持續性有一個更加啊清醒的認識。人才流動的頻繁性對檔案管理工作造成的影響還在很大程度上成為導致檔案管理分類方面帶來不便。沒有形成一個合理的機制，使得人員在教學中不能給出給家有效的分離措施。近年來隨著高校發展速度的不斷加快，一些高校為了評級考慮千方百計引進高級人才，為人才的進入提供各種便利。為了吸引不同地域、不同領域人才來校制定了一些特殊政策。其中就包括可以不要人事檔案而直接進入工作崗位。這就造成了引入地的人才沒有相關檔案，而輸出地的沒有人才卻只有檔案，檔案管理的復雜性越來越強，對整個工作環境造成了非常重要的不利影響。

2.資金投入不足，管理手段落后。

檔案管理工作沒有受到高校足夠的重視，資金投入不足是造成檔案管理工作不能正常開展的一個重要瓶頸。近年來，高校檔案管理工作是高校發展過程中最后一個實現信息化的部門。而且檔案管理的場所、設施、人員待遇等都與其他部門存在較大差距。檔案管理人員一般為家屬子女、內退人員等。嚴重缺乏專業人員開展集中研究和系統整理。因此，整個檔案管理系統的科學性和嚴謹性受到影響。而且在這樣的基礎上還對他們的工作給與了重要的支持力度，從而在這樣的基礎上實現了資金和管理兩個方面的差距。對他們的發展造成了非常不利的影響。自上世紀90年代以來，我國高校建設經歷了飛速發展，無論是高校規模還是在校生人數都發生了翻天覆地的變化。高校擴張的同時造成了資源的相對緊張，一些高校將大量資金資源用在了基礎設施、人員引進、軟件建設等等相關方面。而對于人才檔案管理內容卻沒有給予足夠的重視。因此整個檔案管理工作的物質保障工作沒有進行更加有效的實施。

3.開發與利用程度低。

對于檔案信息的開發利用不僅是人事檔案管理的拓展性業務，而且在這項業務實施的過程中也會間接惠及人事檔案管理的其他領域。例如檔案信息收集的全面性、真實性等等[3]。但是這些內容對整個教學工作和教學任務的完成需要一個非常細致的規劃和細節整理過程。檔案開發與利用是整合閑置資源，挖掘人事檔案信息在管理過程中重要任務的一個方面。而且在這樣的過程中我們應當以更加有效的措施對整個檔案管理過程中對信息收集、整理、研究等環節的開發利用為基礎的。而且這些內容對于人力資源管理、人才發展規劃等具有非常重要的研究價值。而利用這一價值的過程始終伴隨著檔案信息整理的科學化和精細化。這樣檔案工作與整個高校人才培養規劃能夠更加有機的統一起來，人事檔案信息工作的重要性也隨之提升，本身價值也得到開發，從而進入一個良性互動過程。這在高校發展過程中成為一個非常有效的發展機制。但是目前，高校檔案信息的開發利用還沒有得到足夠的重視，由此也造成了他們在整個工作過程中沒有給予足夠的重視。這一問題成為制約當前高校管理工作的一個非常重要的障礙性因素。

三、對高校人事檔案管理工作現存問題的解決對策

1.健全管理機制，促進高校人事檔秉管理工作規范化運作。

高校人事檔案管理工作應當加強管理機制的規劃化。當前，高校發展過程中存在顧此失彼現行，檔案管理工作沒有給予足夠的重視，而且這一過程中對高校發展也造成了非常不利的影響。因此這一過程對整個高校發展也造成了非常不利的影響，致使檔案管理已經不能很好的發揮其中一個非常重要的過程。為此，健全管理機制對于規范這一工作顯得尤為重要。做到健全管理機制首先要成立專門的領導小組，對于檔案管理的工作特殊性進行深入研究。結合檔案管理的特點對整個檔案管理工作能夠有更加有效的管控與調節。其中檔案收集過程的規范性和檔案信息收集內容的真實性應當有更加有效的規范性。這在這種過程中已經成為影響和收集這些過程重要性的基礎所在。而且這在我們的發展過程中已經造成了非常重要的影響。其次，高校人事檔案工作規范化運作過程的增強也需要一個更加啊有效的積累過程。高校還應當將自身檔案工作實際與《檔案法》要求結合起來，而且在這樣的過程中我們還應當以更加有效的機制對整個過程給予法制化梳理。確保每一環節的工作都能與整個高校檔案信息建立結合起來，從而增強人事檔案的科學性和權威性[3]69。

2.健全檔案管理體系，將檔案管理工作融入到整個檔案管理過程當中。

高校人事檔案管理是高校系統中的一個組成部分，他的發展無法孤立與高校之外，而且這對整個高校發展具有非常重要的影響。為此在高校促進人事檔案管理工作發展的過程中還應當不斷加強統籌能力，將這一工作置于高校發展的大環境之下，從而在這樣工作的完善與發展過程中對整個工作能夠進行更加全面和系統的考慮。從而使得這項工作在發展過程中能夠實現協調性、科學性。具體而言，人事檔案管理工作應當與教師管理（考核、激勵等），人力資源開發與管理工作結合起來。對于教師個人發展和綜合考評過程中具有突出表現，取得明顯成績，對學科發展或者科研貢獻等重要信息應當及時、詳細的收錄到檔案之中。在教師綜合素質評定過程中這些信息將起到非常重要的作用。是高校制定教師發展規劃，完成教學任務的重要參考。完成這項工作的一個重點就在于他們能夠在不同的方面實現教學任務的計劃和發展，從而造成這些方面工作的一個非常不利的因素。這也對高校發展起到了很大的影響。

3.加強人事檔案管理工作的物質保障。

高校人事檔案管理工作應當有一個堅強的物質保障，當前，高校檔案管理工作開展不力，規范性、科學化難以保證的一個重要原因就是經費不足，物質條件和基礎薄弱。因此在這樣的發展過程中勢必給整個物質環境的營造帶來重大不利影響。為此，高校首先應當在觀念上給予物質保障足夠的重視，而且在發展過程中應當將檔案管理工作的規范化作為提升高校綜合實力和相關工作的重要領域。認真研究檔案校內檔案管理的工作實際，每年的財務預算中應當成立專項經費用于改善和提升檔案管理的設備設施、工作環境、人員引進和培養等工作。確保檔案管理能夠在短時間內有一個較大幅度的提升。而且在這項管理工作過程中我們還要以更加有效的成分為整個高校管理檔案的成立和基礎提供一個更為有效的工作環境和工作條件。使之在人員、設備等方面免去后顧之憂，進而為檔案信息的開發利用打下基礎。檔案開發利用環境的瓶頸很大程度上也在于經費不足，沒有堅強的物質基礎，開發資金不到位，人員待遇無法解決等問題都成為影響和導致環境維護不利的重要因素。

參考文獻

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